SUPPORTO TECNICO AI PRODOTTI:

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1 SUPPORTO TECNICO AI PRODOTTI: PROCEDURA INTEGRATA GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI GESTIONE DEI SUBENTRI Il programma di gestione condominio prevede una sofisticata gestione dei subentri su base preventiva e consuntiva che permette di utilizzare diverse modalità di calcolo per soddisfare qualunque esigenza. Attualmente prevediamo 3 modalità di calcolo: 1) In base ai giorni di permanenza: questo criterio effettua i calcoli in base ai giorni di permanenza nella gestione dei singoli soggetti. E anche prevista la possibilità di applicare periodi di pertinenza a livello di singolo conto di spesa per le spese che riguardano solo alcuni periodi dell anno. Il criterio in base ai giorni di permanenza è quello predefinito e viene utilizzato comunque per il calcolo in base alle spese di preventivo. 2) In base alle spese pagate (criterio di cassa): questo criterio effettua i calcoli considerando le spese che sono state pagate nel periodo di permanenza del soggetto. 3) In base alle spese sostenute (criterio di competenza): questo criterio effettua i calcoli considerando le spese che sono state sostenute (e quindi anche le spese registrate ma ancora non pagate) nel periodo di permanenza del soggetto. La gestione subentri contente di stampare prospetti con conteggi dettagliati per condomini ed inquilini subentrati, gestire i periodi di appartamento sfitto durante la gestione per gli inquilini, riportare i dettagli dei conteggi direttamente sul riparto generale. INDICE CONFIGURAZIONE GESTIONE SUBENTRI - IMPOSTAZIONI INIZIALI DEI SUBENTRI - IMPOSTAZIONE PERIODI DI PERTINENZA (necessario solo se si utilizza il criterio in base ai giorni) MODALITA DI CALCOLO ADOTTATE - MODALITA DI ATTRIBUZIONE SPESE E VERSAMENTI CASI PRATICI - CASO 1 - CONDOMINO CHE SUBENTRA AD UN ALTRO CONDOMINO - CASO 2 - INQUILINO CHE SUBENTRA AD UN ALTRO - CASO 3 - INQUILINO CHE ENTRA IN UN APPARTAMENTO SFITTO DURANTE LA GESTIONE - CASO 4 - INQUILINO CHE VA VIA, L APPARTAMENTO RIMANE SFITTO, ENTRA UN ALTRO INQUILINO

2 IMPOSTAZIONI INIZIALI PER I SUBENTRI La gestione subentri è in automatico disattivata, per attivarla chiamare Utilità/Configurazione/Gestione subentri. Apparirà questa schermata. Leggere i suggerimenti forniti prima di procedere al settaggio, sarà comunque possibile modificare le impostazioni in qualunque momento. IMPOSTAZIONE PERIODI DI PERTINENZA (necessario solo se si utilizza il criterio in base ai giorni) La gestione subentri in sintesi suddivide le spese di competenza di una unità immobiliare in funzione dei giorni di presenza del soggetto. In pratica la quota di competenza di un soggetto sarà data da: Spesa di competenza dell unità immobiliare diviso giorni di durata della gestione moltiplicato numero di giorni di presenza del soggetto Ci possono essere però delle spese per acquisto di prodotti e servizi che riguardano solo alcuni periodi dell anno e che quindi non possono essere suddivise su tutti i giorni di gestione (è il caso per esempio degli amministratori che gestiscono le spese di riscaldamento insieme alle spese di condominio in un unica gestione). E importante indicare per queste spese il periodo di pertinenza in modo che il programma in caso di subentri possa gestire correttamente queste situazioni. Possiamo avere quindi: - SPESE DI PERTINENZA DI TUTTA LA GESTIONE - SPESE DI PERTINENZA DI SOLI ALCUNI PERIODI ALL INTERNO DELLA GESTIONE

