Le nuove procedure Entratel per l assistenza fiscale

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1 Focus di pratica professionale di Cristina Aprile Le nuove procedure Entratel per l assistenza fiscale Premessa Con circolare n.30/e del 25 giugno 2009, l Agenzia delle Entrate ha fornito i chiarimenti necessari connessi al Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate del 10 giugno 2009 emanato in adempimento alle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali. Con Provvedimento del 18 settembre 2008 il Garante aveva infatti previsto che l Agenzia delle Entrate dovesse realizzare un piano di riforma dei canali Entratel e Fisconline per adeguarli a migliori standard di sicurezza, richiedendo: l introduzione di un sistema di scadenza delle password; il divieto di utilizzo di credenziali generiche, di cui sono attualmente titolari i soggetti diversi da persona fisica (società, enti pubblici e privati); l attribuzione di utenze telematiche ad personam, idonee a identificare direttamente ogni singolo incaricato che fisicamente effettua la transazione in nome e per conto della società ovvero, lato sensu, di altra tipologia di ente pubblico o privato. Vediamo nel dettaglio i principali aspetti. Introduzione della scadenza delle password È già operativo, dallo scorso 4 febbraio, il processo di rinnovo delle password che ha interessato gradualmente gruppi omogenei di utenti, ai quali sono state messe a disposizione funzionalità di avviso di scadenza e di cambio password. Il passaggio al nuovo meccanismo, che obbliga al cambiamento periodico dei parametri d accesso, è stato gestito dall Agenzia delle Entrate, prevedendo la preventiva comunicazione personalizzata ai singoli utenti in merito alla necessità di modificare la password. Ciò attraverso: un messaggio personalizzato pubblicato nell area autenticata del sito un messaggio sms ovvero tramite dedicato ai servizi telematici; per coloro che hanno aderito al servizio SMS & presente nel menu Proposte dell area autenticata nel sito Si tratta di un cambiamento importante nella gestione quotidiana degli adempimenti di Studio; va infatti considerato che la password prescelta è sottoposta ad obbligatoria modifica entro la scadenza prevista in 90 giorni. Questa tempistica comporta la necessità di programmare il suo cambiamento in tempo utile, non a cavallo con le date di obbligatorio invio telematico. Poiché, in via generale, le principali scadenze che obbligano alla realizzazione di invii telematici cadono a metà mese o fine mese, è opportuno effettuare il primo prossimo cambiamento nei primi 7/10 giorni del mese di scadenza della password, in modo che da lì in poi le successive scadenze e connessa necessità di modifica, cadano sempre in quell arco temporale a minor rischio. Divieto di utilizzo di credenziali generiche Per quanto concerne questa criticità, l Agenzia delle Entrate ha modificato radicalmente l assetto degli accessi ai servizi telematici da parte dei soggetti diversi dalle 18

2 persone fisiche. Questi ultimi sono tenuti a comunicare all Agenzia delle Entrate, entro il 31 agosto 2009, i nominativi dei cosiddetti gestori incaricati, posto che a partire dal 1 settembre 2009 tutte le credenziali generiche saranno disattivate. Le nuove figure nel panorama degli invii telematici sono due: gestori incaricati; operatori incaricati. Sono persone fisiche che devono comunicare al sistema, a loro volta, eventuali operatori incaricati. Sono segnalati all Agenzia delle Entrate per il ruolo di operatore incaricato a cura dei gestori incaricati. Hanno il compito di creare e manutenere la lista degli operatori incaricati. Sono operatori che hanno il compito di utilizzare i servizi telematici in nome e per conto dell ente (pubblico o privato) che li ha autorizzati in tal senso 1. Possono agire materialmente anche come operatori incaricati. Sono quindi coloro che effettueranno in concreto le transazioni telematiche in nome e per conto del soggetto diverso dalla persona fisica 2. Tutto ciò premesso, va detto che un medesimo soggetto può essere incaricato da più entisocietà deleganti diversi tra loro. Questo chiarimento risulta basilare alla luce del fatto che il Professionista spesso opera per conto di una pluralità di clienti e, conseguentemente, una pluralità di soggetti diversi dalle persone fisiche che provvederanno ad incaricarlo per l effettuazione degli invii telematici normativamente prescritti. Soggetti diversi da persone fisiche Entro il 31 agosto 2009 M I A C M U I C A GESTRI ICARICATI (persone fisiche) Da un minimo di 1 ad un massimo di 4, per ciascuna delle sedi telematiche; eventuali PERATRI ICARICATI che hanno il compito di utilizzare i servizi telematici in nome e per conto dell ente. 1 2 Anche la persona fisica titolare di abilitazione al canale Entratel può provvedere alla loro nomina. Tuttavia, come si dirà più oltre, anche persona fisica titolare di abilitazione al canale Entratel che abbia prescelto questa nuova modalità operativa. 19

