Alla c.a. Sindaco/Presidente Segretario Generale Dirigente competente

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1 Alla c.a. Sindaco/Presidente Segretario Generale Dirigente competente Controllo di Gestione e Misurazione delle Performance: l integrazione delle competenze, la valorizzazione delle differenze e la tecnologia come base della nostra idea progettuale. ll contesto di riferimento. L idea Logos PA è semplice ma ambiziosa nei risultati che si prefigge di raggiungere. Nella nostra attività di affiancamento e consulenza sulle tematiche della misurazione e del controllo, abbiamo potuto focalizzare le esigenze fondamentali degli Enti Locali. Il primo e più complesso aspetto, è quello di avere come punto di riferimento una normativa in continua evoluzione e sempre più stringente. Le richieste di reportistica, di informazioni sui risultati della gestione, provenienti dagli altri Enti della P.A., mettono già in difficoltà la macchina organizzativa delle Amministrazioni Locali, per la mancanza, ancora oggi, di data base completi e integrati. Nei confronti della classe politica, a cui viene chiesto di garantire la soddisfazione dell utenza e di soddisfare la domanda di efficacia nell erogazione dei servizi, si rende necessaria la misurazione di aspetti difficilmente approcciabili attraverso le modalità classiche di intervento. Questi aspetti inoltre, in riferimento alla struttura organizzativa, rappresentando la base dei sistemi di valutazione delle performance individuali e di servizio, e a loro volta punto di riferimento per la quantificazione e l erogazione del salario accessorio, sono diventati gli aspetti centrali del discorso. La nostra idea di progetto In questo scenario normativo ed organizzativo, con elementi di novità che si inseriscono su discorsi ormai acquisiti, a nostro parere l intervento più efficace poteva e doveva essere quello di riuscire ad amalgamare quegli aspetti che potevano rendere difficile la costruzione di un discorso. L intenzione, inoltre, è quella di realizzare un prodotto che, contestualmente: attraverso lo strumento della misurazione della citizen satisfaction sia di supporto agli amministratori nella costruzione di un canale di comunicazione diretto e costante con la collettività; sia in grado di fornire gli elementi necessari alla valutazione delle performance individuali e di servizio nel rispetto della normativa.

2 La nostra scelta, pertanto, si basa su una serie di elementi fondamentali che sono: l integrazione delle competenze; la valorizzazione delle differenze; l uso della tecnologia. L articolazione del nostro intervento. La nostra proposta operativa si fonda su una logica di progetto condiviso, dove le esperienze delle singole amministrazioni vengono messe a sistema per coglierne gli aspetti più qualificanti nel rispetto delle differenze dei singoli Enti. In quest ottica, pertanto, ci poniamo l obiettivo di realizzare uno strumento informatico che, per gli enti che volessero aderire a questa proposta, può essere sviluppato a partire dai punti fondamentali proposti e segnalati, con il nostro supporto opportunamente integrati, delle amministrazioni partecipanti. I nostri moduli di intervento, consentono agli enti di poter usufruire delle seguenti attività: 1) analisi swot sull assetto organizzativo, in grado di evidenziare i punti di forza e di debolezza; 2) individuazione degli aspetti fondamentali, legati alle singole realtà partecipanti, da valorizzare nell interesse comune; 3) incontri di approfondimento e volti alla sviluppo di un prodotto informatico semplice, flessibile, modulare e implementabile sulla base di quanto emergerà dalla normativa di settore; 4) supporto operativo e formativo rivolto al personale interno nella fase di avviamento del progetto; 5) supporto alla dirigenza nella individuazione delle priorità; 6) supporto nella definizione di modelli di rilevazione del grado di soddisfazione dell utenza; 7) supporto nell attività di informazione indirizzata alla collettività locale su queste nuovo modo di gestire le attività e sull impatto positivo per il territorio di riferimento; 8) supporto nell attività di citizen satisfaction management; 9) supporto nell attività di valutazione della dirigenza e del personale; 10) supporto nella predisposizione della relazione di fine mandato, resa obbligatoria dal Decreto premi e sanzioni.

