GESTIONE DEL MAGAZZINO AZIENDALE

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1 GESTIONE DEL MAGAZZINO AZIENDALE Pag. di 0 RIFERIMENTI UNI EN ISO 900:008 Par. 7.5 Manuale SEZ 7 UNI EN ISO 400:004 Par Manuale SEZ 7 BS OHSAS 800:007 Par Manuale SEZ 7 REVISIONI REV. DATA DESCRIZIONE DELLA MODIFICA PARAGRAFI 00 9/0/05 Prima emissione Tutti Data Redazione GAM/AAGL GAC Verifica PISG/SGI PS Approvazione DG 9/0/05

2 GESTIONE DEL MAGAZZINO AZIENDALE Pag. di 0 Sommario. SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITA MODALITÀ OPERATIVE CODIFICA MATERIALE GESTIONE MATERIALE DI MAGAZZINO (NON AD USO DELL OFFICINA) GESTIONE MATERIALE DI MAGAZZINO (AD USO DELL OFFICINA) ACCETTAZIONE DEL MATERIALE INVENTARIO DEL MAGAZZINO ALLEGATI... 0

3 Gestione del aziendale Pag. 3 di 0. SCOPO La presente procedura descrive le modalità di gestione del, comprendenti, oltre alle attività di ritiro, stoccaggio e consegna dei prodotti gestiti a, anche le attività di individuazione del fabbisogno di tutti i materiali codificati e gestiti a, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente e dalla procedura di riferimento.. CAMPO DI APPLICAZIONE Quanto descritto si applica ai materiali codificati a relativi a tutti i magazzini in gestione ad asm S.p.A.. 3. RESPONSABILITA La responsabilità dell attuazione della presente procedura è a carico del del ; la responsabilità del controllo dell applicazione è a carico del Responsabile del ; il Responsabile di settore svolge funzione di supervisione e vigilanza sulle attività svolte.

4 Gestione del aziendale Pag. 4 di 0 4. MODALITÀ OPERATIVE 4. CODIFICA MATERIALE RICHIESTA DI CODIFICA MATERIALE VERIFICA CONGRUITÀ CODIFICA MATERIALE I Responsabili di funzione possono richiedere la codifica di materiali tramite la compilazione del modulo MOD PRS 6 Richiesta codifica materiale a indicando descrizione materiale scorta minima disponibile lotto di riordino di stoccaggio Il modulo deve essere inviato al di Magazzino. Il di verifica la congruità della richiesta in termini di opportunità, compatibilità e capacità di stoccaggio, concordando eventuali modifiche con il richiedente. Il di provvede ad assegnare al materiale un codice che viene inserito in anagrafica e comunicato al Responsabile del servizio richiedente. RF MOD PRS 6 Richiesta codifica materiale 4. GESTIONE MATERIALE DI MAGAZZINO NON AD USO DELL OFFICINA VERIFICA DISPONIBILITA IMPEGNO MATERIALE In caso di necessità i Responsabili di funzione devono provvedere, di concerto con il del Magazzino, a verificare su SAP la disponibilità. I Responsabili di funzione possono, preliminarmente al prelievo, impegnare il materiale codificato, tramite apposita transazione su SAP R3 indicando codice materiale quantità richiesta data consegna di prelievo di consegna/richiedente tipo di movimento (trasferimento / acquisto) La transazione è obbligatoria per materiali non presenti in stoccaggio. RF RF IST PRS 6 Manuale utente IST PRS 6 Manuale utente Transazione SAP Impegno materiale

5 Gestione del aziendale Pag. 5 di 0 3 FORNITURA A MAGAZZINO 4 AGGIORNAMENTO STOCK 5 REGISTRAZIONE SCARICO SAP R3 6 RICEVUTA DI RITIRO 7 GENERAZIONE FASCICOLO ACQUISTO 8 PIANIFICAZIONE CONSEGNE Nel caso in cui, per materiali presenti in giacenza, ci si approvvigioni direttamente presso il, senza la preliminare compilazione di un impegno, sarà cura del di Magazzino registrare l impegno. La creazione di un impegno determina l aggiornamento dello stock disponibile Al momento della consegna al richiedente il di Magazzino provvede a trasformare l impegno in movimento di scarico e lo stampa. Il richiedente firma come attestazione di ritiro del materiale la stampa dello scarico. Questa registrazione serve, in taluni casi, a dimostrare l'adempimento di determinati obblighi anche normativi. A seguito di verifica di sotto-scorta il di provvede ad impostare il fascicolo acquisti all Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale per l espletamento delle procedure di gara successive. I fornitori per contratto devono informare della consegna con 4 ore di preavviso, per cui il di Magazzino informa gli addetti della prevista consegna e di eventuali verifhice specifiche da fare sul materiale e sulla socumentazione accompagnatoria SAP R3 RF Transazione SAP Scarico materiale Transazione SAP Impegno materiale Transazione SAP Scarico materiale 4.3 GESTIONE MATERIALE DI MAGAZZINO (AD USO DELL OFFICINA) 4.3. MATERIALE GIACENTE PRELIEVO MERCI DAL MAGAZZINO Quando necessita, l addetto provvede autonomamente ad effettuare il prelievo dell articolo dal, provvedendo a compilare e firmare il MOD PRS 6 Registro prelievi del mese corrente inserendo i seguenti dati: Data prelievo Codice materiale Descrizione oggetto Quantità O.D.L. MOD PRS 6 Registro prelievi

