COMUNE DI LIMBIATE. Gestione elettronica dei documenti: l esperienza di Limbiate

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1 Gestione elettronica dei documenti: l esperienza di Limbiate Relatore: Carmine Galluzzi Consulente informatico del Comune di Limbiate 28 gennaio 2004 Risorse Comuni - Fiera Milano

2 La gestione elettronica Digitalizzazione dell archivio cartaceo demografico; Archiviazione ottica di tutti i documenti in fase di protocollazione ed esclusivo smistamento degli stessi in modalità elettronica; Atti ufficiali (delibere e determinazioni) con firma digitale; Comunicazioni interne solo tramite Lotus Domino; Protocollo informatico. 2

3 L impatto sulla gestione Inversione della tendenza di circolazione da cartaceo ad elettronico; Ridefinizione dei processi per non appesantire il flusso di lavoro e quello documentale; Eliminazione del cartaceo ovunque gli strumenti tecnologici lo permettono. 3

4 L impatto sulla gestione Archiviazione ottica sostitutiva di: cartellini individuali; schede di famiglia; cartellini delle carte d identità emessi fino al Soppressione dell emissione dell archivio cartaceo dei servizi anagrafici a partire dal

5 Archiviazione sostitutiva: cosa abbiamo realizzato Digitalizzazione di: schede di famiglia cartellini individuali cartellini di carte d identità Attivazione della Suite Topmedia - TopConsult/ADS. Importazione nella Suite di tutte le immagini digitalizzate. 5

6 Archiviazione sostitutiva: cosa abbiamo realizzato Adempimenti previsti dalla deliberazione n 42 del dal titolo Regole tecniche per l uso dei supporti ottici, emanata dall AIPA e che rende operativo il testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR n 445 del ) permettendo la realizzazione di un archivio ottico sostitutivo di quello cartaceo. 6

7 Soppressione emissione cartaceo: cosa abbiamo fatto Sistema software che consente la completa storicizzazione degli eventi anagrafici; Utilizzo di chiavi di sicurezza, di password personalizzate e di log degli eventi.adozione di adeguate politiche di backup dei dati; Accesso al sistema SAIA di interconnessione nazionale alle anagrafi comunali; Ottenimento dell autorizzazione, da parte del Ministero dell Interno, per la soppressione dell emissione del cartaceo anagrafico. 7

8 Soppressione emissione cartaceo: cosa stiamo facendo... Emettiamo (dal 17 novembre 2003) solo il cartaceo relativo alle carte d identità e, successivamente, provvediamo alla sua digitalizzazione. 8

9 Soppressione emissione cartaceo Archiviazione sostitutiva Soppressione cartaceo Ottimizzazione ed efficienza dei processi produttivi; Eliminazione di ridondanze nelle attività; Facilità di fruizione dei dati da parte di tutto il personale autorizzato (interno ed esterno). 9

10 Flusso documenti in entrata e sua evoluzione CANALE OGGI 2005 manuale 80% 50% fax 15% 5% elettronico 5% 45% 10

11 Flusso documenti che circolano all interno dell ente CANALE OGGI 2005 manuale 40% 1% fax 3% 0% elettronico 57% 99% 11

12 I vantaggi Archiviazione ottica dei documenti Atti comunali con firma digitale Protocollo informatico 12

13 I vantaggi Automazione dei processi; Eliminazione di fasi non produttive; Efficacia del documento rispetto al procedimento a cui appartiene. 13

14 La logica funzionale deve garantire: Aderenza alla normativa; Paternità del documento; Tracciabilità del documento; Circolarità del documento. 14

15 Il modello di Limbiate e l aderenza alla normativa Legge 15 marzo 1997 n 59: Validità giuridica del documento informatico. DPR 10 novembre 1997 m 513: Disciplina della firma digitale. DPR 20 ottobre 1998 n 428 e DPCM 31 ottobre 2000 Tenuta dei sistemi di protocollo informatico. DPR 445/2000 T.U. sulla documentazione amministrativa 1 gennaio 2004: termine per la realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e procedimenti amministrativi. DL 23 gennaio 2002 n 10 Adeguamento disciplina firma digitale alla normativa 1999/93/CE. Direttiva MIT del 6 dicembre 2002: Avvio protocollo informatico e flusso documentale. 15

16 Paternità del documento Sapere sempre a quale processo appartiene il documento. 16

17 Circolarità del documento La circolazione del documento all interno dell ente deve essere: garantita definita ottimizzata controllata. 17

18 Circolarità del documento Di ogni documento si deve conoscere: Paternità; Iter procedurale. Stop alla circolazione della carta! 18

19 Lavori in corso Archiviazione ottica dei documenti in entrata nell ente: terminata la fase di test partenza avvenuta il 31 ottobre

20 Lavori in corso Comunicazioni interne: Circolazione interna elettronica attiva dal

21 Lavori in corso Atti deliberativi e determinazioni con firma digitale: In corso fase di realizzazione (partenza entro il 1 marzo 2004). 21

22 Lavori in corso Protocollo informatico: In corso fase di realizzazione (partenza avvenuta il 2 gennaio 2004). 22

23 e non solo... Gestione automatizzata delle mense scolastiche e sostituzione dei buoni pasto cartacei con carte prepagate. 23

24 Grazie per l attenzione Per informazioni: Ufficio Informatica Comune di Limbiate tel /235 ufficio.informatica@comune.limbiate.mi.it