Responsabile Dott.ssa Ida Aragona RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITA DI AUDIT

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1 Pag 1 di 9 DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE U.F.C. Sicurezza Alimentare e Sanità Veterinaria Via Martiri di S. Anna, Pietrasanta (LU) Tel.: /11/12/13 Fax: C.F. P.I i.aragona@usl12.toscana.it - indirizzo internet: Responsabile Dott.ssa Ida Aragona RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITA DI AUDIT C ert. n SQ Mod 258 Rev. 01 del 10/06/2011 Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2011 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo 07/2011 Processo di Controllo del personale Medico Veterinario eseguito presso uno stabilimento riconosciuto ai sensi del Reg 853/04 al fine di verificare l efficacia delle azioni messe in atto dall OSA per assicurare il controllo delle temperature e le modalità analitiche svolte in regime di autocontrollo. Igiene degli Alimenti di O A) 19/07/ /07/2011 Processo di Controllo del personale Medico Veterinario eseguito presso uno stabilimento riconosciuto ai sensi del Reg 853/04 al fine di verificare l efficacia delle azioni messe in atto dall OSA per assicurare il controllo delle temperature e le modalità analitiche svolte in regime di autocontrollo. Igiene degli Alimenti di O A) 08/2011 Processo di Controllo del personale Medico Veterinario eseguito presso uno stabilimento riconosciuto ai sensi del Reg 853/04 al fine di verificare l efficacia delle azioni messe in atto dall OSA per assicurare il controllo delle temperature e le modalità analitiche svolte in regime di autocontrollo. 08/08/2011 Processo di Controllo del personale Medico Veterinario eseguito presso uno stabilimento riconosciuto ai sensi del Reg 853/04 al fine di verificare l efficacia delle azioni messe in atto dall OSA per assicurare il controllo delle temperature e le modalità analitiche svolte in regime di autocontrollo. Via Martiri di S. Anna, Pietrasanta (LU) tel fax i.aragona@usl12.toscana.it C.F. e P.I indirizzo internet Pagina 1 di 9

2 Igiene degli Alimenti di O A) 06/2011 Processo di Controllo 08/2011 Processo di Controllo 09/2011 Processo di Controllo Igiene degli Alimenti di O A) 21/06/2011 Conduzione di ispezione su OSA inerente il alimentari 30/08/2011 Processo di Controllo del Reg.CE 852/04 da (Tecnico della Prevenzione 22/09/2011 Processo di Controllo del Reg.CE 882/04 da

3 09/2011 Processo di Controllo 10/2011 Processo di Controllo 10/2011 Processo di Controllo 28/09/2011 Processo di Controllo del Reg.CE 882/04 da 07/12/2011 Processo di Controllo del Reg.CE 882/04 da 29/11/2011 Processo di Controllo del Reg.CE 882/04 da

4 11/2011 Processo di Controllo 11/2011 Processo di Controllo del personale addetto eseguito presso un allevamento di ovicaprini con particolare riferimento al controllo ufficiale sull alimentazione animale, tenuto conto di quanto previsto dall Addendum al PNAA Non eseguito Non eseguito Igiene degli Allevamenti) 12/2011 Processo di Controllo del personale addetto eseguito in un allevamento di galline ovaiole con particolare riferimento al piano nazionale di sorveglianza delle salmonellosi anno 2011 Sanità Animale) Non eseguito

