GUIDA UTILIZZO GMAIL CONTATTI E GRUPPI GOOGLE APPS FOR EDUCATION a cura del prof. ROCCA MARCELLO

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1 GUIDA UTILIZZO GMAIL CONTATTI E GRUPPI GOOGLE APPS FOR EDUCATION a cura del prof. ROCCA MARCELLO 1. Collegarsi al sito e cliccare sull'icona Google Apps for Education. 2. Inserire la password per il proprio account. 3. Cliccare sull icona App Google e successivamente su Posta. 1 Ver. 1.0 del 21/07/2016

2 4. Dopo alcuni secondi, durante i quali viene caricata la casella di posta elettronica, viene visualizzata la pagina principale. 5. La gestione è abbastanza intuitiva e per un corretto utilizzo si rimanda alla guida Impara a utilizzare Gmail. 6. Un altro utile aiuto viene dalla mail di sistema Suggerimenti per utilizzare la tua nuova casella di posta. 2 Ver. 1.0 del 21/07/2016

3 7. Nel messaggio sono riportati alcuni link di aiuto che consiglio vivamente di consultare. 8. Vediamo ora come gestire i propri Contatti. Cliccare sull icona App Google e successivamente su Contatti. 3 Ver. 1.0 del 21/07/2016

4 9. Siamo in Italia quindi clicca su Accetta. 10. Per aggiungere un nuovo contatto cliccare sul pulsante NUOVO CONTATTO e compilare il form con i dati necessari. 11. Si può anche trasferire contatti da un altro account Gmail utilizzando le indicazioni riportate in figura. 4 Ver. 1.0 del 21/07/2016

5 12. Per importare i contatti da un altro account di posta elettronica (ad esempio quello del collegarsi utilizzando il link WebMail presente nel box Pannello di Controllo del sito scolastico. 13. Inserire e Password del proprio account e cliccare su ACCEDI. 14. Cliccare su Contatti. 15. Cliccare su Altre azioni e poi su Esporta rubrica in formato CSV. 5 Ver. 1.0 del 21/07/2016

6 16. Salvare il file nel PC cliccando su Salva (nel nostro esempio il file è salvato sul Desktop). 17. Uscire dalla WebMail della scuola cliccando su Logout. 18. Tornare in Google Apps for Education / Contatti e cliccare su Altro / Importa. 19. Cliccare su Scegli file. 6 Ver. 1.0 del 21/07/2016

7 20. Selezionare il file precedentemente salvato e cliccare su Apri. 21. A questo punto i contatti vengono importati e visualizzati nella scheda Importato 19/07/16 e in Contatti Personali. 22. Per facilitare l utilizzo della Posta sono stati creati diversi gruppi per le varie tipologie di docenti (per Plesso, per Materia, per Classe ecc.). Di seguito riporto i gruppi presenti e che potranno essere ulteriormente ampliati nel corso dell Anno Scolastico sulla base delle esigenze che via via emergeranno. a. Docenti (tutti i docenti del nostro Istituto): docenti@pascolicesena.istruzioneer.it b. Plesso Via Pascoli: docenti_pascoli@pascolicesena.istruzioneer.it c. Plesso San Domenico: docenti_san_domenico@pascolicesena.istruzioneer.it d. Plesso Calisese: docenti_calisese@pascolicesena.istruzioneer.it e. Docenti Ed. Artistica: docenti_arte@pascolicesena.istruzioneer.it f. Docenti Inglese: docenti_inglese@pascolicesena.istruzioneer.it g. Docenti Lettere: docenti_lettere@pascolicesena.istruzioneer.it h. Docenti Matematica: docenti_matematica@pascolicesena.istruzioneer.it i. Docenti Motoria: docenti_motoria@pascolicesena.istruzioneer.it j. Docenti Ed. Musicale: docenti_musica@pascolicesena.istruzioneer.it k. Docenti Religione: docenti_religione@pascolicesena.istruzioneer.it l. Docenti Sostegno: docenti_sostegno@pascolicesena.istruzioneer.it m. Docenti Spagnolo: docenti_spagnolo@pascolicesena.istruzioneer.it n. Docenti Tecnologia: docenti_tecnologia@pascolicesena.istruzioneer.it o. Personale di Segreteria: segreteria@pascolicesena.istruzioneer.it p. Docenti Classe XX (al posto di xx va messa la classe e la sezione, ad es. 1a per i docenti della Classe 1ª A): docenti_xx@pascolicesena.istruzioneer.it 7 Ver. 1.0 del 21/07/2016

