Ai membri della Cassa di compensazione delle banche svizzere

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1 Circolare n. 162 Ai membri della Cassa di compensazione delle banche svizzere Zurigo, aprile 2008 Introduzione del nuovo numero AVS a 13 cifre Istruzioni d'attuazione con una pianificazione dal 1. luglio 2008 al 31 marzo 2009 Gentili Signore, Egregi Signori, Nel corso del mese di novembre 2006 vi avevamo informato sul cambiamento del numero AVS (vedi nostra circolare n. 158). A decorrere dal 1. luglio 2008 l assicurazione vecchiaia e superstiti AVS, l assicurazione invalidità AI ed il regime dell indennità perdita di guadagno IPG passeranno dal numero d assicurato di 11 cifre a quello a 13 posizioni. A questo cambiamento è legato il rilascio di un nuovo certificato d assicurazione. Quest ultimo sarà rilasciato una sola volta e avrà le dimensioni di una carta di credito. Oltre ad essere pratico, risponderà anche alle attuali esigenze in materia di protezione dei dati, poiché riporterà unicamente cognome, nome, data di nascita e nuovo numero AVS totalmente anonimo. Alfine di facilitarvi la pianificazione per l introduzione del nuovo numero AVS, vi daremo qui di seguito una serie d informazioni circa la procedura applicata dalla nostra cassa di compensazione. Al momento dell introduzione del nuovo numero e del relativo certificato AVS, bisognerà prestare un attenzione particolare ai seguenti punti: 1. Annuncio dei nuovi impiegati a partire dal 1. luglio Indennità per perdita di guadagno e indennità di maternità dal 1. luglio Comunicazione e fornitura del nuovo numero d assicurato a 13 cifre 4. Distribuzione del nuovo certificato d assicurazione ai datori di lavoro, rispettivamente ai loro dipendenti 5. Trattamento a fine anno della dichiarazione salari 2008/dichiarazione salari Comunicazione e fornitura del nuovo numero d assicurato a 13 cifre alle persone indipendenti ed ai pensionati

2 All interno dell AVS i nuovi numeri sono già stati attribuiti ad ogni assicurato. Tuttavia, secondo le direttive dell Ufficio Federale delle Assicurazioni Sociali (UFAS), le casse di compensazione sono autorizzate a comunicare il nuovo numero unicamente a partire dal 1. luglio A decorrere da questa data consigliamo ai datori di lavoro di utilizzare il nuovo numero d assicurato, anche se questo non è obbligatorio. La compatibilità tra i due numeri è comunque assicurata per un periodo indeterminato. Se, dopo il 1. luglio 2008 saranno annunciati dei salari con il vecchio numero, questi ultimi saranno iscritti sul conto individuale (CI) corrispondente. Le persone che entreranno nell AVS per la prima volta dopo il 1. luglio 2008, riceveranno dalla cassa di compensazione unicamente il nuovo numero d assicurato. Per questo motivo, i programmi da voi utilizzati dovranno essere aggiornati in modo da poter trattare i numeri a 13 cifre. Vogliate prestare attenzione alle istruzioni seguenti: 1. Annuncio dei nuovi impiegati a partire dal 1. luglio 2008 Dal 1. luglio 2008 disporrete di un nuovo formulario d annuncio Annuncio per un certificato d assicurazione. Questo nuovo formulario sarà disponibile sul nostro sito internet e conterrà tutti i dati necessari per l attribuzione del nuovo numero d assicurato AVS e per l ottenimento del nuovo certificato d assicurazione AVS. Vi preghiamo di voler utilizzare unicamente questo nuovo formulario. Da questa data non sarà più necessario trasmettere il vecchio certificato AVS (carta grigia). Sulla base del vostro annuncio, l impiegato sarà registrato e la cassa di compensazione rilascerà il nuovo certificato AVS unitamente all attestato di assicurazione previsto dal nuovo sistema. Questo attestato dovrà essere trasmesso al lavoratore come conferma che il datore di lavoro lo ha annunciato alla competente cassa di compensazione e sostituirà il numero apposto sulla vecchia carta grigia (per e- sempio: 89). A partire dal 1. luglio 2008, così come in passato, qualsiasi modifica concernente la persona (per esempio nome, sesso, nazionalità) dovrà essere annunciata alla cassa di compensazione. Infatti, la procedura d annuncio non ha subito nessuna modifica. 2. Indennità per perdita di guadagno e indennità di maternità dal 1. luglio 2008 Il trattamento ed il versamento delle IPG, così come le indennità di maternità non subiscono alcun cambiamento. Siccome il PISA (sistema di gestione del personale dell esercito) continuerà per un certo periodo a rilasciare le carte IPG con il vecchio numero AVS, da parte della cassa questi casi continueranno ad essere trattati con il vecchio numero. 2

