Normativa italiana del documento informatico: prospettive ed evoluzione Floretta Rolleri Componente del CNIPA e.mail:

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1 Normativa italiana del documento informatico: prospettive ed evoluzione Floretta Rolleri Componente del CNIPA e.mail: 1

2 Il CNIPA Il Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l'attuazione delle politiche del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, con autonomia tecnica, funzionale, amministrativa, contabile e finanziaria e con indipendenza di giudizio. 2

3 Missione del CNIPA Contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della PA, attraverso la realizzazione dell amministrazione digitale Favorire la realizzazione dei diritti sanciti dal Capo I, sezione II del CAD, Diritti dei cittadini e delle imprese, mediante l uso innovativo delle tecnologie dell informatica e delle telecomunicazioni 3

4 Quadro normativo di riferimento d. lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell art. 2, comma 1, lettera mm), della L. 23 ottobre 1992, n. 421 d. lgs. del 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali L. 9 marzo 2004, n. 4 Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici 4

5 Quadro normativo di riferimento L. 30 dicembre 2004, n. 311 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (finanziaria 2005) DPR 1 marzo 2005, n. 75 Regolamento di attuazione della legge 9 gennaio 2004, n. 4 per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale L. 24 dicembre 2007, n. 244 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (finanziaria 2008) 5

6 Funzioni del CNIPA 6

7 Consulenza e proposta Assiste il Presidente del Consiglio dei Ministri nella predisposizione delle politiche del Governo in materia di amministrazione digitale, nonché nella elaborazione di studi, schemi di disegni di legge, regolamenti, atti d indirizzo Riferisce periodicamente al Presidente del Consiglio dei Ministri sull attuazione delle politiche in materia di sviluppo dell amministrazione digitale Cura i rapporti a livello tecnico-operativo in materia di amministrazione digitale con gli organismi dell Unione europea, con gli organismi internazionali e con i corrispondenti organismi di altri Paesi, anche ai fini dell adozione di standard, promuovendo, altresì, l attuazione della normativa dell U. E. nelle materie di competenza 7

8 Consulenza e proposta Fornisce, nell ambito delle direttive del Presidente del Consiglio dei Ministri e in coerenza con le indicazioni della Conferenza unificata, assistenza tecnica alle regioni e agli enti locali per la realizzazione delle politiche di innovazione tecnologica e di informatizzazione e per l utilizzo delle risorse finanziarie pubbliche destinate a dette politiche Propone e promuove nei confronti delle regioni e degli enti locali e di loro associazioni, nonché di altri organismi pubblici e privati azioni volte allo sviluppo di iniziative finalizzate alla realizzazione di sistemi innovativi di ICT, anche attraverso specifici momenti di interazione e confronto 8

9 Consulenza e proposta Partecipa ai lavori della Conferenza permanente per l innovazione e le tecnologie Svolge, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, i compiti finalizzati alla fruibilità informatica dei dati tra le pubbliche amministrazioni centrali e, d intesa con la Conferenza unificata, tra le amministrazioni centrali medesime e le regioni e le autonomie locali 9

10 Consulenza e proposta Tiene gli opportuni contatti con le PA, le strutture delle regioni e degli enti locali, le imprese e le loro associazioni, nonché con i soggetti portatori di interessi collettivi diffusi, avvalendosi sia di audizioni, sia di strumenti telematici, in particolare in forma di forum permanente, su temi specifici di interesse per l amministrazione digitale anche ai fini della promozione della sicurezza e della diffusione dell utilizzo delle nuove tecnologie e della valorizzazione di forme di partecipazione all informazione e alla conoscenza Svolge attività di supporto, consulenza e assistenza per PA ed organismi di diritto pubblico 10

11 Emanazione di normative tecniche e standard, vigilanza e controllo Cura la redazione di normative tecniche di livello secondario, quali linee guida e guide tecniche ; Emette pareri su normative di competenza di altri soggetti nei casi previsti dall ordinamento, in particolare in materia di: disponibilità e sicurezza informatica dei dati; dematerializzazione e gestione dei documenti informatici; pagamenti informatici anche in relazione alla fatturazione elettronica; libri, scritture e repertori, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull ordinamento del notariato e degli archivi notarili 11

