Esercitazione n. 8: Funzionalità base di MS Access

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1 + Strumenti digitali per la comunicazione A.A 2013/14 Esercitazione n. 8: Funzionalità base di MS Access Scopo: Familiarizzare con le funzionalità principali del DBMS (Database Management System) Microsoft Access, mediante la creazione di un database non relazionale, composto da una tabella con i dati degli impiegati di una generica Università. Saranno presentate maschere, query, report, filtraggio e ordinamento record. A- Avvio di Access e creazione di un file.accdb vuoto 1. Accendi il computer e accedi al sistema operativo digitando il nome utente e password. Al termine della fase di avvio, sarà visualizzata la finestra principale del sistema operativo. 2. Creare una cartella Esercitazione8 all interno della cartella Strumenti Digitali sul desktop. 1. Recupera dal sito del corso il file compresso contenente il materiale necessario per l esercitazione e salvalo all interno della cartella Esercitazione8: Elenco_impiegati.xls (file Excel, contenente i dati che dovrai importare nel database Access, quando richiesto) 2. Avvia il programma Microsoft Office Access 2010 (clic sul menù Start > Tutti i Programmi > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2010) e crea un nuovo database vuoto (nella schermata di accesso, seleziona Nuovo database vuoto. Quindi, nella parte destra della schermata, assegna al database un nome file a piacere, poi clic sull icona raffigurante la cartella e imposta la cartella Esercitazione8 come directory in cui salvare il file; al termine, clic su crea per creare il database). Nota che l estensione del file è automaticamente.accdb. B- Creazione della tabella Impiegati. 3. Il database vuoto si presenta con una tabella (Tabella 1), anch essa vuota ed aperta in Visualizzazione Foglio Dati. Crea la struttura della Tabella 1: apri la tabella in Visualizzazione Struttura (clic con il tasto destro sulla linguetta Tabella1, quindi nel menù contestuale scegli Visualizzazione Struttura, oppure clic sul bottone Visualizza). Quando richiesto, assegna alla tabella il nome Impiegati. 4. Imposta i campi della tabella, assegnando per ciascuno di essi il nome, il tipo dati (usa il relativo menù a tendina per scegliere tra tipo testo, numerico, data, valuta, ecc.) e le proprietà del campo. Inserisci anche la descrizione (se indicata). Segui quanto specificato nella tabella a pagina successiva. La lista dei campi e dei dati da impostare (es. nome campo, tipo dati e proprietà, descrizione ove presente) è specificata nella tabella successiva. ATTENZIONE: Rispettare esattamente i nomi dei campi specificati nella tabella successiva, in caso contrario la procedura di importazione dati (vedi più avanti) non andrà a buon fine.

2 Nome campo Tipo Dati e Proprietà Descrizione ID_impiegato Nome Cognome Numerico, dimensione: Intero, indicizzato: Sì (duplicati non ammessi) Testo, dimensione: 20, indicizzato: No Testo, dimensione: 20, indicizzato: No Numero di matricola univoco del singolo impiegato (chiave primaria) Titolo di studio Testo, dimensione: 7, indicizzato: No Possibili valori: Laurea o Diploma Dipartimento Testo, dimensione: 20, indicizzato: No Dipartimento dell impiegato Data assunzione Data, formato a piacere Stipendio Valuta, formato Euro Stipendio annuale C- Impostazione della chiave primaria della tabella. 5. Verifica che il campo ID_impiegato sia impostato come chiave primaria per la tabella (in tal caso, il simbolo chiave appare a fianco del nome del campo). Se non lo fosse già, nella visualizzazione struttura, seleziona la riga relativa al campo stesso e premi il bottone chiave primaria sulla barra multifunzione, scheda Progettazione (in alternativa, clic con il tasto destro sul nome del campo > clic nel menù contestuale sulla voce Chiave primaria). Nota: Un campo definito chiave primaria di una tabella è un campo che definisce e ordina in modo univoco l insieme dei record della tabella. Per fare ciò, il contenuto di un campo impostato come chiave primaria deve essere univoco fra tutto l insieme di record della tabella: nostro caso, non devono esistere due record della tabella Impiegati che hanno lo stesso valore del campo ID_impiegato (ossia lo stesso numeri di matricola). ATTENZIONE: Qualora si siano già inseriti dei dati duplicati nel campo e si cerchi successivamente di impostarlo come chiave primaria, sarà restituito un messaggio di errore. 