Fattura elettronica. la gestione integrata del flusso documentale

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1 Fattura elettronica la gestione integrata del flusso documentale

2 normativa principale Normativa IVA dpr 633/1972 Direttiva CE 112/2006 Normativa amministrazione digitale d.lgs. 82/2005 (CAD) Fatturazione elettronica vs la PA l. 244/2007 decreto 55/2013 circolare 1 del 31/03/2014 dl. 66/2014 Conservazione digitale documento fiscale decreto 17/06/2014 circolare 18/E del 24/06/2014 Fatturazione elettronica europea direttiva CE 55/2014 2

3 spunti principali legge 244/2007: emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione esclusivamente in forma elettronica le PA non possono accettare fatture cartacee né procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio in forma elettronica decreto 07/03/2008 istituisce il Sistema di Interscambio decreto 55/2013 Regole tecniche: formato della fattura, regole di trasmissione, linee guida, codici identificativi degli uffici, misure di supporto 3

4 spunti principali circolare 1 del 31/03/2014 Circolare interpretativa decreto 55/2013 decreto 17/06/2014: Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale 4

5 circolare 1 del 31/03/2014 Quesito Termine per il caricamento delle anagrafiche in IPA e per la comunicazione ai fornitori Emissione della fattura elettronica Divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica Codice ufficio dell amministrazione non deducibile dall IPA Chiarimento 3 mesi prima della decorrenza La fattura può considerarsi emessa anche a fronte del rilascio da parte dello SDI della notifica di mancata consegna Le PA devono comunque procedere al pagamento delle fatture cartacee emesse prima del 31/03/2015 Istituzione di un ufficio di fatturazione elettronica centrale cui è possibile inviare le fatture quando non è possibile individuare in modo univoco l ufficio destinatario della fattura 5

6 fattura elettronica La fattura elettronica è un file XML firmato digitalmente che può contenere una o più fatture nel caso di più fatture si parla di lotto 6

7 Flusso operativo

8 flusso fatture elettroniche 8

9 attenzione il punto di ricezione, dove arriva la PEC, deve essere presidiato perché il momento di consegna della fattura (presso la PA o l intermediario) fa fede ai fini del termine di pagamento 9

10 dettaglio del flusso - invio compila la fattura o il lotto di fatture sottoscrive con firma digitale trasmette la fattura entro 24/48 ore riceve: notifica di scarto ricevuta di consegna notifica di mancata consegna entro 15 giorni dal primo tentativo di consegna potrebbe ricevere una notifica di esito committente, tale notifica può assumere due valori: accettazione o rifiuto. Se ciò non accade, riceverà una notifica di decorrenza dei termini 10

11 dettaglio del flusso - SDI riceve la fattura ed effettua i controlli formali se controlli ok, inoltra la fattura alla pa attende 15 gg dal primo tentativo se riceve notifica di esito la inoltra al trasmittente se non riceve notifica di esito, invia a trasmittente e destinatario una notifica di decorrenza dei termini se controlli no, invia al trasmittente una notifica di scarto 11

12 alcuni controlli formali dello SDI Unicità della fattura non deve essere già stato inviato un file con lo stesso nome Conformità del formato della fattura presenza o meno dei dati obbligatori Dimensione del file il messaggio pec non deve superare i 30MB, allegato compreso 12

13 dettaglio del flusso - ricezione riceve il file fattura processa le singole fatture componenti il lotto entro 15 gg dal primo tentativo di consegna può inviare allo SDI una notifica di esito per ognuna delle fatture componenti il lotto dopo 15 gg dal primo tentativo di consegna se non ha inviato notifica di esito riceve notifica di decorrenza termini 13

14 cosa avete già fatto avete comunicato il canale per la ricezione delle fatture elettroniche dallo SDI avete attivato sull IPA gli uffici di gestione della fattura elettronica, oltre a quello attivato automaticamente da AgID avete comunicato al fornitore con un preavviso di almeno 30 giorni solari il codice univoco dell ufficio destinatario di fattura elettronica e la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione è operativo avete pubblicano i codici identificativi degli uffici di fattura elettronica nell Amministrazione Trasparente 14

15 flusso operativo 1 15

16 flusso operativo 2 16

17 operazioni preliminari AT: Registrazione firma digitale per soggetti autorizzati PI: Configurazione PEC per comunicazione con lo SDI PI: Associazione codice univoco agli uffici abilitati PI: Abilitazione operatori alla protocollazione automatica FN: Configurazione uffici fatturazione elettronica e parametri protocollazione CP: Codifica uffici per le fatture di vendita istruzioni Configurazione Procedure 17

18 Conservazione

19 normativa di riferimento - dpcm 22/02/2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali - dpcm 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione e regole tecniche per il Protocollo Informatico - dpcm 13/11/2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione e validazione temporale di documenti informatici delle PA 19

20 dpcm 3/12/2013 Senza il responsabile della conservazione, non esiste conservazione Il responsabile della conservazione si può delegare ma. attenzione perché la delega non esonera dalle responsabilità. Per due motivi : 1. esiste sempre la Culpa in Eligendo e la Culpa in Vigilando e 2. l articolo 6 è chiaro, il responsabile della conservazione può delegare solo sotto la propria responsabilità. Ovvero non potete nominare un altro responsabile della conservazione al vostro posto, ma al massimo potete delegare interamente il processo o una parte di esso 20

21 circolare 18/E 24/06/2014 il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione autenticità = comprovazione dell identità del fornitore o del prestatore o dell emittente della fattura integrità = il contenuto obbligatorio non è stato alterato leggibilità = la fattura è leggibile per l uomo i requisiti devono essere garantiti sia dal soggetto passivo fornitore/prestatore sia dal soggetto passivo cessionario/committente ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l autenticità, l integrità e la leggibilità della fattura 21

22 circolare 18/E 24/06/2014 le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA devono essere conservate in forma elettronica sia dall emittente sia dal destinatario della fattura il soggetto passivo assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l autenticità e l integrità delle fatture siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico obbligo di comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti (estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti) 22

23 operazioni preliminari Se dati, informazioni e documenti non sono organizzati fin dal momento della loro produzione, il loro stoccaggio in supporti digitali non fa altro che replicare il caos analogico in ambiente digitale. Insomma, caos al quadrato. manuale di gestione documentale manuale di conservazione disaster recovery backup archiviare correttamente amministrazione digitale flussi documentali 23

24 scadenze quali documenti devo conservare? predisposizione del manuale di conservazione predisposizione del manuale di gestione documentale (ottobre 2015) quando conservo le fatture elettroniche? entro tre mesi dalla data di scadenza della dichiarazione annuale (luglio 2016) 24

25 la soluzione Immedia X-Desk 25

26 risposte pubbliche FAQ fatturapa.gov.it Assistenza ministeriale con numero verde Agenzia delle Entrate - Circolare 18/E del 24/06/2014 MEF - Circolare 1 interpretativa 26

27 Grazie! Dafne Papagni Enrico Maria Bisetto