12 Emanazione di normative tecniche e standard, vigilanza e controllo Contribuisce al rispetto delle norme in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari Opera come autorità di certificazione ed è preposto alla tenuta di elenchi e registri nei casi previsti dall ordinamento Cura la tenuta del Repertorio nazionale dei dati territoriali e del Repertorio dei formati aperti utilizzabili nelle pubbliche amministrazioni, nonché la banca dati dei programmi informatici riutilizzabili 12

13 Emanazione di normative tecniche e standard, vigilanza e controllo Svolge i compiti in tema di monitoraggio, verifica e proposizione di soluzioni tecniche funzionali, in particolare in applicazione delle disposizioni concernenti: l accessibilità agli strumenti informatici; i siti delle pubbliche amministrazioni centrali; l utilizzo della posta elettronica certificata; l utilizzo dei servizi Voce tramite protocollo Internet (VoIP); la salvaguardia dei dati e delle applicazioni informatiche nonché la continuità operativa dei servizi informatici e telematici, anche in caso di disastri e di situazioni di emergenza 13

14 Emanazione di normative tecniche e standard, vigilanza e controllo Collabora con il Comitato di indirizzo e coordinamento dell informazione statistica Svolge azioni per la risoluzione di contrasti operativi tra le PA sui sistemi informativi automatizzati Contribuisce all attuazione di iniziative volte al completamento delle attività di informatizzazione della normativa statale vigente e al coordinamento dei programmi di informatizzazione e di classificazione della normativa regionale, all adeguamento agli standard adottati dall Unione europea delle classificazioni in uso nelle banche dati normative pubbliche e all adozione di linee guida per la promulgazione e la pubblicazione telematica degli atti normativi nella prospettiva del superamento dell edizione a stampa della Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, 14

15 Valutazione preventiva, in itinere ed a posteriori, coordinamento Formula, in coerenza con le indicazioni del Governo e dell Unione europea e tenendo anche conto dell evoluzione del settore ICT a livello nazionale e internazionale, le linee strategiche, il piano triennale dell ICT delle amministrazioni, i relativi aggiornamenti annuali e la relazione annuale, nonché il piano operativo annuale, che rivede la programmazione alla luce delle effettive disponibilità finanziarie delle amministrazioni, anche sulla base delle leggi finanziaria e di bilancio; Svolge attività di monitoraggio dell attuazione dei piani di informatizzazione delle amministrazioni; Svolge i compiti istruttori necessari alla Commissione di coordinamento del SPC 15

16 Valutazione preventiva, in itinere ed a posteriori, coordinamento Formula pareri alle amministrazioni sulla coerenza strategica e sulla congruità economica e tecnica degli interventi e dei contratti relativi all acquisizione di beni e servizi informatici e telematici, anche ai sensi dell art. 8 del decreto legislativo, e monitora l esecuzione degli interventi e dei contratti suddetti Verifica i risultati conseguiti dalle singole PA sotto il profilo dell efficienza, efficacia e qualità dei sistemi informativi automatizzati Effettua valutazioni, sia preventive sia a posteriori, sull impatto di iniziative innovative nel settore dell ICT Cura i rapporti con i responsabili dei sistemi informativi informatizzati 16

17 Predisposizione realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione Collabora all attuazione delle politiche del Governo in materia di amministrazione digitale attraverso la realizzazione, gestione e valutazione - direttamente o avvalendosi di soggetti terzi - di specifici programmi e progetti. In particolare, elabora piani e progetti comuni a più amministrazioni e promuove la diffusione delle soluzioni realizzate - anche attraverso il riuso di programmi informatici e l adozione di programmi a codice sorgente aperto (open source) 17

