PAOLO MONTEFAMEGLIO DOTTORE COMMERCIALISTA REVISORE CONTABILE CIRCOLARE PRO-MEMORIA PROT. 12/2006

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1 A TUTTI I CLIENTI LORO SEDI Bologna, 21 aprile CIRCOLARE PRO-MEMORIA PROT. 12/2006 Dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali, revisori contabili, avvocati, notai, societa' di revisione, consulenti del lavoro: obblighi di identificazione, conservazione delle informazioni a fini antiriciclaggio e segnalazione delle operazioni sospette dal scattano gli obblighi antiriciclaggio Per gli avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, società di revisione, consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali, dal scattano gli obblighi antiriciclaggio. E stato, infatti, pubblicato sulla G.U. del , il Decreto Ministero Economia (sotto forma di regolamento), peraltro previsto dal D.Lgs. n. 56/2004. Ciò in attuazione della direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite. Purtroppo, per ragioni comunitarie, per tali professionisti si aggiungono, quindi, nuovi obblighi, in passato, invece, aboliti (registro della clientela). Sarebbe auspicabile che venisse concessa una proroga, in attesa dell emanazione di circolari ministeriali atte a meglio chiarire e descrivere (con casistiche pratiche) in quali casi materialmente sorgono detti adempimenti e in quali, invece, non occorre effettuare nulla. In attesa di ciò proviamo ad esaminare (a primo impatto) i contenuti del provvedimento, da non sottovalutare, viste le pesanti sanzioni applicate ai suddetti professionisti prescelti nell ipotesi di mancata osservanza. Ad es. la tardiva, od omessa, registrazione viene punita con multa da a , mentre l omessa istituzione dell archivio comporta l arresto da 6 mesi a 1 anno oppure l ammenda da a

2 Definizioni e ambito di applicazione DEFINIZIONE PAOLO MONTEFAMEGLIO COSA SI INTENDE O SIGNIFICATO NORMATIVO <<Libero professionista>> Si intende il soggetto iscritto ai relativi collegi, ordini, albi ed elenchi anche quando svolge l'attivià professionale in forma societaria o associativa <<Prestazione professionale>> Si tratta di: - diretta trasmissione, movimentazione o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilità in nome o per conto del cliente; - assistenza al cliente per la progettazione o realizzazione della trasmissione, movimentazione, verifica o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilità; - costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe; <<Cliente>> <<Operazione frazionata>> <<Dati identificativi>> <<Mezzi di pagamento>> ll soggetto al quale il libero professionista presta assistenza professionale, in seguito al conferimento di un incarico Un'operazione unitaria sotto il profilo economico di valore superiore a euro effettuata mediante più operazioni, eseguite in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo, singolarmente di valore non superiore a euro Il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale ed il codice fiscale Il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento

3 o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, ogni altro strumento o disposizione che permetta di trasferire o movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie. Ambito soggettivo del regolamento Questi gli unici professionisti (soggetti) che sono destinatari del neo provvedimento (interessati obbligatoriamente a metterne in atto i dispositivi contenuti) nello svolgimento della propria attività professionale in forma individuale, associata o societaria: a) Iscritti nell'albo dei dottori commercialisti, nel registro dei revisori contabili, nell'albo dei ragionieri e dei periti commerciali e nell'albo dei consulenti del lavoro; b) notai e avvocati qualora, in nome o per conto di propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizzazione di operazioni riguardanti: 1) il trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili o attività economiche; 2) la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni; 3) l'apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli; 4) l'organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all'amministrazione di società; 5) la costituzione, la gestione o l'amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe. Sono interessate all applicazione pure (ad esclusione degli articoli 10 - Esenzione dall'obbligo di segnalazione- e 11 - Criteri generali per l'individuazione delle operazioni sospette - del neo regolamento) le società di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del D.Lgs. n. 58/1998. Obblighi di identificazione Si premette che, per il momento, oggetto di identificazione saranno soltanto i nuovi incarichi ricevuti dal , pertanto i lavori in atto con i propri clienti, in precedenza l entrata in vigore del nuovo regolamento, non sono interessati dalla novità (per il momento). Gli obblighi di identificazione sono rivolti nei confronti: - Del libero professionista che deve identificare ogni cliente qualora la prestazione professionale eseguita concerna mezzi di pagamento, beni o utilità di valore superiore a Euro ; - del cliente che si avvale della prestazione professionale del libero professionista per conto di terzi, il quale deve indicare per iscritto, sotto la propria responsabilità, i dati identificativi dei soggetti per conto dei quali opera.

