La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. La Conservazione Digitale di documenti fiscali e tributari

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1 La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione La Conservazione Digitale di documenti fiscali e tributari Ordine dei Dottori Commercialisti ed degli Esperti Contabili di Vigevano Antonio Scornaienghi T&S Vigevano, 2 aprile 2015

2 sommario fatturazione elettronica definizioni, obblighi, normativa conservazione digitale definizioni, obblighi, normativa i servizi della piattaforma clapps fatturazione elettronica, conservazione digitale, gestione documentale clapps invoice le fasi del sistema di fatturazione elettronica clapps legal archive le fasi del sistema di conservazione digitale clapps documents le fasi del sistema di gestione documentale

3 fatturazione elettronica - definizioni fatturazione elettronica processo informatico regolamentato dalla normativa che gestisce la generazione, l emissione e la trasmissione telematica dei dati di fatturazione, in grado di garantire l attestazione della data, l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità delle fatture elettroniche attestazione della data la data e l'ora di formazione della fattura elettronica devono essere attestate. È garantita dall emittente con l apposizione sul documento del riferimento temporale integrità del contenuto il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possano essere alterati. È garantita dall emittente con l apposizione sul documento della firma digitale autenticità dell origine l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura devono essere certi. È garantita dall emittente con l apposizione sul documento della firma digitale leggibilità la fattura deve essere resa leggibile per l uomo. I dati devono essere prontamente disponibili su schermo o tramite stampa, si deve poter dimostrare che i dati del documento leggibile non siano stati alterati rispetto a quelli del documento elettronico originale. Va garantita fino al termine della conservazione

4 fatturazione elettronica - definizioni fattura elettronica fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell emittente, inviata in formato elettronico al destinatario e conservata in modalità digitale, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale(CAD)

5 fatturazione elettronica normativa Legge 244 del 24 dicembre 2007 (Legge finanziaria 2008) e ss.mm.ii. istituisce l obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio(SdI) DMEF 3 aprile 2013 n. 55 decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 fissa al 6 giugno 2014 la decorrenza dell obbligo della fattura elettronica nei rapporti economici verso la Pubblica Amministrazione Centrale e stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica della quale definisce il formato Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le Amministrazioni dello Stato (centrali e locali) non comprese nella scadenza del 6 giugno 2014

6 fatturazione elettronica PA obblighi e adempimenti per i fornitori della PA produzione fattura produrre un documento in formato FatturaPA riferimento e firma apporre sulla fattura il riferimento temporale e la firma digitale dell emittente (cedente/prestatore ovvero soggetto terzo che emette fattura per conto del cedente/prestatore) trasmissione fattura trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio(SdI) per la fatturazione elettronica ricezione notifiche ricevere le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio(SdI) numerazione separata le fatture elettroniche devono essere annotate su un registro/sezionale IVA separato rispetto alle altre fatture analogiche;

7 fatturazione elettronica FatturaPA fattura elettronica ai sensi dell articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni dello Stato file XML (extensible Markup Language) nel formato definito nell allegato A del DMEF 55/2013, l unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio autenticità dell origine e integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della firma digitale dell emittente dati obbligatori trasmissione vincolata alla presenza del codice ipa del destinatario della fattura [DMEF 55/2013], dei codici CIG (Codice Identificativo di Gara) e CUP (Codice Unico di Progetto) [DL 66/2014] e delle informazioni rilevanti ai fini fiscali e indispensabili per il corretto inoltro della fattura al destinatario

8 fatturazione elettronica Sistema di Interscambio (SdI) sistema informatico gestito dall Agenzia delle Entrate la cui conduzione tecnica è affidataasogeispa[dmef7marzo2008] riceve le fatture sotto forma di file XML in formato FatturaPA effettua controlli formali(non contabili) sulle fatture ricevute inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie notifica l esito dei controlli, dell inoltro e della ricezione da parte del destinatario, inviando al soggetto trasmittente una serie di ricevute in formato XML firmate digitalmente ruolo non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture

