FAQ della 3 Edizione delle Regole per il Raggiungimento del Riconoscimento IATF

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1 FAQ della 3 Edizione delle Regole per il Raggiungimento del Riconoscimento IATF Le Regole per il Raggiungimento del Riconoscimento IATF, 3 Edizione sono state pubblicate nel In risposta alle domande degli enti di certificazione riconosciuti da IATF sono state stabilite e approvate da IATF le seguenti FAQ. Una FAQ è una spiegazione di una regola o requisito esistenti. Il testo revisionato è evidenziato in blu. Le FAQ 1 4 sono state emesse a Gennaio 2009 e le FAQ 5-7 sono state emesse a Maggio 2009, la FAQ 8 a Ottobre 2009, le FAQ 9 11 emesse ad Aprile 2010, la FAQ 7 revisionata a Settembre 2010, FAQ 9 Eliminata e Nuove FAQ 12&13 Aprile 2011, FAQ 14 Giugno 2011, FAQ 15 Dicembre 2011 e FAQ 15 revisionata e Nuova FAQ 16 Ottobre 2012 Numero Riferimento Regole Requisiti sul contenuto del Certificato 5.13.m Conduzione delle attività di Verifica Ispettiva sul Sito 5.8 Domanda E possibile condurre una verifica ispettiva secondo l ISO/TS 16949:2002 e altre norme sui sistemi di gestione? Laddove organizzazione e fornitore abbiano proprietà comuni, il fornitore come è gestito nell ambito della verifica ispettiva dell organizzazione? Risposta Precedentemente FAQ#26 delle Regole 2 edizione relativa la sezione 5 sui requisiti sul contenuto del certificato. Se un ente di certificazione sotto contratto IATF conduce una verifica ispettiva per soddisfare norme su sistemi di gestione aggiuntive rispetto all ISO/TS 16949:2002, devono essere osservate le Regole per il Raggiungimento del riconoscimento IATF secondo l ISO/TS 16949:2002 Precedentemente FAQ#6 delle Regole 2 edizione Quando il fornitore è presso la medesima ubicazione fisica dell organizzazione, il fornitore deve essere sottoposto a verifica ispettiva come parte dell organizzazione. Vedere Regole 3 edizione, 1.0. Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 1 of 8

2 Numero Riferimento Regole Domanda Risposta Quando il fornitore ha una diversa ubicazione fisica rispetto all organizzazione, il fornitore deve essere trattato all interno del SGQ dell organizzazione come fornitore (vedere ISO/TS 16949: ). 3. Pianificazione della verifica ispettiva Tutte le verifiche ispettive 5.7 Quando un cliente non fornisce tutte le informazioni richieste prima dell audit (Sorveglianza e Ricertificazione) come dovrebbe procedere l ente di certificazione? "Fornitore" nel paragrafo dell ISO/TS 16949:2002 si riferisce ai siti presso i quali si producono parti di produzione o di ricambio specificate dal cliente. Vedere anche definizione di "produzione", dell ISO/TS 16949:2002. Il testo del punto 5.7 è stato revisionato nel Febbraio Il nuovo testo è riportato qui di seguito, e le modifiche sono evidenziate in blu. L ente di certificazione deve garantire che sia predisposto un piano di verifica ispettiva per ogni verifica ispettiva (iniziale, di sorveglianza, di ricertificazione e speciale), per fornire una base di accordo sulle modalità di conduzione e di programmazione delle attività di verifica ispettiva. L attività di pianificazione della verifica ispettiva deve essere effettuata prima dell arrivo sul sito e deve includere, quale elemento in ingresso al piano, il riesame delle seguenti informazioni fornite dal cliente: a) tutti i requisiti del sistema di gestione per la qualità del cliente implementati per soddisfare i requisiti del settore automotive di quei clienti che richiedono la certificazione ISO/TS 16949:2002 dei propri fornitori, anche se tali requisiti vanno oltre l ISO/TS 16949:2002 (per esempio i requisiti specifici del cliente), b) i processi del cliente, tenendo conto delle loro sequenze e interazioni, comprese le funzioni di supporto remote, c) i clienti attuali e i dati sulle prestazioni interne, i risultati delle verifiche ispettive interne e dei riesami della direzione, e tutte queste informazioni applicate ai nuovi clienti dall ultima verifica ispettiva, d) il riepilogo della soddisfazione del cliente e dei reclami, comprese le verifiche dei rapporti dei clienti, i punteggi assegnati dai clienti, e Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 2 of 8