3 In linea di massima, sia le indennità in caso di servizio che le indennità di maternità, verranno trattate con il numero indicato sulla carta IPG, rispettivamente sulla domanda d indennità (vecchio o nuovo). Anche in questo caso, vogliate apportare le dovute modifiche al vostro sistema informatico, alfine di poter trattare i casi con i numeri d assicurato a 13 cifre. Informazione per i datori di lavoro che trasmettono i dati IPG per mezzo di un supporto dati: Il formato del supporto dati non cambia. Se avete una carta IPG con un nuovo numero a 13 cifre, è sufficiente sostituire le prime tre cifre del numero (756) con un così che il numero AVS trovi spazio nella casella a 11 cifre (per esempio: > < = > <). Lo stesso principio è valido anche per lo scambio dei dati concernente gli annunci dei salari con il vecchio formato, nel caso in cui non venga ancora utilizzata la procedura di comunicazione unificata dei salari (ELM) in formato XML ( 3. Comunicazione e fornitura del nuovo numero d assicurato a 13 cifre L AVS prevede la comunicazione del nuovo numero d assicurato ai salariati, tramite i datori di lavoro, durante il periodo dal 1. settembre 2008 alla fine dell anno. Sulla base delle diverse richieste da parte dei nostri affiliati, vi forniremo la lista di concordanza prevista al più presto possibile. La lista di concordanza conterrà i seguenti dati: Vecchio numero AVS Nuovo numero AVS a 13 cifre Il cognome Il nome Il sesso La data di nascita Il giorno di riferimento per la lista di concordanza sarà il 31 luglio Questa lista conterrà i dati personali di tutti gli impiegati attivi figuranti sulle liste salari al 31 dicembre 2007, ed i nuovi dipendenti annunciati sino al 30 giugno La lista verrà trasmessa in forma cartacea. Chi lo desidera, potrà richiederla su supporto elettronico. In collaborazione con l associazione eavs/ai ( le casse si sono messe d accordo per un formato unificato. Potete ottenere ulteriori informazioni sul sito Interne dell AVS/AI al seguente indirizzo: 3

4 Nel caso in cui desiderate ricevere la lista di concordanza sotto forma di supporto elettronico, vogliate richiedercela entro il 30 maggio 2008 mediante il formulario allegato. Senza alcuna richiesta in tal senso, vi trasmetteremo la lista in forma cartacea. L invio della lista è previsto nel corso della settimana 35 (fine agosto). 4. Distribuzione del nuovo certificato d assicurazione ai datori di lavoro, rispettivamente ai loro dipendenti L AVS prevede la distribuzione del nuovo certificato d assicurazione per gli impiegati nel corso del periodo tra il quarto trimestre 2008 ed il primo trimestre 2009, direttamente ai datori di lavoro. Siccome la maggior parte degli affiliati alla Cassa di compensazione delle banche svizzere impiegano un gran numero di salariati, abbiamo deciso di offrirvi una prestazione speciale. Vi proponiamo e questo nel caso in cui abbiate più di 100 salariati che la Cassa di compensazione delle banche svizzere trasmetta direttamente il nuovo certificato AVS ai vostri impiegati. Per poter beneficiare di questa prestazione da parte della Cassa è sufficiente annunciarsi mediante il formulario allegato (questionario risposta: lista di concordanza e invio diretto del certificato d assicurazione ai salariati). Senza alcuna risposta da parte vostra, partiremo dal presupposto che vorrete distribuire voi stessi i certificati ai vostri dipendenti e li trasmetteremo direttamente alla vostra attenzione. La realizzazione di questa prestazione presuppone da parte vostra l invio per supporto elettronico, entro il 31 agosto 2008, di una lista contenente tutti gli indirizzi e i numeri AVS (a 11cifre) dei vostri dipendenti. Avrete pure la possibilità di trasmetterci o una lista dati sotto forma di testo (campi con colonne separate da (;)) o con formato XML. La base dei dati è costituita dai seguenti campi: Numero d affiliato (MR No.) Numero AVS (11 cifre) 6 linee per l indirizzo Trasmetteremo ulteriori informazioni circa l allestimento delle liste dati agli affiliati che si saranno annunciati per questo tipo di prestazioni. Procederemo alla lettura dei dati, stamperemo i nuovi certificati contenenti il numero a 13 cifre e li invieremo direttamente ai vostri salariati. Nel caso in cui la posta ci dovesse ritornare dei certificati non recapitati, vi saranno trasmessi direttamente alfine di poterli distribuire direttamente agli impiegati. 4

5 Alfine di garantire la protezione dei dati, dopo l invio dei certificati, sarà nostra premura distruggere i dati da voi trasmessi. L invio diretto dei certificati d assicurazione ai salariati è previsto durante il periodo dalla metà di ottobre alla fine novembre Questo permetterà un certo alleggerimento dei lavori di fine anno sia per voi che per la nostra Cassa. Gli affiliati che non desiderano l invio diretto dei certificati ai dipendenti, riceveranno i certificati unitamente alla distinta salariale definitiva 2008, vale a dire in primavera Questo vale anche per gli affiliati con meno di 100 dipendenti. 5. Trattamento a fine anno della dichiarazione salari 2008 / dichiarazione salari 2009 La dichiarazione dei salari per il 2008 potrà contenere sia il vecchio che il nuovo o entrambi i numeri AVS. A partire dal 2009, la dichiarazione di salari dovrà contenere unicamente il nuovo numero AVS. Solo in casi eccezionali (nel caso in cui non foste a conoscenza del nuovo numero) potranno essere annunciati dei salari con il vecchio numero. 6. Comunicazione e fornitura del nuovo numero d assicurato a 13 cifre alle persone indipendenti ed ai pensionati L AVS prevede che il nuovo certificato d assicurazione sia trasmesso agli indipendenti ed ai pensionati nel corso del terzo trimestre La Cassa di compensazione delle banche svizzere trasmetterà i certificati d assicurazione ai pensionati AVS in agosto e agli indipendenti nel corso del mese di settembre. Questa circolare informativa sarà pubblicata anche sul nostro sito Internet dalla quale potrete accedere direttamene ai vari siti elencati. Restiamo a disposizione per qualsiasi informazione complementare e presentiamo i nostri migliori saluti. Cassa di compensazione Delle banche svizzere Daniel Cerf Gerente della Cassa Walter Lo Martire servizio contribuzioni Questionario risposta per la lista di concordanza e l invio diretto del certificati d assicurazione 5