9 conservazione digitale - definizioni conservazione digitale procedura informatica regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (art. 44 del CAD), attribuendogli, quindi, piena validità legale autenticità insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato integrità insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualita di essere completo ed inalterato affidabilità caratteristica che esprime il livello di fiducia che l utente ripone nel documento informatico reperibilità insieme delle informazioni associate ai documenti informatici che permettono la loro individuazione univoca nel sistema di conservazione digitale leggibilità insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti

10 conservazione digitale tipologie documentali quali documenti è possibile gestire documenti fiscali afferenti al ciclo attivo e passivo di fatturazione, registri IVA, libro giornale, libri sociali, ma anche documenti non fiscali come il LUL, contratti, ordini, polizze, ecc.

11 conservazione digitale normativa D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dalla pubblica amministrazione, ha lo scopo di regolare la gestione, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell informazione in modalità digitale, nei rapporti tra amministrazione e privati, arrivando, in alcuni casi, a disciplinare l uso del documento informatico anche tra privati DPCM 3 Dicembre 2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione, istituisce il ruolo del responsabile della conservazione definendone compiti e responsabilità e stabilisce i requisiti che il sistema di conservazione deve garantire DMEF 17 Giugno 2014 rende note le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, introducendo importanti semplificazioni ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale

12 conservazione digitale obblighi e adempimenti per i fornitori della PA conservazione digitale conservare le Fatture PA digitalmente in conformità alle disposizioni del DMEF 17 giugno 2014 adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale. Sebbene non esista un esplicito obbligo in tal senso, è consigliabile inviare in conservazione digitale le ricevute prodotte dallo SdI congiuntamente alle fatture elettroniche cui si riferiscono. Le ricevute sono soggette all art del Codice Civile che regola la conservazione delle scritture contabili. responsabile conservazione nominare il responsabile della conservazione che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema e gestisce il processo di conservazione garantendo nel tempo la sua conformità alla normativa vigente(art. 7 DPCM 12 dicembre 2013) manuale della conservazione redigere e aggiornare costantemente il manuale della conservazione(art. 8 DPCM 12 dicembre 2013)

13 conservazione digitale obblighi e adempimenti per i fornitori della PA sicurezza predispone il sistema e le procedure nel rispetto delle misure di sicurezza richieste dall art 12 del DPCM 12 dicembre 2013 comunicazione annuale comunicare che si effettua la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità digitale nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento imposta di bollo procedere al pagamento dell imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (fatture, libri, registri) in modalità esclusivamente telematica e in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, nei modi di cui all art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n Per libri e registri è dovuta ogni registrazioni o frazioni di esse.

14 conservazione digitale obblighi e adempimenti per i fornitori della PA luogo di tenuta delle scritture comunicare all AdE il luogo di conservazione elettronica delle scritture contabili, nonché dei registri e degli altri documenti rilevanti ai fini fiscali (luogo di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti) tramite i modelli AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972 esibizione garantire la disponibilità dei documenti elettronici, anche nel loro formato leggibile, su supporto cartaceo o informatico, in caso di ispezioni da parte dell amministrazione finanziaria funzioni di ricerca si adopera affinché siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi

15 conservazione digitale processo di conservazione acquisizione versamento acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico verifica versamento verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano nei formati previsti dalla normativa e coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione rifiuto versamento rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche abbiano evidenziato delle anomalie rapporto versamento generazione del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione firma rapporto versamento eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione

16 conservazione digitale processo di conservazione archiviazione preparazione, sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati prevista dalle regole tecniche (SInCRO) e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione chiusura del processo di conservazione con generazione del file chiusura dell archivio a cui si appongono firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale entroiltermineentroiltermineprevistodall'art.7,comma4-terdeldl10giugno1994, n. 357(3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni) distribuzione preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione richiesta dall utente distribuzione vs archiviazione produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione, ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione eliminazione documenti dall archivio scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore

17 conservazione digitale responsabile della conservazione definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, dei quali tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati

