Procedura di installazione e configurazione per l'applicazione. SchedeCet

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1 Procedura di installazione e configurazione per l'applicazione SchedeCet usata per l'immissione delle schede utenti dei Centri Ascolto Caritas della Toscana. Questo documento è destinato agli operatori che dovranno installare il software nei Centri Ascolto. Il presente documento è aggiornato al 1 Giugno 2010 e viene utilizzato come software di installazione la versione di Lotus Notes 8.5.1

2 Indice dei contenuti 1.Verifica dei prerequisiti... 3 Requisiti hardware... 3 Requisiti software File per l'installazione Installazione del software Lotus Notes Impostazione di Lotus Notes Avvio dell'applicazione SchedeCet Aggancio della replica sul server Lancio della replica Informazioni finali...17

3 1.Verifica dei prerequisiti Prima di iniziare con l'installazione è necessario verificare di essere in possesso dei necessari prerequisiti hardware e software. La versione di Lotus Notes necessita di un computer abbastanza potente, quindi si sconsiglia vivamente di utilizzare macchine più vecchie di 3 o 4 anni. Requisiti hardware Computer dotato di processore Pentium IV (o superiore); 512 MB di memoria RAM (consigliata 1 GB); Almeno 15GB di spazio libero sul disco Collegamento ad Internet attraverso modem analogico, ISDN, ADSL, oppure tramite rete locale. Requisiti software L'applicazione si basa sul software Lotus Notes della IBM alla versione Sono supportati i seguenti sistemi operativi: Windows 2000 (sia Professional che Server); Windows XP (consigliata la versione Professional); Windows Vista (qualunque versione); Windows 7 (non ancora pienamente supportato, in caso di problemi contattare Marco Frazzoli). I sistemi operativi non basati su Windows NT (Windows 95, Windows 98 e Windows ME) non sono supportati a causa della loro scarsa affidabilità. ATTENZIONE! Pur non essendo necessario essere esperti di informatica per seguire questa procedura di installazione, è quanto meno consigliato avere una certa padronanza con il sistema operativo Windows (in particolare è richiesto di saper navigare all'interno delle cartelle con Esplora Risorse, saper copiare file da una cartella ad un altra e saper lanciare le applicazioni). 2.File per l'installazione I seguenti files vengono forniti sul CD di installazione: Il software Lotus Notes (contenuto nella cartella LotusNotes ) Un file con estensione.id che identifica l'utente (contenuto nella cartella DatiCentro ), che potrebbe non essere necessario; Il file SchedeCet.nsf che rappresenta la base dati iniziale dell'applicazione (contenuto nella cartella DatiCentro ); Il file utente.txt che contiene il nome dell'utente da immettere durante la fase di installazione (contenuto nella cartella DatiCentro ).

4 3.Installazione del software Lotus Notes Per prima cosa è necessario effettuare l'installazione del software Lotus Notes. In questa fase NON è necessario essere collegati ad Internet. Inserire il CD nel vostro lettore o localizzate la cartella in cui sono presenti i file forniti per l'installazione. Spostatevi nella cartella LotusNotes. I l contenuto sarà il seguente: Fare doppio click sul file Lotus Notes e attendere l'avvio dell'installazione:

5 Cliccare su Avanti. Nel successivo pannello selezionare Accetto i termini del contratto di licenza e cliccare su Avanti : Nel pannello successivo vi verrà richiesto di immettere il nome dell'utente e la società. Immettere nella casella Nome utente il nome del centro e nella casella Società la diocesi di appartenenza (ad esempio Diocesi di Pescia ). Nel pannello successivo vi verrà richiesto di specificare le cartelle di installazione del programma: Segnatevi su un foglio di carta il percorso della cartella dei dati che potrebbe tornare utile nei passi successivi. Nell'immagine soprastante corrisponde a: C:\Program Files\IBM\Lotus\Notes\Data NB: Nei sistemi operativi Windows Vista e Windows 7 la cartella Program files e Programmi sono la stessa cosa. Quindi i percorsi C:\Program Files\IBM\Lotus\Notes\Data e

