Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook

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1 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012

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3 Sommario Capitolo 1: Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook... 5 Presentazione di Conference Manager per Microsoft Outlook... 5 Installazione di Conference Manager per Microsoft Outlook... 5 Aggiornamento o upgrade di Conference Manager per Microsoft Outlook... 6 È necessario utilizzare il calendario collegato all'account di Microsoft Outlook... 7 Primo utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook... 7 Invio di una richiesta di riunione con i dettagli della conferenza in Microsoft Outlook... 8 Modifica di una conferenza in Microsoft Outlook Eliminazione di una conferenza da Microsoft Outlook Partecipazione a una conferenza Partecipazione a una conferenza dal menu di scelta rapida dell'elemento appuntamento Disattivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook Attivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook Microsoft Outlook in modalità non in linea Indice Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

4 4 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012

5 Capitolo 1: Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Presentazione di Conference Manager per Microsoft Outlook Utilizzando Avaya Aura Conferencing, un amministratore può assegnare una conferenza audio all'account di Microsoft Outlook. Dopo aver assegnato la conferenza all'account, è possibile utilizzare la funzione calendario di Microsoft Outlook per creare e gestire conferenze. Una conferenza audio è sempre disponibile e può accogliere un determinato numero di persone invitate (partecipanti). Il numero di partecipanti è configurabile dall'amministratore. Questa funzione viene fornita da un'applicazione chiamata Conference Manager Add-in per Microsoft Outlook, o semplicemente Conference Manager per Microsoft Outlook. Conference Manager per Microsoft Outlook integra perfettamente il calendario di Microsoft Outlook per fornire una funzionalità aggiuntiva nella finestra di dialogo Nuovo appuntamento. Utilizzando un nuovo pulsante chiamato Aggiungi conferenza è possibile includere i dati di accesso unitamente agli altri dettagli della riunione e inviarli agli invitati. Oltre a questa nuova funzionalità, al momento della prenotazione è altresì possibile accedere alla nuova funzionalità all'ora di inizio della riunione. Per partecipare subito alla conferenza è possibile utilizzare un altro pulsante nuovo, chiamato pulsante Partecipa alla conferenza. Con questa funzione il server Avaya Aura Conferencing comporrà il numero di telefono dell'utente e lo porterà nella conferenza. Installazione di Conference Manager per Microsoft Outlook È possibile installare Conference Manager per Microsoft Outlook se si utilizzano le versioni x86 o x64 di Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook Conference Manager per Microsoft Outlook ha diversi requisiti software. In generale, l'amministratore assicurerà l'implementazione di tali requisiti. Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

6 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Prerequisiti Prima di installare Conference Manager per Microsoft Outlook è necessario che l'applicazione Microsoft Outlook sia installata sul computer. Conference Manager per Microsoft Outlook funziona sia con la versione 2007 o 2010 di Microsoft Outlook. Informazioni su questa attività Lo scopo di questa attività è installare Conference Manager per Microsoft Outlook. Questa applicazione consente di pianificare le conferenze utilizzando Microsoft Outlook. 1. Portarsi alla posizione dei file di installazione di Conference Manager per Microsoft Outlook. L'amministratore può renderli disponibili in diversi modi. Ad esempio, può disporre i file in una cartella condivisa sulla rete e indicare all'utente la sua posizione via e- mail. 2. Chiudere Microsoft Outlook. 3. Fare doppio clic sul file setup.exe. 4. Procedere normalmente con l'installazione guidata. L'installazione guidata è molto simile ad altre installazioni guidate. Per procedere è necessario accettare l'accordo di licenza e fare clic su Installa. L'installazione guidata installerà i prerequisiti, quindi installerà l'applicazione. 5. Fare clic su Fine per completare l'installazione. Passi successivi Ora è necessario aprire Microsoft Outlook e inserire i dati personali relativi al proprio account Avaya Aura Conferencing, come descritto in Primo utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook alla pagina 7. Aggiornamento o upgrade di Conference Manager per Microsoft Outlook Se l'amministratore di sistema aggiorna la versione del software Conference Manager ne consegue che il software installato sul computer dell'utente corrisponde a una versione precedente. In questo caso esistono diverse opzioni: È possibile che l'utente non debba effettuare alcuna operazione. L'amministratore potrebbe aver configurato il recupero e l'installazione automatica degli aggiornamenti di Microsoft Outlook a cadenza regolare. Se l'applicazione rileva una nuova versione del 6 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012 Commenti?