5 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo Supervisione nel Rispetto tempistica 8/11 = 73% mese previsto dal Data effettuazione audit supervisione data prevista cronoprogramma audit 100% degli auditati programmati Effettuazione numero audit supervisione 100% N supervisioni fatte/ N supervisioni programmate 8/11= 73% 3. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell anno 2011 Audit n.1 Osservazione di cui alla posizione 5 lista di riscontro supervisione: Esamina la procedura controllo delle temperature del piano di autocontrollo aziendale (P 11 Rev 1 del 10/11/09) non rilevando o non indagando in maniera sufficientemente approfondita i seguenti aspetti: A) Allegato 1 "scheda controllo di processo"costantemente compilata da mesi con il rilievo di +3 C per entrambe le rilevazioni giornaliere ( anche alla data e all'ora del CU) ma che, in base a quanto riportato in procedura, dovrebbero essere effettuate 2 volte al giorno, all'apertura e alla chiusura dell'attività. B) La Procedura descrive le modalità di controllo temperatura di prodotto in arrivo in caso di insufficiente o assente ghiacciatura con apposito strumento di cui tuttavia non viene verificata l'esistenza. C) Rileva solo in un secondo tempo (dopo che gli è stato fatto notare), la mancanza di verifica di tale strumento nel certficato di avvenuta calibrazione di cui alla P08. D) Dimostra difficoltà nell'utilizzo della check list MOD 264 Lista di riscontro per la verifica piano di campionamento OSA Osservazione di cui alla posizione 2 lista di riscontro supervisione; I frontespizi della pratica (compreso quello di categorizzazione ) non sono sempre correttamente compilati in ogni loro parte Osservazione di cui alla posizione 9 lista di riscontro supervisione :Annota nell apposito Registro dei Controlli di cui al Decreto 4214/07 le non conformità rilevate durante l'ispezione. Si evidenzia tuttavia il non corretto utilizzo dei campi del registro delle N/C dei precedenti controlli anche da parte dei colleghi che l hanno preceduto Osservazione di cui alla posizione n 1 lista di riscontro SGQ: Su specifica richiesta non reperisce il materiale del sistema di Gestione della Qualità attraverso le schede di progettazione, non sa dell'esistenza della P.14 attività non programmabili ed urgenti e del registro disposizioni di servizio Osservazione di cui alla posizione n 6 della lista di riscontro SGQ: La pratica XXX (c.u. n 674 del 13 giugno 2011) risulta completata solo in parte, poiché, la check list risulta essere ancora sulla scrivania e non è stata riportata la scadenza della prescrizione impartita in nessuna delle due modalità previste (registro prescrizioni o registro sopralluoghi) Audit n.2 Osservazione di cui alla posizione 1 lista di riscontro supervisione : La scheda di formazione Edizione 0 Rev 0 del 01/03/ 2008 acquisita nel CU del 2 /2 /2011 (anche se già evidenziato da XXX XXX )non riporta la firma del docente. Relativamente allo stesso CU si evidenzia che la copia della relata di notifica dell'11/2/2011 a firma del TdP XXXX non riporta la firma della persona che riceve l'atto

6 Osservazione di cui alla posizione 2 lista di riscontro supervisione: I frontespizi della pratica (compreso quello di categorizzazione ) non sono sempre correttamente compilati in ogni loro parte Osservazione di cui alla posizione 5 lista di riscontro supervisione : Esamina la procedura Controllo delle temperaure impianti del piano di autocontrollo aziendale (Ed 0 Rev 0 del 01/03/2008) non rilevando o non indagando approfonditamente i seguenti aspetti : A) Compilazione Mod 09TF Ed 0 Rev 0 relativa alle celle "fresco";"affumicato"; compilate da mesi con le stesse temperature, rispettivamente "+3 C e +2 C". Il Mod. 09TF relativo al congelato non riporta la temperatura di rilevazione ma solo una "C" di conforme non in linea con le modalità di compilazione previste dalla procedura. B) Rileva la presenza di uno sterilizzatore coltelli non funzionante non indagando tuttavia in maniera approfondita sulle modalità sostitutive di disinfezione della coltelleria usate, fidandosi solo delle dichiarazioni verbali di un'operatrice. C) Non indaga approfonditamente, se non dopo che gli è stato fatto notare, la reale efficacia del monitoraggio temperatura dei prodotti affumicati così come riportato in procedura, dove si prevede il rispetto di generici "limiti indicati dal produttore". D) Ispezionando la cella dei prodotti affumicati rileva la presenza di una cassa di prodotti ittici freschi sfusi richiama l'operatore responsabile ma non si oppone alla mancata capacità di reazione dello stesso. E) Non richiama il responsabile dell'attività ad indossare sopravesti e abbigliamento idoneo quando lo stesso entra nel laboratorio e nelle celle dell'attività. F) Dimostra difficoltà nell'utilizzo della check list MOD 264 Lista di riscontro per valutazione del piano di campionamento dell'osa Osservazione di cui alla posizione n 1 della lista di riscontro SGQ: A richiesta dimostra di non sapere dell'esistenza della P.14 attività non programmabili ed urgenti Osservazione di cui al punto n 2 della lista di riscontro SGQ: Non conosce il significato e non riesce a reperire copia del riesame della direzione Osservazione di cui al punto n 6 della lista di riscontro SGQ: Sul registro sopralluoghi è stata erroneamente riportata una x al posto della data di verifica (2 agosto 2011) del sopralluogo così come da disposizione RAQ del 18 luglio 2011 Audit n.3 Audit n.4 Osservazioni: Le procedure di UFC di cui ai punti 4,5,8 sono al momento poco conosciute dal TDP causa riassetto organizzativo di UFC avvenuto da poche settimane (03/06/2011). Il punto 14 non è applicabile al momento in quanto il sistema informatico in dotazione all'auditato non è ancora aggiornato Osservazioni: L'ispezione di cui al piano di Audit è stata condotta secondo procedura. Audit n.5 Audit n.6 Osservazioni: L'ispezione di cui al piano di Audit è stata condotta secondo procedura. Si riliva che il TDP non utilizzata in toto la modulistica predisposta da UFC, poiché esegue l' ispezione di locali ed attrezzature in modo memonico ( senza ausilo CL MOD 05) riportando su foglio-appunti le inadeguatezze rilevate e compilando successivamente MOD 03 sez.b modificato dall'auditato. Osservazioni: L'ispezione di cui al piano di Audit è stata condotta secondo procedura. Audit n.7 Osservazioni: L'ispezione di cui al piano di Audit è stata condotta secondo procedura. Audit n.8 Osservazioni: L'ispezione di cui al piano di Audit è stata condotta secondo procedura.

