Signori Membri del Sodalizio. Premessa

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Gabriele Moroni
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1 Relazione dell Organismo di Vigilanza ex artt. 6 e 7 D.Lgs. n. 231/2001 Pia Famiglia delle Sorelle del Santo Rosario Apostole del Lavoro sull andamento dell esercizio 2018 Signori Membri del Sodalizio Premessa L Organismo di Vigilanza ricorda che durante il presente anno solare la compagine della struttura ha avuto una vita regolare, alla luce della volontà di adottare un livello di protezione pienamente corrispondente alle prescrizioni della normativa in esame, con la conseguenza che l implementazione del sistema di prevenzione e tutela si è sviluppata in modo coerente e progressivo. Peraltro, per effetto della ripresa di interesse circa i meccanismi di intervento della legislazione ex D.Lgs. n. 231/2001 in relazione alle nuove Linee Guida Regionali, si ritiene necessario affermare la necessità che il sistema di governo dei processi operativi dell Ente prosegue in modo costante, al fine di rendere sempre più efficace ed effettiva la tutela derivante dall adozione del modello organizzativo. La presente relazione, in aderenza al Modello di organizzazione, gestione e controllo della società, affronterà i seguenti argomenti: a) l attività svolta; b) le eventuali criticità rilevate; c) gli interventi migliorativi pianificati. L attività svolta Nel corso dell esercizio 2018, l Organismo di Vigilanza di Pia Famiglia delle Sorelle del Santo Rosario Apostole del Lavoro si è riunito, in data 7 febbraio, 9 maggio, 12 settembre e 19 dicembre. Di ogni riunione è stato redatto verbale. Non sono state svolte riunioni straordinarie. Nel corso della prima riunione annuale sono state valutate le procedure adottate in relazione alle evidenze documentali risultanti dalla attività svolta nell anno precedente.

2 L Organismo di Vigilanza, inoltre, ha acquisito informazioni in ordine al contenuto delle riunioni del Consiglio di amministrazione, per quanto di suo interesse. Inoltre, l Organismo di Vigilanza ha costantemente fornito informazioni sulla natura delle attività poste in essere, con particolare riferimento alle attività di formazione, diffusione e implementazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, e di aggiornamento e revisione della parte generale e della parte speciale del Modello. L organismo di Vigilanza, infine, ha realizzato un sopralluogo, avente il fine di valutare la concreta applicazione del Modello adottato al fine di individuare possibili lacune e carenze delle stesso, nonché eventuali criticità. I risultati di tale operazioni, raccolti nel verbale di sopralluogo, sono stati poi oggetto di esame nel corso della successiva riunione, all esito della quale è stata redatta apposita relazione, cui si rimanda per i risultati. Sulla base delle informazioni raccolte l Organismo di Vigilanza ha stabilito di proseguire con le collaborazioni esterne già in essere. * * * * * L Organismo di Vigilanza ha costantemente valutato l attività di diffusione e implementazione del Modello, all interno di ogni funzione dell Ente, anche attraverso interviste rivolte ai soggetti in posizione apicale, dotati di autonomia funzionale e finanziaria, avvalendosi della preziosa e sempre puntuale collaborazione del personale amministrativo. Nel dettaglio: Sono stati esaminati, il conferimento di poteri e deleghe all interno dell Ente, a tal fine, previa acquisizione agli atti dei verbali del consiglio d amministrazione e l esame e valutazione delle procedure adottate in materia; Ha monitorato gli adempimenti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001, posti in essere da collaboratori, consulenti, fornitori ed appaltatori; Ha verificato e monitorato costantemente la partecipazione della Fondazione a gare d appalto, indette dalla Pubblica Amministrazione ed enti riconducibili ed i rapporti intrattenuti con le Autorità di Vigilanza; Ha verificato gli adempimenti posti in essere dall Ente, in ottemperanza alle norme di cui al