3 Va considerato che, a decorrere dal 1 novembre 2009, l Agenzia delle Entrate procederà alla revoca, d ufficio, delle abilitazioni ai servizi telematici degli utenti diversi dalle persone fisiche che non hanno perfezionato gli adempimenti sopra descritti. L attivazione delle nuove procedure diventano quindi un must del mese di agosto. La nomina dei gestori incaricati va effettuata a cura del rappresentante legale o negoziale (risultante in anagrafe tributaria) della persona non fisica con una delle seguenti modalità: online presentando un apposito modulo cartaceo mediante un apposita funzione del sito dedicato ai servizi telematici 3 ; all ufficio dell Agenzia delle Entrate che ha rilasciato l abilitazione, se l utente è già abilitato; ovvero presso qualsiasi ufficio della Regione in cui l ente ha il proprio domicilio fiscale, se l utente non è ancora abilitato. Come chiarito dalla circolare, i rappresentanti legali dei soggetti diversi dalle persone fisiche devono possedere autonoma abilitazione al canale Entratel o al canale Fisconline, a seconda dei requisiti posseduti ai fini della trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali. on è da dimenticare che anche le persone fisiche, titolari di abilitazione al canale Entratel, possono avvalersi del nuovo sistema se, in ragione del particolare assetto organizzativo (per esempio professionisti che si avvalgono di collaboratori), si rende opportuna o necessaria l individuazione del soggetto effettivo della transazione telematica. In questa ipotesi, la persona fisica comunica i gestori incaricati rivolgendosi all ufficio competente; ma è già in previsione la messa a punto di una funzione online che permetta di effettuare la suddetta comunicazione. È importante tenere presente che: il rappresentante legale può essere anche un gestore incaricato ; come sopra visto, i gestori incaricati possono agire materialmente anche come operatori incaricati, ma non viceversa. Poiché i gestori e gli operatori incaricati possono agire: sia in nome e per conto proprio; che in nome e per conto della persona giuridica che li ha designati; essi saranno tenuti a specificare l utenza con la quale intendono operare sui servizi telematici. Ciò verrà fatto mediante un apposita funzione che verrà resa disponibile sul sito all atto dell invio del documento 4. Le nuove modalità di abilitazione al canale Entratel Le nuove modalità di abilitazione al canale Entratel prevedono che l utente: si colleghi al sito dedicato ai servizi telematici; selezioni la funzione Se non sei ancora registrato ai servizi presente nella home-page; 3 4 Si rinvia, per il dettaglio, all allegato tecnico annesso alla C.M. n.30/e/09. Per il dettaglio, si veda l allegato tecnico alla C.M. n.30/e dell Agenzia delle Entrate. 20

4 inoltri, via web, all Agenzia delle Entrate, una richiesta di pre-iscrizione, selezionando l apposito link. Se il richiedente è un soggetto diverso da persona fisica, il relativo rappresentante legale deve inserire il proprio codice fiscale e specificare se la richiesta riguarda la sede principale o, in aggiunta, eventuali sedi secondarie. In tale ultima eventualità, è necessario specificare il numero (cardinale) di sedi per cui si richiede la pre-iscrizione; ricavi, così, il codice di pre-iscrizione, che si ottiene inserendo il protocollo della richiesta; stampi un modulo, contenente il numero di protocollo attribuito alla richiesta di preiscrizione, da presentare entro 30 giorni dalla ricezione del codice di pre-iscrizione in ufficio, unitamente alla domanda di abilitazione, redatta sui moduli cartacei finora utilizzati, i quali restano differenziati a seconda che si tratti di persona fisica, di soggetto diverso da persona fisica ovvero di Amministrazioni Pubbliche. Al termine della procedura descritta, all utente viene attribuita una busta virtuale, il cui numero è indicato nell attestazione consegnata dall operatore. Il numero di busta è indispensabile per effettuare il prelievo delle credenziali necessarie alla generazione dell ambiente di sicurezza e all accesso nelle aree riservate del sito web dedicato ai servizi telematici. A tal fine, l utente seleziona, dal menù Primo accesso del sito web dei servizi telematici, la funzione che consente il prelievo dei dati, dopo aver inserito: il numero di protocollo che identifica la richiesta; il codice di pre-iscrizione; il numero della busta ottenuto dall ufficio. Sarà così in grado di visualizzare il contenuto della busta virtuale e, cioè: i dati della sezione I, che consentono l accesso al sito web a coloro che continuano ad utilizzare la connessione diretta via modem o ISD alla VP dei Servizi telematici; i dati della sezione II, che consentono l accesso all area riservata del sito web il PICDE, necessario per la generazione dell ambiente di sicurezza. Contenuto della Busta virtuale Sezione I Sezione II Pincode Dati che consentono l accesso al sito web a coloro che continuano ad utilizzare la "connessione diretta via modem o ISD" alla VP dei Servizi telematici. Dati che consentono l accesso all area riservata del sito web ecessario per la generazione dell ambiente di sicurezza. Poiché l accesso al servizio dovrà essere effettuato dai gestori incaricati o dagli eventuali operatori incaricati appositamente designati, saranno essi i nuovi utenti Entratel a generare l ambiente di sicurezza del delegante e a consegnare a quest ultimo i supporti di memorizzazione sui quali detto ambiente sarà registrato. Le nuove procedure per la trasmissione telematica Di seguito si riassumo gli step che devono essere effettuati per la trasmissione telematica, proponendo in grassetto i passaggi chiave connessi alle novità sopra viste. 21

