CloudFattura. Manuale operativo Versione Titolo: CloudFattura. Versione Tipo di documento: Manuale operativo

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1 CloudFattura Manuale operativo OPEN Dot Com Spa Sede amministrativa: Corso Francia, 121d Cuneo Tel Fax /17

2 1 CONFIGURAZIONE ANAGRAFICA ANAGRAFICA Anagrafica Dati Fiscali Aliquote IVA Unità di misura Conti Corrente Rubrica Pagamenti Avanzate Fatt. elettronica SCRIVANIA FATTURE PREVENTIVI RICEVUTE CONTATTI ARTICOLI CATEGORIE ARTICOLI LISTINI MOVIMENTI DI CASSA ESPORTAZIONE MASSIVA /17

3 1 Configurazione Anagrafica Effettuato l accesso alla piattaforma è necessario effettuare la configurazione della propria Anagrafica (come da Manuale CloudFattura_PrimoAvvio). L indirizzo configurato in fase di registrazione (non modificabile) rappresenta la utilizzabile per l invio dei documenti tramite CloudFattura. La Configurazione Anagrafica è richiamabile selezionando in alto sulla destra il proprio nominativo. 1.1 Anagrafica La sezione anagrafica permette di identificare/modificare i dati relativi alla propria posizione. All interno di ogni sezione è possibile procedere con il salvataggio tramite il pulsante Anagrafica Tale sezione prevede campi obbligatori contraddistinti dall asterisco (*). E possibile caricare il proprio logo in modo tale che venga riproposto in stampa sui documenti. 3/17

4 1.1.2 Dati Fiscali Sezione da configurare correttamente in modo tale che, a livello di documento, si possa usufruire degli automatismi dei calcoli riguardo a cassa o eventuali ritenute. Le impostazioni relative al Metodo del pagamento, se qui configurate, rappresenteranno lo standard applicato a livello di fattura/parcella. Sarà possibile a livello di singolo documento modificare tale impostazione. 4/17

5 1.1.3 Aliquote IVA Sezione in cui è possibile consultare le aliquote IVA presenti e definire l aliquota da proporre di default. Selezionando la stella presente nella prima colonna l aliquota viene impostata come predefinita. E possibile procedere con la creazione di una nuova aliquota IVA, qualora necessaria, selezionando Unità di misura Sezione contente le varie unità di misura precaricate e richiamabili a livello di singolo articolo. E possibile aggiungere nuove unità di misura selezionando l icona. 5/17

6 1.1.5 Conti Corrente In questa sezione si può inserire uno o più conti corrente da richiamare nella sezione Movimenti di cassa in fase di registrazione delle Entrate e Uscite Rubrica Pagamenti Sezione nella quale compaiono l elenco delle tipologie di pagamento precaricate. E possibile inserire nuove modalità di pagamento. In fase di inserimento di un nuovo metodo di pagamento, compare un help con le istruzioni da seguire per alcune casistiche specifiche. Nel caso in cui si utilizzino le modalità di pagamento precaricate si consiglia di accedere nel dettaglio di ciascuna, inserire i dati richiesti ed eliminare nel campo descrizione la dicitura da completare Avanzate In tale sezione è possibile procedere con la configurazione del proprio indirizzo per l invio diretto dei documenti tramite CloudFattura. 6/17

7 E possibile inoltre scegliere il layout di stampa di fatture-parcelle-ricevute, nonché impostare alcune opzioni di stampa sui documenti. Il layout è modificabile anche a livello di singolo documento cliccando sulla voce Dati avanzati presente nel dettaglio del documento stesso Fatt. elettronica Tale sezione consente di effettuare la configurazione dell anagrafica al fine di poter gestire correttamente il processo di generazione delle fatture in formato elettronico. In tal modo, iin fase di creazione del documento, oltre alla creazione e stampa del documento in.pdf sarà possibile generare anche il file in formato.xml (con relativo controllo). 7/17

8 2 Scrivania La Scrivania, tramite la reportistica, permette la visualizzazione di grafici e report di quanto presente in archivio. Selezionando il numero di documento è possibile accedere direttamente al dettaglio dello stesso. Selezionando il valore delle Entrate/Uscite è possibile accedere direttamente alla gestione dei Movimenti di cassa. 8/17

9 3 Fatture Tale sezione è composta da due parti, la prima (1) relativa alla creazione di un nuovo documento e riepilogo di quanto già presente; la seconda (2) di dettaglio del documento selezionato nella prima parte. Cliccando sul pulsante, è possibile procedere con l inserimento di un nuovo documento: 1. è possibile indicare la tipologia di documento fattura/parcella, fattura/parcella proforma, nota credito, in base anche alla configurazione inserita in anagrafica. 2. in questo campo si va ad inserire il destinatario della fattura richiamandolo dalla rubrica, oppure inserendolo ex novo, o infine modificando un cliente/fornitore già presente e riportando le modifiche in fattura (vedi punto 6. Contatti) 3. nel corpo della fattura si inserisce il bene/servizio da fatturare con la stessa logica con cui si è inserito il destinatario (vedi punto 7. Articolo); con gli altri pulsanti è possibile eliminare una riga inserita, visualizzare il dettaglio del bene inserito e invertire l ordine. 4. nella parte in fondo è possibile impostare e gestire la modalità di pagamento a livello di fattura e controllare il riepilogo del netto a pagare e le eventuali casse e ritenute. E possibile procedere al salvataggio della fattura o con l invio cliccando Prosegui Spedisci XML. 9/17