4 Se il cliente opera in qualità di rappresentante legale di una società, trust, i strutture simili, ne deve verificare l esistenza dei relativi poteri. Inoltre, occorre identificare anche le operazioni frazionate. Peraltro, l'obbligo di identificazione si palesa ogni volta che l'operazione é di valore indeterminato o non determinabile. Il regolamento stesso specifica che ai fini dell'obbligo di identificazione: - La costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe costituisce in ogni caso un'operazione di valore non determinabile. Modalità dell'identificazione Il libero professionista deve eseguire l identificazione in presenza del cliente (al momento in cui inizia la prestazione professionale a favore del cliente) anche mediante propri collaboratori, con la richiesta di un valido documento di identità. Tuttavia, non occorre la presenza fisica del cliente nei casi in cui i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da: - una precedente identificazione effettuata dal libero professionista durante lo svolgimento di un altra attività professionale; - atti pubblici, scritture private autenticate o documenti recanti firma digitale; - dichiarazione dell'autorità consolare italiana; - attestazione di un altro professionista residente in uno dei Paesi membri dell'unione Europea, che, in applicazione della normativa di recepimento della Direttiva 2001/97/CE, ha identificato di persona e registrato i dati del cliente e dei soggetti terzi per conto dei quali opera. La presenza del cliente non necessita neppure quando viene fornita idonea attestazione da parte di uno dei soggetti seguenti, presso il quale il cliente sia stato identificato di persona: - intermediari abilitati; - enti creditizi o enti finanziari di Stati membri dell'unione europea; - banche con sede legale e amministrativa in paesi non appartenenti all'unione europea purché aderenti al Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) e succursali in tali paesi di banche italiane e di altri Stati aderenti al GAFI. In nessun caso l'attestazione può essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese. (1) Obblighi di conservazione dell archivio dati ai fini antiriciclaggio Una volta eseguita l identificazione, il libero professionista è tenuto a riportare nell'archivio dedicato alla raccolta e conservazione di informazioni a fini antiriciclaggio i seguenti dati: - Generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; denominazione e sede legale in caso di altri soggetti), il codice

5 fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche; - i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera; - l'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce; - la data dell'avvenuta identificazione; - la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita; - se conosciuto, il valore dell'oggetto della prestazione professionale. Se il conferimento dell'incarico è affidato da più clienti, gli obblighi di identificazione, registrazione e conservazione dei dati vanno assolti nei confronti di ognuno di essi. Al professionista vengono concessi 30 giorni per l inserimento in archivio dei dati e per la loro successiva modifica, in particolare, il libero professionista, entro trenta giorni dal momento in cui viene a conoscenza di modifiche dei dati identificativi e delle altre informazioni, deve modificare il contenuto dell'archivio, conservando l evidenza dell'informazione precedente. I dati e le informazioni contenute nell'archivio vanno poi conservati per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale Modalità di tenuta dell'archivio dati ai fini antiriciclaggio I dati identificativi e le informazioni vanno, quindi, inseriti nell'archivio tempestivamente e, comunque, non oltre il 30 giorno dal momento in cui è stato identificato il cliente. L'archivio é unico per ogni libero professionista e le registrazioni vanno conservate nell'ordine cronologico d'inserimento nell'archivio in maniera da rendere possibile la ricostruzione storica delle operazioni effettuate. L'archivio viene formato e gestito a mezzo di strumenti informatici. L'UIC potrà indicare criteri e modalità per la registrazione e la conservazione dei dati e delle informazioni. In sostituzione dell'archivio informatico, il libero professionista, se non dispone di una struttura informatizzata, può tenere un registro cartaceo: - numerato progressivamente; - siglato in ogni pagina dallo stesso libero professionista o da un suo collaboratore autorizzato per iscritto, con l'indicazione, alla fine dell'ultimo foglio, del numero delle pagine di cui é composto il registro e l'apposizione della firma delle suddette persone. Il registro cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. E' anche consentito avvalersi, per la tenuta e la gestione dell'archivio informatico, di un autonomo centro di servizio che comunque garantisca la distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun libero professionista. Restano ferme le