6. Chiudi la visualizzazione struttura e passa alla visualizzazione Foglio dati con il pulsante Visualizza (oppure facendo clic con il tasto destro sulla linguetta Impiegati nel riquadro centrale, poi Visualizzazione Foglio Dati). Se la tabella non era mai stata salvata nei passi precedenti, clic con il tasto destro sulla linguetta nel riquadro centrale, quindi Salva (ed assegna il nome Impiegati). Nella visualizzazione Foglio Dati, verifica che viene mostrato un record vuoto con i campi inseriti in precedenza. 7. Chiudi la tabella (clic con il tasto destro sulla linguetta Impiegati nel riquadro centrale, quindi Chiudi). Strumenti digitali per la comunicazione A.A 2012/13 2

3 D- Importazione dati nella tabella dal file Excel. 8. In Microsoft Access, accedi alla scheda Dati esterni della barra multifunzione> gruppo Importa e collega > clic sul bottone Excel. 9. Nella finestra di dialogo, con il pulsante Sfoglia seleziona come origine dei dati il file Elenco_Impiegati.xls (scaricato in precedenza) > opzione Accoda una copia dei record alla tabella e scegli la tabella Impiegati dal menù a tendina. Clic su OK per avviare l importazione guidata> clic su Avanti fino al termine del procedimento > Chiudi. ATTENZIONE: se la procedura di caricamento dati dà un errore, controlla attentamente di aver inserito correttamente i nomi dei campi della tabella (vedi punto 4).e riprova la procedura. Se l errore persiste, procedi come segue: Riesegui la procedura di importazione e nella prima finestra di dialogo scegli di importare i dati in una nuova tabella (al posto dell opzione di accodamento dei dati a una tabella esistente); Al termine, salva questa nuova tabella con il nome Impiegati (sovrascrivi la precedente); Apri la tabella in Visualizzazione struttura e reimposta le proprietà dei campi esattamente come specificato nel punto 4. E- Visualizzazione della tabella e modifica dei dati. 10. Apri la tabella in modalità Visualizzazione Foglio dati (barra multifunzione > scheda Home > clic sulla freccia sotto il bottone Visualizza > Visualizzazione Foglio Dati, oppure doppio clic sul nome della tabella nel riquadro di spostamento sulla sinistra della schermata). Verifica che la tabella contenga 20 record. Spostati tra i vari campi con il tasto Tab od Invio, con le frecce o con il mouse. 11. Modifica dati nei campi: Modifica i dati del campo Data di assunzione per i record 5 e 15 (inserisci valori a piacere). Modifica i dati del campo Stipendio per i record 10 e Copia dati tra campi: Con le funzioni di Copia, Incolla dati (accessibili dal menù del tasto destro), copia il valore del campo Dipartimento del record 6 sul campo omologo del record Cancella il record num. 8: posiziona il cursore sul lato sinistro della tabella (il puntatore del mouse si trasforma in una freccia nera orizzontale) e clicca sul tasto destro. Seleziona Elimina record. 14. Aggiungi un record: posiziona il cursore sulla riga vuota in fondo alla tabella (contrassegnata da un asterisco)- oppure barra multifunzione > scheda Home > clic sul pulsante Nuovo (record) > inserisci dati a piacere in tutti i campi del record. 15. Copia del record num. 4: posiziona il cursore sul lato sinistro della tabella (il puntatore del mouse si trasforma in una freccia nera orizzontale) > clic sul tasto destro > Seleziona Copia > seleziona la riga del nuovo record > clic sul tasto destro > scegli Incolla (a questo punto, il record 4 è stato duplicato come ultimo record della tabella) > clic con il mouse su un punto qualsiasi di un altro record. ATTENZIONE: appare un messaggio di errore a causa del valore duplicato nel campo ID_impiegato del record 4 e del nuovo record: ciò avviene perché il campo è dichiarato chiave primaria e quindi non ammette valori duplicati tra due record. Modifica il valore del campo ID_impiegato del nuovo record e salva i dati. F- Operazioni di filtraggio ed ordinamento dati di una tabella. 