ENGINEERING SANITA ENTI LOCALI. Data di emissione: 19/11/2015 N.ro pagine: 11. Pagina 1 di 11

Transcript

1 Manuale Operativo Riscontro Fatture Data di emissione: 19/11/2015 N.ro pagine: 11 Pagina 1 di 11

2 Sommario 1 SCOPO VISUALIZZAZIONE FATTURE AUTORIZZAZIONE, LIQUIDAZIONE E PAGAMENTO FATTURE... 6 Pagina 2 di 11

3 1 Scopo Scopo del documento è quello di illustrare le modalità operative di verifica delle fatture mediante procedura Areas. Tale attività dovrà essere effettuata dagli uffici riscontro fatture. Gli uffici individuati sono quelli riportati nella tabella di seguito: UFFICIO RISCONTRO FATTURE COD. UFFICIO RISCONTRO FATTURE Dipartimento di Riabilitazione (sede centrale) RIAB U.O Riabilitativa Gela RIABGELA Distretto di Caltanissetta DISTR_CALTANISSETTA Distretto di Gela DISTR_GELA Distretto di Mussomeli DISTR_MUSSOMELI Distretto di S. Cataldo DISTR_SCATALDO Dipartimento del Farmaco DIP_FARMACO Area Farmaceutica Distretto CL 1 CL1 Area Farmaceutica Distretto CL 2 CL2 Dipartimento Salute Mentale DIP_SALMENTALE Servizio Telefonia UFF_TELEFONIA Settore Provveditorato SETT_PROVV Ufficio Economato UFF_ECON Ufficio Tecnico UFF_TECNICO Ufficio Legale UFF_LEGALE Ospedalità Pubblica e Privata OSP_PUBBLI_PRIV Dipartimento di Prevenzione DIP_PREVENZIONE Sert SERT Affari Generali AFF_GENERALI Coordinamento Amministrativo Territoriale COO_TERRITORIO Dipartimento Veterinario DIP_VETERINARIO U.O. Qualità UO_QUALITA Area Amministrativa CL 1 AMMCL1 Area Amministrativa CL 2 AMMCL2 Ufficio informatico SERV_CED ADI - Screening ADI_SCREENING Tab. 1: Elenco uffici riscontro fatture 2. Visualizzazione fatture Gli utenti che devono svolgere l attività di riscontro fatture dovranno accedere alla procedura AREAS mediante credenziali consegnate al momento della formazione e seguire il percorso di seguito dettagliato: Contabilità=>Fornitori=>Nuova registrazione documenti Passivi: Pagina 3 di 11

4 Fig.1: Percorso accesso alle fatture La procedura farà visualizzare la seguente maschera, che avrà impostato come default l ufficio riscontro fatture di appartenenza oppure l utente dovrà inserire il codice relativo al proprio ufficio. Compito dell utente sarà quello di cliccare sul tasto ricerca per visualizzare le fatture che attendono di essere verificate: Fig. 2: Maschera di ricerca fatture registrate L esito della ricerca sarà simile a quello sotto riportato. Ogni riga rappresenta una fattura da dover verificare. Per prendere in gestione la fattura sarà necessario cliccare sul tasto indicato dalla freccia rossa. Fig. 3: Esito della ricerca delle fatture da verificare Pagina 4 di 11

5 Cliccando sul tasto indicato, la procedura farà visualizzare informazioni riassuntive relative alla fattura. Cliccare sulla dicitura Fornitore per visualizzare la fattura e gli eventuali allegati. Fig. 4: Informazioni di riepilogo di una fattura Se la fattura è elettronica, sarà attivo il tasto Fattura HTML attraverso cui sarà possibile visualizzare il documento del fornitore. Se alla fattura è associato un allegato, sarà attivo il tasto Allega file (x) dove con x si intendono il numero di allegati trasmessi dal fornitore. Fig. 5: Informazioni di riepilogo di una fattura(2) Cliccando sul tasto Fattura HTML, la procedura farà visualizzare, come detto precedentemente, il documento passivo nel seguente modo. Fig. 6: Visualizzare la fattura HTML Pagina 5 di 11

