OPERAZIONI DA FARE AL PRIMO ACCESSO

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1 Cliccare sull icona Fattura elettronica presente nella Consolle avvocati. Si verrà automaticamente indirizzati nell area riservata del servizio sul sito OPERAZIONI DA FARE AL PRIMO ACCESSO 1- Al primo accesso si dovrà cliccare su Nuova anagrafica di modo da caricare la propria anagrafica; 2- Cliccando su Acquisti e utilizzi disponibili si potranno fare nuovi acquisti, visualizzare gli acquisti effettuati, quelli utilizzati e quelli disponibili 1- Caricamento anagrafica Una volta cliccato su Nuova anagrafica si dovranno inserire tutti i dati obbligatori oppure cliccare su Copia dati di registrazione nel caso in cui si stiano caricando i propri dati in qualità di fornitore della PA. Anche se non sono campi obbligatori consigliamo vivamente di valorizzare i campi Cassa e Ritenuta in questo modo saranno automaticamente proposti e calcolati in fase di compilazione della fattura. Al termine dell inserimento sarà necessario cliccare su Salva e Prosegui. 2- Accettazione della lettera d incarico Si accederà quindi alla pagina in cui è possibile visualizzare e accettare l incarico. Sarà sufficiente cliccare su Accetta e prosegui e l incarico sarà automaticamente verificato. Una volta accettata la lettera d incarico saranno terminate le operazioni da fare al primo accesso. Per i caricamenti successivi sarà sufficiente partire dalla pagina successiva.

2 CARICAMENTO DELLA FATTURA/PARCELLA Una volta caricata l anagrafica quest ultima apparirà nell elenco sottostante e si potrà procedere da subito all inserimento di una nuova fattura/parcella cliccando su Nuovo documento. Sarà possibile selezionare unicamente i servizi per i quali risulta un ordine evaso. Nel caso della compilazione online verso le PA si dovrà scegliere Online PA e poi cliccare su Conferma. Il caricamento della fattura prevede 6 Step (di cui solo 4 obbligatori) che potranno essere compilati anche in momenti diversi in quanto i dati vengono salvati man mano che si procede con la compilazione. Per poter procedere con l invio a OPEN sarà comunque necessario aver compilato tutti i dati obbligatori. Sommario STEP 1: dati generali (obbligatorio)... 3 STEP 2: beni e servizi (obbligatorio)... 4 STEP 3: dati di pagamento (obbligatorio)... 5 STEP 4: riepilogo (obbligatorio)... 6 STEP 5: documenti correlati (facoltativo)... 7 STEP 6: allegati (facoltativo)... 7

3 STEP 1: dati generali (obbligatorio) Dati obbligatori: -inserire tipo, numero e data del documento (gli stessi presenti in fattura); -cliccare su Ricerca PA per cercare/verificare il codice Univoco identificativo della PA di destino dei documenti. È poi possibile inserire anche i dati facoltativi come la Causale e/o le informazioni di contatto. Gli HELP (?) presenti vicino a determinati campi specifici forniscono l indicazione su quale dato dovrebbe essere inserito.

4 STEP 2: beni e servizi (obbligatorio) In questa sezione è possibile caricare i prodotti e/o servizi che compongono la fattura semplicemente cliccando su Aggiungi beni e servizi Il prezzo unitario s intende al netto dell IVA e al lordo di eventuali sconti/maggiorazioni che potranno essere aggiunti cliccando sulla sezione Informazioni aggiuntive. La cassa e la ritenuta verranno automaticamente valorizzate se configurate al momento del caricamento dell anagrafica (in questo caso appare vicino alla voce valorizzato, viceversa i campi dovranno essere compilati manualmente cliccando sulle relative sezioni. Indicare l aliquota IVA e, se esente, inserire 0 per abilitare i campi Natura esenzione e Rif. Normativo Le spese esenti possono quindi essere caricate indicando l aliquota a zero e poi scegliendo esente ex art.15 nel campo Natura esenzione Per salvare i dati caricati è necessario cliccare su Aggiungi. Le spese forfettarie devono essere aggiunte come un normale bene/servizio. Il pulsante si usa esclusivamente per aggiungere le ritenute previdenziali che verranno decurtate dall imponibile in quanto a carico del cedente/prestatore.