16. Apri la tabella Impiegati in visualizzazione Foglio dati. 17. Filtro in base a selezione (modo rapido): per visualizzare tutti gli impiegati con Titolo di studio pari a Laurea, clic con il tasto destro del mouse sul valore del campo che si vuole usare come filtro (Laurea nel campo Titolo di Studio). Nel menù contestuale che appare, seleziona Uguale a Laurea (in alternativa usa la barra multifunzione > scheda Home> gruppo Ordina e filtra >clic sul pulsante Selezione > Uguale a Laurea ). 18. Confronta il risultato ottenuto con quello riportato nel file dei risultati. Rimuovi il filtro (barra multifunzione > scheda Home > sezione Ordina e filtra >clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro). 19. Filtro in base a maschera: barra multifunzione > scheda Home > sezione Ordina e filtra > clicca sul bottone Avanzate > Filtro in base a maschera > imposta i criteri di filtraggio dati: Prova 1: filtra gli impiegati il cui cognome comincia con la lettera G (nella cella sottostante il campo Cognome digita G* oppure Like G*, quindi fai clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro). Confronta il risultato ottenuto con quello riportato nel file dei risultati. Rimuovi il filtro (barra multifunzione > scheda Home >gruppo Ordina e filtra >clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro). Strumenti digitali per la comunicazione A.A 2012/13 3

4 Prova 2: filtra gli impiegati la cui assunzione è successiva al 1 Gennaio 1999 (dopo aver cancellato il criterio inserito nel campo Cognome, digita > 01/01/1999 nella cella al di sotto del campo Data assunzione). Confronta il risultato ottenuto con quello riportato nel file dei risultati. Rimuovi il filtro. 20. Ordinamento dati: per ordinare i dati in base al valore crescente o decrescente di un campo, clicca con il tasto destro del mouse sul campo desiderato e seleziona la relativa voce di menù contestuale (Ordina dalla A alla Z oppure Ordina dalla Z alla A); in alternativa, usa il corrispondente pulsante sulla barra multifunzione > scheda Home > gruppo Ordina e filtra Prova 3: ordina la tabella in base allo stipendio degli impiegati (crescente). Rimuovi l ordinamento mediante il bottone Rimuovi ordinamento. G- Creazione di una maschera. 21. Crea una nuova maschera tramite la creazione guidata (sulla barra multifunzione > scheda Crea > gruppo Maschere >clic sul bottone Creazione guidata maschere); specifica il nome della tabella (tabella:impiegati) ed i campi da includere nella maschera (selezionarli tutti con il pulsante >>). Nei passi successivi della procedura guidata, scegli il layout Giustificato ed uno stile grafico a piacere. Nell ultimo passaggio, salva la maschera con un nome piacere. 22. Apri la maschera in visualizzazione struttura (procedi come per le tabelle, facendo clic con il tasto destro sulla linguetta con il nome della maschera nel riquadro centrale, poi Visualizzazione Struttura) ed inserisci un testo a piacere nell intestazione (utilizza il controllo Etichetta - pulsante contrassegnato da Aa - nella scheda Struttura della H- Visualizzazione della maschera ed inserimento/modifica dati. 23. Apri la maschera in Visualizzazione Maschera (tasto destro sulla linguetta con il nome della maschera nel riquadro centrale >Visualizzazione Maschera) ed inserisci/modifica i dati. Spostati tra i vari campi con il tasto Tab od Invio, oppure con il mouse. Prova le funzioni di Copia, Incolla dati accessibili dal menù del tasto destro. Cancella il record num. 5 (utilizzando i controlli di avanzamento posizionarsi sul record 5 > selezionare la barra laterale destra che diventerà di colore nero> tasto destro del mouse > Taglia). Confermare il messaggio successivo. Strumenti digitali per la comunicazione A.A 2012/13 4