6 Cliccando su Allegati, l utente potrà effettuare il download del file cliccando sulla freccia evidenziata in rosso. Fig. 7: Visualizzare Allegati 3 Autorizzazione, Liquidazione e Pagamento Fatture Dopo essere entrati nel merito della fattura, l utente dovrà verificare se la fornitura a fronte del quale è pervenuta la stessa rientra in una delle tre casistiche: -Acquisto effettuato con preventiva assegnazione del budget ma senza ordine informatico; -Acquisto effettuato con preventiva assegnazione del budget ma con ordine informatico; -Acquisto effettuato senza preventiva assegnazione del budget. In base alla casistica, l utente dovrà comportarsi nel modo di seguito dettagliato per poter portare una o più fatture in liquidazione e pagamento. 3.1 Acquisto effettuato con preventiva assegnazione del budget ma senza ordine informatico Se la fornitura di beni e servizi rientra nella casistica indicata, l utente dovrà effettuare le seguenti operazioni: 1) Creare il documento di certificazione del debito nel seguente modo: - Cliccare su Anagrafiche =>> Atti e Documenti =>> Gestione Atti e Documenti - Inserire il Tipo CD proprio dell ufficio riscontro fatture di competenza, l anno, la descrizione, l esecutività e la data di inizio validità. Si rimanda al paragrafo 3.4 per la modalità di creazione del documento di certificazione del debito. 2) Prendere in gestione le fatture da riscontrare e procedere nel seguente modo: - Verificare o inserire il Centro di Costo in prima nota: cliccando sul tab Prima Nota è necessario verificare che il conto di costo abbia come chiave contabile il cdc fruitore del bene e servizio. Pertanto sarà necessario cliccare sul tasto indicato in rosso nella maschera seguente. Pagina 6 di 11

7 Fig. 8: Verifica Chiave contabile su Prima Nota La procedura farà visualizzare la riga seguente dove dovrà essere inserito o modificato, qualora sia errato, il centro di costo a cui imputare la spesa. Fig.9: Modifica/Inserimento Chiave contabile - Inserire nella scheda scadenze l autorizzazione di spesa, il conto e il CIG; Fig.10: Valorizzazione di Autorizzazione di spesa, conto, cig - Prendere in gestione la scadenza cliccando sul tasto evidenziato in rosso e completare il campo Provvedimento con gli elementi (tipo, anno, numero) del documento di certificazione creato in precedenza; Pagina 7 di 11

8 Fig.11: Valorizzazione del provvedimento di Certificazione del debito Cliccando sul tasto evidenziato in rosso, si aprirà un ulteriore maschera che permetterà l inserimento del provvedimento di Certificazione del Debito. L utente dovrà inserire in ordine tipo, anno e numero. Fig.12:/Inserimento Provvedimento 3) Modificare il campo in gestione dall ufficio assegnando il valore 3LIQ01: per inoltrare, informaticamente, il documento all ufficio unico di liquidazione è necessario ritornare sulla maschera principale della fattura e inserire nel campo indicato dalla freccia il codice 3LIQ01. Pagina 8 di 11