6 C:\Programmi\IBM\Lotus\Notes\Data sono esattamente gli stessi. Cliccare quindi su Avanti. Nel successivo pannello Installazione personalizzata cliccare direttamente su Avanti senza modificare niente. Nel successivo pannello deselezionare tutte e tre le voci (il pannello dovrà apparire come quello sottostante) e quindi cliccare su Avanti : A questo punto attendere che il programma di installazione completi la procedura: Sul sistema operativo Vista (o Windows 7), durante l'installazione, potranno apparire delle finestre di conferma che vi chiederanno di autorizzare Lotus Notes alla sua installazione. Confermate qualunque richiesta, altrimenti l'installazione non andrà a buon fine. Al termine apparirà il pannello finale, cliccare su Fine per terminare.

7 4.Impostazione di Lotus Notes Spostatevi nella cartella DatiCentro dei dati di installazione e copiate il file SchedeCet.nsf dentro alla cartella dei dati di Lotus Notes (che vi siete segnati in precedenza). Assicuratevi che il file copiato abbia la proprietà Sola lettura disattivata (fare click col tasto destro sul file quindi scegliere Proprietà dal menu): Aprite adesso il file utente.txt presente sempre nella cartella DatiCentro (usando Notepad o altro programma analogo) e scrivete su di un foglio di carta il nome utente contenuto in tale file (vi servirà tra poco). Da questo momento in poi è necessario essere collegati ad Internet per completare la procedura di installazione. Se avete un collegamento tramite modem (analogico, ISDN o ADSL) attivatelo, se avete un collegamento tramite rete locale (LAN) allora verificate che Internet sia raggiungibile. Fate doppio click sull'icona Lotus Notes 8.5 (Basic) presente sul Desktop:

8 La configurazione di Lotus Notes si avvierà. Cliccare su Avanti per iniziare. Il primo pannello vi richiederà di immettere il nome dell'utente che andrà ad usare Lotus Notes ed il nome del server Domino a cui si desidera collegarsi per sincronizzare successivamente i dati. Nella casella Nome dovete scrivere il nome che avete poco prima scritto sul foglio di carta e che è contenuto nel file utente.txt (chi ha più dimestichezza con Windows potrà agevolmente fare un copia/incolla dentro la casella). Nella casella Nome server Domino immettete: Frazzolinux/Frazzoli/IT Verificate che la casella Desidero la connessione ad un server Domino attivata e quindi premete su Avanti : A questo punto Lotus Notes tenterà di accedere al server Domino che gli avete indicato, ma non riuscirà a farlo subito. Apparirà questo pannello: Tale pannello vi chiede in che modo volete contattare il server Domino. Accettate la proposta preselezionata Configura una connessione a una rete locale (LAN) e cliccare su Avanti.

9 Il prossimo pannello vi chiederà ulteriori dettagli sulla modalità di collegamento. Nella casella Nome del server Domino apparirà quello che avete inserito precedentemente e non va toccato. Cliccate sulla casella Selezionare un tipo di rete e scegliete la voce TCP/IP dall'elenco che apparirà. Nella casella Indirizzo del server immettete: domino.mirod-toscana.net Prima di premere Avanti verificate che il pannello appaia esattamente così: Dopo aver premuto Avanti, Lotus cercherà di contattare il server. Se dovesse apparire questo messaggio significa che la vostra connessione ad Internet non funziona correttamente oppure che il server Domino è temporaneamente irraggiungibile. Verificate che Internet funzioni correttamente prima di contattare l'amministratore! Controllate inoltre di avere scritto correttamente l'indirizzo del server. Ricontrollate bene!

