PORTALE LAVORO AGILE

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1 PORTALE LAVORO AGILE Manuale d uso relativo alla presentazione del Progetto Individuale di lavoro agile da parte del dipendente e alla stipula del relativo Accordo individuale Direzione Generale Organizzazione Servizio II 1

2 SEZIONE DEDICATA AL PERSONALE NON DIRIGENZIALE 2

3 LA STRUTTURA DELLA PIATTAFORMA Il portale per il lavoro agile o Smart working si compone di un area di amministrazione e di un area pubblica per l accesso al form di richiesta. FRONT END Il front end è il volto pubblico del portale, lo spazio nel quale gli utenti interni all Amministrazione possono: - inoltrare le richieste di adesione al progetto pilota relativo al lavoro agile e il progetto individuale di lavoro agile; - consultare le richieste inviate e visualizzarne lo stato di lavorazione; - visionare le comunicazioni dell Amministrazione. Al portale per il lavoro agile si accede tramite il seguente link: ACCESSO L utente, visualizzata la schermata di accesso al sistemai (Fig.1), dovrà inserire le proprie credenziali di posta elettronica istituzionale (credenziali APE) per accedere al successivo menù principale del portale. Figura 1 3

4 MENU P R I N C I P A L E All accesso al sistema, il dipendente visualizza la maschera principale sotto riportata (Fig. 2). Figura 2 COMPILA E INVIA LE RICHIESTE L utente che ha presentato e inviato la Manifestazione di Interesse nella prima fase del Progetto Pilota per il lavoro agile, entrando nel sistema, nella sezione Compila e invia le richieste, potrà cliccare sul nome della richiesta Progetto individuale di lavoro agile (Fig. 3). Figura 3 4

5 Si aprirà una maschera (Fig.4) per la compilazione del Progetto individuale di lavoro agile, composta da 7 pagine/sezioni. Figura 4 Per il salvataggio dei dati inseriti in ciascuna pagina/sezione cliccare il tasto Salva in altro a sinistra. Pagina 1 Nella prima pagina sono presenti i dati del dirigente dell istituto/servizio e quelli del dipendente. Il dipendente dovrà inserire i dati relativi ad almeno un titolo di studio e dovrà indicare con un flag una o più attività da svolgere in modalità agile (Fig. 5). 5

6 Figura 5 Per l inserimento del titolo di studio, selezionare dal menu a tendina il titolo di studio di interesse e cliccare sul tasto AGGIUNGI. Per rimuovere il titolo di studio inserito, cliccare sullo stesso nel box e poi sul tasto RIMUOVI. Per l indicazione delle attività da svolgere in modalità agile spuntare uno o più flag di interesse. 6

7 Pagina 2: Descrizione del progetto Figura 6 Il dipendente dovrà indicare: 1. Dettagliatamente le attività che intende svolgere in modalità smart (si consiglia di separare ciascuna attività con punteggiatura); 2. Il numero di giornate lavorative mensili da svolgere in modalità agile (minimo 1, massimo 5 giorni al mese); 3. I giorni della settimana prescelti (2 preferenze); 4. La fascia di oraria di contattabilità articolata in relazione all orario di servizio. La stessa non potrà essere inferiore all 85% del totale del numero di ore di lavoro giornaliere; 5. I luoghi della prestazione in modalità smart (è possibile scegliere una o più opzioni); 6. Gli obiettivi e i risultati attesi per l intera durata del progetto (si consiglia di separare ciascun obiettivo e risultato atteso con punteggiatura). 7

8 Pagina 3: Risorse tecnologiche necessarie per la realizzazione del progetto Figura 7 La presente sezione non dovrà essere considerata e compilata nel caso in cui il dipendente utilizzerà strumentazione tecnologica propria. Pagina 4: Indicatori Nell apposita sezione sono riportati a titolo puramente esemplificativo i seguenti due tipi di indicatori: indicatori di avanzamento di attività e progetti e indicatori di risultato o processo (output) (Fig. 8). Per ogni indicatore è possibile scegliere una descrizione fra quelle proposte dal sistema o inserirne una nuova. Nella sezione è prevista anche la possibilità di inserire altre tipologie di indicatori con altre descrizioni. Per ogni indicatore è necessario definire il livello di risultato atteso in termini percentuali (Valore target per il periodo di durata del progetto individuale). Gli indicatori dovranno essere scelti in base alla tipologia e alle caratteristiche delle attività lavorative svolte dal dipendente in modalità agile. 8