7 È necessario utilizzare il calendario collegato all'account di Microsoft Outlook software, per alcuni secondi verrà visualizzata una finestra di dialogo popup e un indicatore di stato. È possibile disinstallare la vecchia versione tramite la funzione Aggiungi/Rimuovi programmi del sistema operativo utilizzato. Successivamente, è possibile installare la nuova versione del software resa disponibile dall'amministratore. L'amministratore può scegliere di installare automaticamente il software sul computer dell'utente per mezzo di una tecnologia di installazione automatica, come Systems Management Server (SMS). In alternativa, è possibile verificare manualmente l'esistenza di aggiornamenti nel modo seguente: Utenti di Microsoft Windows XP: Fare clic su Start > Impostazioni > Pannello di controllo > Installazione applicazioni > Avaya Aura Conferencing. L'opzione Fare clic qui per informazioni dettagliate sull'assistenza consente di visualizzare Aggiornamenti di prodotto. Utenti di Microsoft 7: Fare clic su Avvio > Tutti i programmi > Windows Update. Nella finestra Windows Update, fare clic su Cambia impostazioni e selezionare Scarica aggiornamenti per prodotti Microsoft... Salvare queste impostazioni. Nella finestra Windows Update, fare clic su Controlla aggiornamenti. È necessario utilizzare il calendario collegato all'account di Microsoft Outlook Conference Manager per Microsoft Outlook consente di inviare i dettagli sulle conferenze mediante l'integrazione con Microsoft Outlook 2007 e Microsoft Outlook Per utilizzare correttamente Conference Manager per Microsoft Outlook è necessario accedere al computer utilizzando il proprio account ed è possibile associare i dettagli delle conferenze esclusivamente alle voci create nel Calendario. In altre parole, Conference Manager per Microsoft Outlook non supporta la funzionalità delegata di calendario. Primo utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Al primo utilizzo, Conference Manager per Microsoft Outlook mostra una finestra di dialogo informativa di Avaya. Su questa finestra di dialogo è necessario inserire il contatto gestito Avaya Aura Conferencing e la password. Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

8 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Nota: L'amministratore imposta l'account Avaya Aura Conferencing per conto dell'utente. È possibile contattarlo per chiedere maggiori informazioni sull'account. È necessario inserire anche l'indirizzo IP o il nome di dominio completo del server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent. L'amministratore è a conoscenza di questi dati. Questa procedura va eseguita esclusivamente al primo utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook. Da questo momento in poi, il sistema ricorderà le informazioni inserite. Prerequisiti Prima di inserire i dati personali è necessario installare Conference Manager per Microsoft Outlook. Informazioni su questa attività Lo scopo di questa attività è inizializzare Conference Manager per Microsoft Outlook per poterlo utilizzare. 1. Aprire Microsoft Outlook. 2. Nella finestra di dialogo Avaya Conference Manager inserire i seguenti dettagli: Nome utente Password Host del servizio L'Host del servizio è l'indirizzo IP o il nome di dominio completo del server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent. 3. Fare clic su Salva. Ora Conference Manager per Microsoft Outlook è pronto per essere utilizzato. Passi successivi Ora è possibile iniziare a impostare le conferenze. Probabilmente l'amministratore ha già creato una conferenza per l'utente. Invio di una richiesta di riunione con i dettagli della conferenza in Microsoft Outlook Prerequisiti Prima di associare la conferenza a un appuntamento o riunione è necessario installare Conference Manager per Microsoft Outlook. 8 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012 Commenti?

9 Invio di una richiesta di riunione con i dettagli della conferenza in Microsoft Outlook Informazioni su questa attività Lo scopo di questa attività è creare una richiesta di riunione di Microsoft Outlook e associarvi i dettagli della conferenza. 1. Selezionare Calendario in Microsoft Outlook. Viene visualizzata la schermata Calendario. 2. Selezionare Nuovo. Viene visualizzata la schermata Nuovo appuntamento. Nota: È inoltre possibile selezionare Nuova riunione Aura dal menu a discesa Nuovo o dal menu di scelta rapida del Calendario facendo clic con il tasto destro del mouse sull'intervallo di tempo desiderato del calendario. Visualizzando la finestra Nuovo appuntamento con questi metodi, non serve fare clic sul pulsante Aggiungi conferenza. 3. Inserire i dettagli sulla riunione nella scheda Appuntamento, proprio come in una riunione normale. 4. Fare clic sul pulsante Aggiungi conferenza. Conference Manager per Microsoft Outlook richiama i dettagli della conferenza e li inserisce nel testo dell'appuntamento. Selezionando Nuova riunione Aura dal menu a discesa Nuovi elementi o dal menu di scelta rapida Calendario facendo clic con il tasto destro del mouse sull'intervallo di tempo desiderato del calendario, non serve fare clic sul pulsante Aggiungi conferenza. 5. Alla richiesta, selezionare o immettere i partecipanti, come di consueto. 6. Immettere i dettagli relativi alla posizione. 7. Inserire un titolo per la conferenza nel campo Oggetto. 8. Fare clic su Invia. A tutti i partecipanti verrà inviata un' contenente i dettagli sulla conferenza. Argomenti correlati: Modifica di una conferenza in Microsoft Outlook alla pagina 10 Eliminazione di una conferenza da Microsoft Outlook alla pagina 10 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

