Budget economico e finanziario per Appalti, Cantieri e Commesse di lavoro
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- Eugenia Graziana Bianco
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1 Budget economico e finanziario per Appalti, Cantieri e Commesse di lavoro Il software consente alle Aziende che operano nel campo delle costruzioni, delle manutenzioni, della produzione per commesse di lavoro e degli appalti nei servizi di ottenere previsioni dettagliate ed attendibili sul Budget economico, sulla redditività attesa e sul Cash flow non solo di ogni Commessa e/o Cantiere, ma anche di tutta l Azienda. Il programma si compone di 3 Sezioni: 1. Una dedicata al calcolo del Budget d'esercizio 2. Una che ha come oggetto la previsione ed il successivo controllo della redditività di ogni Appalto/Commessa, dell'utilizzo del Personale di cantiere, dei flussi di cassa ( cash flow ) di ogni Appalto/Commessa e dell'intera Azienda, ecc. 3. Una che ha come obiettivo quello di analizzare e riepilogare e controllare l'utilizzo della Mano d'opera dei Cantieri 1) Il Budget ed il cash flow d'esercizio Le attività che l'utente deve svolgere nella circostanza si limitano alle seguenti operazioni: Inserimento del Bilancio dell'anno precedente Inserimento di alcuni limitati parametri di natura finanziaria( come pagano i Clienti, come si pagano i fornitori, ecc. ) e di natura economica ( previsioni sull'andamento del fatturato, sul costo del venduto, sul costo del personale, ecc. Il Budget ed il Cash flow aziendale sviluppa: Un Budget economico per mese e per anno; BUDGET ECONOMICO ANNO 2011 EURO ( 000 ) DESCRIZIONI / PERIODI 2010 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC TOT RICAVI DIVERSI 13,85 1,10 1,13 1,29 1,44 1,50 1,58 1,11 1,39 1,47 1,53 1,03 1,35 15,93 VENDITE E CORRISPETTIVI 2.268,03 185,05 189,34 216,58 241,61 251,89 264,21 186,61 233,44 246,06 257,04 172,09 226, ,59 ALTRI RICAVI COMMERCIALI PROVENTI DIVERSI E FINANZIARI 0,24 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,24 TOTALE RICAVI 2.282,11 186,17 190,49 217,89 243,08 253,41 265,81 187,74 234,85 247,55 258,60 173,13 228, ,76 COSTO MATERIALI-SERVIZI-APPALTI 1.574,05 126,30 129,24 147,83 164,92 171,93 180,34 127,37 159,34 167,95 175,45 117,46 154, ,82 GESTIONE AUTOVEICOLI 22,52 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 24,77 PERSONALE DIPENDENTE 299,55 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 27,36 328,29 UTENZE DIVERSE-ALTRE FONTI ENERG. 4,60 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 5,06 FITTI-LEASING-RISCALD-CONDIZ-PULIZIE-CONDOM 111,33 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 111,33 CONSULENZE-PRESTAZIONI-SERVIZI TECNICI 55,16 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 60,67 TRASPORTI E SPESE DOGANALI SPESE COMMERCIALI-MARKETING 6,98 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 7,68 SPESE AMMINISTRATIVE 9,11 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 10,02 SPESE GENERALI 21,95 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 24,15 TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VARIE 23,09 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 23,09 ORGANI SOCIETARI 18,08 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 18,08 TOTALE COSTI 2.146,41 177,40 180,33 198,92 216,01 223,02 231,43 178,46 210,43 219,05 226,54 168,55 205, ,95 MARGINE LORDO 135,70 8,77 