La procedura di invio delle fatture elettroniche al SDI e la loro conservazione sostitutiva

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1 Milano 27 giugno 2013 Roma 9 luglio 2013 La procedura di invio delle fatture elettroniche al SDI e la loro conservazione sostitutiva Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile Riproduzione vietata Nessuna parte del presente documento potrà essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi Copyright 2013 Umberto Zanini 1

2 Agenda Soggetto emittente, trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche La trasmissione della fattura elettronica alla PA tramite il SDI La protocollazione delle fatture elettroniche di acquisto I ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali 2

3 Soggetto emittente, trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche 3

4 Soggetto emittente, trasmissione ricezione La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (Art.21 primo comma DPR 633 /72) Il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura ( ) ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante ( ) (Art.21 terzo comma DPR 633 /72) La fattura contiene le seguenti indicazioni: n) annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo (Art.21 secondo comma lettera n) DPR 633 /72) La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, di cui al paragrafo 4 del documento che costituisce l'allegato B del presente regolamento, da parte del Sistema di interscambio. (Art.2 quarto comma DMEF 3 aprile 2013 n.55) 4

5 La trasmissione della fattura elettronica alla PA tramite il SDI 5

6 Agenzia delle Entrate (Gestore del SdI) Aggiornamento ogni 6 mesi Relazione periodica Coordinamento del SdI, gestione dei dati, elaborazione dei flussi al fine di monitorare la finanza pubblica Sogei spa Sviluppo, conduzione e manutenzione del SdI, supporto alle PPAA, studio e ricerche sui dati transitati Ministero Economia e delle Finanze Fatture Fatture validate Fornitore Alfa Spa Ricevute di consegna Notifiche di scarto SISTEMA DI INTERSCAMBIO Notifiche di accettazione Notifiche di rifiuto Fornitore Beta Spa Intermediario del fornitore Fatture Ricevute Notifiche Fatture validate Notifiche Intermediario della PA P.A. Flusso informativo per il monitoraggio della finanza pubblica Ragioneria Generale dello Stato. 6

7 Caratteristiche della fattura elettronica da trasmettere al SDI In formato XML, così come riportato nel documento Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio Firmata con una firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo il formato CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) oppure XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped Firmata congiuntamente ad un riferimento temporale ( Signing time ) Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso come: a-un file per singola fattura b-un file contenente un lotto di fatture c-un file compresso in formato.zip ( il file.zip non va firmato mentre saranno firmati i file compressi) contenente più singole fatture oppure più lotti di fatture Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso con eventuali allegati, ma è necessario fare attenzione alla dimensione del file trasmesso: a-se si impiega la PEC la dimensione massima è di 30 megabytes b-se si impiega il sistema di cooperazione applicativa su internet, il sistema SPC, oppure l invio tramite web sul sito fatturapa.gov.it, la dimensione massima è di 5 megabytes

8 I controlli effettuati dal SDI sulle fatture elettroniche ricevute Nomenclatura ed unicità del file trasmesso: (nome del file = cod.paese + CF + prog.univ.) -errore perchè il nome del file non è valido -errore perché il nome del file è duplicato Verifica dimensione del file trasmesso -errore perchè la dimensione del file è superiore a quella consentita Verifica integrità del documento -errore perchè il file non è integro (firma non valida) Verifica autenticità del certificato di firma -errore perchè il certificato di firma non è valido, è scaduto oppure è revocato -errore perchè la CA non è affidabile Verifica conformità del formato fattura -errore perchè il file è firmato senza riferimento temporale (RT) oppure il RT non è coerente -errore perchè il file non è conforme al formato -errore perchè la data della fattura è successiva alla data di ricezione -etc Verifica validità del contenuto della fattura -errore perchè il CF e la P.IVA del cedente/prestatore o cessionario/committente non sono validi -etc Verifica di unicità della fattura -errore perchè la fattura è duplicata nel lotto 8