9 Fig.13: Invio informatico fattura a Ufficio Unico di Liquidazione 3.2 Acquisto effettuato con preventiva assegnazione del budget ma con ordine informatico Se la fornitura di beni e/o servizi rientra nella casistica indicata, l utente dovrà verificare la motivazione per cui la fattura è stata inoltrata al servizio. Infatti, l ufficio unico di liquidazione potrà inoltrare le fatture al servizio solo se: 1) la fattura dovrebbe avere l aggancio con il ricevimento ma quest ultimo non è reperibile. Il movimento di ricevimento non è reperibile per due motivi: a) il movimento di carico non è stato registrato nella procedura Areas; b) il movimento di carico riporta un numero di bolla differente rispetto a quello presente in fattura elettronica. Compito dell utente è quello di verificare le anomalie, correggerle e inserire nel campo in gestione dall ufficio il valore 2LIQ01 (si veda fig.8); 3.3 Acquisto effettuato senza preventiva assegnazione del budget Se la fornitura di beni e/o servizi rientra nella casistica indicata, l utente dovrà procedere alla redazione della Delibera di autorizzazione, liquidazione e pagamento e dovrà valorizzare la maschera di ciascuna fattura come nel paragrafo Creare il Provvedimento di Certificazione del Debito Per creare il provvedimento di Certificazione del Debito è necessario cliccare sul Modulo Anagrafiche e seguire il seguente punto a menu: Anagrafiche=>Atti e Documenti=>Gestione Atti e Documenti. Pagina 9 di 11

10 Fig.14: Punto a menu per creazione Provvedimento Infine, all apertura della maschera, sarà necessario cliccare sul tasto nuovo. La procedura mostrerà un campo in colore giallo in cui è necessario inserire il tipo di provvedimento di certificazione del debito associato al proprio settore. Fig.15: Maschera di inserimento tipologia Di seguito si riporta l elenco dei codici dei documenti di certificazione del debito per ciascuno degli uffici riscontro fatture individuati: UFFICIO RISCONTRO FATTURE COD. UFFICIO RISCONTRO FATTURE Dipartimento di Riabilitazione (sede centrale) RIAB U.O Riabilitativa Gela RIABGELA CD2 Distretto di Caltanissetta DISTR_CALTANISSETTA CD3 Distretto di Gela DISTR_GELA CD4 Distretto di Mussomeli DISTR_MUSSOMELI CD5 Distretto di S. Cataldo DISTR_SCATALDO CD6 Dipartimento del Farmaco DIP_FARMACO CD7 Area Farmaceutica Distretto CL 1 CL1 CD8 Area Farmaceutica Distretto CL 2 CL2 CD9 Dipartimento Salute Mentale DIP_SALMENTALE CD10 Servizio Telefonia UFF_TELEFONIA CD11 Settore Provveditorato SETT_PROVV CD12 Ufficio Economato UFF_ECON CD13 Ufficio Tecnico UFF_TECNICO CD14 Ufficio Legale UFF_LEGALE CD15 Ospedalità Pubblica e Privata OSP_PUBBLI_PRIV CD16 Dipartimento di Prevenzione DIP_PREVENZIONE CD17 Sert SERT CD18 Affari Generali AFF_GENERALI CD19 Coordinamento Amministrativo Territoriale COO_TERRITORIO CD20 Dipartimento Veterinario DIP_VETERINARIO CD21 U.O. Qualità UO_QUALITA CD22 Area Amministrativa CL 1 AMMCL1 CD23 Area Amministrativa CL 2 AMMCL2 CD24 CODICE DOCUMENTO DI CERTIFICAZIONE DEL DEBITO CD1 Pagina 10 di 11

11 Ufficio informatico SERV_CED CD25 ADI - Screening ADI_SCREENING CD26 Tab. 2: Elenco codici documento di certificazione del debito Non appena inserito il codice, nell esempio CD1- Certificazione del debito-riabilitazione, la procedura mostrerà i campi da valorizzare che saranno obbligatori e che posseggono colore giallo: -Anno del provvedimento: inserire l anno di lavoro -Descrizione del provvedimento: ad esempio Autorizzazione al pagamento fatture etc ; -Esecutività: valorizzare sempre a sì; -Data di inizio validità: inserire la data di creazione del provvedimento. Fig.16: Valorizzazione campi obbligatori Non appena si cliccherà sul tasto Conferma, la procedura assegnerà al provvedimento un numero progressivo per anno di registrazione come mostrato in figura. Fig.17: Assegnazione numero progressivo Pagina 11 di 11