SCARTO D ARCHIVIO SNALS BRESCIA. Segreteria Provinciale Snals Brescia

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1 SCARTO D ARCHIVIO

2 LA SCUOLA ENTE PUBBLICO LA SCUOLA È ENTE PUBBLICO E IN QUANTO TALE È TENUTA AL RISPETTO DEL CODICE DEI BENI CULTURALI NORME DI RIFERIMENTO d. Lgs n. 42/2004 (Codice beni culturali) d. Lgs n. 241/1990 (Procedimento amministrativo) d. Lgs n. 196/2003 (Protezione dati personali) d. Lgs n. 82/2006 (Codice amministrazione digitale) d. p.r. n. 445/2000 (Documento amministrativo)

3 ARCHIVIO DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE AUTONOME I DOCUMENTI DELL ARCHIVIO DELLE SCUOLE HANNO VALORE STORICO-CULTURALE E GIURIDICO-AMMINISTRATIVO L ARCHIVIO DEGLI ENTI PUBBLICI È «UN BENE CULTURALE» ESISTE OBBLIGO DI CONSERVARE E ORDINARE L ARCHVIO LO SCARTO D ARCHIVIO E LO SPOSTAMENTO DI ARCHIVI È AMMESSO SE AUTORIZZATO I DIRITTI TUTELATI DALL ARCHIVIO DELL ENTE PUBBLICO

4 ARCHIVIO STORICO È L ARCHIVIO CHE CONTIENE DOCUMENTI ANTERIORI AI 40 ANNI O DOCUMENTI DI ISTITUZIONI SCOLASTICHE NON PIÙ ESISTENTI OBBLIGO D INVENTARIO DELL ARCHIVIO STORICO PER L USO GIURIDICO-AMMINISTRATIVO E L USO STORICO L INVENTARIAZIONE PUÒ ESSERE AFFIDATA A TERZI CHIEDERE DI TRASFERIRE L ARCHIVIO STORICO PRESSO L ARCHIVO DI STATO

5 OBBLIGHI IN MATERIA DI ARCHIVI Pur giovandosi della sua autonomia organizzativa nel creare e ordinare il suo archivio, l'ente è tenuto a utilizzare alcuni strumenti indicati dalla legge. Questi sono essenzialmente, per l archivio corrente: La registrazione di protocollo, la classificazione, il piano di conservazione e di scarto e il manuale di gestione. È necessaria inoltre la costituzione di un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi tenuto da personale di adeguata formazione (artt.53, 55, 56 e 61 DPR 445/2000).

6 OBBLIGHI IN ORDINE ALL ARCHIVIO L'archivio deve essere ordinato (art. 30, c. 4 D.Lgs 42/2004), conservato correttamente in sicurezza (art. 30, c. 1 D.Lgs cit.), senza danni (art. 20, c.1 D.Lgs cit.), rispettandone l'integrità (art. 20, c.2 D.Lgs cit.) e l'organicità (art. 30, c. 4 D.Lgs cit.), curato con idonea manutenzione (art. 29, c. 3 D.Lgs cit.), restaurato se necessario (art. 29, c. 4 D.Lgs cit.) e non adibito ad usi incompatibili con il suo carattere (art. 20, c. 1 D.Lgs cit.), il che esclude ad esempio che i documenti originali possano essere incorniciati e appesi alle pareti.

7 OBBLIGHI IN ORDINE ALL ARCHIVIO. TRASFERIMENTI Sono liberi i trasferimenti di parti dell'archivio corrente tra le sedi dell'ente (art. 21, c. 3 D.Lgs 42/2004), occorre l autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito o storici tra sedi dello stesso Ente e per trasferimenti di complessi organici di documentazione ad altre persone giuridiche (art. 21, c. 1-eD.Lgs 42/2004). Ad eccezione dei trasferimenti tra le diverse sedi dell'ente di documentazione che appartenga all'archivio corrente, l'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sugli archivi corrente, di deposito e storico dell'ente sono subordinati ad autorizzazione della Soprintendenza, che deve darla su progetto o almeno su "descrizione tecnica dell'intervento", con eventuali prescrizioni delle cautele necessarie (art.21, cc. 4-5 D.Lgs 42/2004).

8 RESPONSABILITÀ IN ORDINE ALLA TENUTA DELL ARCHIVIO La violazione degli obblighi di cui sopra è punita con la nullità degli atti giuridici (art. 164, c.1 D.Lgs. 42/2004), con l'arresto da sei mesi ad un anno e con l'ammenda da euro 775 ad euro ,50 (art.169, c.1 D.Lgs 42/2004).