3 Numero Riferimento Regole Domanda gli stati speciali, e) i follow-up su questioni di verifiche ispettive precedenti. L ente di certificazione deve effettuare un analisi delle informazioni fornite che si basi sui rischi, effettivi o potenziali, del cliente, dei prodotti e dei processi, al fine di sviluppare un piano di verifica ispettiva che dimostri la valutazione delle priorità di tutte le attività di verifica ispettiva. Nella creazione del piano della verifica ispettiva, si deve tenere conto delle tempistiche delle attività nei giorni consecutivi, al fine di creare una sequenza che eviti duplicazioni inutili di visite ad un singolo processo. Nota: le linee guida sulla pianificazione della verifica ispettiva sono disponibili nell ISO 19011:2003 e nella Guida IATF alla Verifica Ispettiva per Processi. Seguendo le attività di pianificazione della verifica ispettiva, il piano di verifica ispettiva deve essere comunicato e le date della verifica ispettiva devono essere concordate in anticipo con il cliente. In situazioni (audit di sorveglianza e ricertificazione) dove tutte le informazioni richieste non sono fornite dal cliente prima dell audit, l audit sul sito deve cominciare con la pianificazione dell audit attraverso il riesame di tutte le informazioni con il gruppo della direzione. In queste situazioni, dovrebbe essere aggiunto del tempo all audit per permettere la pianificazione dell audit sul sito. I processi interni degli enti di certificazione devono dare evidenza delle azioni intraprese per ottenere e riesaminare i dati come parte del loro processo di pianificazione dell audit prima dell audit. L IATF / Oversight accetterà lo Sviluppo Personale Continuo raggiunto in modi diversi che vanno dalla formazione autodidatta informale alla formazione in aula formale riguardante sia gli argomenti collegati (altri sistemi di gestione) sia gli argomenti direttamente collegati (settore automotive) - vedere le definizioni al capitolo 10 delle Regole 3 edizione con la seguente attribuzione ponderata: Risposta 4. Mantenimento della certificazione dei valutatori 4.5 Quale metodo sarà utilizzato dall IATF / Oversight per giudicare la validità delle ore di sviluppo personale continuo? Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 3 of 8

4 Numero Riferimento Regole Domanda Risposta Non strutturata: 3ore accettate come 1 ora di SPC (Sviluppo Personale Continuo) Inclusa: formazione aperta e a distanza non valutata e che non conduce a una qualifica, es. lettura di libri tecnici e per la professione o altre pubblicazioni e training on the job. Semi-strutturata: 2 ore accettate come 1 ora di SPC Inclusa: formazione pubblica e a distanza con valutazione formale che scaturisce nell acquisizione di una qualifica, es. moduli di formazione IATF nell ambito del processo di sviluppo del valutatore; preparazione ed erogazione di seminari e corsi di formazione. Strutturata: ogni ora è accettata come 1 ora di SPC Inclusi: corsi di formazione pubblici in aula che scaturiscono nell acquisizione di una qualifica, es. partecipazione a riunioni di enti professionali e partecipazione allo sviluppo di norme. La restrizione che IATF pone sullo Sviluppo Personale Continuo non strutturato riguarda il fatto che questo non può costituire più del 30% delle ore annuali accettabili. SPC dell Auditor nell ambito del sistema ADP I moduli di formazione nell ambito dell ADP devono essere considerati ore semi- strutturate. ISO/TS16949: 4 ore completate = 2 ore SPC Gestione NC: 4 ore completate = 2 ore SPC Approccio per Processi: 6 ore completate = 3 ore SPC Audit dei Core Tools &RSC: 6 ore completate = 3 ore SPC Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 4 of 8

5 5. Eliggibilità per la certificazione ISO/TS 16949: Nell ambito delle Regole 3 edizione è permesso emettere un certificato a un sito OEM che produce veicoli completi? Sì, è permesso. Per l assemblaggio di veicoli OEM, il riesame del contratto e il contratto sono rappresentati dai requisiti di marketing documentati internamente relativamente a marca del veicolo, mix e volumi. 6. Processo completo di ritiro della certificazione Qual è la definizione di audit speciale nell ambito del processo di ritiro della certificazione? Un audit speciale è un audit sul sito di un cliente certificato per indagare su un reclamo, a seguito di cambiamenti nel sito del cliente o per verificare le azioni correttive in caso di sospensione del certificato ISO/TS del cliente. Per chiarezza, una visita sul sito (audit per verificare le azioni correttive come parte del processo di gestione delle non conformità (vedere 5.11), spesso chiamata audit di follow up ), è parte del processo di audit iniziale, di sorveglianza e di ricertificazione e non è considerata un audit speciale. Anche il pre-audit (vedere 6.3) e il riesame di adeguatezza di fase 1 dell audit iniziale non devono essere considerati audit speciali. Sì. Se il certificato ISO/TS di un cliente è sospeso a causa di: 7. Processo completo di ritiro della certificazione e Verifica Gli audit speciali dovrebbero essere inseriti nel database IATF? 1. una delle seguenti condizioni: 8.1 a) reclami sulle prestazioni nei confronti del cliente, o 8.1 b) condizione di stato speciale da un cliente appartenente all IATF, o 8.1 c) audit di sorveglianza con non conformità. 2. e viene effettuato un audit speciale sul sito per verificare l efficace implementazione delle azioni correttive. L ente di certificazione deve inserire questo audit come audit speciale nel database IATF entro 20 Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 5 of 8