18 conservazione digitale responsabile della conservazione provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell articolo 12 DPCM 12 dicembre 2013 assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti predispone il manuale di conservazione di cui all articolo 8 DPCM 12 dicembre 2013 e ne cura l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

19 conservazione digitale manuale della conservazione riporta i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa descrive la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione descrive le tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, includendo l indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni descrive le modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprendendo la predisposizione del rapporto di versamento riporta la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione Illustra la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione

20 conservazione digitale manuale della conservazione descrive il sistema di conservazione, illustrando tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e le procedure di gestione e di evoluzione delle medesime include la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull integrità degli archivi con l evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie descrive le procedure per la produzione di duplicati o copie riporta i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione descrive le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicandoanchequalisonoicasiperiquali èprevistoilsuointervento riporta le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti

21 Sanzioni in caso di mancata conservazione digitale delle fatture elettroniche Art. 9 D.lgs. 18 dicembre 1997, n. 471 Prevede sanzioni amministrative per la mancata conservazione delle scritture contabili ai fini tributari. La mancata conservazione delle scritture contabili previste ai fini tributari può comportare l applicazione di una sanzione amministrativa da a o da 2.065a sel evasioneivaèsuperiorea ,69peresercizioo 516sele irregolarità sono di scarsa rilevanza e non ostacolano l accertamento fiscale. Art. 10 D.lgs. 10 marzo 2000, n. 74 La mancata conservazione delle scritture contabili può creare problemi con il Fisco anchedaunpuntodivistapenale. L omessa conservazione delle scritture contabili è equiparata all occultamento o alla distruzione della contabilità, quando non consente la ricostruzione dei redditi o del volume di affari ai fini dell IVA. L imprenditore può, in detto contesto, essere punito conlapenadellareclusionedaseimesiacinqueanni.

22 Clapps Invoice PA tre sistemi in uno soluzione all in one Invoice gestione del processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione Legal Archive conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche e delle ricevute inviate dallo SdI Documents consultazione e gestione dei documenti on line in formato visualizzabile data entry 1 carica FattPA o pdf utente 1 inserisce dati Clapps 2 invia FattEle Sistema di Interscambio/Pubblica Amministrazione 3.p7m utente.xml.pdf sistema utente cartelle scambio vari formati 1 carica file preleva file 7.pdf 8 invia ricevute e fatture Clapps Invoice invia ricevute e fatture 7.p7m.xml 8 6.xml invia ricevute.xml SdI 5 4.mtd.p7m invia metadati e FattEle sistema contabile Clapps Documents Clapps Legal Archive invia ricevute visualizza e scarica documenti richiede esibizione genera pacchetti PA utente utente

23 Clapps Invoice PA cosa permette acquisire le fatture da trasmettere alla PA in diversi formati e da canali differenti verificare l integrita dei file ricevuti, la correttezza dei dati immessi e la presenza dei dati obbligatori previsti dalla normativa generare le fatture elettroniche nel formato accettato dalle PA apporre sulle fatture la firma digitale in modalità manuale o automatica ed il riferimento temporale trasmettere le fatture alle PA destinatarie tramite il Sistema di Interscambio gestire le notifiche di scarto esito e accettazione ricevute dal Sistema di Interscambio inviare i documenti elettronici elaborati(fatture e ricevute) in conservazione digitale gestire il processo di conservazione digitale dei documenti elettronici secondo le disposizioni di legge attualmente in vigore inviare la versione visualizzabile dei documenti elettronici elaborati (file originari, fatture e ricevute) al sistema di gestione documentale