10,16 18,97 27,07 30,39 34,37 9,28 24,42 28,51 32,06 4,58 22,23 250,80 AMMORTAMENTI ED ACCANT.RISCHI DIV. INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI 7,03 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 0,59 7,03 REDDITO LORDO 128,67 8,19 9,58 18,38 26,48 29,80 33,79 8,69 23,84 27,92 31,47 3,99 21,64 243,78 Il calcolo automatico del break even ( punto di pareggio ) per mese e per anno; DETERMINAZIONE BREAK EVEN POINT 2010 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC TOT TOTALE RICAVI 2.282,11 186,17 190,49 217,89 243,08 253,41 265,81 187,74 234,85 247,55 258,60 173,13 228, ,76 COSTI FISSI 516,22 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 46,08 552,98 COSTI VARIABILI 1.637,22 131,90 134,83 153,43 170,51 177,53 185,94 132,97 164,93 173,55 181,04 123,06 160, ,00 TOTALE COSTI 2.153,44 177,98 180,92 199,51 216,59 223,61 232,02 179,05 211,02 219,63 227,13 169,14 206, ,98 BREAK EVEN POINT ( %) 80,05 84,92 82,80 71,48 63,51 60,73 57,70 84,13 65,91 62,27 59,42 92,02 68,04 69,40 RICAVI CORRISP. BREAK E.P ,78 158,09 157,72 155,75 154,37 153,89 153,36 157,95 154,79 154,15 153,66 159,32 155, ,72
2 Un cash flow ( Entrate ed uscite ) per mese e per anno; BUDGET FINANZIARIO ANNO 2011 EURO ( 000 ) DESCRIZIONE / PERIODI GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC TOT VENDITE, RICAVI,PROVENTI 16,76 82,30 145,86 218,67 260,91 282,99 294,95 282,17 280,02 277,04 282,99 271, ,93 CLIENTI ES. PRECEDENTE (2) 121,62 121,62 121, ,87 DI CUI IVA VENDITE 37,23 38,10 43,58 48,62 50,68 53,16 37,55 46,97 49,51 51,72 34,63 45,61 537,35 TOTALE INCASSI 138,38 203,93 267,48 218,67 260,91 282,99 294,95 282,17 280,02 277,04 282,99 271, ,80 ALTRE ENTRATE - ALTRE USCITE - VARIAZIONI FINANZIARIE TOTALE ENTRATE 138,38 203,93 267,48 218,67 260,91 282,99 294,95 282,17 280,02 277,04 282,99 271, ,80 PAGAM.FORNITORI ANNO PRECED. 98,49 98,49 98,49 98, ,98 PERSONALE DIPENDENTE 76,88 25,27 22,15 22,15 22,15 22,15 38,76 28,60 23,07 23,07 23,42 39,68 367,34 GESTIONE AUTOVEICOLI 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 2,06 24,77 COSTO MATERIALI-SERVIZI-APPALTI 11,37 55,84 98,96 148,36 177,01 191,99 200,11 191,44 189,98 187,96 191,99 184, ,05 UTENZE DIVERSE-ALTRE FONTI ENER 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 0,42 5,06 FITTI-LEASING-RISCALD-CONDIZ-PUL 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 9,28 111,33 CONSULENZE-PRESTAZIONI-SERVIZI 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 60,67 TRASPORTI E SPESE DOGANALI 0,00 SPESE COMMERCIALI-MARKETING 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 7,68 SPESE GENERALI 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 2,01 24,15 SPESE AMMINISTRATIVE 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 0,83 10,02 TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VARI 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 1,92 23,09 INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIA 1,73 0,01 0,01 1,73 0,01 0,01 1,73 0,01 0,01 1,73 0,01 0,01 7,03 RATE MUTUI (Quota Capitale) 0, , ,00 IVA A DEBITO (1) 36,59 8,32 8,60 10,36 11,98 12,65 13,45 8,43 11,46 12,27 12,98 7,49 154,58 ORGANI SOCIETARI 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 1,51 18,08 TOTALE USCITE 248,80 211,68 251,95 304,83 234,89 250,54 277,79 252,21 248,25 248,77 252,14 254, ,81 SALDO FINANZIARIO PERIODO - 110,43-7,75 15,53-86,16 26,02 32,45 17,17 