5 Compilazione del documento in formato elettronico Controllo del contenuto del documento elaborato in formato elettronico I documenti continueranno a poter essere redatti con software: resi gratuitamente disponibili da parte dell Agenzia delle Entrate (nella sezione Software del sito); reperibili sul mercato purché in grado di predisporre i documenti in conformità alle specifiche tecniche di volta in volta approvate dall Agenzia delle Entrate. Il controllo del documento continuerà a dover essere effettuato laddove si sia usato un software di compilazione diverso da quello distribuito dall Agenzia delle Entrate. Il controllo è finalizzato alla verifica della conformità dei documenti in trasmissione alle specifiche tecniche e di formato previste dall Agenzia delle Entrate per quello specifico modello telematico, controllo preordinato alla possibilità di invio del documento stesso. Predisposizione file da trasmettere Invio del file del Il documento da trasmettere a cura dell operatore incaricato continuerà a dover essere firmato e protetto, (azione che comporta l acquisizione dell estensione.ccf da parte del file), in modo da: renderne certa la sua provenienza; consentirne la lettura soltanto dall Agenzia delle Entrate. A tal fine, l utente delegante: utilizza l applicazione FileInternet e firma il file con il codice Pin, se è abilitato al canale Fisconline; firma il file con i codici di autenticazione relativi all ambiente di sicurezza, creato tramite l applicazione Entratel sulla base dei dati contenuti nella busta virtuale consegnatale con le procedure sopra viste. Il gestore incaricato o l operatore incaricato provvede all invio: accedendo, dapprima, alla pagina principale del sito dedicato ai servizi telematici con le proprie credenziali (utente e password); scegliendo l utenza di lavoro, che gli consente di manifestare la volontà di trasmettere in nome e per conto del soggetto diverso da persona fisica; utilizzando, infine, la funzione Invia del menu Strumenti del sito dedicato ai servizi telematici (ferma restando la possibilità di avvalersi delle funzioni equipollenti contenute nella applicazioni FileInternet ed Entratel, a seconda che il soggetto per conto del quale si effettua l invio sia un utente, rispettivamente, Fisconline o Entratel). Come visibile aprendo la maschera di invio del file, l applicazione Entratel è stata aggiornata per consentire anche l uso della funzionalità: Documenti; Invia da parte di un gestore o di un incaricato che trasmette documenti per conto dell utente che lo ha autorizzato. Elaborazione dei dati trasmessi Una volta ricevuti i file, l Agenzia delle Entrate ne verifica: il codice di autenticazione; l univocità del file; la conformità del file alle specifiche tecniche prescritte. 22

6 Gestione delle comunicazioni di avvenuta presentazione (ricevute) restituite dall Agenzia delle Entrate Effettuato l invio, l utente riceve un messaggio, contenente il numero di protocollo attribuito dal sistema al file, che conferma o meno l avvenuta ricezione del file. L attestazione prodotta può essere di due tipi: una comunicazione di avvenuta presentazione; una comunicazione di scarto, se i dati non sono corretti o non sono stati rispettati i requisiti per la trasmissione telematica. Va tenuto presente che per gli invii effettuati: dai gestori incaricati e dagli operatori incaricati in nome e per conto della persona non fisica; ovvero della persona fisica utente Entratel, che abbia designato gli incaricati; le comunicazioni dell Agenzia delle Entrate attestanti l avvenuta presentazione (ricevute) possono essere consultate da qualsiasi persona fisica inserita nella lista dei gestori incaricati o degli operatori incaricati, in quanto autorizzati ad agire in nome e per conto del delegante sull utenza di quest ultimo. Conclusioni Il ruolo del Professionista che assiste l Azienda nei contatti con l Agenzia delle Entrate è sempre maggiore. E questo sta avvenendo attraverso un progressivo coinvolgimento dei sistemi informatici, attraverso i quali vengono trasmesse tutte le informazioni fiscalmente rilevanti che accompagnano l azienda nel suo percorso. Le novità sopra esposte vanno quindi viste come un passo inevitabile per regolamentare in maniera più ferrea, controllata e controllabile i soggetti e le modalità di contatto con l Agenzia delle Entrate che l utente delegato (Professionista in via generale) effettua per conto dell Azienda. Va segnalato che queste nuove procedure di autorizzazione che portano alla nascita delle figure del gestore incaricato e dell operatore incaricato richiedono un attività preparatoria in tempi brevi, considerato che l operatività ha già il suo start-up dal primo di settembre. 23