6 Gestione del aziendale Pag. 6 di 0 ATTESTAZIONE DI CONSEGNA 3 VERIFICA PUNTUALE SOTTOSCORTE 4 RICHIESTA ORDINE 5 IN CASO DI RICEZIONE RICHIESTA ORDINE 6 PIANIFICAZIONE CONSEGNE 7 VERIFICA MENSILE GIACENZA 8 IN CASO DI SOTTOSCORTA Il MOD PRS 6 Registro prelievi viene poi controfirmato dal coordinatore del che attesta così l avvenuta consegna. Durante la fase di prelievo, l addetto provvede altresì a verificare l esistenza o meno di sotto-scorte dello stesso articolo in oggetto. In caso che, a fronte del controllo l addetto rilevi una penuria delle scorte dell articolo, egli provvede a compilare la parte di sua competenza del MOD 3 PRS 6 Richiesta di ordine e a consegnarlo al coordinatore di affinché abbia inizio il processo di reintegrazione della merce in oggetto. A seguito della ricezione del MOD 3 PRS 6 Richiesta di ordine, il coordinatore del provvede tempestivamente a inoltrare l ordine o la disposizione di consegna al fornitore in accordo alle specifiche esigenze dell azienda. Conseguentemente il coordinatore di provvede a riconsegnare il MOD 3 PRS 6 Richiesta d ordine al coordinatore di compilandolo tramite l inserimento dei dati relativi: N contratto; Fornitore; Data prevista consegna; Eventuali note. I fornitori per contratto devono informare della consegna con 4 ore di preavviso, per cui il di Magazzino informa gli addetti della prevista consegna e di eventuali verifiche specifiche da fare sul materiale e sulla documentazione accompagnatoria Con la frequenza ritenuta più opportuna e comunque almeno mensile, il di Magazzino, di concerto con il personale coordinatore dell, effettua una valutazione visiva per verificare l eventuale presenza di sotto-scorte degli articoli in giacenza. A seguito di verifica di sotto-scorta il di provvede ad inoltrare il fascicolo acquisti all Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale per l espletamento delle procedure di gara successive. Richiesta di ordine Registro prelievi MOD 3 PRS 6 Richiesta di ordine Fascicolo acquisti

7 Gestione del aziendale Pag. 7 di MATERIALE NON GIACENTE AUTORIZZAZIONE DEL COORDINATORE DI MAGAZZINO COMUNICAZIONI DELLA GESTIONE MERCI VERSO IL FORNITORE. COMUNICAZIONE AL FORNITORE TRAMITE TELEFONO. COMUNICAZIONE AL FORNITORE TRAMITE POSTA ELETTRONICA 3 RICEVIMENTO MERCE 4 ENTRATA MERCI Il referente di turno dell condivide tutte le eventuali richieste di ordine per articoli non in giacenza con il coordinatore di Magazzino. Quest ultimo ha l onere di fornire all addetto le informazioni sul fornitore da cui rifornirsi e in riferimento a quale n di contratto, autorizzando così l alla richiesta verso il fornitore (avendo cura di verificare preliminarmente la disponibilità economica del contratto). Tali informazioni (soggetto fornitore e numero di contratto) vengono specificate sull ODL preso in considerazione dallo stesso coordinatore del che provvede ad annotarvele sopra. L evidenza dell autorizzazione è conseguita da una sigla del di Magazzino apposta anch essa sopra l ODL. L addetto è tenuto ad inoltrare la disposizione di consegna interfacciandosi in linea diretta con il fornitore. Le modalità con cui prendere contatto con esso prevedono la comunicazione telefonica o la messaggistica elettronica. Il referente di turno provvede a comunicare al fornitore le seguenti informazioni relative all ordine di acquisto: Oggetto ordinato N Contratto CIG assegnato Il referente di turno provvede a comunicare al fornitore le medesime informazioni elencate al punto precedente tramite una mail posta in copia conoscenza del coordinatore di. Al ricevimento della bolla d acquisto di ciascuno ordine, l deve immediatamente provvedere a consegnarla al reparto. L addetto sarà tenuto ad effettuare l entrata della merce in oggetto entro e non oltre 4 giorni lavorativi dal ricevimento della bolla di cui sopra. di Magazzino Magazzino Report Contratti aperti di competenza del reparto Bolla Ordine di lavoro Bolla