29,95 31,77 28,27 30,85 16,31 23,99 CASSA-BANCHE PERIODO PREC 152,02 41,59 33,84 49,37-36,79-10,77 21,68 38,85 68,80 100,57 128,84 159,69 176,01 NUOVO SALDO CASSA-BANCHE 41,59 33,84 49,37-36,79-10,77 21,68 38,85 68,80 100,57 128,84 159,69 176,01 SALDO CLIENT ,18 SALDO FORNITO ,62 Una serie completa di grafici per una lettura più immediata dei vari indici aziendali Un prospetto per la determinazione degli scostamenti ( positivi e negativi ) fra i Ricavi e Costi mensili previsti nel Budget e quelli effettivi di periodo; EURO ( 000 ) EFF BDG DIFF DESCRIZIONI / PERIODI GEN 2011 RICAVI DIVERSI 1,10 1,10 - VENDITE E CORRISPETTIVI 185,05 185,05 - ALTRI RICAVI COMMERCIALI - PROVENTI DIVERSI E FINANZIARI 0,02 0,02 - TOTALE RICAVI 186,17 186,17 - COSTO MATERIALI-SERVIZI-APPALT 126,30 126,30 - GESTIONE AUTOVEICOLI 2,06 2,06 - PERSONALE DIPENDENTE 27,36 27,36 - UTENZE DIVERSE-ALTRE FONTI ENE 0,42 0,42 - FITTI-LEASING-RISCALD-CONDIZ-PU 9,28 9,28 - CONSULENZE-PRESTAZIONI-SERVIZ 5,06 5,06 - TRASPORTI E SPESE DOGANALI - SPESE COMMERCIALI-MARKETING 0,64 0,64 - SPESE AMMINISTRATIVE 0,83 0,83 - SPESE GENERALI 2,01 2,01 - TASSE-TRIBUTI-ONERI-PERDITE VA 1,92 1,92 - ORGANI SOCIETARI 1,51 1, TOTALE COSTI 177,40 177, MARGINE LORDO 8,77 8, AMMORTAMENTI ED ACCANT.RISCH - INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZ 0,59 0, REDDITO LORDO 8,19 8,19 - La determinazione del Budget d'esercizio serve non solo per la pianificazione ed il controllo di gestione aziendale ; in questo caso, infatti, lo sviluppo del Budget permette di calcolare e addebitare a tutte le Commesse di lavoro una percentuale delle spese generali e dei costi di
3 gestione permettendo di ottenere, in tal modo,la redditività netta effettiva sia di ogni Appalto/Cantiere che di tutte le commesse lavorate. 2) Controllo Cantieri, Appalti e Commesse di lavoro Il file Base controllo cantieri analizza la redditività ed il cash flow di ogni cantiere, appalto e/o commessa di lavorazione e di tutta l Azienda Si compone dei seguenti prospetti: 1) Personale Dipendente N. Personale Cantieri Costo giorno GEN FEB NOV DIC GEN FEB NOV DIC ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116, ,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 116,36 TOTALE 7.796, , , , , , , , , N. Stipendi Amm.vi e Personale indiretto Costo giorno GEN FEB NOV DIC GEN FEB NOV DIC ,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89, , , , , ,00 TOTALE 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 89,00 TOTALE PERSONALE 7.885, , , , , , , , ,36 che espone 2 serie di dati: una riferita al personale di cantiere, l'altra al personale tecnico ed amministrativo che non partecipa direttamente alla produzione e/o ai servizi aziendali. I dati in oggetto vengono esportati automaticamente dal Software ai vari Moduli utilizzati per la previsione e per la successiva analisi della redditività e del cash flow 2) Un Planning Finanziario nel quale, per ogni Cantiere ed in vengono esposti automaticamente dal Software ( e valorizzati ) i periodi ( mesi ): nei quali era prevista fatturazione nei quali, in effetti, c'è stata attività di fatturazione nei quali sono previsti incassi dal Cliente nei quali erano previsti costi diretti di produzione nei quali, in effetti, sono stati sostenuti costi diretti di produzione