24 Clapps Invoice PA schema di dettaglio invia metadati e FattEle 6.mtd.p7m SdI PA invia ricevute 7.xml invia ricevute utente sistema utente cartelle scambio preleva file.xml.pdf carica file utente data entry invia FattEle acquisizione genera FattPA firma FattPA p7m comunica con SdI 8.xml 9 clapps invoice gestione notifiche invia metadati fatture e ricevute.mtd.pdf formati strutturati verifica dati e documenti gestione scarti e anomalie firma FattPA invia metadati ricevute e FattEle scarica FattEle non consegnate sistema contabile utente utente utente.mtd.p7m.xml clapps legal archive clapps documents acquisizione versamento archiviazione distribuzione acquisizione protocollo informatico workflow collaborativo verifica documenti gestione scarti e forzatura verifica pacchetti gestione anomalie verifica pacchetti gestione anomalie richiede pacchetti genera pacchetti visualizza e scarica documenti utente utente operatore operatore utente

25 Clapps Invoice PA cosa garantisce massima flessibilità altamente configurabile, dalla gestione multi-impresa, alle politiche di accesso all area riservata, dalla modalità di apposizione dellafirma digitale, all acquisizionedei datidelle fatture, fino alla gestione integrata della conservazione digitale dei documenti elettronici per dieci anni gestione multi-impresa gestione centralizzata di cedenti/prestatori multipli, utile per studi professionali ed intermediari che gestiscono le fatture di più clienti, ma anche per aziende facenti parte di un gruppo acquisizione dei dati inserimento dati di fatturazione da interfaccia(data entry), caricamento file xml in formato FatturaPA, caricamento file pdf, configurazionecartella di scambio da cui prelevare i file accesso all area riservata è possibile abilitare più utenti con profili di accessoe permessi differenti. apposizione firma digitale è possibile utilizzare la firma digitale del cedente/prestatore, di un intermediario o di T&S conservazione digitale invio automatico dei documenti elettronici nel sistema di conservazione digitale senza alcun intervento dell utente gestione documentale invio automatico della versione visualizzabile dei documenti nel sistema di gestione documentale per la consultazione immediata di fatture e ricevute SdI

26 Clapps Invoice PA - vantaggi risparmio la modalità di vendita a pacchetti prepagati garantisce una spesa commisurata alle proprie esigenze, i costi relativi all archiviazione cartacea delle fatture sono completamente annullati immediatezza in assoluta conformità agli standard della Pubblica Amministrazione, i fornitori della PA potranno adeguarsi alle modalità operative imposte dalla normativa senza modificare i processi di fatturazione in essere.bastainviareunpdfatuttoilrestopensaclapps. outsourcing normativo e tecnologico assumiamo l incarico di Responsabile della Conservazione, stiliamo ed aggiorniamo il Manuale della Conservazione, ottemperiamo per voi agli adempimenti periodici previsti dalla normativa, garantiamo assistenza nell esibizione all amministrazione finanziaria, supervisioniamo e mettiamo in sicurezza gli archivi on line e sostitutivi, adeguiamo il sistema alle evoluzioni della normativa, gestiamo la tecnologia di firma digitale e marcatura temporale, adeguiamo l infrastruttura hardware alle evoluzioni tecnologiche sicurezza dei dati impianti a norma di legge che garantiscono la conservazione nel tempo dei documenti elettronici, organizzazione della server farm aderente alle regole normative più stringenti (antiintrusione, antiincendio, ecc.), infrastruttura hardware ridondata su 2 ambienti, cinque istanze di replicazione dei dati su supporti on line e off line residenti in location differenti

27 clapps costi tutto incluso attività necessarie all invio delle fatture elettroniche alla PA e conservazione a norma dei documenti elettronici per 10 anni, ivi compresa l assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione gestione multi-impresa idocumenti compresi in un pacchetto prepagato possono essere utilizzati per la gestione di fatture elettroniche emesse da più cedenti/prestatori e dirette a più cessionari/committenti spesa garantita alla scadenza di un pacchetto che viene rinnovato dal cliente, il numero di fatture residue del pacchetto scaduto viene cumulato al numero di fatture previste dal nuovo pacchetto sottoscritto

28 grazie per l attenzione Riferimenti: T&S Srl Technologies and Solutions: info@tessrl.com Antonio Scornaienghi: scornaienghi@tessrl.com Clapps: numero verde informazioni@clapps.it Paolo Fato: paolo.fato@clapps.it