Seconda giornata I processi e gli strumenti per individuarli e descriverli

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1 EVENTO REGIONALE DGRT n. 331/2016 RAQ SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITA NELL AMBITO DELLA PREVENZIONE COLLETTIVA Seconda giornata I processi e gli strumenti per individuarli e descriverli

2 Obiettivo Come si può applicare l approccio per processi nella certificazione ISO 9001:2015 dei Dipartimenti della Prevenzione della Regione Toscana

3 I processi possono essere gestiti con il ciclo PDCA Plan Do Check Act Stabilire gli obiettivi e costruire i processi necessari per ottenere i risultati implementare quanto pianificato monitorare e misurare processi e risultati in rapporto agli obiettivi intraprendere azioni per migliorare i risultati dei processi

4 Cos'è l'approccio per processi? Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni per ottenere i risultati attesi

5 Gestione sistematica i processi non devono essere solo descritti, ma anche: gestiti (es. responsabilità, risorse, informazione documentata necessaria) 1 integrati tra loro (per questo esiste il SGQ) per dare fiducia sul raggiungimento degli obiettivi. 2

6 Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni: definire anche le interazioni tra i vari processi 3

7 Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni: La descrizione dei processi e delle loro interazioni è per definizione specifica di ogni organizzazione (ogni DP deve individuare le proprie specificità in una cornice comune) 3

8 Esempi Ogni azienda ha: un regolamento di organizzazione con scelte legittimamente diverse; una struttura qualità con il DP dovrà confrontarsi; modalità proprie di applicare normative: privacy ; trasparenza e prevenzione corruzione; differenti impostazioni della CdS.

9 Cos'è l'approccio per processi? Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni per ottenere i risultati attesi: 4 I risultati attesi sono definiti in precedenza in relazione agli obiettivi, e sono misurati (prestazioni dei processi) 9

10 Cos'è l'approccio per processi? Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni per ottenere i risultati attesi: 4 Gli obiettivi possono essere di natura strategica (es. LEA), operativa (es. volumi di attività), ecc.

11 Cos'è l'approccio per processi? Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni per ottenere i risultati attesi: 4 Misurazione non equivale a monitoraggio

12 Cos'è l'approccio per processi? Gestione sistematica dei processi e delle loro interazioni per ottenere i risultati attesi: Lo stesso processo può produrre diverse prestazioni (outputs) in relazione a variabili del processo

13 Esempio: Processo pareri (PF 1) Variabili per ogni PF: norme di riferimento, obiettivi specifici, risorse, Risultato: oggetti diversi con criteri gestionali e operativi diversi

14 Esempio: Processo pareri (PF 1) Risultato: Lo stesso processo produce più prestazioni Il SG deve associare univocamente processo e prestazioni (ad es, attraverso un repertorio ) Il SG deve garantire che tutte le prestazioni siano gestite correttamente.

15 Esempio: Processo controllo ufficiale (in questo caso sono anche più PF: 2, 25, 26, 4, 49, ecc.)

16 L'approccio per processi Consente (tra l altro) al personale di comprendere meglio il proprio ruolo (operativo) nell organizzazione, dando l opportunità di cogliere una logica complessiva di risultato ( la struttura ha raggiunto l'obiettivo ) anziché una logica orientata al compito ( tu pensa a far bene il tuo, che io faccio bene il mio ).

17 L'approccio per processi Consente (eventualmente) di rappresentare e comunicare alle parti interessate le modalità operative dell organizzazione

18 Visione classica (descrizione)... Processo X Input Attività 1 Attività 2 Attività n Output

19 Visione più avanzata (correlazione con obiettivi e risultati) Obiettivi Risultati attesi Input Processo X Attività 1 Attività 2 Attività n Output Obiettivi? Risultati?