6 8. Mantenimento della certificazione dei valutatori 4.5 Il requisito minimo sullo Sviluppo Personale Continuo delle 20 ore si applica a tutti i valutatori o soltanto a quelli che hanno raggiunto il Green Status nell ADP? giorni solari dalla data della riunione di chiusura. Nel caso in cui l ente di certificazione effettui la verifica delle azioni correttive fuori dal sito, l audit speciale non deve essere inserito nel database IATF. Sì. Il requisito minimo per il valutatore di svolgere 20 ore di sviluppo personale continuo all anno, che deve essere una combinazione di argomenti direttamente correlati e argomenti correlati, si applica a tutti i valutatori. Quindi sia la formazione in aula per i nuovi valutatori sia i moduli di formazione dell ADP possono essere utilizzati per il conteggio delle ore minime, sulla base delle definizioni della FAQ 4 riportata sopra. 9. Decisione sulla certificazione Verifica ispettiva di trasferimento 7.0a 11. Redazione del rapporto di verifica ispettiva Mantenimento della certificazione dell auditor 4.5/SI 5 Cosa succede se la decisione sulla certificazione non viene presa entro i 120 giorni, come da requisito? Qual è il punto d inizio per i tre anni precedenti? Può essere emesso un singolo rapporto di audit per audit di siti multipli in uno schema di corporate? Quali tipi di audit contano per soddisfare questo requisito? Eliminata con l introduzione nel 2011 del KPI 120 giorni. Ci deve essere un minimo di 3 anni (- 3 mesi), o 2 anni e 9 mesi tra due audit di trasferimento. No. Ogni audit deve essere inteso come audit del sito. In uno schema di corporate, ogni sito è considerato come sito separato e quindi dovrebbe ricevere il proprio rapporto di audit. Possono essere tenuti in conto i seguenti audits: fase 2, sorveglianza, ricertificazione, trasferimento, special audit e audit dei siti remoti. Nota: Un audit di un sito remoto potrebbe non sempre essere inserito nel Database IATF nel trimestre in cui è stato eseguito. Se questo accade, l Organismo dovrebbe notificare (incluso le evidenze) l Oversight di competenza per assicurare che l auditor non sia posto inattivo alla fine del trimestre. 13. Istituzione del È necessario richiedere Se in una verifica di sorveglianza è scelto un nuovo membro, l Organismo Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 6 of 8

7 gruppo di verifica ispettiva 5.6 una deroga ogni volta che è scelto un nuovo membro del team per una verifica di sorveglianza? non ha bisogno di una deroga da parte dell Oversight se la rotazione dell auditor è dovuta a circostanze come, ma non limitate a: - interruzione, dimissioni, perdita della sponsorizzazione di un auditor - auditor posto inattivo nell ADP e nel Database IATF - conflitto di interessi con il cliente - problemi personali (problemi di salute, decesso ecc.) forza maggiore All Organismo è richiesto il mantenimento delle registrazioni relative ai motivi del cambiamento di auditor nella verifica di sorveglianza. 14. Determinazione dei giorni di verifica ispettiva 5.2.f I lavoratori giornalieri che quindi sono impiegati da un cliente per la durata di un giorno devono essere inclusi nel calcolo dei giorni di verifica ispettiva? Se il nuovo valutatore ha però partecipato al precedente ciclo triennale, è richiesta la preventiva approvazione dell Oversight competente. Sì. Questo requisito è già definito nelle Regole 3 Edizione al punto 5.2.f. (inclusi i lavoratori a tempo indeterminato, part-time, a contratto e a tempo determinato) L Ente di Certificazione deve assicurare che il cliente fornisca tutte le informazioni necessarie per poter determinare il numero reale di lavoratori giornalieri o una media appropriata di lavoratori giornalieri assunti come temporanei. L Ente di Certificazione deve conservare le registrazioni per dimostrare come i lavoratori temporanei sono inseriti nel conteggio. 15 Requisiti contrattuali IATF 2.2 La funzione di decisione sulla certificazione (ved. 5.12) è considerata un attività di certificazione? Sì. Quindi la funzione di decisione sulla certificazione è permessa solo ai dipendenti permanenti dell ente di certificazione. L ente di certificazione deve conformarsi in pieno a questo punto entro il 31 dicembre Dipendenti permanenti sono considerati gli individui direttamente impiegati o a contratto con un singolo ente di certificazione Nota: l ISO/IEC 17021:2006 sezione supporta questa interpretazione dichiarando le decisioni di rilasciare, mantenere, rinnovare, estendere, ridurre, sospendere o revocare la certificazione non devono mai essere Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 7 of 8

8 affidate all esterno. 16 Determinazione del numero di giorni di verifica ispettiva in caso di copertura dei turni di lavoro Rules 5.2 a) Come dovrebbero essere programmati dall ente di certificazioni giorni più lunghi per coprire i turni? Un giorno di audit (8 ore) può essere esteso solo per coprire un terzo turno che opera fuori dal normale giorno di lavoro di 8 ore. Le ore aggiuntive spese ad auditare il terzo turno non possono superare un massimo di 0,5 giorni di audit (cioè 4 ore) per audit. Rules for Achieving IATF Recognition 3 rd Edition FAQ s; Page 8 of 8