18 Predisposizione realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione Svolge i compiti attributi dall ordinamento in materia reti telematiche delle pubbliche amministrazioni e di sistema pubblico di connettività (SPC), nonché di rete internazionale della pubblica amministrazione (RIPA) ed è responsabile della connessa progettazione, realizzazione, gestione ed evoluzione Svolge i compiti di cui alla legge finanziaria 2005, in materia di razionalizzazione ed eliminazione delle duplicazioni e sovrapposizioni nelle applicazioni informatiche e nei servizi, nelle infrastrutture di calcolo, telematiche e di comunicazione 18

19 Predisposizione realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione Promuove e sviluppa iniziative innovative in materia di reingegnerizzazione dei processi nelle amministrazioni pubbliche finalizzate alla realizzazione dell amministrazione digitale, mediante l adozione di metodologie per la qualità e per i relativi aspetti organizzativi e la realizzazione di sistemi innovativi di ICT anche in materia di carte elettroniche e di fatturazione elettronica Svolge compiti in materia di formazione informatica del personale delle pubbliche amministrazioni Sviluppa forme di partenariato con organismi - pubblici e privati - università e enti di ricerca, operatori del mercato e terzo settore, finalizzate all avvio di soluzioni prototipali nell utilizzo delle nuove tecnologie 19

20 Modalità di azione del CNIPA Consulenza e proposta su strategie e azioni puntuali rivolte ai decisori politici, alle pubbliche amministrazioni e agli operatori del settore Redazione di normative tecniche a livello secondario, quali linee guida e guide tecniche, sia emesse dal CNIPA, sia da parte delle amministrazioni, con il supporto del CNIPA Valutazione - ex ante (di coerenza con le strategie nazionali di innovazione del Governo), in itinere (durante l attuazione dei progetti programmati), ed ex post (sui risultati raggiunti) - delle attività ICT della Pubblica Amministrazione centrale, sia a livello strategico, sui Piani pluriennali di sviluppo dei sistemi informativi, sia a livello di singoli interventi, che per legge sono sottoposti a parere di congruità tecnica ed economica Definizione e gestione di progetti dimostrativi, ad alto impatto innovativo, nell uso dell ICT nella P.A. centrale, nelle regioni e negli enti locali. 20

21 La normativa italiana del documento informatico 21

22 Basi normative dell Amministrazione Digitale < L. 59/97 Delega per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa DPR 513/97 Regolamento per la formazione, l archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici Documento informatico, Firma digitale DPR 445/00 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Documento informatico, Firma digitale, Conservazione, Protocollo Codice dei beni culturali e del paesaggio Protocollo Informatico Processo civile telematico Accessibilità 2005 D.Lgs. 82/05 Codice dell Amministrazione Digitale Documento informatico, Firma digitale, Conservazione, Trasmissione, Carte Sistema Pubblico di Connettività Servizi postali 2006 D.Lgs. 159/06 Integrazione e aggiornamento al Codice dell Amministrazione Digitale Come sopra + SPC 2008 L. 133/2008 Art. 51. Comunicazioni e notificazioni per via telematica Giustizia Privacy Posta Elettronica Certificata Accesso alla documentaz. amministrativa

23 Principali norme in vigore Leggi e regolamenti TU (per il protocollo) CAD (per tutti gli altri argomenti) Regole tecniche Per il protocollo informatico DPCM 31 ottobre 2000 Per la firma digitale DPCM 13 gennaio 2004 Per la conservazione dei documenti Deliberazione CNIPA n. 11/2004 Per i documenti fiscali DM MEF 23 gennaio 2004 Circolare Ag. Entrate 36 E 12/2006 Per la posta elettronica certificata D.P.R. 11 febbraio 2005, n

24 ...Processo telematico Il più recente tassello nell evoluzione del processo telematico è costituito dal DM 17 luglio La genesi è nel regolamento recante disciplina sull uso degli strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti da Il Sole 24 ore 15 settembre 2008