3 La pertinenza della spesa si imposta in fase di inserimento dei conti di spesa del bilancio. Se la spesa riguarda tutto il periodo della gestione lasciamo Intera gestione altrimenti clicchiamo su Dal giorno.. al giorno.. per specificare l esatto periodo. MODALITA DI ATTRIBUZIONE DELLE SPESE E DEI VERSAMENTI Il calcolo dei conteggi dei subentri avviene con i seguenti criteri: - per le spese ripartite in tabella: o criterio in base ai giorni: la spesa inserita sul conto viene divisa per il periodo di pertinenza e moltiplicata per il periodo di permanenza del soggetto. La data di registrazione o di pagamento di una fattura ripartita in tabella è quindi irrilevanta ai fini del conteggio e per calcolare il subentro ai fini del consuntivo sarà necessario attendere necessariamente la fine della gestione. o Criterio in base alle spese pagate (criterio di cassa): la fattura registrata sul conto viene assegnata al soggetto se risulta pagata e la data di registrazione rientra nel periodo di permanenza del soggetto. Tutte le eventuali spese non pagate vengono assegnate al soggetto presente a fine gestione. o Criterio in base alle spese sostenute (criterio di competenza): la fattura registrata sul conto viene assegnata al soggetto se la data di registrazione rientra nel periodo di permanenza del soggetto. - per le spese personali: o criterio in base ai giorni e criterio in base alle spese sostenute (criterio di competenza): la spesa viene attribuita ad un soggetto se la data di registrazione della spesa rientra nel periodio di permanenza del soggetto. L attribuzione avviene indipendentemente dal fatto che la spesa sia pagata o meno. o Criterio in base alle spese pagate (criterio di cassa): la spesa viene attribuita ad un soggetto se questa risulta pagata e la data di registrazione della spesa rientra nel

4 periodio di permanenza del soggetto. Tutte le eventuali spese non pagate vengono assegnate al soggetto presente a fine gestione. - per il saldo di inizio gestione: viene attribuito al soggetto presente alla data di inizio gestione - per i versamenti a fronte delle rate di preventivo e del saldo iniziale: vengono attribuiti al soggetto presente alla data di registrazione del versamento. CASO 1 CONDOMINO CHE SUBENTRA AD UN ALTRO CONDOMINO Il condomino Primo ha venduto il suo appartamento in data 12/06/2004 al condomino Secondo. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re di Primo 2) Andiamo nella sezione Subentri : se il condomino è già presente nella sezione ci limitiamo ad indicare la data di uscita altrimenti indichiamo nella prima posizione vuota Condomino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di uscita. Se la data di entrata non è inserita non è importante, non devono però esserci più subentrati senza data di entrata altrimenti si accavallerebbero i periodi di permanenza. 3) Andiamo nella sezione Dati del condomino ed inseriamo i dati del nuovo condomino Secondo al posto dei dati di Primo 4) Torniamo nella sezione Subentri, indichiamo nella prima posizione vuota Condomino come tipologia, clicchiamo.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. Attenzione: fate particolare attenzione alle date di uscita e di entrata; ad un condomino che esce il 12/06/2004 deve necessariamente seguire un condomino che entra il 13/06/2004. Non possono esserci periodi vuoti nei subentri tra condomini. Nel caso di incongruenza sarete comunque avvisati in fase di stampa dell impossibilità di effettuare i conteggi. Al termine dell inserimento avremo nella sezione Dati del condomino una schermata di questo genere: e nella sezione Subentri :

5 A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo dei due soggetti chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere: dove saranno riportati tutti i subentri relativi alla gestione (e non quindi tutti quelli inseriti nella scheda Subentri dell anagrafico ma solo quelli il cui periodo riguarda la gestione selezionata) e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. In questa finestra potete verificare che nel caso la data di entrata/uscita non sia impostata o sia esterna alla gestione viene attualizzata automaticamente al periodo della gestione (ovviamente solo per i subentri che riguardano la gestione).questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri. CASO 2 INQUILINO CHE SUBENTRA AD UN ALTRO