10 A questo punto possono accadere due cose: 1) Vi viene richiesto il file ID; 2) Il file ID viene agganciato direttamente dal server remoto e non viene richiesto in quanto verrà scaricato automaticamente. Nel caso del punto 1 apparirà la schermata sottostante, altrimenti apparirà direttamente la richiesta della password al punto successivo. Cliccate sul tasto Sfoglia e andate a selezionare dentro la cartella DatiCentro dei file di installazione il file con l'estensione.id quindi cliccate su Avanti. Vi verrà richiesto se volete copiare il file ID dentro la directory dati: rispondete Si. A questo punto verrà richiesta la password di accesso. Immette la password predefinita che è e premete Invio

11 La procedura di configurazione procede adesso automaticamente fino a questo pannello: Il pannello servirebbe per configurare l'accesso ad un server di messaggistica istantanea, ma per il momento non viene usato. Quindi deselezionate la voce Configura Instant Messaging e premete su Avanti. Nel panello successivo indicato come Servizi aggiuntivi non modificate niente e premete semplicemente su Avanti. Finalmente apparirà il messaggio: Dopo aver premuto su OK, Lotus Notes completerà i passi di configurazione. Il tempo necessario a terminare questa fase dipende molto dalla velocità di connessione ad Internet. Se durante questa fase dovesse apparire una finestra come questa: premete Annulla e andate avanti. Se questa finestra dovesse riapparire durante le successive aperture del programma rispondete sempre con Annulla.

12 Alla fine verrà aperta la finestra di avvio di Lotes Notes ed apparirà questo messaggio: Selezionate la voce In futuro, non eseguire questo controllo e rispondete No. Apparirà alla fine la schermata di configurazione iniziale di Lotus Notes: Cliccate su Utilizza l'elemento predefinito.

13 Dopo qualche istante dovrebbe apparire lo schermo di Benvenuto di Lotus Notes (Home): Il setup di Lotus Notes è completato. NON SCOLLEGARSI DA INTERNET!

14 5.Avvio dell'applicazione SchedeCet Cliccate sul pulsante indicato presente nella barra di sinistra del programma Lotus Notes (per essere sicuri che è il pulsante corretto verificate che quando ci andata sopra con il puntatore appaia la scritta Applicazioni ): Pulsante Applicazioni Dopo averlo premuto apparirà un elenco di voci immediatamente accanto ai pulsanti. Da questo elenco cliccare sulla voce Area di lavoro. Apparirà adesso l'area di lavoro di Lotus Notes: Cliccare e trascinare come indicato dalla freccia verde. Cliccate col tasto sinistro sulla linguetta Area di lavoro (NON SULLA X!!) e, senza rilasciare il pulsante del mouse, trascinare il puntatore sulla barra di sinistra appena sotto l'ultima icona (come è indicato nell'immagine).

15 Se l'operazione viene compiuta in modo corretto, dovrebbe apparire un nuovo pulsante nella barra di sinistra: Pulsante Area di lavoro Cliccate col tasto destro su questo nuovo pulsante e selezionate la voce Imposta segnalibro come Home Page dal menu che apparirà. Rispondete Si alla conferma di impostare l'area di Lavoro come Home Page. A questo punto andate nel menu File -> Applicazione -> Apri. Apparirà la finestra di selezione del database da aprire: Cliccate su SchedeCet e quindi su Apri (oppure doppio click su SchedeCet ). Se dovesse apparire un pannello come questo: selezionate l'ultima delle scelte Avvia l'accreditamento del firmatario ad eseguire questa operazione e cliccate su OK.