25 ...Processo telematico Il DM fissa lo schema di interazione tra l Ufficio giudiziario ed i soggetti esterni abilitati (avvocati ed ausiliari del giudice). L interazione può avvenire dopo che il soggetto esterno si è accreditato presso un soggetto terzo, denominato Punto di Accesso (Consiglio Nazionale Forense), che funge da garante nei confronti del soggetto esterno e da snodo dei flussi documentali

26 ...Processo telematico I documenti, in formato PDF, viaggiano imbustati in una struttura XML che riporta, con opportuna codifica, i metadati associati all atto. La sicurezza dei flussi documentali è assicurata dall autenticazione forte, dalla firma digitale dei documenti e dalla cifratura dei medesimi. Le chiavi segrete necessarie per tali funzioni di sicurezza devono essere memorizzate su smart card.

27 ...Processo telematico I flussi documentali sono veicolati da messaggi di posta elettronica conformi allo standard smtp, oramai universalmente adottato. Tale standard è però arricchito da alcune funzionalità per generare ricevute elettroniche, opponibili a terzi, che attestino l invio e la consegna dei messaggi. Le funzioni rese disponibili e le scelte tecniche sono analoghe a quelle della posta elettronica certificata regolamentata dal DPR 11 febbraio 2005 ma, a differenza di quest ultima, la posta del processo telematico è riservata agli uffici giudiziari ed ai soggetti esterni abilitati.

28 ...Processo telematico art. 51, L. 133/2008 Art. 51 della Legge 133/2008 prevede che: 1. a decorrere dalla data fissata con uno o più decreti del Ministro della giustizia, le notificazioni e comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all'indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell'articolo 7 del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, relativa al processo telematico, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. 4. A decorrere dalla data fissata ai sensi del comma 1, le notificazioni e le comunicazioni di cui ai commi 1 e 2 dell'articolo 17 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5, si effettuano ai sensi dell'articolo 170 del codice di procedura civile.

29 ...Processo telematico art. 51, L. 133/ All'articolo 16 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 gennaio 1934, n. 36, sono apportate le seguenti modificazioni: a) dopo il primo comma è aggiunto il seguente: «Nell'albo è indicato l'indirizzo elettronico attribuito a ciascun professionista dal punto di accesso ai sensi dell'articolo 7 del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123»; b) il quarto comma è sostituito dal seguente: «A decorrere dalla data fissata dal Ministro della giustizia con decreto emesso sentiti i Consigli dell'ordine, gli albi riveduti debbono essere comunicati per via telematica, a cura del Consiglio, al Ministero della giustizia nelle forme previste dalle regole tecnico-operative per l'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile».

30 In itinere... La tenuta dei registri Le Regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dell amministrazione della giustizia riportano le norme e i criteri per la gestione dei sistemi informatici a ciò deputati. Tali regole erano già state oggetto di un precedente D.M. del 14 ottobre 2004 recante Regole tecnicooperative per l uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, pubblicato nella G. U. 19 novembre 2004, n. 272, S. O.

31 In itinere... La tenuta dei registri Lo schema riguarda aspetti organizzativi e di sicurezza. Relativamente alla sicurezza, viene prevista la stesura e l aggiornamento periodico di un piano per la sicurezza del sistema informativo dell ufficio e dell edificio, a cura del responsabile dei registri con la collaborazione dell amministratore di sistema. Vengono inoltre delineate le misure di sicurezza di tipo logico e fisico, rinviando il dettaglio ai piani di sicurezza. Le regole procedurali dedicano infine un intero capo al comportamento dell utente, in cui sono definite, con sufficiente dettaglio, le politiche di sicurezza indirizzate agli utenti.

32 In itinere. Specifiche tecniche del formato elettronico (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e degli altri atti al registro delle imprese, ai sensi dell art. 37, comma 27-bis del D.L. 223/06: sul DPCM sono stati acquisiti i pareri del Ministero della sviluppo economico, del Garante per la privacy, dell Agenzia delle entrate e del CNIPA. Il 3 settembre u.s. il testo è stato inviato per il parere alla conferenza unificata

33 In itinere. Regole tecniche per le modalità di presentazione della comunicazione unica d impresa e per l immediato trasferimento dei dati fra le Amministrazioni interessate, ai sensi dell art. 9, comma 7, secondo periodo del D.L. 7/70 (cd. Bersani-bis): il DPCM è stato sottoscritto dal Ministro per le riforme e le innovazioni ed è stato inviato agli altri Ministri per la firma.