10 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Modifica di una conferenza in Microsoft Outlook È possibile apportare modifiche a una conferenza nel modo normale, utilizzando Microsoft Outlook. Inoltre è possibile modificare un appuntamento esistente per aggiungere i dettagli della chiamata sulla teleconferenza. Questa opzione è disponibile esclusivamente se si è creato un appuntamento. Se si è un normale partecipante, non è possibile modificare un appuntamento esistente per aggiungere i dettagli della chiamata sulla conferenza. Informazioni su questa attività Lo scopo di questa attività è apportare aggiornamenti a una conferenza esistente. 1. Andare alla visualizzazione Calendario. 2. Fare doppio clic sulla conferenza. Microsoft Outlook visualizza la conferenza. 3. Aggiornare la conferenza secondo necessità. 4. È possibile fare clic su Invia aggiornamento per salvare le modifiche, chiudere la conferenza e inviare i nuovi dettagli agli invitati. Eliminazione di una conferenza da Microsoft Outlook 1. Andare alla visualizzazione Calendario. 2. Fare doppio clic sulla conferenza. Microsoft Outlook visualizza la conferenza. 3. Cliccare su Annulla riunione. 4. Cliccare su Invia annullamento per inviare l'avviso di annullamento a tutti gli invitati. 10 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012 Commenti?

11 Partecipazione a una conferenza Partecipazione a una conferenza Il pulsante Partecipa consente di prendere parte a una conferenza in modo semplice. Con questa funzione il server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent comporrà il numero di telefono dell'utente e lo inserirà nella conferenza. Al primo utilizzo del pulsante Partecipa è necessario configurare le opzioni predefinite. Da questo momento in poi, il pulsante Partecipa utilizzerà queste opzioni predefinite. Non è necessario configurare le opzioni predisposte ad ogni utilizzo del pulsante Partecipa. Tuttavia, è possibile modificare le opzioni predefinite in qualsiasi momento andando alla scheda Avaya e facendo clic sul pulsante Impostazioni predefinite conferenza. Questa procedura descrive come utilizzare il pulsante Partecipa per la prima volta. Dopo aver completato questa procedura, il pulsante Partecipa funzionerà automaticamente. Nota: Il pulsante Partecipa funziona soltanto se si sta usando lo stesso server di Conferencing che usa il moderatore. Se si sta usando un diverso server, il pulsante Partecipa non è accessibile. È possibile identificare il proprio Conferencing server visualizzando il campo Host del servizio nella finestra di dialogo Avaya Conference Manager. Per ulteriori informazioni su questo campo, vedi Primo utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook alla pagina 7. Informazioni su questa attività È possibile utilizzare la funzione Partecipa alla conferenza per partecipare a una conferenza iniziata. Questa è una funzione facoltativa. L'amministratore potrebbe averla attivata sul sistema utilizzato. 1. Aprire una conferenza esistente. Sulla schermata Appuntamento, la barra degli strumenti nella parte superiore di Conference Manager per Microsoft Outlook mostra il pulsante Partecipa. 2. Fare clic sul pulsante Partecipa. Se non sono già state impostate le opzioni predefinite per la funzione Partecipa alla conferenza, Conference Manager per Microsoft Outlook mostrerà la finestra di dialogo Partecipa alla conferenza. 3. Selezionare un numero di telefono dall'elenco a discesa Chiama utente o immettere un numero di telefono nell'elenco. L'elenco a discesa Chiama utente contiene i numeri di telefono dei contatti e i numeri di telefono composti precedentemente. Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

12 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook 4. Per aprire la pagina Collaboration Agent contrassegnare la casella di selezione Lancia Collaboration Agent. 5. In alternativa, per salvare queste preferenze per la partecipazione a conferenze future, è possibile spuntare la casella di selezione Imposta come predefinito (non richiedere più). 6. Fare clic su Partecipa ora. Il server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent compone il numero di telefono selezionato dall'elenco a discesa Chiama utente al. Rispondendo alla chiamata, il server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent inserirà l'utente nella conferenza. Se si era spuntata la voce Lancia Collaboration Agent, il server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent aprirà la schermata di login Collaboration Agent con il browser predefinito. Risultato Dopo aver completato questa procedura per impostare le opzioni predefinite del pulsante Partecipa, il server Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent compone automaticamente il numero di telefono salvato nelle Impostazioni predefinite conferenza. Se è stato creato un appuntamento, si parteciperà alla conferenza come moderatore. Se si è stati invitati all'appuntamento, si parteciperà alla conferenza come normale partecipante. Argomenti correlati: Partecipazione a una conferenza dal menu di scelta rapida dell'elemento appuntamento. alla pagina 12 Partecipazione a una conferenza dal menu di scelta rapida dell'elemento appuntamento. È possibile accedere alla funzione Partecipa alla conferenza facendo clic sul pulsante Partecipa del menu di scelta rapida dell'elemento appuntamento. È possibile accedere al menu di scelta rapida dell'elemento appuntamento dalla visualizzazione del calendario di Microsoft Outlook. Questa funzione funziona esattamente come descritto in Partecipazione a una conferenza alla pagina Aprire il Calendario di Microsoft Outlook. 2. Individuare una riunione a cui sono associati dettagli sulla conferenza. 3. Fare doppio clic sulla richiesta di riunione. Nell'elenco degli elementi di contesto viene visualizzata l'opzione Partecipa. 12 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012 Commenti?

