E-DESK SOLUZIONE PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI DEL CICLO PASSIVO

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1 SOLUZIONE PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI DEL CICLO PASSIVO

2 OTTIMIZZA ED AUTOMATIZZA LA REGISTRAZIONE IN PRIMA NOTA DELLE FATTURE FORNITORE I benefici della trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali sono ormai ben noti. ÆDERA ha sviluppato una soluzione in grado di automatizzare il processo di controllo e di inserimento in prima nota delle fatture passive, indipendentemente dai canali di ricezione delle fatture e dai volumi di documenti trattati. Più spazio disponibile, più trasparenza, velocità ed efficienza nei processi, miglior gestione delle informazioni, maggior controllo e sicurezza, minore impatto ambientale

3 SCRIVANIA DIGITALE CONSENTE L AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO DALLA RICEZIONE ALLA REGISTRAZIONE DELLA FATTURA TRAMITE: L acquisizione delle fatture passive direttamente dalla fonte; La gestione dei differenti formati; Il riconoscimento delle informazioni chiave contenute per la specifica classificazione documentale; L integrazione con le informazioni dal database aziendale e l inserimento di informazioni complementari; La conferma delle informazioni o la loro correzione; La registrazione automatica delle fatture nel sistema gestionale o ERP; L'automazione dei controlli e dei processi di autorizzazione; L'archiviazione del documento e la sua eventuale conservazione a norma;

4 VANTAGGI Semplicità nella digitalizzazione e classificazione dei documenti: componenti di riconoscimento caratteri, analisi semantica e interfaccia ad elevata usabilità. Memorizzazione di eventuali correzioni dell operatore per future interpretazioni ed indicizzazioni. Possibilità di associare ai documenti informazioni aggiuntive: Firma Digitale, Protocollo IVA. SOLUZIONE INNOVATIVA Rivoluziona il flusso di gestione del ciclo passivo COMPLETAMENTE CONFIGURABILE Modellabile secondo le esigenze del cliente AUTO APPRENDENTE L intelligenza computazionale di E-Desk permette un continuo miglioramento delle sue prestazioni

5 VANTAGGI Maggior rapidità nei processi: automatismi ed esperienza tattile permettono una forte riduzione di errori, costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di formazione e bassi costi di setup. Archiviazione digitale del documento validato e successivamente può essere portato in Conservazione Digitale. Il tutto all interno del Cloud Ædera. Ritorno dell Investimento: forte riduzione del personale addetto e dei costi di archiviazione. RIDUCE Gli errori in fase di registrazione ELIMINA La necessità di fare data entry consentendo al personale addetto ad occuparsi di attività a più alto valore aggiunto per l azienda

6 FUNZIONAMENTO E-Desk si compone di due elementi interconnessi: Un sistema intelligente di riconoscimento ed elaborazione dei documenti all interno del Cloud di Ædera Un interfaccia Touch di controllo per la validazione dei documenti presso il cliente I componenti di riconoscimento dei caratteri e l analisi semantica, semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei documenti. Il sistema ha la capacità di memorizzare le eventuali correzioni impartite dall operatore e, mano a mano, si otterranno interpretazioni e indicizzazioni sempre più precise. La gestione dei differenti formati, consente di rendere digitale ciò che è cartaceo e, ovviamente, permette di mantenere in digitale ciò che già lo è. Per questo, una volta che il documento è validato e archiviato su E-Arch, può essere portato in Conservazione Digitale.

7 FUNZIONAMENTO Acquisizione Documenti & Servizio Cloud OCR I flussi di documenti vengono acquisiti dalle diverse fonti che li producono. Il servizio di lettura ottica (OCR) estrae e riconosce le informazioni chiave per la specifica classe documentale. Le informazioni sono integrate con quanto presente nei database in azienda. Per particolari documenti/processi, il sistema associa informazioni aggiuntive, ad esempio la Firma Digitale. Il documento e gli indici estratti sono presentati all utente per conferma o correzione. Il sistema memorizza gli eventuali input derivanti dall operatore per future interpretazioni e indicizzazioni. Il documento validato viene registrato su un archivio Cloud portato in conservazione digitale. I documenti acquisiti possono essere legati ai sistemi gestionali per successive lavorazioni e condivisioni.

8 FUNZIONAMENTO Il sistema controlla l'arrivo delle fatture via mail/pec, le indicizza in automatico e le raggruppa in appositi faldoni virtuali. Le fatture cartacee vengono scannerizzate tramite dispositivo collegato ed inviate automaticamente ad un servizio esterno che crea i rispettivi documenti digitali. Il servizio garantisce il 100% di riconoscimento dei dati attraverso l integrazione con una specifica attività di verifica ed eventuale correzione da parte di personale umano. I documenti dell operatore addetto alla lavorazione in azienda potrà visualizzarli in appositi faldoni virtuali, controllarli e confermare la classificazione finale. I dati rilevati sono restituiti entro un termine predefinito alla Scrivania Digitale: Eventuali input manuali sono notificati al sistema, che li memorizza e, in funzione della casistica maggiormente ricorrente, li auto apprende come nuove regole di indicizzazione e classificazione.

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