STUDIO BELCASTRO. web RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI E COLLABORATORI

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1 Dott. Claudio Belcastro Dott. Emanuela Candido Rag. Maria Teresa Cimarosa Dott. Franco Chiudino Rag. Sandra Macrì Dott. Cristina Pelle Rag. Caterina Piccolo Dott. Sergio Policheni Rag. Santina Sansotta Dott. Francesco Strangio Dott. Giovanni Teotino 116 Via Marconi Locri (Rc) tel fax web CIRCOLARE RE INFORMATIVA N. 10/2009 DEL 11/07 /07/2009 RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI E COLLABORATORI Il rimborso delle spese sostenute dal lavoratore o dal collaboratore (coordinato e continuativo, quale potrebbe essere l'amministratore della società oppure il collaboratore a progetto) richiede il rispetto della normativa fiscale appositamente prevista, in considerazione degli effetti che tali somme comportano nel reddito di impresa o in quello del percipiente. a) Le trasferte per dipendenti/collaboratori Col termine «trasferta» si intende l esercizio della prestazione lavorativa da parte del dipendente-collaboratore al di fuori della sede ordinaria di lavoro, cioè quella individuata dal contratto di lavoro corrente: quindi, lo spostamento che il dipendente effettua dall abitazione alla sede di lavoro, non configurando una trasferta come normativamente definita, comporta l ordinaria tassazione in capo al lavoratore delle somme eventualmente corrisposte dal proprio datore di lavoro e la contrapposta possibilità da parte dell impresa della relativa totale deducibilità. Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese (per il lavoratore e per l'impresa) è necessario distinguere le trasferte a seconda che avvengano entro o al di fuori del Comune sede di lavoro.

2 b) Trasferte al di fuori del territorio comunale L art. 51 TUIR dispone che le indennità percepite per trasferte fuori dal territorio comunale sono escluse dall imponibile fiscale del dipendente o collaboratore se non superano l importo giornaliero di: 46,48 euro per le trasferte in Italia; 77,47 euro per le trasferte effettuate all estero. Si tratta dell indennità forfetaria: l esclusione viene calcolata sulla somma al netto delle spese di viaggio e trasporto. Dipendente/Collaboratore Se il rimborso è analitico (cioè costituito dal rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio), non concorre a formare il reddito imponibile del lavoratore o collaboratore, indipendentemente dall importo dello stesso, purché sia comprovato da idonea documentazione. Il rimborso delle altre spese non documentabili non è imponibile per l importo giornaliero di 15,49 euro, elevato a 25,82 euro per le trasferte all estero. In questa tipologia di spese rientrano anche le spese di parcheggio e trasporto bagagli, le spese telefoniche, etc. È possibile anche avere il rimborso misto, nel caso in cui il committente eroghi l indennità forfetaria di trasferta (di 46,48 euro oppure 77,47 euro) in aggiunta al rimborso analitico: i limiti delle franchigie giornaliere di 46,48 euro e 77,47 euro vengono ridotti: di 1/3 se c è rimborso delle spese di vitto o alloggio oppure in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente; di 2/3 in caso di rimborso sia delle spese di vitto e alloggio che di vitto e alloggio fornito gratuitamente. Il datore di lavoro opera la scelta del metodo di rimborso per l intera trasferta: non c è possibilità di adottare criteri diversi nell'ambito della stessa missione. Naturalmente, ai fini del rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare una nota spese dettagliata ed allegare tutti i documenti idonei a comprovare le spese stesse (fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti, e così via). Le spese sostenute per vitto e alloggio si considerano idoneamente documentate se attestate dal dipendente e risultano da documenti, anche non intestati, ma coincidenti con le date e i luoghi della trasferta (C.M. 16 luglio 1998, n. 188/E). 2

3 Per l impresa committente, il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità di effettuazione del rimborso spese. I limiti giornalieri di deducibilità delle somme erogate mediante rimborso analitico a piè di lista sono: 180,76 euro per le trasferte in Italia; 258,23 euro per le trasferte all estero. Nei casi di rimborso forfetario e rimborso misto, non c è alcun limite di deduzione dal reddito di impresa. Impresa Il rimborso chilometrico relativo all utilizzo della propria auto da parte del dipendente è deducibile in misura non superiore al valore delle tariffe ACI relative: ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina; ad autoveicoli di potenza non superiore a 20, se diesel. Ai fini IRAP, le uniche differenze rispetto a quanto sopra e- sposto sono: l indeducibilità dell indennità forfetaria di trasferta; l indeducibilità dell indennità chilometrica (tariffa ACI). 3

4 c) Trasferte entro il territorio comunale Dipendente In base all art. 51, comma 5, TUIR, le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell ambito del territorio comunale (tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate dai documenti provenienti dal vettore) concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Quindi, per le trasferte entro il Comune della sede lavorativa è ordinariamente prevista la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso; fa eccezione il rimborso delle spese di trasporto documentate (ad esempio, biglietti di autobus, metropolitane e treni). I rimborsi sotto forma di indennità chilometriche per utilizzo dell auto propria del dipendente formano reddito in capo al dipendente stesso e vengono integralmente tassati. Datore di lavoro I rimborsi spese costituiscono spese per prestazioni di lavoro ai sensi dell art. 95, D.P.R. n. 917/1986, e risultano quindi deducibili dal reddito di impresa senza limiti di importo. 4