4 Cantiere Fatturazione attiva PREVISTA Fatturazione attiva EFFETTIVA Incasso previsto Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Prev.) Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Effett.) Cantiere Fatturazione attiva PREVISTA Fatturazione attiva EFFETTIVA Incasso previsto Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Prev.) Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Effett.) 1 2 mar-10 apr-10-0,00 0, , ,00 mar-10 apr-10-0,00 0, ,67 Cantiere Fatturazione attiva PREVISTA Fatturazione attiva EFFETTIVA Incasso previsto Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Prev.) Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Effett.) 20 mar-10 apr-10 Cantiere TOTALE CANTIERI mar-10 apr-10 Fatturazione attiva PREVISTA 0,00 - Fatturazione attiva EFFETTIVA 0, Incasso previsto Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Prev.) 0,00 - Riepilogo Costi Diretti Cantiere (Effett.) , ,67 3) Un "Riepilogo Cantieri" nel quale vengono calcolati ed esposti dal Software le previsioni ed i risultati effettivamente conseguiti nell'anno elaborato: Fatturati Costi diretti di produzione Il Risultato lordo la percentuale dei costi della struttura da sommare ai costi diversi Il costo, in valore assoluto, dei costi della Struttura organizzativa Il risultato netto previsto ( utile o perdita del cantiere ) 2010 Effettivi 2010 N Descrizione / Cantieri-Appalti Fatturato Costi diretti Risulato lordo Costo % Struttura Costo (euro) Struttura Risultato netto previsto Fatturato Costi diretti Risulato lordo Costo % Struttura Costo Struttura Risultato netto effettivo ,00-0, ,00 29, , , , , ,00 25, , , ,00-0, ,00 29, , , , , ,00 25, , ,44 3 0,00-0,00-0,00 29,72 0,00-0,00 0, , ,00 25,59 0, , , , ,00 29, , , , , ,73 25, , ,97 5 0,00-0,00-0,00 29,72 0,00-0,00 0,00-232,73-232,73 25,59 0,00-232, ,00-0, ,00 29, , , , , ,91 25, , ,60 49 Cantiere 49 0,00-0,00-0,00 29,72 0,00-0,00 0,00-0,00-0,00 25,59 0,00-0,00 50 Cantiere 50 0,00-0,00-0,00 29,72 0,00-0,00 0, , ,64 25,59 0, ,64 TOTALE , , ,36 29, , , , , ,02 25, , ,89
5 4)Un riepilogo per ogni " Cantiere/Appalto/Commessa" Importo globale Appalto, Commessa ,00 Riepilogo Costi Previsti Personale da utilizzare 0,00 Materiali 0,00 Sub-Appalti 0,00 Costi iniziali avvio cantiere 0,00 Trasferte-Viaggi-Spese auto- 0,00 Riepilogo Costi Effettivi Personale da utilizzare 0,00 Materiali 1.950,00 Sub-Appalti 4.829,00 Costi iniziali avvio cantiere 500,00 Trasferte-Viaggi-Spese auto ,00 TOTALE 8.279,00 DIFFERENZE TRA PREVISIONI ED EFFETTIVI 8.279, ,00-0,00 Incasso Fatturazione attiva PREVISTA A 0,00 Differenza da Importo globale previsto ,00 Incasso effettivo Fatturazione A ,00 TOTALE ,00 Differenza da Importo globale previsto 0,00 - Materiali 0,00 0,00 Effettivi Materiali ,00 0 0,00 TOTALE 1.950,00 Differenza fra effettivo e previsione 1.950, ,00-0,00 Personale da utilizzare A 0,00 B 0,00 Effettivi Personale utilizzato A - B - Differenza fra effettivo e previsione -0, ,00-0,00 Sub-Appalti 0,00 0,00 Effettivi Sub-Appalti ,00 0 0,00 TOTALE 4.829,00 Differenza fra effettivo e previsione 4.829,00