5 24. Salva i dati e chiudi la maschera facendo clic con il tasto destro sulla linguetta con il nome della maschera nel riquadro centrale. I- Creazione di un report 25. Crea un nuovo report tramite la creazione guidata (sulla barra multifunzione > scheda Crea > gruppo Report > clic sul bottone Creazione guidata report); scegli la tabella su cui deve essere basato il report (tabella Impiegati); poi scegli i campi da includere nel report: seleziona il nome del campo nella lista a sinistra quindi premi il pulsante con il simbolo di maggiore ( >). Ripeti per tutti i campi tranne il campo Stipendio. 26. Nella successiva finestra della procedura guidata, imposta il raggruppamento dati (livelli di gruppo) in base al campo Dipartimento (seleziona il nome del campo nella lista a sinistra quindi premi il pulsante con il simbolo di maggiore >). 27. Nella successiva finestra della procedura guidata, scegli di ordinare i dati in base al campo ID_impiegato (nella casella 1, seleziona il campo ID_impiegato nel relativo menù a tendina), in senso crescente. Strumenti digitali per la comunicazione A.A 2012/13 5

6 28. Nella successiva finestra, scegli il layout con rientri ed orientamento orizzontale, assicurati che l opzione Regola la larghezza dei campi per includerli tutti in una pagina sia attivata. Al termine, imposta un titolo a piacere per il report, visualizzane l anteprima e confrontala con quella riportata nella pagina dei risultati. 29. Apri il report in visualizzazione struttura e modifica i dati dell intestazione del report aggiungendo il proprio nome e cognome (come in precedenza, utilizza il controllo Etichetta). Inoltre, adegua la larghezza dei controlli dei vari campi, per far sì che vengano mostrati tutti i dati correttamente (come mostrato nella pagina dei risultati). Chiudi il report facendo clic con il tasto destro sulla linguetta corrispondente. J- Creazione di una query di selezione (query semplice) 30. Crea una nuova query tramite la creazione guidata (sulla barra Multifunzione> scheda Crea > clic sul bottone Creazione guidata query > Query semplice) specifica il nome della tabella su cui deve essere basata la query (tabella Impiegati) ed i campi da includere nella query (tutti). 31. Nella successiva finestra della procedura guidata, scegli Query di dettaglio, poi salva la query con un nome a piacere. 32. Apri la query in visualizzazione struttura e imposta i seguenti criteri nella riga Criteri: campo Cognome: iniziale del cognome lettera L; campo Stipendio: superiore a (nella cella della riga Criteri sottostante il campo Cognome digita L* oppure Like L*, nella cella della riga Criteri sottostante il campo Stipendio digita > 38000). L inserimento dei suddetti criteri farà si che vengano visualizzati dalla query solamente i record degli impiegati il cui cognome comincia con la lettera L ed il cui stipendio è più elevato di ,00 ) 33. Esegui la query con il bottone Esegui (icona raffigurante un punto esclamativo), e controlla che i risultati siano corretti (fai riferimento alla pagina dei risultati). Poi torna alla modalità struttura della query e cancella i criteri inseriti in precedenza. 34. Torna alla modalità struttura della query e imposta dei nuovi criteri, al fine di selezionare solo quegli impiegati il cui Titolo di Studio è il Diploma e la cui data di assunzione è compresa tra 01/01/1992 e 01/01/1999 ( nella cella della riga Criteri sottostante il campo Titolo di Studio digita Diploma > nella cella della riga Criteri sottostante il campo Data assunzione digita Between 01/01/1992 and 01/01/1999 (utilizzo dell operatore Between x and y) 35. Esegui la query con il bottone Esegui, e controlla che i risultati siano corretti (fai riferimento alla pagina dei risultati). 36. Torna alla modalità struttura della query, cancella i criteri inseriti in precedenza e imposta dei nuovi criteri, al fine di selezionare solo gli impiegati appartenenti al dipartimento Agraria oppure al dipartimento Rettorato (nella cella della riga Criteri sottostante il campo Dipartimento digita Agraria >nella cella sottostante la precedente (riga Oppure) digita Rettorato. Prova come alternativa l utilizzo dell operatore Or (nella cella della riga Criteri sottostante il campo Dipartimento digita Agraria Or Rettorato. 37. Chiudi la query facendo clic con il tasto destro sulla linguetta corrispondente. 38. Chiudi MS Access (scheda File > Esci). Strumenti digitali per la comunicazione A.A 2012/13 6