Erogare Borse di Studio ed altri Benefici e Contributi

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1 Scopo Erogare borse di studio, servizi gratuiti e contributi economici a studenti universitari capaci, meritevoli e privi di mezzi in attuazione della normativa vigente. Responsabile Fornitore del Processo Input Cliente del Processo Output Indicatori Direttore; Dirigente Area Benefici Studenti; Coordinatori Servizio Interventi Monetari Normativa nazionale e regionale in materia di Diritto allo Studio Universitario Linee guida indicate dal Consiglio d Amministrazione Bando Borse di studio, borsa Servizi e posti alloggio; Bandi altri benefici Studenti iscritti a: Università di Firenze, Pisa, Siena e Università per stranieri di Siena; Accademia di Belle Arti di Carrara e Firenze; Istituti superiori di Studi Musicali e Conservatori di Firenze, Livorno, Lucca e Siena; Istituto superiore Industrie Artistiche di Firenze; Scuola Superiore per Mediatori Linguistici di Pisa; Fondazione Jazz-Accademia Nazionale del Jazz di Siena; IMT di Lucca Scuola Normale Superiore Di Pisa Scuola Superiore Sant Anna di Pisa Libera Accademia Moda Arte e Design Nel seguito della procedura il termine Università sarà utilizzato anche per indicare l Accademia, la Scuola e gli Istituti suddetti Stesura graduatorie e: Erogazione borsa di studio ed altri contributi e benefici Esenzione Tassa Regionale Accesso gratuito al Servizio Mensa Assegnazione posto alloggio/contributo affitto Accesso prioritario ai servizi Cultura Contributo economico per accesso attività culturali, didattiche e sportive Tirocini Curriculari Rispetto delle scadenze previste dal bando per la borsa di studio ed il posto alloggio relativamente alla pubblicazione delle graduatorie e ai pagamenti previsti Numero di istanze di riesame accolte/numero di istanze di riesame presentate Numero di istanze di riesame presentate/numero di variazioni presentate Riferimenti Normativi Processi Correlati Sistemi Informatici Indice delle Revisione n. 04 % revoche di borse di studio e % di riduzione di borse di studio a seguito dei controlli sulle autocertificazioni relativi al merito e ai requisiti economici Legge 390/1991 per la parte ancora applicabile D.P.C.M. 30/04/1997 per la parte ancora applicabile; D.P.C.M. 9/04/2001 L.R 32/2002; D.P.G.R. 8 agosto 2003, n. 47/R; D.Lgs. 68/2012 Piano di Indirizzo 2011/2015 (Delibera Consiglio Regionale della Toscana n.32/2012) Indirizzi all Azienda regionale DSU per l erogazione di servizi ed interventi a favore degli studenti universitari (Delibera annuale della Giunta Regionale della Toscana) P02 Gestire le Residenze P03 Erogare servizi di ristorazione P06 Gestire gli aspetti contabili e di Bilancio P10 Gestire la comunicazione Software Anagrafe Studenti (Firenze e Siena) Software Gestione Studenti (Pisa)

2 revisioni Data: Descrizione: Revisione Responsabile procedura (redazione) Chiara Galgani, Carlo Giatti, Paola Masoni Approvazione Responsabile SQ (verifica) Ornella Fantoni Dirigenti (approvazione): Rossella Zuffa SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le attività e le modalità attraverso le quali l Azienda DSU Toscana, in applicazione della normativa nazionale e regionale in materia di diritto allo studio universitario, garantisce l erogazione di Borse di Studio ed altri Benefici e Contributi agli studenti in possesso di specifici requisiti economici e di merito stabiliti da appositi bandi. - I destinatari di tali interventi sono gli studenti iscritti all Università di Firenze, Pisa e Siena, all Università per stranieri di Siena, alla Fondazione Jazz-Accademia Nazionale del Jazz di Siena all Accademia di Belle Arti di Carrara e Firenze, agli Istituti superiori di Studi Musicali e Conservatori di Firenze, Livorno, Lucca e Siena, all Istituto Superiore Industrie Artistiche di Firenze e alla Scuola Superiore per Mediatori Linguistici di Pisa, all IMT di Lucca. Alla Scuola Normale Superiore di Pisa e alla Scuola Superiore Sant Anna di Pisa. La concessione di borse di studio e di altri benefici e contributi avviene attraverso la pubblicazione di bandi di concorso che definiscono i requisiti generali, economici e di merito, la raccolta delle richieste di benefici e la pubblicazione degli elenchi dei beneficiari e degli esclusi. Al fine di verificare la veridicità delle autocertificazioni prodotte dagli studenti nella richiesta del beneficio sono svolti accertamenti sia in relazione ai requisiti di merito che a quelli economici a campione. Il ciclo di attività è sostenuto da adeguata informazione e consulenza, al fine di facilitare gli studenti nell accesso ai benefici. 2 MODALITA OPERATIVE Le modalità operative sono descritte nel diagramma di flusso di seguito riportato.