9 SCARTO ATTI D ARCHIVIO LO SCARTO DEVE ESSERE SEMPRE AUTORIZZATO LO SCARTO SI PROPONE QUANDO SI VERIFICANO DUE CIRCOSTANZE: 1. ESAURIMENTO DELL UTILITÀ GIURIDICO-AMMINISTRATIVA 2. MANCANZA DI APPREZZABILE INTERESSE STORICO

10 PROCEDURA DI SCARTO 1. RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE ALLA SOPRINTENDENZA CON ALLEGATO ELENCO DEI DOCUMENTI DA SCARTARE. L ELENCO CONTIENE DESCRIZIONE TIPOLOGICA DEI DOCUMENTI PROPOSTI ALLO SCARTO ANNI DI RIFERIMENTO QUANTITÀ MOTIVAZIONE ALLO SCARTO 2. LA SOPRINTENDENZA RESTITUISCE L ELENCO VISTATO CON APPROVAZIONE PARZIALE O TOTALE 3. LA SCUOLA PROVVEDE ALLO SCARTO «EFFETTIVO» 4. TRASMISSIONE DEL VERBALE DI AVVENUTO SCARTO.

11 ARCHIVI E DOCUMENTI: ACCESSO E RISERVATEZZA (art. 31 e 32 L.P. 30 novembre 1992,n. 23) + Dpp 25 giugno 2001,n /Leg ESCLUSIONE E DIFFERIMENTO Archivi correnti e di deposito Il diritto di accesso ai documenti è escluso - atti coperti da segreto per legge o regolamento - atti la cui diffusione possa comunque pregiudicare la riservatezza e la dignità degli amministrati. Il diritto di acceso ai documenti è differito, quando la conoscenza dei documenti possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell'azione amministrativa. Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

12 Archivi e documenti: accesso e riservatezza (art. 31 e 32 L.P. 30 novembre 1992,n. 23) + Dpp 25 giugno 2001,n /Leg ESCLUSIONE Archivi correnti e di deposito tipologia documenti esclusi dall accesso (art. 9, comma 2 Dpp 25 giugno 2001, n /Leg) a) documenti relativi alla salute delle persone ovvero concernenti condizioni psico-fisiche delle stesse; b) rapporti informativi sul personale dipendente; c) documentazione relativa alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di persone, imprese e gruppi; d) altri documenti contenenti informazioni dalla cui divulgazione possa derivare una lesione della sfera privata della persona e della sua dignità; e) segnalazioni ed esposti di privati se le notizie risultano fondate; f) documenti contenenti informazioni che riguardano l attività di associazioni ed organizzazioni, dalla cui divulgazione possa derivare una lesione immediata e diretta degli interessi statutari; g) documenti contenenti informazioni coperte da segreto industriale, commerciale e finanziario nonchè informazioni dalla cui divulgazione possa derivare una lesione immediata e diretta degli interessi dell impresa. 12

13 ARCHIVI E DOCUMENTI: ACCESSO E RISERVATEZZA IN CONFLITTO Archivi correnti e di deposito Il "Codice in materia di protezione dei dati personali (Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) all art. 59 rinvia alle norme della legge 7 agosto 1990, n. 241 [per la PAT = L.P. 30 novembre 1992, n,. 23] e relativi regolamenti di attuazione ECCEZIONE per i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.(art. 60 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) Sola visione: Per i documenti contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 [dati sensibili] della legge 31 dicembre 1996, n. 675 [ora Dlg. 196/03] relativi a soggetti terzi rispetto al richiedente, l accesso è consentito nella forma della sola visione.( art 6 comma 3 DPP 25 giugno 2001 n /leg) Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

14 Archivi e documenti: accesso e riservatezza istruzione Archivi correnti e di deposito Rilevante interesse pubblico (non occorre il consenso):. Si considerano di rilevante interesse pubblico (= non occorre consenso preventivo) le finalità di istruzione e di formazione in ambito scolastico, professionale, superiore o universitario, con particolare riferimento a quelle svolte anche in forma integrata.(art 95 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) - Trattamento di dati relativi a studenti: comunicazione e diffusione Al fine di agevolare l'orientamento, la formazione e l'inserimento professionale, anche all'estero, le scuole e gli istituti scolastici di istruzione secondaria, su richiesta degli interessati, possono comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, dati relativi agli esiti scolastici, intermedi e finali, degli studenti e altri dati personali diversi da quelli sensibili o giudiziari, pertinenti in relazione alle predette finalità e indicati nell'informativa resa agli interessati ai sensi dell'articolo 13 (art 96 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) - Resta ferma la disposizione di cui all'articolo 2, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 24 giugno 1998, n. 249, sulla tutela del diritto dello studente alla riservatezza. Restano altresì ferme le vigenti disposizioni in materia di pubblicazione dell'esito degli esami mediante affissione nell'albo dell'istituto e di rilascio di diplomi e certificati. Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