8 Gestione del aziendale Pag. 8 di ACCETTAZIONE DEL MATERIALE CONSEGNA MATERIALE Alla consegna del materiale gli addetti al provvedono al controllo del materiale in base alle disposizioni ricevute e a ritirare la documentazione accompagnatoria Magazzino VERIFICHE NEGATIVE 3 REGISTRAZIONE ENTRATA MERCI SAP R3 4 DOCUMENTAZIONE DI SICUREZZA 5 STOCCAGGIO MATERIALE In caso di esito negativo dei controlli in accettazione il di Magazzino provvede ad un movimento di carico con apposito codice (stock bloccato) e, eventualmente, al relativo scarico per l invio al fornitore. Il di Magazzino provvede in base ai DDT alla registrazione informatica sul software di gestione del SAP R3 del movimento di Entrata merce. Da un punto di vista informatico è come se tutte le consegne avvenissero presso il centrale e fossero in seguito trasferite ai magazzini periferici. Eventuali schede tecniche e di sicurezza, manuali di uso e manutenzione, certificazioni CE o altro, sono opportunamente archiviate a cura del nell'ufficio presente all'interno del centrale, oltre che sul luogo di stoccaggio. Effettuate le verifiche sulla merce consegnata e le relative registrazioni nel software di gestione, gli addetti al provvedono allo stoccaggio del materiale come da lay out di, facendo attenzione ad eventuali indicazioni di stoccaggio riportate sugli imballi al fine di garantire la tutela della salute e sicurezza dei lavoratori nonché dell'ambiente. Magazzino DDT

9 Gestione del aziendale Pag. 9 di INVENTARIO DEL MAGAZZINO COMUNICAZIONE INIZIALE VERIFICA GIACENZE MAGAZZINO 3 VERIFICA METRICA GIACENZE CARBURANTE 4 VERIFICA METRICA GIACENZE OLI MINERALI 5 CONTROLLO RISULTATI Alla fine di ogni anno solare è necessario verificare concretamente le giacenze presenti all'interno del ossia effettuare la c.d. conta fisica delle giacenze. Il di Magazzino provvederà a comunicare a tutti i soggetti interessati le date di chiusura dei locali del per la verifica annuale; questo al fine di permettere una migliore organizzazione di tutti i soggetti interagenti con il e nell'ottica di creare meno disagi possibili ai lavoratori. Il di stabilisce i gruppi di lavoro e da le indicazioni agli addetti che operativamente effettuano la conta fisica delle giacenze come da istruzione allegata. La conta, effettuata con le medesime modalità, viene suddivisa tra le giacenze relative allo stoccaggio di merci e/o materiali ad esclusivo utilizzo dell' aziendale e quelle relative ad altre merci e/o materiali. Dopo aver eseguito la conta fisica delle giacenze presenti all'interno dei locali del il di esegue la verifica metrica delle giacenze del carburante presente nella stazione di rifornimento aziendale, verificando al contempo l aggiornamento e la corretta tenuta dei registri Utif richiesti dagli enti ai fini autorizzativi. Analogamente viene eseguita una verifica metrica delle giacenze relativamente agli oli minerali presenti all'interno dei locali del. I risultati della conta fisica vengono poi confrontati con i dati estrapolati dal software: in caso di notevoli difformità si provvede ad effettuare un nuovo conteggio ovvero si ricercano tutte le cause di possibile generazione di tali difformità. Se necessario, i dati vengono rettificati, riportando accanto agli stessi la motivazione. IST PRO TSP/SIA Conta fisica giacenze IST PRO TSP/SIA Conta fisica giacenze IST PRO TSP/SIA Conta fisica giacenze IST PRO TSP/SIA Conta fisica giacenze

10 Gestione del aziendale Pag. 0 di 0 6 REDAZIONE INVENTARIO 7 VERIFICA E DIVULGAZIONE INVENTARIO Con i dati ottenuti, relativi a merci e/o materiali presenti all'interno dei locali del sia nei confronti del carburante stoccato alla stazione di rifornimento, il di provvede alla redazione di una prima stesura dell'inventario annuale del. Tale documento viene, successivamente, verificato dal Responsabile di che provvede alla successiva consegna ai Responsabili delle funzioni interessate. Responsabile Inventario annuale di 5. ALLEGATI MOD PRS 6 Richiesta codifica materiale a MOD PRS 6 Registro prelievi MOD 3 PRS 6 Richiesta di ordine IST PRS 6 Manuale utente IST PRS 6 Conta fisica delle giacenze