16 ATTENZIONE! Questo pannello potrebbe apparire nuovamente anche durante l'uso del programma SchedeCet o di una qualunqua altra applicazione Lotus Notes. Si tratta di un messaggio assolutamente innocuo che non indica alcun errore. Basta selezionare SEMPRE l'ultima scelta e premere su OK. A questo punto il programma SchedeCet si aprirà. Se è la prima volta che il programma viene usato dall'utente che state configurando, vi chiederà di riempire la vostra scheda operatore: Cliccate su OK, quindi nella scheda che apparirà immettere almeno Cognome, Nome e diocesi di appartenenza: Premere il tasto Esc e rispondere di Si alla domanda di salvare le modifiche. A questo punto il programma è pronto per essere usato. Premete ancora il tasto Esc per tornare all'area di Lavoro. Se le operazioni fatte finora sono andate a buon fine nell'area di Lavoro dovrebbe essere apparsa la grossa icona quadrata che userete poi per lanciare l'applicazione SchedeCet :

17 Potete spostare l'icona a vostro piacimento. 6.Aggancio della replica sul server Questa operazione è indispensabile per poter effettivamente mettersi in rete con gli altri Centri Ascolto della Diocesi ed anche per trasmettere i dati al server centrale. Cliccare col tasto destro sull'icona SchedeCet su Locale. Dal menu che apparirà andate sulla voce Replica e quindi Cerca Replica. Se la voce Cerca replica non dovesse apparire andate sul menu Visualizza e selezionate la voce Menu avanzati quindi ripetete l'operazione al punto precedente: Apparirà una piccola finestra che vi chiederà di indicare il server su cui cercare la replica: Cliccare sulla casella Server: e selezionate il server Frazzolinux/frazzoli/IT quindi premere OK. Controllate che il collegamento ad Internet sia ancora attivo prima di tentare di agganciare la replica, altrimenti Lotus non riuscirà a trovarla.

18 Se la replica viene correttamente agganciata l'icona SchedeCet su Locale si modificherà come segue: Cliccate sul piccolo rettangolino con la freccetta dentro e selezionate Local dal menu che apparirà. Questa operazione indica a Lotus di aprire comunque l'applicazione su Locale (ovvero quella che è sul vostro PC) piuttosto che quella remota sul server. 7.Lancio della replica Questa operazione andrà fatta la prima volta ed anche ogni volta che si desidera allineare la propria base dati con quella degli altri Centri Ascolto della Diocesi. Più spesso questa operazione viene fatta e meglio è. Ovviamente sarà necessario essere collegati ad Internet per fare la replica. ATTENZIONE!! NON E' NECESSARIO ESSERE COLLEGATI AD INTERNET PER IMMETTERE O CONSULTARE LE SCHEDE!!! Ricordarsi questo è molto importante, perché potete tranquillamente lavorare sul programma senza essere connessi e quindi, prima di fare la replica, connettersi e lanciarla. Per lanciare una replica cliccare sul tasto Replica e sincronizzazione presente nella barra di sinistra di Lotus Notes Tasto Replica e sicronizzazione Nella schermata che apparirà cliccare sul tasto Avvia adesso : Cliccare qua per avviare la replica Durante la replica osservare la barra in basso con la percentuale di completamento. E' assolutamente normale che la percentuale riparta da zero più volte in quanto la replica è composta da tre fasi distinte: 1) Ricerca differenze tra base dati locale e la base dati remota;

19 2) Ricezione documenti dalla base dati remota; 3) Invio documenti alla base dati remota. Il tempo necessario al completamento della procedura di replica è fortemente legato a seguenti fattori: 1) Velocità della connessione ad Internet; 2) Tempo trascorso dall'ultima replica (più tempo passa tra una replica e l'altra e più tempo ci vuole); 3) Numero di documenti (schede utenti, note, schede rilevazione bisogni, ecc...) che devono essere trasmessi e ricevuti. E' importante ricordare che ogni singola modifica che viene fatta ad una scheda (anche semplicemente modificare la data di nascita, ad esempio) marca quella scheda come modificata e quindi alla prossima replica sarà trasmessa. 8.Informazioni finali Per qualunque domanda circa questa procedura di installazione (o anche relativa all'uso del programma SchedeCet) potete rivolgervi a: Marco Frazzoli marco@frazzoli.it Cell: 348/ Come mezzo preferenziale usare la posta elettronica. Usare il cellulare soltanto in caso di urgenza assoluta. S.E. & O.