15 ARCHIVI E DOCUMENTI: ACCESSO E RISERVATEZZA I DATI SENSIBILI d) "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; e) "dati giudiziari", i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.p.r. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualita' di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; (art. 4 lettere d) + e) Dlgs 196Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196) Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

16 Archivi e documenti : conservazione e consultazione a fini storici - legittimità Archivi storici - E attività di rilevante interesse pubblico (= non occorre consenso preventivo) il trattamento di dati personali effettuati da soggetti pubblici per finalità storiche negli archivi pubblici disciplinati dal TU 490/99 ora Codice dei beni culturali (dlgs 22 gennaio 2004, n. 42) - E compatibile: con i diversi scopi per i quali i dati sono stati in precedenza raccolti o trattati - Il trattamento di dati personali per scopi storici, statistici o scientifici può essere effettuato anche oltre il periodo di tempo necessario per conseguire i diversi scopi per i quali i dati sono stati in precedenza raccolti o trattati. (vedi artt. 99 e 99 del Dlg. 30 giugno 2003, n. 196) Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

17 Archivi e documenti : conservazione e consultazione a fini storici - limiti Archivi storici: I dati personali raccolti per scopi storici non possono essere utilizzati per adottare atti o provvedimenti amministrativi sfavorevoli all'interessato. I documenti contenenti dati personali, trattati per scopi storici, possono essere utilizzati, tenendo conto della loro natura, solo se pertinenti e indispensabili per il perseguimento di tali scopi. I dati personali possono essere comunque diffusi quando sono relativi a circostanze o fatti resi noti direttamente dall'interessato o attraverso suoi comportamenti in pubblico. (vedi art. 101 del Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

18 ARCHIVI E DOCUMENTI : CONSULTAZIONE A FINI STORICI - MODALITÀ Archivi storici: Introduzione del Codice di deontologia professionale e di buona condotta (Art. 102 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) Rinvio (art. 103 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) al Codice dei beni culturali: La consultazione dei documenti conservati negli archivi di Stato, in quelli storici degli enti pubblici e in archivi privati è disciplinata dal.. testo unico in materia di beni culturali e ambientali, come modificato dal presente codice.[ora : dlgs 22 gennaio 2004 n. 42, Codice in materia di beni culturali e del paesaggio ] Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici

19 ARCHIVI E DOCUMENTI: CONSULTAZIONE E RISERVATEZZA (art. 122 Dlg : decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 Codice beni culturali ) Archivi storici: - Libera consultazione: I documenti conservati negli archivi storici.. di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili ; - Limiti dopo 40 anni se si tratta di documenti contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale ;[orientamento politico, sindacale, religioso, filosofico: es. richiesta di avvalersi dell insegnamento della religione cattolica ] dopo 70 anni se si tratta di documenti contenenti dati sensibili idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.[es. certificato medico; filiazione incerta; ]; dopo 50 anni se si tratta di documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato; - Deroga per motivi giuridicamente rilevanti : rinvio alla disciplina sull accesso ai documenti amministrativi. 19

20 CONSULTAZIONE PER FINI DI RICERCA STORICA La norma di riferimento e contenuto in un allegato al D.Lgs 42/2004: La consultabilità dei documenti degli archivi storici e la tutela della riservatezza (D.Lgs. 42/2004 Codice in materia di tutela dei beni culturali e Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici. In via generale, i documenti sono consultabili decorsi 70 anni dal loro deposito in archivio. Va bene la consultazione con l oscuramento dei dati personali e sensibili e trattamento ai soli fini statistici e storici; richiedere prima della pubblicazione l esito delle ricerche per dare il nulla osta al testo di ricerca e verificare che non vi siano dati personali e sensibili e che il trattamento sia stato anonimo e impersonale.

21 Indicazioni bibliografiche minime e siti: P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma 1983 L. FAORO, Guida alla formazione di un archivio ordinato, Trento 2004 [pro manuscripto]. M. GUERCIO, Archivistica e informatica: i documenti in ambiente digitale, Carrocci, Manuale di gestione del protocollo informatico dell Università degli Studi di Trieste, Vedi S. PIGLIAPOCO La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche Requisiti, metodi e sistemi per la produzione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici. Maggioli, A. ROMITI, Le principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni. Casistica, commento e note sentenza per sentenza, Viareggio P. TIRADRITTI, L archivio delle scuole e degli istituti d istruzione media di ogni ordine e grado, Roma [1972], Segreteria Provinciale P.A.T.-Soprintendenza per i beni librari Snals e Brescia archivistici