13 Disattivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook 4. Fare clic sul pulsante Partecipa e seguire la procedura descritta in Partecipazione a una conferenza alla pagina 11. Disattivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook È possibile disattivare Conference Manager per Microsoft Outlook. La procedura di disattivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook differisce leggermente per Microsoft Outlook 2007 e Microsoft Outlook Informazioni su questa attività Lo scopo di questa attività è disattivare Conference Manager per Microsoft Outlook. 1. Aprire Microsoft Outlook. 2. Attenersi a una delle seguenti procedure: Se è in esecuzione Microsoft Outlook 2007: dal menu Strumenti fare clic su Centro protezione per visualizzare la finestra di dialogo Centro protezione. Se è in esecuzione Microsoft Outlook 2010: dal menu File fare clic su Opzioni per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni Outlook. 3. Per visualizzare la scheda Componenti aggiuntivi, dal menu di navigazione a sinistra selezionare Componenti aggiuntivi. 4. Dal menu a discesa Gestisci, che si trova nella parte inferiore della finestra di dialogo, selezionare Componenti aggiuntivi COM e fare clic sul pulsante Vai. 5. Nella finestra di dialogo Componenti aggiuntivi COM, rimuovere il segno di spunta Avaya Aura Conferencing e fare clic su OK. Adesso Conference Manager per Microsoft Outlook è disattivato. Passi successivi Se necessario, è possibile riattivare Conference Manager per Microsoft Outlook seguendo una serie di passaggi simili. Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

14 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Attivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook Se si è disattivato manualmente Conference Manager per Microsoft Outlook utilizzando la procedura descritta in Disattivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook alla pagina 13, è possibile riattivarlo in qualsiasi momento. La procedura di attivazione di Conference Manager per Microsoft Outlook differisce leggermente per Microsoft Outlook 2007 e Microsoft Outlook Informazioni su questa attività Lo scopo di questa attività è abilitare Conference Manager per Microsoft Outlook. 1. Aprire Microsoft Outlook. 2. Attenersi a una delle seguenti procedure: Se è in esecuzione Microsoft Outlook 2007: dal menu Strumenti fare clic su Centro protezione per visualizzare la finestra di dialogo Centro protezione. Se è in esecuzione Microsoft Outlook 2010: dal menu File fare clic su Opzioni per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni Outlook. 3. Per visualizzare la scheda Componenti aggiuntivi, dal menu di navigazione a sinistra selezionare Componenti aggiuntivi. 4. Dal menu a discesa Gestisci, che si trova nella parte inferiore della finestra di dialogo, selezionare Componenti aggiuntivi COM e fare clic sul pulsante Vai. 5. Nella finestra di dialogo Componenti aggiuntivi COM, selezionare Avaya Aura Conferencing Conference Manager e fare clic su OK. Ora Conference Manager per Microsoft Outlook è attivato. Microsoft Outlook in modalità non in linea Se Microsoft Outlook è in modalità non in linea, ma è ancora collegato alla rete, Conference Manager per Microsoft Outlook funzionerà normalmente. Richiama le informazioni sulle conferenze degli utenti e crea nuove conferenze pianificate. Tuttavia, se Microsoft Outlook è in modalità non in linea e non è collegato alla rete, qualora gli utenti tentassero di richiamare tali informazioni, allora Conference Manager per Microsoft Outlook visualizzerà un errore di rete. 14 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio 2012 Commenti?

15 Indice C Conference Manager...5 8, attiva...14 calendario...7, 12 disattiva...13 installazione...6 modalità non in linea...14 partecipazione a una conferenza...11 presentazione...5 M primo utilizzo...8 richieste di riunione...8 upgrade...6 Microsoft Outlook...5 modalità non in linea...14 Utilizzo di Conference Manager per Microsoft Outlook Maggio

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