6 specifiche responsabilità previste dalla legge a carico del libero professionista e deve essere assicurato a quest'ultimo l'accesso diretto e immediato all'archivio stesso. Mancanza di dati da registrare I liberi professionisti non sono tenuti a istituire l'archivio qualora non vi siano dati da registrare. Obblighi di conservazione in forma semplificata I liberi professionisti obbligati già precedentemente (da determinate norme) a tenere un registro della clientela, se ne possono avvalere per assolvere agli obblighi di conservazione a condizione che tale registro contenga o venga completato con tutte le indicazioni richieste dal neo regolamento. Chi svolge l'attività professionale in forma associata o societaria può tenere un unico archivio per tutto lo studio professionale. Tutttavia, a libera scelta, ogni componente dell'associazione o della società può formare un proprio archivio. Protezione dei dati e delle informazioni (legge sulla privacy) Si applicano le norme contenute nell'art. 11 del D.Lgs n. 196/2003 relatativo al codice in materia di protezione dei dati personali. I liberi professionisti sono, perciò, tenuti a rilasciare ai clienti l idonea informativa e devono assolvere agli obblighi previsti dall'art. 13 del citato codice sulla privacy. L'adempimento degli obblighi di identificazione, conservazione e segnalazione costituisce «trattamento dei dati», ai sensi della lett. a), dell'art. 4 del codice in materia di protezione dei dati personali. Le operazioni di trattamento vanno effettuate dagli incaricati del trattamento che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile. L'individuazione degli incaricati del trattamento va effettuata con le modalità di cui all'art. 30 del codice stesso. Infine, nella tenuta dell'archivio, formato e gestito tramite strumenti elettronici o in forma cartacea, i liberi professionisti sono tenuti al rispetto degli obblighi e delle misure di sicurezza contenuti negli artt. da 31 a 36 del suddetto codice in materia di protezione dei dati personali. Obbligo di segnalazione di operazioni sospette Veniamo adesso agli adempimenti ancora più impegnativi, e che dovranno essere oggetto di ulteriori chiarimenti, e cioè a quelli di segnalazione all Ufficio Italiano Cambi. I liberi professionisti hanno l'obbligo di segnalare all'uic ogni operazione che per caratteristiche, entità, natura, o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta per le funzioni esercitate (tenuto conto anche della capacità economica e dell'attività svolta dal soggetto cui é riferita) faccia ritenere (in base agli elementi a disposizione) che il denaro, i beni o le utilità oggetto delle operazioni antiriciclaggio possono provenire dai delitti