8 Alla data attuale (20/07/2016) sono stati popolati solo i gruppi Docenti, quelli per materia, e Personale di Segreteria in attesa delle assegnazioni degli insegnanti alle classi e di conseguenza anche ai Plessi. 23. Una corretta gestione dei propri Contatti prevede che siano aggiunte le mail dei Gruppi sopra elencati o perlomeno di quelli di propria appartenenza. Cliccare sul pulsante NUOVO CONTATTO e compilare il form come in figura. 24. Ripetere il punto 23 per ogni dei Gruppo che si vogliono inserire nei propri Contatti. I nuovi contatti vengono salvati in automatico senza che si debba fare nessuna operazione di salvataggio. Terminati gli inserimenti cliccare sull icona Contatti personali. 25. Viene così visualizzato l elenco dei propri contatti da utilizzare per l invio di mail a più docenti. 8 Ver. 1.0 del 21/07/2016

9 26. Vediamo ora come inviare un messaggio di posta elettronica utilizzando la Posta delle Google Apps for Education. Cliccare sull icona App Google e successivamente su Posta (vedi punto 3). Cliccare su Scrivi. 27. Nella finestra Nuovo messaggio vanno inseriti i dati necessari all invio del messaggio. Iniziamo con inserire i destinatari cliccando su A. 9 Ver. 1.0 del 21/07/2016

10 28. Selezionare uno o più destinatari fra quelli presenti nei propri contatti e cliccare su Seleziona. 29. Inserire Oggetto, Testo del messaggio ed eventualmente aggiungere ulteriori destinatari non presenti nei propri contatti scrivendo l indirizzo nel campo A. 10 Ver. 1.0 del 21/07/2016

11 30. Nella barra posta in basso sono presenti diverse icone che permettono di personalizzare ulteriormente il messaggio. Portando il mouse sopra le icone senza cliccare viene presentata una breve spiegazione del loro utilizzo. Terminare cliccando su Invia 31. Il messaggio successivo segnala l avvenuto invio della mail. 32. Vediamo ora come gestire i Gruppi tramite le Google Apps for Education. Cliccare sull icona App Google e successivamente su Gruppi. 33. Viene visualizzata la pagina di gestione dei Gruppi. Per prima cosa visualizzare i Gruppi ai quali si è già iscritti cliccando su I mei gruppi. 11 Ver. 1.0 del 21/07/2016

12 34. Diverse sono le opzioni disponibili in questa visualizzazione. In questa guida mi soffermo su CREA GRUPPO. 35. Compilare i campi come nell esempio in figura facendo attenzione alle varie opzioni presenti nella sezione Autorizzazioni di base e cliccare su CREA. 12 Ver. 1.0 del 21/07/2016

13 36. Dopo alcuni secondi viene visualizzato un messaggio di avvenuta creazione del Gruppo con tre opzioni. Per terminare cliccare su OK. 37. Il nuovo gruppo viene visualizzato in Gruppi / I miei gruppi dopo che la pagina viene ricaricata. 38. Sempre tramite la pagina di gestione dei Gruppi (punto 33) è possibile visualizzare tutti i Gruppi abilitati a questa funzione cliccando su Sfoglia tutti. 39. Cliccando su un gruppo (es. Docenti Classe 1ª A 2016/17) è possibile richiederne l iscrizione. 13 Ver. 1.0 del 21/07/2016

14 40. Cliccare su Richiedi la partecipazione. 41. Scrive una eventuale informazione all amministratore del gruppo e cliccare su Chiedi di partecipare a questo gruppo. 42. Per contattare il proprietario del gruppo inserire Oggetto e Messaggio e cliccare su INVIA. 14 Ver. 1.0 del 21/07/2016