3 Moduli di attività In questa prima fase le attività sono state articolate secondo moduli distinti, che gli enti potranno anche utilizzare singolarmente : 1) Citizen satisfaction management. Di forte impatto sulla collettività, e con notevole ritorno per l Amministrazione Locale, è la possibilità di istituire un canale di comunicazione tra amministratori ed amministrati. Verrà realizzato sul sito Web dell Amministrazione interessata un Portale del Cittadino, in cui possono essere chieste informazioni, segnalati guasti o disservizi e in cui il l utente potrà seguire in diretta la presa in carico così come la chiusura della propria istanza. Sarà possibile scaricare da questa finestra modulistica specifica di ogni Settore o Ufficio, così come sarà reso possibile avvalersi di informazioni e indicazioni pratiche sulla modalità di presentazione di istanze e sulla loro compilazione, nonché conoscere tempi e modalità di risposta degli uffici comunali. 2) Benchmarking; Altro elemento da porre in evidenza nell attività di valutazione, è rappresentato dai risultati di un attività di benchmarking. Il confronto sulla qualità dei servizi erogati da diverse amministrazioni, può sicuramente rappresentare un elemento importante per la creazione di un contesto di buone pratiche, tale da costituire un volano per lo sviluppo qualitativo dei servizi erogati dalla Pubblica Amministrazione. 3) Gestione di attività e servizi. Questa funzionalità rappresenta uno strumento di grande utilità per la struttura organizzativa dell Ente, che può avvalersene anche durante lo svolgimento delle attività ordinarie per il controllo diretto sull andamento del Servizio in relazione alle sue specifiche competenze. 4) Sistema di pianificazione, programmazione e monitoraggio delle performance. Sempre sullo stesso prodotto, si può impostare il sistema di monitoraggio e valutazione delle performance, così come previsto dalla normativa. A questo specifico aspetto lavorerà, chiaramente, la struttura che si occupa dell attività di programmazione e controllo. 5) Valutazione della dirigenza e del personale. Oltre a consentire la gestione delle attività e l impostazione della programmazione, è possibile estrarre dati e informazioni utili alla valutazione della struttura dell Ente. Attraverso la reportistica (in parte già preimpostata ed in parte personalizzabile in base alle diverse caratteristiche di ogni amministrazione), infatti, possono essere predisposte relazioni di sintesi di immediata leggibilità e in grado di soddisfare i diversi destinatari a cui le stesse sono

4 rivolte e quindi strutturare le schede di valutazione dei dirigenti e del personale in base al sistema adottato dall Amministrazione. La proposta economica. La nostra proposta economica è differenziata in base alla fascia demografica dell Ente così come riportato: comuni con popolazione fino a abitanti b) canone post garanzia triennale 100,00 anno a) attività di assistenza agli uffici dell Ente per la predisposizione degli atti di programmazione attività annuali (verifiche periodiche, incontri c) predisposizione di reportistica periodica 1.000, ,00 600,00 comuni con popolazione fino a abitanti b) canone post garanzia triennale 150,00 anno a) attività di assistenza agli uffici dell Ente per la predisposizione degli atti di programmazione 1.000,00

5 attività annuali (verifiche periodiche, incontri c) predisposizione di reportistica periodica 2.000, ,00 CITIZEN SATISFACTION MANAGEMENT a) rilevazione della qualità dei servizi 1.000,00 del cittadino e monitoraggio on line 1.000,00 c) assistenza alla gestione del processo di 1.000,00 gestione delle segnalazioni comuni con popolazione da a abitanti b) canone post garanzia triennale 200,00 anno a) predisposizione atti di programmazione 3.000,00 attività annuali (verifiche periodiche, incontri 4.000,00 c) predisposizione di reportistica periodica 2.500,00 CITIZEN SATISFACTION MANAGEMENT a) rilevazione della qualità dei servizi 1.500,00 del cittadino e monitoraggio on line 1.500,00 c) assistenza alla gestione del processo di 2.000,00

6 gestione delle segnalazioni comuni con popolazione da a abitanti b) canone post garanzia triennale 350,00 anno a) predisposizione atti di programmazione 3.000,00 attività annuali (verifiche periodiche, incontri 4.500,00 c) predisposizione di reportistica periodica 3.000,00 CITIZEN SATISFACTION MANAGEMENT a) rilevazione della qualità dei servizi 2.000,00 del cittadino e monitoraggio on line 1.500,00 c) assistenza alla gestione del processo di 2.000,00 gestione delle segnalazioni

7 comuni con popolazione superiore ai abitanti e fino a b) canone post garanzia triennale 500,00 anno a) predisposizione atti di programmazione 3.500,00 attività annuali (verifiche periodiche, incontri 4.500,00 c) predisposizione di reportistica periodica 3.500,00 CITIZEN SATISFACTION MANAGEMENT a) rilevazione della qualità dei servizi 2.500,00 del cittadino e monitoraggio on line 2.500,00 c) assistenza alla gestione del processo di 2.000,00 gestione delle segnalazioni

8 comuni con popolazione superiore ai abitanti b) canone post garanzia triennale 500,00 anno a) predisposizione atti di programmazione Da valutare per i singoli enti attività annuali (verifiche periodiche, incontri Da valutare per i singoli enti c) predisposizione di reportistica periodica Da valutare per i singoli enti CITIZEN SATISFACTION MANAGEMENT a) rilevazione della qualità dei servizi 3.000,00 del cittadino e monitoraggio on line 2.700,00 c) assistenza alla gestione del processo di 2.000,00 gestione delle segnalazioni Come ormai è nostra abitudine, quindi, proponiamo attività e servizi scalabili e flessibili al fine di poter rispondere alle esigenze di enti con diverse caratteristiche. Il valore aggiunto della nostra proposta, che ci fa piacere sottolineare, è rappresentato dal fatto che l Ente, al solo costo dell attività di supporto, potrà disporre, di un prodotto gestionale personalizzato sintesi delle buone pratiche delle amministrazioni partecipanti al presente Progetto. Inoltre per gli enti che sono aderenti alla Fondazione è previsto una riduzione del contributo pari al 20%.

9 ********************************* La struttura della Fondazione Logos PA rimane a Vostra a disposizione per valutare la soluzione più adatta al Vostro Ente e per ogni esigenza di chiarimenti o approfondimenti. Roma, 16 gennaio 2012.