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11 4 Preventivi Tale sezione è composta da due parti: la prima (1) relativa alla creazione di un nuovo preventivo e riepilogo di quanto già presente; la seconda (2) di dettaglio del preventivo selezionato nella prima parte. Accedendo al preventivo è possibile procedere alla creazione della fattura o della proforma, così come duplicare un preventivo, tramite i pulsanti presenti sul fondo della schermata. 5 Ricevute Tale sezione è composta da due parti: la prima (1) relativa alla creazione di una nuova ricevuta fiscale e riepilogo di quanto già presente; la seconda (2) di dettaglio della ricevuta selezionata nella prima parte. 11/17

12 6 Contatti Tale sezione rappresenta la rubrica dei contatti. È possibile inserire una nuova anagrafica selezionando. Nel caso in cui venga inserita un anagrafica in fase di creazione del documento la stessa sarà proposta in questo elenco. Tramite la gestione degli allegati è possibile procedere con l importazione di anagrafiche utilizzando il file.csv/.txt proposto. In fase di importazione viene effettuato un controllo sulla correttezza dei dati. Tramite il pulsante è possibile esportare le anagrafiche presenti in archivio. L inserimento manuale di un contatto, propone la seguente videata Nel tab Altre informazioni è possibile indicare: 12/17

13 un eventuale listino prevalente una % di sconto abbinata all anagrafica cliente una condizione di pagamento prevalente l indicazione dei dati per la fattura elettronica Effettuato il salvataggio qualsiasi momento. il nominativo verrà salvato in archivio e sarà possibile modificarlo in 7 Articoli In tale sezione è possibile inserire prodotti/servizi richiamabili successivamente all interno del documento, oppure si può utilizzare l opzione riga descrittiva per inserire una dicitura senza la valorizzazione di unità/prezzo all interno di un documento. 13/17

14 Come per la sezione Contatti è possibile esportare/importare gli articoli tramite file.csv/txt o manualmente. Inserire un codice articolo, un eventuale categoria (per classificazione), una descrizione. E possibile indicare la descrizione a video (obbligatoria e pratica per la ricerca dell articolo/servizio) e la descrizione in stampa (facoltativa. Se non indicata, in stampa verrà proposto il testo presente in descrizione a video ). E possibile indicare un costo, la % di ricarico in modo che il programma calcoli il prezzo netto o in alternativa si può indicare direttamente il prezzo netto che rappresenta un dato obbligatorio. Indicare l aliquota IVA di riferimento (di default viene proposta l aliquota iva impostata come preferita) ed eventualmente, qualora precedentemente definito, abbinare un listino a questo specifico articolo. 8 Categorie Articoli Tale sezione permette di categorizzare gli articoli. È possibile creare diverse categorie e abbinare le stesse agli articoli. 14/17

15 9 Listini In tale sezione è possibile creare dei listini abbinabili poi a livello di singola anagrafica cliente, oppure direttamente in fase di emissione del documento. Per i vari listini devono essere abbinati gli articoli con il relativo prezzo. 10 Movimenti di cassa Tale sezione permette di gestire Incassi e Pagamenti. Tramite il è possibile inserire una nuova Entrata o Uscita. 15/17

16 In caso di Entrata (1) è possibile richiamare un documento da abbinare all incasso e visualizzare l elenco delle fatture/parcelle ancora da incassare o parzialmente saldate. Qualora sia stato impostato il pagamento a rate, è possibile richiamare la singola rata. 16/17

17 E possibile indicare la modalità con cui il documento è stato incassato e inserire un allegato, come per esempio un estratto della banca. In caso di Uscita (2), è possibile inserire un movimento libero. La gestione dei movimenti di cassa aggiorna in automatico la reportistica della Scrivania. Inoltre, il singolo documento, si aggiorna se lo stesso è saldato, non saldato, parzialmente saldato. 11 Esportazione massiva Tale sezione consente di effettuare l esportazione massiva di file.xml e.pdf. E possibile inviare i documenti all' indicata in fase di registrazione e a quella eventualmente indicata nella sezione Il mio commercialista, impostando il periodo di riferimento, il formato,.xml o.pdf, e il tipo documento. L' conterrà in allegato un file.zip contenente i documenti richiesti; il formato.xml è disponibile solo per le fatture e le note di credito emesse nei confronti di soggetti per i quali è stata abilitata la funzione fatturazione elettronica. Se nel periodo indicato sono presenti documenti non completi, privi per esempio di codice fiscale, partita IVA o metodo di pagamento, questi non saranno inclusi nello.zip generato. 17/17