3 Flusso del processo: Erogare borse di studio ATTIVITA' Regione Toscana Direttore Dirigente Area Benefici Servizio Interventi Monetari Note/ Strumenti/ Moduli 1 Definizione indirizzi e redazione bando 1. La Dirigente Area B enefici Studenti e i coordinatori dei Servizi Interventi M onetari del DSU Toscana si occupano, di concerto, dei contatti con la Regione Toscana per la definizione dei criteri, stabiliti annualmente da delibera della giunta regionale, per la redazione dei bandi finalizzati all erogazione delle borse di studio e di altri benefici e contributi. 2 Approvazione bando 2. Sulla base degli indirizzi contenuti nella delibera approvata dalla giunta regionale, il Direttore del DSU Toscana approva il bando predisposto dalla Dirigente Area Benefici Studenti di concerto con i coordinatori dei Servizi Interventi M onetari. 3 Aggiornamento delle procedure informatiche per la presentazione delle domande on line 3. Si procede alla revisione dell'interfaccia dell'applicativo per la presentazione delle domande on line e del programma per la gestione delle domande sulla base delle variazioni dei requisiti stabiliti dal bando annuale. Segue una fase di test del software prima della sua validazione. 4 Pubblicazione del bando 4. Il bando viene divulgato sia tramite il sito internet dell Azienda (a cura del Servizio Comunicazione) sia in forma cartacea. 5 Presentazione domande on line 5. Lo studente deve compilare la domanda di borsa di studio/borsa servizi/posto alloggio on line sul sito aziendale e trasmetterla all A zienda. Gli studenti con redditi all estero sono tenuti a stamparla, firmarla e consegnarla direttamente presso il Servizio Interventi M onetari o presso gli altri sportelli decentrati dell'azienda, la domanda può essere anche inviata tramite pec o raccomandata agli indirizzi indicati nei bandi. 6 Raccolta domande cartacee e rilascio ricevuta 6. P er coloro che presentano la domanda solo on line, la stampa della domanda stessa ha valore di ricevuta e di corretto inserimento nel sistema. A lla consegna della domanda cartacea firmata dallo studente (solo per studenti con redditi all estero) segue il rilascio di apposita ricevuta. 7 Inserimento manuale dati e controllo preliminare 7. Il personale del Servizio Interventi M onetari inserisce nel programma di gestione delle domande quei dati che per la loro specificità, prevista dal bando, non possono essere inseriti on line dallo studente ed effettua una verifica preliminare dei requisiti dichiarati. 8 Elaborazione e pubblicazione graduatoria provvisoria graduatoria provvisoria 8. Sulla base delle domande presentate si procede all'elaborazione, in automatico, delle risultanze provvisorie. Le stesse sono pubblicate sul sito internet aziendale. Vedi I02 P01. 9 Ricezione ed istruttoria istanze di riesame presentate I03 P Elaborazione e pubblicazione della graduatoria definitiva graduatoria provvisoria I02 P Pagamento prima rata borse di studio I04 P Controllo dei requisiti economici e di merito ed eventuale notifica di revoca I05 P Pagamento seconda rata borse di studio I04 P Recupero degli importi indebitamente erogati I05 P Erogazione altri benefici I06 P 01