9 Figura 8 Pagina 5: PROGRAMMAZIONE DELL ATTIVITA INDIVIDUALE IN MODALITA DI LAVORO AGILE In questa sezione (Fig. 9) il dipendente dovrà inserire la programmazione delle attività da svolgere per tutta la durata del progetto individuale, fornendo una descrizione degli obiettivi/risultati attesi e indicando la percentuale di avanzamento previsto per ogni trimestre, rispetto al target inserito nella pagina/sezione Indicatori. 9

10 Figura 9 Pagina 6: DOCUMENTO PDF DA SOTTOSCRIVERE In questa sezione sarà possibile scaricare il documento Progetto individuale di lavoro in formato PDF, contenente tutte le informazioni inserite (Fig. 10). Dopo avere premuto sul bottone Scarica il PDF non sarà più possibile apportare modifiche ai dati inseriti, pertanto occorrerà accertarsi che i dati siano completi e corretti, secondo quanto concordato con il proprio dirigente di riferimento. Solo dopo aver scaricato il documento relativo al Progetto Individuale di lavoro il dipendente dovrà scaricare: 1 Il documento Accordo Individuale di lavoro agile ; 2 Il documento Allegato A relativo alle Specifiche tecniche minime di custodia e sicurezza dei dispositivi elettronici e dei software e regole per protezione dati ; 3 Il documento Allegato B relativo a Informativa in materia di tutela della salute e sicurezza del dipendente nei luoghi di lavoro. 10

11 Figura 10 I documenti Allegato A e Allegato B dovranno essere debitamente datati e sottoscritti dal dipendente. Il documento Accordo individuale di lavoro agile dovrà essere compilato in ogni sua parte dal dipendente in conformità al progetto individuale e sottoscritto dal medesimo. Pagina 7: INVIO DEL PROGETTO INDIVIDUALE Per completare la procedura occorre sottoscrivere il PDF relativo al progetto individuale di lavoro agile generato dal Sistema e caricare il medesimo in formato PDF non modificabile. Il documento relativo al progetto sarà inviato all'approvazione del Dirigente. L'invio è possibile se il progetto è completo in tutti i suoi campi. Nel caso in cui il dipendente presti servizio presso un Istituto/sede non dirigenziale, il progetto individuale dovrà, avere la sottoscrizione, per presa visione, da parte del funzionario con incarico direttivo (Fig. 11). In questa sezione, inoltre, tramite l apposita funzione, sarà possibile, procedere al caricamento anche dell accordo individuale, dell allegato A e dell allegato B debitamente sottoscritti dal dipendente. Si raccomanda per l allegato A di utilizzare una risoluzione in grado di rendere il documento leggibile ma inferiore a 2 MB. 11

12 Figura 11 Cliccando sul tasto INVIO PROGETTO i documenti saranno inviati al dirigente. RICHIESTE INVIATE TELEMATICAMENTE In questa sezione del portale, a cui si accede, ritornando al menù principale è possibile consultare la domanda inviata e visualizzarne lo stato di lavorazione (Fig. 12). Cliccando sul codice della domanda, e selezionando successivamente la pagina/sezione 7, sarà possibile scaricare il progetto inviato, con un click sul nome del file caricato. 12

13 Figura 12 Dalla medesima sezione è possibile annullare l invio della domanda cliccando sul tasto ANNULLA INVIO (Fig. 13). Al dipendente arriverà una mail in cui viene richiesta la conferma dell annullamento. La domanda, dopo tale conferma, può essere ripresentata. Figura 13 Dopo l approvazione/diniego del progetto da parte del dirigente, nella sezione riportata nella figura 13 denominata Documenti lavorazione pratica, presente nella sezione/pagina 7, il dipendente potrà visualizzare e stampare il documento relativo all approvazione o al diniego della pratica. 13

14 SEZIONE DEDICATA AL PERSONALE DIRIGENZIALE 14

15 LA STRUTTURA DELLA PIATTAFORMA Il portale per il lavoro agile o Smart working si compone di un area di amministrazione e di un area pubblica per l accesso al form di richiesta. ACCESSO - SEZIONE PER I DIRIGENTI DELL ISTITUTO/SERVIZIO O DIRETTORE GENERALE COMPETENTE È stata configurata una sezione dedicata ai direttori di riferimento per la gestione delle pratiche necessarie per l avvio di lavoro agile o Smart working, raggiungibile dal seguente link: In particolare a tale sezione possono accedere il dirigente di riferimento o, per gli istituti non dirigenziali, il direttore generale competente e, per gli istituti afferenti ai Poli Museali, il dirigente preposto presso il Polo Museale di riferimento. L utente, visualizzata la schermata di accesso al sistema (Fig. 1), dovrà inserire le proprie credenziali di posta elettronica istituzionale (credenziali APE). Figura 1 15