3 D.Lgs. 81 del 2008, in materia di tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. L Organismo di Vigilanza ha ritenuto opportuno di richiedere al responsabile per gli adempimenti in materia di tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, di inoltrare all Organismo di Vigilanza, con cadenza mensile, un report aggiornato sullo stato dell applicazione del D.Lgs. n. 81/2008, evidenziando, in particolare, i lavori conferiti in appalto e le misure di sicurezza adottate, con specifico riferimento al DUVRI; Ha inoltre comunicato al CDA contenuto, natura ed implicazioni delle modifiche normative intervenute a seguito dell entrata in vigore del d.lgs. 151/2015, rimandando ad una successiva valutazione la scelta circa la necessità di apportare modifiche al Modello. Ha verificato gli adempimenti posti in essere dall Ente in materia di anti-riciclaggio. L Organismo di Vigilanza ha appurato l esistenza di una cassa per le spese minute da effettuarsi in danaro, il cui utilizzo è stato consigliato solamente per spese inferiori a 300 previa rendicontazione scritta; Ha dato conto delle intervenute modifiche legislative che hanno interessato anche il d.lgs. 231/2001 in materia di reati societari, ritenendo necessario attendere l anno successivo al fine di una corretta ed approfondita valutazioni in merito ad eventuali modifiche da apportare al Modello; Ha verificato gli adempimenti relativi alla tutela del diritto d autore, non riscontrando alcuna criticità posto che l Ente è in possesso di regolare licenza relativamente a tutti i programmi informatici acquistati ed utilizzati; Ha verificato gli strumenti adottati dall Ente al fine di garantire la riservatezza dei dati personali, per i quali è stato adottato con il Modello Organizzativo un apposito documento. A seguito di un confronto con i dirigenti e dall esame delle procedure di gestione dei dati raccolti risulta che le procedura adottate sono state rigorosamente rispettare, e che pertanto non si necessità di procedere ad alcuna implementazione delle procedure adottate; Ha verificato gli adempimenti e le procedure utilizzate in materia di reati ambientali. L Organismo di Vigilanza, dopo aver rilevato il mancato possesso da parte dell Ente di un sistema gestionale basato sullo standard ISO 14001; verificato il pieno rispetto delle normative vigenti, non rileva alcuna criticità. A seguito delle verifiche svolte è risultato che tale attività è

4 stata affidata ad una società esterna, la quale è risultata essere in possesso di tutti i requisiti di legge. L Organismo di Vigilanza tuttavia ritiene opportuno che vengano adottate, in via preventiva, implementazioni all attuale Modello Organizzativo al fine di individuare, ove necessario e se esistenti, le migliori procedure possibili in materia di smaltimento dei rifiuti. A tal fine si ritiene sufficiente la compilazione della apposita checklist. Ha illustrato le modifiche intervenute relativamente alla normativa in materia ambientale, ritenendo allo stato idonee le cautele già adottate nel Modello e con ogni più ampia riserva di ulteriori valutazioni in merito. Per quanto concerne l aggiornamento e revisione del Modello, l Organismo di Vigilanza evidenzia di non aver proceduto all aggiornamento e revisione del Modello fatte salve le precisazioni di cui sopra. Un ulteriore processo di revisione sarà in ogni caso certamente affrontato nel 2019, anche in considerazione delle eventuali riforme normative. Durante l esercizio 2018, l Organismo di Vigilanza ha mantenuto un costante e proficuo flusso informativo con gli organi societari, in particolare: (I) ha mantenuto i contatti con il Direttore illustrando la relazione per l esercizio 2017; (ii) ha acquisito informazioni circa le riunioni del Consiglio d Amministrazione, ed ha provveduto ad illustrare le linee guida del Modello oggetto di aggiornamento e revisione; Le criticità emerse Durante l esercizio 2018, l Organismo di Vigilanza non ha riscontrato criticità, rilevando che la società ha svolto puntualmente l attività di diffusione e implementazione del Modello, sia all interno della struttura societaria, sia verso l esterno. Nel corso del presente esercizio, l Organismo di Vigilanza non ha ritenuto di disporre del budget finanziario a sua disposizione, in quanto il supporto delle strutture interne della società ha garantito l efficienza richiesta per avviare le azioni di controllo nelle aree a rischio per la commissione di taluno dei reati presupposto di cui agli artt. 24 e ss del D. Lgs. n. 231/2001. Gli interventi migliorativi pianificati Nel corso dell esercizio 2019, l Organismo di Vigilanza proseguirà a monitorare le attività di

di flussi informativi con gli altri organi societari già implementato.

5 adeguamento ai disposti del D.Lgs. n. 231/2001, da parte delle società controllate e/o partecipate, mantenendo il costante scambio di flussi informativi con gli altri organi societari già implementato. Pavia Rivanazzano Terme, 19 dicembre 2018 L Organismo di Vigilanza di Pia Famiglia delle Sorelle del Santo Rosario Apostole del Lavoro Avv. Saverio Biscaldi Avv. Michele Branzoli

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