5 STEP 3: dati di pagamento (obbligatorio) In questa sezione indicare la modalità di pagamento. Laddove la modalità di pagamento lo richieda è consigliabile indicare l IBAN. E possibile anche indicare la scadenza di pagamento (inserire la data di scadenza) o i termini di pagamento (inserire il numero dei giorni e la data dalla quale decorrono i termini di pagamento, es. per indicare 30gg d.f.f.m. di una fattura del 15/5/2015 mettere 30 e poi 31/05/2015).

6 STEP 4: riepilogo (obbligatorio) In questa sezione vengono proposti i totali calcolati in automatico dalla procedura. È obbligatorio confermare i dati presenti nelle sezioni Cassa previdenziale, Ritenuta e Riepilogo IVA (cliccando sull icona Conferma presente nella colonna azioni di ciascuna sezione) affinché si visualizzino i Totali fattura. Nel caso siano presenti dei beni con IVA sarà anche necessario indicare l esigibilità IVA. A parte forfettari e associazioni, tutte gli altri soggetti devono necessariamente indicare scissione dei pagamenti Se il Totale e il Totale da pagare sono corretti non è necessario compilare i campi adiacenti. Precisiamo che le direttive del Sistema di Interscambio consentono di modificare l importo proposto con uno scarto di al massimo 1. Per modificare i totali per un importo superiore sarà quindi necessario agire sui beni inseriti nello step 2. A questo punto, cliccando su Avanti, si potrà scegliere tra: - Salva bozza, si salvano i dati immessi; - Salva e prosegui, si salvano i dati immessi e si prosegue allo step successivo; - Salva e trasmetti, si salvano i dati e si trasmette la fattura per l invio alla PA.

7 STEP 5: documenti correlati (facoltativo) In questa sezione è possibile inserire i riferimenti a Ordini, Contratti, Convenzioni, DDT, Ricezioni, Fatture scegliendo il Tipo di documento e compilando i campi sottostanti. Per salvare i dati è obbligatorio cliccare su Salva dati STEP 6: allegati (facoltativo) In questa sezione è possibile inserire eventuali allegati che devono essere inviati alla PA insieme alla fattura. Gli allegati, complessivamente non devono superare i 4,5Mb

8 In tutti gli step è possibile scegliere se salvare i dati immessi senza trasmettere la fattura, in questo caso il documento rimarrà nello stato Bozza e sarà possibile rientrare nella modifica in qualsiasi momento accedendo alla sezione Elenco fatture presente nell Area riserva del servizio Fattura PA. Negli step 4, 5 e 6 è possibile anche scegliere l opzione Salva e trasmetti, visualizzabile cliccando su Avanti. In questo caso: - In presenza di errori bloccati (dati obbligatori mancanti o errata compilazione di alcuni campi) verrà visualizzata la segnalazione dei problemi rilevati e la fattura NON sarà trasmessa. Si dovrà quindi procedere con la correzione degli errori segnalati; - Se non verranno rilevati errori bloccanti verrà richiesto di confermare la volontà di procedere con l invio della fattura (infatti dopo la trasmissione della fattura tutti i dati in essa contenuti non saranno più modificabili). La fattura passerà quindi nello stato Da inviare a SDI. Le fatture nello stato da inviare a SDI vengono firmate digitalmente da OPEN e trasmesse alle PA nei seguenti orari: 8:15, 13:15 e 17:15. N.B. In ogni momento è possibile visualizzare la fattura in versione PDF (anche se la fattura non è completa e/o non è ancora stata trasmessa) cliccando su presente al fondo della pagina di ogni step di compilazione. Visualizzare la fattura in PDF può consentire una più rapida verifica della correttezza/completezza dei dati inseriti prima della trasmissione ad OPEN. N.B. Il PDF con la versione definitiva della fattura è disponibile unicamente dal momento in cui la fattura/parcella è in stato CONSEGNATO e successivi. Sarà scaricabile cliccando sull icona dowload documenti presente nell elenco fatture