5 d) Prestazioni alberghiere e di ristorazione A partire dal 1 gennaio 2009, ai fini della deducibilità delle imposte dirette, le spese alberghiere e di ristorazione devono essere inerenti all attività artistica o professionale: per le imprese è deducibile il 75% delle spese sostenute; per il professionista è deducibile il 75% delle spese sostenute, nel limite del 2% dei compensi percepiti. L art. 95, comma 3, TUIR stabilisce gli importi massimi detraibili per il datore di lavoro con riguardo alle spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa. Prestazioni alberghiere e di ristorazione La disposizione si applica anche per le trasferte degli amministratori delle società. Per queste spese, sostenute fuori dal territorio comunale, non è applicabile la deducibilità limitata al 75% dei costi sostenuti per le prestazioni alberghiere e per le somministrazione di alimenti e bevande, come prevista dall art.109, comma 5, TUIR. Valgono però sempre i limiti giornalieri indicati in precedenza: 180,76 euro per le trasferte in Italia; 258,23 euro per le trasferte all estero. Il limite di deducibilità del 75%, relativamente alle spese per prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande, non riguarda le spese sostenute dal datore di lavoro per le trasferte effettuate dai dipendenti o collaboratori fuori dal territorio comunale, perché esse sono integralmente deducibili. 5

6 e) Tirocinio e stage Tirocinio e stage Gli stage (o tirocini formativi e di orientamento) sono disciplinati dall art. 18, legge n. 196/1997 e dal D.M. n. 142/1998, per alternare fra loro studio e lavoro e per facilitare le scelte professionali mediante la conoscenza diretta del mondo del lavoro. Il rapporto che si instaura tra il soggetto ospitante e lo stagista, ovvero soggetto ospitato, non costituisce rapporto di lavoro subordinato. Non si può quindi mai parlare di stipendio o di retribuzione, ma solo ed esclusivamente di somme corrisposte a titolo di rimborsi spese, borsa di studio o di assegno, premio o sussidio per fini di studio o di addestramento professionale. Il tirocinio ha l obiettivo consentire a persone in cerca di occupazione di fare un esperienza formativa in un contesto lavorativo utile: per l orientamento professionale; per l inserimento lavorativo. Il soggetto ospitante può retribuire il tirocinante o stagista e- rogando somme a titolo di premio o borsa di studio oppure a titolo di rimborso spese. 6

7 Le somme che il tirocinante percepisce per i rapporti intrattenuti con il soggetto ospitante sono fiscalmente qualificabili come redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente. Premi e borse di studio Queste somme rientrano nell ipotesi di cui all art. 50, comma 1, lettera c), TUIR, che stabilisce che vengano assimilate ai redditi di lavoro dipendente le somme da chiunque corrisposte a titolo di: borsa di studio; assegno; premio; sussidio, per fini di studio oppure di addestramento professionale, se il beneficiario non è legato da rapporti di lavoro dipendente nei confronti del soggetto erogante (risoluzione 21 marzo 2002, n. 95/E). Di conseguenza, le indennità sostitutive del servizio di trasporto pubblico che il tirocinante utilizza per recarsi nel luogo del tirocinio e l eventuale rimborso al lavoratore di biglietti o di tessere di abbonamento per il trasporto vengono assoggettate interamente a tassazione (C.M. 23 dicembre 1997, n. 326/E). Rimborsi spese Le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute dai tirocinanti per eseguire gli incarichi ricevuti: nel Comune di domicilio del soggetto ospitante; fuori del Comune di domicilio del soggetto ospitante, costituiscono redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente e, pertanto, fiscalmente, si fa riferimento all art. 51, comma 5, TUIR (indennità di trasferta). Non c è un limite massimo per il riconoscimento del rimborso spese del tirocinante. f) Esempio di nota spese Si allega esempio di nota spesa che l azienda potrà fare usare al proprio dipendente, collaboratore, tirocinante e/o stagista. 7

8 PRECEDENTI CIRCOLARI 2009 Numero Del Argomento 01/ Interessi passivi e redditi di impresa I contributi in conto capitale 02/ Sintesi delle novità del decreto legge anti-crisi 03/ Le scadenze fiscali per l anno / Le sanzioni per compensazioni inesistenti 05/ La documentazione per la dichiarazione dei redditi 2008 La documentazione per il calcolo dell Ici del I semestre / Antiriciclaggio: frazionamento in pagamenti parziali Documentazione delle ritenute di acconto subite 07/ Il Redditometro Niente Irap per agenti e promotori 08/ Proroga termini di versamento per contribuenti soggetti a studi settore 09/ Prima sintesi sulla Tremonti-ter La compensazione nella riscossione 8

9 Nota spese DIPENDENTE/COLLABORATORE Nome Cognome Trasferta del. a per. Spese di viaggio (1) Treno Aereo Taxi Autobus/Tram Altro Totale spese di viaggio Spese per utilizzo autovettura (2) Autovettura modello.. Targata Tariffa chilometrica Aci. x. Km (percorsi) =... Spese di vitto e alloggio (3) Albergo Fatt./ric./sc.fisc. n. del Ristorante. Fatt./ric./sc.fisc. n. del.. Bar Fatt./ric./sc.fisc. n. del.. Altro. Fatt./ric./sc.fisc. n. del.. Totale spese di vitto e alloggio.. Indennità forfetaria.. Altre spese non documentate (4) Spesa per.. del Spesa per.. del Spesa per.. del Totale spese non documentate.. Totale complessivo spese.. Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra IL DIPENDENTE/COLLABORATORE (1) Rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo. (2) Se l'importo rimborsato eccede l'importo calcolato mediante l'utilizzo delle tariffe ACI, l'eccedenza viene tassata in capo al collaboratore. (3) Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante fattura, ricevuta fiscale. (4) In questa tipologia di spese rientrano le spese di parcheggio, trasporto bagagli, ecc. Tali spese non sono tassate in capo al collaboratore per un importo giornaliero non superiore a 15,49 euro se le trasferte vengono effettuate in Italia oppure a 25,82 euro per le trasferte effettuate all'estero.