7 previsti dagli artt. 648-bis e 648-ter del Codice penale. Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima del compimento dell'operazione, appena il professionista sia venuto a conoscenza degli elementi che ne fanno sospettare la provenienza. Tale tenore della norma induce a ritenere (si veda il Sole 24 Ore del ) che le registrazioni in contabilità siano escluse da tali segnalazioni all UIC, poiché il professionista nel registrare un dato evento nel libro giornale, ne è venuto, comunque, a conoscenza, solo dopo che è avvenuto l evento e non prima, come, invece, prevede il neo regolamento. Ai fini dell eventuale violazione del segreto professionale, viene stabilito che le segnalazioni effettuate (in virtù della norma antiriciclaggio) non ne costituiscono relativa violazione e, se poste in essere in buona fede e per le finalità previste, non comportano responsabilità di alcun tipo per i liberi professionisti o per i loro dipendenti o collaboratori. Ciò potrebbe significare che, nell incertezza, una eventuale segnalazione all UIC, poi rivelatasi non dovuta ai fini dell antiriciclaggio, non faccia comunque sorgere una violazione del segreto professionale. Ciò, pero, potrebbe comportare (come evidenziato dai responsabili degli ordini professionali), un inasprimento dei rapporti con i propri clienti e l eventuale inclinazione del rapporto di fiducia instaurato da tempo. Esenzione dall'obbligo di segnalazione Gli obblighi di segnalazione di operazioni sospette non si applicano per le informazioni ricevute dal cliente (o ottenute): - durante l'esame della sua posizione giuridica; - l'espletamento dei compiti di sua difesa o di sua rappresentanza in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sul caso di intentare o evitare un procedimento, ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso. L'esenzione si applica anche per i giudizi arbitrali o per la risoluzione di controversie presso gli organismi di conciliazione previsti dalla legge. Criteri generali per l'individuazione delle operazioni sospette Naturalmente, vanno segnalate soltanto le operazioni sospette acquisite nell'ambito dell'attività professionale prestata. In tale ambito i liberi professionisti devono: - valutare complessivamente, nel tempo, i rapporti intrattenuti con i clienti, rilevando eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte e al profilo di rischio di riciclaggio. - adottare le misure di formazione necessarie affinché anche i propri collaboratori siano in grado di adoperare le informazioni in proprio possesso per avere un'adeguata conoscenza della clientela ed evidenziare al libero professionista situazioni di sospetto.

8 Modalità della segnalazione Il libero professionista, e chiunque ne sia venuto a conoscenza, non deve comunicare le segnalazioni al cliente e a qualunque altro soggetto, fuori dai casi di legge. I liberi professionisti che assistono il cliente in forma congiunta possono adempiere gli obblighi segnalando congiuntamente l'operazione all'uic. L'UIC potrà stabilire le modalità di produzione e di trasmissione delle segnalazioni, anche prevedendo l'utilizzo di procedure informatiche e telematiche. Disposizioni finali Gli obblighi si applicano a tutti i liberi professionisti abilitati ad operare in Italia e valgono anche per le operazioni realizzate all'estero. Come predetto, gli obblighi di identificazione e conservazione non si applicano per le attività professionali cui è gia stato conferito incarico dal cliente prima dell'entrata in vigore del regolamento, cioè prima del Infine, le disposizioni finali prevedono che, nel caso di rapporti tra cliente e professionista istituiti con un incarico conferito prima dell'entrata in vigore del presente regolamento e ancora in prosecuzione trascorsi 12 mesi dalla suddetta data, il libero professionista dovrà provvedere entro tale data agli obblighi di identificazione e conservazione (cioè nel mese di aprile del 2007, per i rapporti di consulenza, o altro, ancora in corso ). Note (1) Per «insediamento fisico» s'intende un luogo destinato allo svolgimento dell'attività istituzionale, con stabile indirizzo, diverso da un semplice indirizzo elettronico, in un paese nel quale il soggetto é autorizzato a svolgere la propria attività. In tale luogo il soggetto deve impiegare una o più persone a tempo pieno, deve mantenere evidenze relative all'attività svolta, deve essere soggetto ai controlli effettuati dall'autorità che ha rilasciato l'autorizzazione a operare. Restando a disposizione per qualsiasi ulteiore delucidazione in merito, porgo distinti saluti. Dott. Paolo Montefameglio