6 L inquilino Primo inquilino va via in data 12/06/2004 e viene immediatamente sostituito dall inquilino Secondo inquilino. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re di Primo inquilino 2) Andiamo nella sezione Subentri : se l inquilino è già presente nella sezione ci limitiamo ad indicare la data di uscita altrimenti indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di uscita. Se la data di entrata non è inserita non è importante, non devono però esserci più subentrati senza data di entrata altrimenti si accavallerebbero i periodi di permanenza. 3) Andiamo nella sezione Dati dell inquilino ed inseriamo i dati del nuovo inquilino Secondo inquilino al posto dei dati di Primo inquilino 4) Torniamo nella sezione Subentri, indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo dei due soggetti chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere: dove saranno riportati tutti i subentri relativi alla gestione (e non quindi tutti quelli inseriti nella scheda Subentri dell anagrafico ma solo quelli il cui periodo riguarda la gestione selezionata) e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. Questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri. CASO 3 INQUILINO CHE ENTRA IN UN APPARTAMENTO SFITTO DURANTE LA GESTIONE

7 L inquilino Primo inquilino entra nell appartamento sfitto in data 12/06/2004. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re dove subentrerà Primo inquilino 2) Andiamo nella sezione Dati dell inquilino ed inseriamo i dati dell inquilino; 3) Andiamo nella sezione Subentri: indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. 4) Andiamo nella sezione Riparto Cond/Inq ed impostiamo il criterio di ripartizione delle spese tra proprietario ed inquilino da adottare. A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo delle spese maturate per l inquilino dalla data di entrata chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere: dove sarà riportato (automaticamente) il periodo sfitto di competenza del proprietario Condomino ed il periodo a carico dell inquilino Primo inquilino e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. Questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri. Nel caso abbiate attivato lo spostamento delle rate di preventivo nei periodi sfitti allora le rate di competenza dell'inquilino con scadenza compresa nel periodo sfitto saranno riportate automaticamente a carico del condomino. CASO 4

8 INQUILINO CHE VA VIA, L APPARTAMENTO RIMANE SFITTO, ENTRA UN NUOVO INQUILINO L inquilino Primo inquilino va via in data 12/06/2004, l appartamento rimane sfitto fino al 15/07/2004 quando entra l inquilino Secondo inquilino. Procediamo con l inserimento del subentro: 1) Andiamo in Inserimenti/Anagrafico condomini, selezioniamo l unità imm.re di Primo inquilino 2) Andiamo nella sezione Subentri : se l inquilino è già presente nella sezione ci limitiamo ad indicare la data di uscita altrimenti indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo su.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di uscita. Se la data di entrata non è inserita non è importante, non devono però esserci più subentrati senza data di entrata altrimenti si accavallerebbero i periodi di permanenza. 3) Andiamo nella sezione Dati dell inquilino e sostituiamo i dati dell inquilino con quelli del condomino Al 15/07/2004 (data di entrata dell inquilino Secondo inquilino ): 4) Inseriamo i dati del nuovo inquilino Secondo inquilino nella sezione Dati Inquilino al posto del nome del condomino che avevamo inserito a causa dell app.torimasto sfitto. 5) Nella sezione Subentri, indichiamo nella prima posizione vuota Inquilino come tipologia, clicchiamo.. (verranno inseriti così i dati della scheda anagrafica senza necessità di riscriverli), indichiamo la data di entrata. A questo punto le operazioni per gestire il subentro sono terminate, possiamo stampare il prospetto di calcolo dei due soggetti chiamando semplicemente Inserimenti/Anagrafico condomini/prospetto subentri singolo. Apparirà una schermata di questo genere:

9 dove sarà riportato (automaticamente) il periodo sfitto di competenza del proprietario Condomino ed il periodo a carico degli inquilini Primo inquilino e Secondo inquilino e la possibilità di stampare i conteggi su base preventiva e consuntiva. Questi stessi conteggi saranno riportati sulle ripartizioni generali nel caso abbiate attivato questa possibilità in Utilità/Configurazione/Gestione subentri. Nel caso abbiate attivato lo spostamento delle rate di preventivo nei periodi sfitti allora le rate di competenza dell'inquilino con scadenza compresa nel periodo sfitto saranno riportate automaticamente a carico del condomino. SUPPORT CENTER