6 nel quale vengono evidenziati: Importo dell'appalto/cantiere/commessa ed effettivi sui Costi dei Materiali ed effettivi sul costo della Mano d'opera di cantiere ed effettivi del costo dei sub-appalti e/o delle prestazioni di terzi ed effettivi dsui tempi di fatturazione-incasso Un prospetto riepilogativo dei costi previsti Un prospetto riepilogativo sui costi effettivi vengono inoltre elaborati, anche questi automaticamente, dal software : Un riepilogo sulla Redditività attesa dal cantiere comprensiva anche della quota percentuale dei costi di gestione provenienti dal software "Budget e cash flow" RIEPILOGO REDDITIVITA' CANTIERE IMPORTO APPALTO/CANTIERE ,00 Riepilogo Costi Previsti ,00 RISULTATO ,00 INCIDENZA % COSTI GENERALI E STRUTTURA 16,94 COSTI GENERALI E DI GESTIONE ,53 REDDITO CANTIERE APPALTO COMMESSA ,53 Un altro Riepilogo con calcolo ed esposizione della Redditività effettiva al netto dei costi di gestione calcolati in base alla percentuale calcolata sulla base dei dati effettivi dell'anno elaborato RIEPILOGO REDDITIVITA' CANTIERE Effettivi IMPORTO APPALTO/CANTIERE/APPALTO ,00 Riepilogo Costi Effettivi ,00 RISULTATO ,00 INCIDENZA % COSTI GENERALI E STRUTTURA 15,11 COSTI GENERALI E DI GESTIONE ,97 REDDITO CANTIERE APPALTO COMMESSA 852,03 Le stesse elaborazioni vengono effettuate automaticamente dal programma ed esposte in un prospetto identico a quello illustrato per il Cantieri 3) PLANNING UTILIZZO DELLA MANO D'OPERA DI CANTIERE-APPALTO-COMMESSA Questa terza parte del Software ha come obiettivo quello di offrire all'azienda la possibilità di pianificare, registrare e controllare tutti gli spostamenti e gli utilizzi della mano d'opera di cantiere, di calcolare il loro costo e di addebitarlo automaticamente al Cantiere/Appalto/Commessa di riferimento. Il programma si compone dei seguenti prospetti:
7 Un riepilogo nel quale vengono evidenziati i nomi ed i riferimenti dei Cantieri aperti Descrizione / Cantieri-Appalti cantiere 1 1 Cantiere 2 2 cantiere 3 3 cantiere 4 4 cantiere 5 5 cantiere 6 6 cantiere 7 7 cantiere 8 8 cantiere 46 Cantiere 46 cantiere 47 Cantiere 47 cantiere 48 Cantiere 48 cantiere 49 Cantiere 49 cantiere 50 Cantiere 50 Un prospetto mensile nel quale appaiono ( inseriti automaticamente dal Sofware proveniente dal programma "controllo redditività canteiri" ) i nomi dei dipendenti; il Responsabile del Cantiere dovrà solo indicare quali dipendenti hanno lavorato quel giorno nel cantiere NOME CANTIERE Gennaio - Giugno Giorni lavorati dal Personale Cantieri 1/1 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1 7/1 8/1 9/1 10/1 11/1 12/1 13/1 14/1 15/1 Mario alberto francesco Mario TOTALE Un riepilogo compilato automaticamente dal Software nel quale vengono esposte le giornate lavorate mensilment ed in prograssivoi annuo in quel cantiere dai diversi Dipendenti NOME CANTIERE Giorni lavorati nel mese dai Dipendenti Giorni lavorati dal Personale Cantieri gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic tot Mario alberto francesco Mario TOTALE
8 Un prospetto nel quale le giornate lavorate dai diversi dipendenti vengono automaticamente valorizzate dal Software sulla base delle informazioni sul costo dei diversi dipendenti inserito nell'apposito modulo presente nel programma "Controllo redditività cantieri" analizzato in precedenza Costo del Personale per Cantiere GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC TOT 349, ,09 232, ,73 116, ,36 465, , , ,64 Un riepilogo per anno e per mese delle giornate complessivamente lavorate da tutti i Dipendenti nei diversi cantieri GIORNATE PER MESE E PER ANNO LAVORATE NEI DIVERSI CANTIERI CANTIERI GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC TOT Cantiere Cantiere Cantiere Cantiere Cantiere TOTALE CANTIERI
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