16 MENU PRINCIPALE Nella pagina iniziale sono state inserite le seguenti funzionalità (Fig. 2): 1. Lista Pratiche; 2. Gestione delega. Figura 2 Lista pratiche Cliccando sulla funzionalità LISTA PRATICHE, il dirigente di riferimento o, per gli istituti non dirigenziali, il direttore generale competente e, per gli istituti afferenti ai Poli Museali, il dirigente preposto presso il Polo Museale di riferimento, visualizza le pratiche di competenza (Fig. 3). Figura 3 Cliccando sulla riga relativa al dipendente di interesse, il dirigente visualizza la seguente schermata (Fig. 4). 16

17 Figura 4 Cliccando su Visualizza progetto, il dirigente può visualizzare il progetto concordato con il dipendente nelle pagine/sezioni dalla 1 alle 6. Nella pagina/sezione 7, il dirigente può scaricare il PDF del progetto già sottoscritto dal dipendente ed esprimere l approvazione o il diniego (Fig. 5). Il dirigente inoltre deve prendere visione degli allegati A e B sottoscritti dal dipendente e scaricare l Accordo Individuale da sottoscrivere. 17

18 Accordo individuale LAVORO Allegato A Allegato B Figura 5 In caso di diniego il dirigente deve obbligatoriamente inserire una motivazione. Dopo aver cliccato sul tasto Approva progetto, comparirà una richiesta di conferma di approvazione. Successivamente comparirà un messaggio che conferma l avvenuta approvazione del progetto e che è necessario caricare l accordo firmato dal dirigente. Si aprirà la schermata riportata in figura 6 in cui il dirigente, tramite apposita funzione, dovrà caricare il documento Accordo individuale di lavoro agile scaricato in precedenza debitamente sottoscritto. Cliccando sul tasto Invia documenti il dirigente esegue l invio definitivo di tutta la documentazione relativa al dipendente al protocollo GIADA. 18

19 Figura 6 Il dirigente potrà caricare anche in un secondo momento l accordo sottoscritto, dalla schermata in fig. 6 cliccando su INDIETRO in alto a sinistra torna alla schermata in fig. 7. Figura 7 19

20 Rientrando nel sistema successivamente, il dirigente dalla sezione Lista Pratiche, cliccando sulla riga del dipendente di interesse di cui ha già approvato il progetto, dal link Caricamento e invio dell accordo si aprirà la schermata di fig. 6 per il caricamento dell accordo. Gestione Deleghe Per i Direttori è prevista l opzione "DELEGA"(Fig. 8), che permetterà al Dirigente di delegare un funzionario o un responsabile preposto alla lavorazione delle pratiche. Tale opzione non inciderà sul nominativo del dirigente di riferimento - indicato dal richiedente al momento della REGISTRAZIONE nell'apposito campo - che non dovrà essere assolutamente modificato e dovrà comunque sempre contenere il nome e la mail del dirigente e non dell'eventuale delegato. Figura 8 Cliccando su GESTIONE DELEGA verrà visualizzata la schermata sotto riportata (Fig. 9). Figura 9 20

21 Cliccando su INSERISCI (Fig. 9) il dirigente di riferimento o, per gli istituti non dirigenziali, il direttore generale competente e, per gli istituti afferenti ai Poli Museali, il dirigente preposto presso il Polo Museale di riferimento, potrà indicare i dati del delegato. Figura 10 Cliccando su OK la delega viene salvata (Fig. 10). Qualora la persona indicata non sia presente, affinché venga inserita tra i delegati, dovrà essere inviata una richiesta all indirizzo: procedimenti@beniculturali.it. È possibile conferire una delega per un intervallo di tempo definito nei relativi campi facoltativi. Alla scadenza, se necessario, si può provvedere al rinnovo o all individuazione di altra persona. IL CAMPO APPLICAZIONE (non obbligatorio) NON VA COMPILATO. La compilazione del campo PROTOCOLLO è facoltativa ed è relativo al numero di protocollo a cui si riferisce l eventuale delega. Per la visualizzazione delle deleghe effettuate, il Direttore cliccando sul tasto RICERCA nella sezione Gestione Delega, visualizza le deleghe salvate. La mail che notificherà la presenza sul portale di manifestazioni di interesse presentate dai dipendenti continuerà ad arrivare SOLO ai Direttori di riferimento. Essi potranno inoltrare all eventuale delegato la comunicazione con il link di accesso all area riservata, che rimane invariato. Nell area riservata il delegato visualizza, cliccando sulla voce di menu Lista pratiche della schermata principale, un menù a tendina, dal quale selezionare il nome del delegante e visualizzare tutte le richieste di pertinenza del dirigente delegante (Fig. 11). Si precisa che in nessun caso il delegato potrà a sua volta delegare terzi. 21

22 Figura 11 22