34 In itinere. Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle PA redatto dalla Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione ai sensi dell art. 71 del CAD. Il CNIPA ha inviato le proprie osservazioni. Seguiranno i pareri del Garante della Privacy e della conferenza unificata. Successivamente ci sarà la notifica alla Commissione europea

35 Le nuove regole tecniche L articolo 71 del Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) prevede l emanazione di decreti del Ministro per l innovazione e le tecnologie relativi a regole tecniche sulla formazione e la conservazione dei documenti informatici Le regole tecniche vigenti restano in vigore fino all adozione delle nuove Lo schema di decreto, predisposto dalla Commissione ministeriale nominata dal precedente Ministro, ha ottenuto il previsto parere del Cnipa, con alcune modifiche e osservazioni Lo schema di decreto è stato pubblicato sul sito del Ministro per raccogliere contributi

36 Punti rilevanti dello schema - 1 Introdotto il concetto di processo di conservazione dei documenti informatici attuato mediante un sistema che assicura: la conservazione, integrata ai documenti, delle informazioni di contesto generate nelle fasi di gestione e di conservazione; la conservazione del software di gestione, consultazione e conservazione, degli strumenti di ricerca, dei piani di classificazione e di conservazione dei documenti, dei manuali di gestione e dei manuali operativi, degli indici e dei repertori formati e utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti; l individuazione delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario.

37 Punti rilevanti dello schema - 2 Delineati il processo di riproduzione sostitutiva di documenti analogici e di documenti informatici con una più chiara definizione della funzione del Pubblico ufficiale: per i documenti analogici delle PA è richiesto l intervento solo del Responsabile della conservazione; per i documenti analogici originali non unici dei privati è richiesto l intervento solo del Responsabile della conservazione; per i documenti analogici originali unici dei privati è richiesto l intervento solo del Pubblico ufficiale.

38 Punti rilevanti dello schema - 3 Meglio chiariti i compiti del Responsabile della conservazione: garantire la conformità del processo di conservazione e riproduzione alla normativa vigente definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione e verificarne la corretta funzionalità adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione verificare periodicamente l'effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, alla loro riproduzione operare d intesa con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico previsto dal DPR n. 445/2000

39 Punti rilevanti dello schema - 4 La formazione del documento avviene avvalendosi di prodotti informatici di larga diffusione sul mercato, anche a codice sorgente aperto Per la conservazione vengono utilizzati formati a standard aperto, compresi tra quelli riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti alla relativa normazione I supporti per la conservazione devono avere particolari caratteristiche di qualità e durata Il Cnipa ha il compito di adottare apposite Guide tecniche che approfondiranno gli argomenti con esempi e suggerimenti operativi Nel caso di processi specifici, non previsti dalle Guide tecniche, le Amministrazioni possono chiedere parere tecnico al Cnipa

40 Punti fortemente innovativi dello schema Scompare il concetto di conformità uno-a-uno tra documento analogico e documento informatico. Nasce il concetto di processo. Compito del pubblico ufficiale è di controllare che il processo venga realizzato correttamente. I processi possono essere certificati: soluzioni standard previsti in apposite Guide tecniche emesse dal Cnipa; soluzioni speciali da approvare ad hoc a cura del Cnipa. Nuovo ruolo del Cnipa: guida, assistenza, consulenza, certificazione dei processi. Stimolo per le pubbliche amministrazioni ad assumere nuove iniziative.

41 Codice dell Amministrazione digitale I cittadini e le imprese hanno il diritto a richiedere ed ottenere l uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni (art. 3 del CAD d.lgs 82/2005) 41

42 Grazie per l attenzione 42