4 Dettaglio delle note del flusso precedente 1. La Dirigente Area Benefici Studenti e i coordinatori dei Servizi Interventi Monetari del DSU Toscana si occupano, di concerto, dei contatti con la Regione Toscana per la definizione dei criteri, stabiliti annualmente da delibera della giunta regionale, per la redazione dei bandi finalizzati all erogazione delle borse di studio e di altri benefici e contributi. 2. Sulla base degli indirizzi contenuti nella delibera approvata dalla giunta regionale, il Direttore del DSU Toscana approva il bando predisposto dalla Dirigente Area Benefici Studenti di concerto con i coordinatori dei Servizi Interventi Monetari. 3. Si procede alla revisione dell'interfaccia dell'applicativo per la presentazione delle domande on line e del programma per la gestione delle domande sulla base delle variazioni dei requisiti stabiliti dal bando annuale. Segue una fase di test del software prima della sua validazione. 4. Il bando viene divulgato sia tramite il sito internet dell Azienda (a cura del Servizio Comunicazione) sia in forma cartacea. 5. Lo studente deve compilare la domanda di borsa di studio/borsa servizi/posto alloggio on line sul sito aziendale e trasmetterla all Azienda. Gli studenti con redditi all estero sono tenuti a stamparla, firmarla e consegnarla direttamente presso il Servizio Interventi Monetari o presso gli altri sportelli decentrati dell'azienda, la domanda può essere anche inviata tramite pec o raccomandata agli indirizzi indicati nei bandi. 6. Per coloro che presentano la domanda solo on line, la stampa della domanda stessa ha valore di ricevuta e di corretto inserimento nel sistema. Alla consegna della domanda cartacea firmata dallo studente (solo per studenti con redditi all estero) segue il rilascio di apposita ricevuta. 7. Il personale del Servizio Interventi Monetari inserisce nel programma di gestione delle domande quei dati che per la loro specificità, prevista dal bando, non possono essere inseriti on line dallo studente ed effettua una verifica preliminare dei requisiti dichiarati. 8. Sulla base delle domande presentate si procede all'elaborazione, in automatico, delle risultanze provvisorie. Le stesse sono pubblicate sul sito internet aziendale. Vedi I02 P01 9. I03 P I04 P I05 P I06 P I07 P I08 P I09 P01

5 Flusso del processo: Applicare la tariffa modulata su base ISEE ATTIVITA Regione Toscana CDA Direttore Atenei e Istituti Universitari Gestione Applicativi e trattamento dei dati/servizi informatici Note/Strumenti/Moduli 1 Definizione indirizzi politici 2 Definizione Tariffe e approvazione Reg. Servizio Ristorazione 2. Regolamento predisposto dal Servizio Ristorazione e dal Servizio Gestione Tariffe 4 Approvazione Disposizioni Attuative 3. Predisposte dal Servizio Gestione Tariffe 5 Sviluppo e aggiornamento procedura domanda online 6 Acquisizione flussi dati dagli Atenei 7 Presentazione domanda on line 8 Verifica anomalie su punto 7 8. Attraverso verifica sulla banca dati ISEE gestita da INPS 9 Convalida della tariffa spettante 10 Trasmissione flusso tariffe ai sw Badge/Anagrafe/Tcpo s 11 Accertamento su un campione di studenti che hanno presentato domanda on line

6 Dettaglio delle note del flusso precedente 2. Regolamento predisposto dal Servizio Ristorazione e dal Servizio Gestione Tariffe 3. Predisposte dal Servizio Gestione Tariffe 8. Attraverso verifica sulla banca dati ISEE gestita da INPS

7 3 MONITORAGGIO DEL PROCESSO Il monitoraggio del processo avviene secondo il seguente schema: Indicatore Rispetto delle scadenze previste dal bando per la borsa di studio ed il posto alloggio relativamente a pubblicazione delle graduatorie ed erogazione dei contributi Numero di istanze di riesame accolte/numero di istanze di riesame presentate Responsabile rilevazione Coordinatori Servizio Interventi Monetari Coordinatori Servizio Interventi Monetari Documento di rilevazione Provvedimenti di approvazione graduatorie e di pagamento benefici Software gestione domande Documento di sintesi Frequenza valutazione Numero di istanze di riesame presentate/numero di variazioni presentate Coordinatori Servizio Interventi Monetari Software gestione domande % Revoche di borse di studio e % di riduzioni di borse di studio erogate a seguito dei controlli sulle autocertificazioni relativi al merito e ai requisiti economici Dirigente area Accertamenti Software gestione domande 4 ELENCO DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE Codice I01 P01 I02 P01 I03 P01 I04 P01 I05 P01 I06 P01 I07 P01 Titolo Verifica preliminare dei requisiti dichiarati Elaborazione e pubblicazione delle graduatorie Ricezione istanze di riesame e gestione istruttoria Pagamento rate borsa di studio Erogazione di altri benefici Controllo dei requisiti generali, di merito ed economici degli idonei, decadenza revoca, riduzione del beneficio, recupero e sanzioni Riscossione e rimborso della Tassa Regionale