7 Audit n.9 Supervisione non eseguita Audit n.10 Supervisione non eseguita Audit n.11 Supervisione non eseguita Documento Vedi rapporti di audit agli atti Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2011 Riferimento Audit n 1: di sorveglianza CSI 15/09/2011 Audit n.1 Audit n 1 (3 COMMENTI) 1)Si raccomanda agli operatori nel caso venga richiesto di ottemperare alla soluzione immediata di un rilievo di evitare non conformità incrociate; 2)Si raccomanda di riportare nel riesame della direzione la motivazione scaturita dal riesame della politica della qualità 3)Il modulo per l iscrizione all anagrafe canina di provenienza regionale non è gestito in modo controllato Documento Rapporti di audit agli atti Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Non ci sono state osservazioni da parte del personale auditato.la raccomandazione e l osservazione di cui all audit dell' Ente di Certificazione di cui al punto 4 sono state trattate secondo quanto previsto dal SGQ. 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI

8 UU.OO, ECC.) Non sono giunti suggerimenti, osservazioni o proposte dalle altre parti interessate 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Le N/C e le osservazioni rilevate sono state notificate agli operatori auditati e trattate nell ambito del SGQ. 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Non sono previste prassi alternative al momento della stesura del presente documento 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Si ritiene superfluo utilizzare in futuro la modulistica relativa alla comunicazione di avvio di audit di cui al DD 4443 per gli audit interni di Supervisione e audit di SGQ. ( Vedi anche l osservazione di cui al apporto ufficiale di audit SGQ n 15 del 5 /12/ 2011 trattata nel rapporto di NC n 23/2011 SGQ) 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE 12. NOTE Non è stato possibile eseguire la supervisione professionale di un T.d.P,di un Dirigente Veterinario di Sanità Animale e di un Dirigente Veterinario di Igiene degli Allevamenti per i seguenti motivi: 1) : trattasi di un operatore proveniente dall U.F.S. Igiene degli alimenti e Nutrizione cui non era stato assegnato un piano di lavoro in quanto impegnato a tempo pieno nel SGQ e per tale motivo non era possibile procedere alla supervizione professionale 2) Dirigente Veterinario: la supervsione non è stata effettuata per mancanza di tempo del Direttore di U.O. impegnato anche come Responsabile di UFC e come sostituto del Direttore di Dipartimento 3) Dirigente Veterinario: la supervsione non è stata effettuata per mancanza di tempo del Direttore di U.O. impegnato anche come Responsabile di UFC e come sostituto del Direttore di Dipartimento

9 Data: 09/01/2011 Responsabile del Riesame Dr Lazzerini Luca Per presa visione Il Committente degli audit Dott. Ida Aragona