Procedura di gestione del miglioramento < PQ 05 >

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1 I I S Ettore Majorana Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) PQ05 Rev 3 del 11/10/06 Pag 1/5 Procedura di gestione del miglioramento < PQ 05 > EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA: Rappresentante Della Direzione Responsabile Commissione Qualità Dirigente Scolastico

2 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Modalità operative 6. Documenti di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia delle revisioni Scopo Scopo della presente procedura è quello di definire i criteri per la gestione delle azioni correttive e preventive, in particolare per: l individuazione delle necessità; la pianificazione delle azioni. Campo di applicazione La presente procedura si applica ad azioni ritenute necessarie a fronte di non conformità e/o reclami su servizi o sul Sistema. Valgono le stesse definizioni riportate nella PQ04. Definizioni e riferimenti Responsabilità Funzione responsabile Dirigente Scolastico Rappresentante della Direzione Collegio dei docenti Consiglio di classe Dipartimento di materia DSGA Personale non docente Responsabilità Presiede le riunioni di riesame, decide come attivare progetti di miglioramento, valuta l efficacia dell azione svolta. Analizza i registri delle non conformità, dei reclami, i risultati degli indicatori dell efficacia dei servizi, propone progetti di Collabora all individuazione delle azioni di miglioramento, è coinvolto nell attuazione delle azioni di 2

3 Individuazione delle necessità di miglioramento Modalità operative FASE e ATTIVITÀ ELEMENTI IN INGRESSO DESCRIZIONE ATTIVITÀ ELEMENTI IN USCITA Matrice degli indicatori compilata Registri di non conformità dei laboratori e di tipo amministrativo Registro dei reclami e delle non conformità di tipo formativo Relazione finale del C.D.C. Risultati dell analisi su non conformità, reclami, audit interni, andamento di indicatori dei servizi e dei processi, andamento della soddisfazione del cliente Precedenti verbali di riesame della Direzione preventiva (Mod.01G/PQ05) Il Rappresentante della Direzione completa la matrice degli indicatori con i risultati ottenuti al termine dell anno scolastico. Il Rappresentante della Direzione analizza i registri delle non conformità e dei reclami; le relazioni finali dei CDC; i rapporti di non conformità scaturiti dagli audit interni; la chiusura delle azioni correttive/preventive in corso e la loro verifica di efficacia e presenta alla Direzione ad al gruppo di Riesame l andamento di: risultati matrice degli indicatori; non conformità; reclami; audit interni; efficacia di precedenti azioni correttive/preventive. Il gruppo di riesame decide in quali casi attivare progetti di miglioramento continuo e/o a carattere correttivo sulla base di: risultati della matrice degli indicatori; ripetersi di non conformità e/o reclami simili, già risolti con una correzione; verificarsi di non conformità e/o reclami giudicati particolarmente rilevanti per le loro implicazioni sul servizio agli studenti e alle famiglie. Il Rappresentante della Direzione presenta anche i risultati dell analisi sui questionari di rilevazione della soddisfazione dei clienti e sull andamento dell efficacia dei servizi e dei processi dell Istituto. Anche in base all analisi dell andamento degli indicatori della matrice il gruppo di riesame può ritenere opportuno intervenire con progetti di miglioramento a carattere preventivo. Sono pertanto pianificate le azioni definendo tempi, responsabilità, strategie e mezzi utilizzati, registrando questa pianificazione nel verbale di riunione e/o nel modulo Azione correttiva / preventiva. Per progetti di miglioramento di più ampio respiro la realizzazione viene affidata dal DS ad un gruppo di progetto specifico (es. commissione) secondo le modalità fissate nella PQ11. Le modalità per la conduzione di un azione correttiva/preventiva e le corrispondenti registrazioni sul modulo Azione correttiva/preventiva sono dettagliate di seguito. Nuova matrice degli indicatori Verbali delle riunioni di riesame Azioni correttive e preventive individuate nel modulo Azione correttiva/preventiva 5

4 Conduzione dell azione Conduzione dell azione FASE e ATTIVITÀ ELEMENTI IN INGRESSO DESCRIZIONE ATTIVITÀ ELEMENTI IN USCITA Descrizione del problema o dell idea Spiegazione Durante la Riunione di riesame il problema o la situazione da cambiare sono descritti e riportati nel modulo Azione correttiva / preventiva Durante le riunioni di riesame gli elementi salienti del problema sono: spiegati; discussi e verificati in gruppo. Il risultato di questa attività è sempre evidenziato nel modulo Azione correttiva preventiva compilato preventiva compilato Pianificazione generale delle azioni Scheda servizio formativo (mod. 01SPQ11) Dopo la verifica delle ipotesi il problema o l idea di miglioramento inizialmente identificati possono avere subito delle modifiche, quindi: sono enunciati i fattori che si intendono modificare; si elencano le interazioni avute o che si intende avere in futuro con le persone coinvolte; si elencano le risorse che si ritengono necessarie; si decide quali azioni saranno effettivamente condotte; si decide come saranno controllate. Scheda servizio formativo (mod. 01S/PQ11) preventiva compilata Attuazione delle fasi Raccolta dati relativi all attuazione Analisi dati Comunicazion e Scheda servizio formativo (mod. 01S/PQ11) Questionari, checklist Risultati dei controlli Relazione finale del servizio formativo (Mod 06S/PQ11) Sintesi dei risultati I responsabili individuati attuano quanto di loro competenza Durante l attuazione delle azioni i metodi di controllo possono eventualmente essere: questionari, checklist Ciascuno dei responsabili coinvolti nel progetto di miglioramento raccoglie i risultati delle azioni svolte Durante il Riesame della Direzione è valutata l efficacia dell azione svolta e il risultato di questa valutazione è riportato nel verbale di riesame e/o sul modulo Azione correttiva/preventiva. Scheda servizio formativo (mod. 01S/PQ11) preventiva compilata Risultati dei questionari e checklist Sintesi dei risultati Relazione finale del servizio formativo (Mod 06S/PQ11) compilata Verbale di riesame della Direzione 6

5 Documenti di riferimento Verbali di Riesame della Direzione Risultati di andamento di non conformità, reclami, audit interni, soddisfazione del cliente, matrice degli indicatori Registri delle non conformità dei laboratori e di tipo amministrativo Registro dei reclami e delle non conformità di tipo formativo Relazione finale del CDC /preventiva (Mod 01G/PQ05) Registrazioni Registrazione di Azioni correttive / preventive (Mod.01G/PQ05) della Direzione Scheda servizio formativo (Mod 01S/PQ11) Relazione finale servizio formativo (Mod 06S/PQ11) Funzioni destinatarie Alta Direzione Responsabili coinvolti nei progetti di miglioramento Rev. 1 del 19/05/2003: emissione definitiva Storia delle revisioni Rev. 2 del 15/09/2004: modifica del punto 5 precisazione sui documenti utilizzati; modifica dei punti 6 e 7 - precisazione sui documenti utilizzati. Rev. 3 del 11/10/2006: modifica del punto 5 precisazione sulle modalità di analisi degli indicatori e sull attuazione dei processi di miglioramento; precisazione sui documenti utilizzati; modifica dei punti 6 e 7 precisazione sui documenti utilizzati. 7