20 Ma anche... (es.processi strategici) Obiettivi Responsabilità e autorità Risorse Definizione processo Processo X Attività 1 Attività 2 Attività n

21 E anche (interazione tra processi)... Processo Y Processo X Attività 1 Attività 2 Attività m Attività n

22 Visione complessiva (include PDCA) Obiettivi Risultati attesi Responsabilità e autorità Risorse Processo Y Input Processo X Attività 1 Controllo e miglioramento Attività 2 Attività m Attività n Output Risultati?

23 Risk based thinking Rischi associati al processo Processo X R (X1) Attività 1 R (X2) Attività 2 R (X3) Attività n

24 Risk based thinking Rischi associati alle attività (specifici) Attività 1 R (A1) Attività 2 R (A2) Attività n R (An)

25 Non solo rischi Processo X Attività 1 Attività 2 Rischi associati al processo R (X1) R (X2) R (X3) Opportunità O (X1) O (X2) O (X3) Attività n

26 Non solo rischi Rischi associati al processo Opportunità Controlli Processo X R (X1) O (X1) C (X1) Attività 1 R (X2) O (X2) C (X2) Attività 2 R (X3) O (X3) C (X3) Attività n

27 Ecco perché nella norma scompaiono come tali le A/P Rischi associati al processo Opportunità Controlli Azioni Processo X R (X1) O (X1) C (X1) R (X1) Attività 1 R (X2) O (X2) C (X2) R (X2) Attività 2 R (X3) O (X3) C (X3) R (X3) Attività n

28 Tipologie di processi Del SGQ Leadership Riesame Audit interni Verifiche Monitoraggio Misurazioni Strategici Politiche Obiettivi VdR Comunicaz. Operativi Erogazione servizio Monitoraggio Misurazioni Gestione emergenze Di supporto Di supporto Procedure amministrative Infrastruttura fisica Infrastruttura informatica

29 Proviamo ad elencare i processi delle diverse tipologie (da integrare nel SGQ) Del SGQ Strategici Operativi Di supporto

30 Obiettivi per i DP 1.Individuare un repertorio comune di processi delle varie tipologie

31 Obiettivi per i DP 2.Associare ai processi le prestazioni previste (repertorio prestazioni)

32 Obiettivi per i DP 3.Descrivere con criteri omogenei le attività associate ai processi

33 Obiettivi per i DP 4.Individuare in modo omogeneo gli obiettivi (strategici ed operativi) di ciascun processo

34 Obiettivi per i DP 5.Individuare le responsabilità generali per i processi e le responsabilità specifiche per le singole attività (es. chi-fa-che cosa con una matrice di responsabilità)

35 Obiettivi per i DP 6.Individuare le risorse necessarie per la conduzione di ogni processo

36 Obiettivi per i DP 7.Descrivere i risultati attesi da ciascun processo (non solo volumi di attività)

37 Obiettivi per i DP 8.Descrivere ciascun processo (input, attività, interazioni, ecc.) ad es. con flow-chart o matrici

38 Obiettivi per i DP 9.Descrivere le modalità di monitoraggio delle prestazioni di ciascun processo (non solo monitoraggio del prodotto finale)

39 Obiettivi per i DP 10.Individuare i punti di controllo di ciascun processo e le tipologie di controlli previste

40 Obiettivi per i DP 11.Valutare i rischi associati a ciascun processo (e/o singole attività) con modalità omogenee

41 Obiettivi per i DP 12.Individuare le azioni necessarie per prevenire/ridurre/gestire i rischi associati ai processi (e/o a singole attività)

42 A che punto siamo? Molti di questi elementi esistono già, con forme e rappresentazioni molto eterogenee, nei SG esistenti dei DP

43 A che punto siamo? Si tratta di avviare (da oggi) un percorso di condivisione dei concetti di base (almeno questi), per proseguire con la convergenza sugli strumenti (i i più semplici possibile) per rappresentare i diversi aspetti.

44 A che punto siamo? Non occorre reinventare la ruota: nei vari SGQ esistono molti buoni esempi (punti di forza) che possono essere condivisi da tutti.

45 ESERCITAZIONE Descrizione di un processo