9 Dal SDI al soggetto trasmittente Ricevuta di consegna : comunica l avvenuta consegna della fattura al destinatario Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore) Notifica di mancata consegna : comunica l impossibilità a consegnare la fattura al destinatario Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario Notifica di file non recapitabile : comunica l impossibilità di recapitare il file al destinatario Dal destinatario al SDI Notifica di esito cessionario / committente : comunica l esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario Dal SDI al destinatario Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori nell esito inviato al SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura). File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di riferimento utili per l elaborazione della fattura Dal SDI ad entrambi Notifica decorrenza termini : comunica la decorrenza del termine limite per la comunicazione dell accettazione/rifiuto. 9

10 Caratteristiche dei messaggi trasmessi Le ricevute e le notifiche trasmesse dal SDI al soggetto trasmittente: - vengono comunicate impiegando la medesima modalità di trasmissione utilizzata per trasmettere le fatture elettroniche al SDI - sono tutte in formato XML e firmate con una firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped Le Notifiche di esito cessionario/committente trasmesse dal destinatario al SDI : - vengono comunicate impiegando la medesima modalità di trasmissione utilizzata per trasmettere le fatture elettroniche al destinatario - sono tutte in formato XML e sono, a discrezione della PA, firmate con una firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped I File dei metadati trasmessi dal SDI al destinatario, congiuntamente alle fatture elettroniche, sono in formato XML ma non sono firmati. 10

11 Fornitore Trasmissione fattura al SdI Sistema di Interscambio Controlli propedeutici P.A. Notifica di scarto No Controlli superati? Si Inoltro fattura e file dei metadati Notifica mancata consegna No Inoltro riuscito? Si Ricezione fattura e file dei metadati Notifica file non recapitabile Decorsi 15 giorni dalla notifica mancata consegna Ricevuta di consegna No Notifica di scarto esito committente Verifica di accettabilità Notifica di esito (rifiuto fattura ) Si Verifica esito superata? Notifica di esito committente (rifiuto) No Verifica superata? Notifica di esito (accettazione fattura ) Notifica di esito committente (accettazione) Nessun esito decorsi 15 giorni dalla ricevuta di consegna Si Notifica di decorrenza termini Notifica di decorrenza termini

12 Caso 1- Controlli con esito negativo Fornitore 1-Produzione fattura XML 2-Trasmissione fattura al SDI SDI 3- Controlli propedeutici P.A. 4-Controlli con esito negativo 5-Notifica di scarto 6-Conservazione sostitutiva Storage Storage

13 Caso 2-Trasmissione impossibile al destinatario PA Fornitore 1-Produzione fattura XML 2-Trasmissione fattura al SDI SDI 3- Controlli propedeutici P.A. 6-Notifica di mancata consegna 8-Notifica di file non recapitabile (decorsi 15 gg dal punto 6) 4-Controlli con esito positivo 5-Trasmissione impossibile 7-Richiesta soluzione del problema 9-Conservazione sostitutiva 9-Conservazione sostitutiva Storage Storage

14 Caso 3-Rifiuto fattura da parte della PA Fornitore SDI P.A. 1-Produzione fattura XML 2-Trasmissione fattura al SDI 3- Controlli propedeutici 6-Ricevuta di consegna 4-Controlli con esito positivo 5-Trasmissione fattura e file dei metadati alla PA 7-Verifica accettabilità 10-Notifica di esito di rifiuto fattura (entro 15 gg dal punto 6) 9-Notifica di esito committente di rifiuto fattura (entro 15 gg dal punto 6) 8-Verifica non superata 11-Conservazione sostitutiva 11-Conservazione sostitutiva Storage Storage

15 Caso 4-Nessuna notifica di esito da parte della PA Fornitore SDI P.A. 1-Produzione fattura XML 2-Trasmissione fattura al SDI 3- Controlli propedeutici 6-Ricevuta di consegna 4-Controlli con esito positivo 5-Trasmissione fattura e file dei metadati alla PA 7-Verifica accettabilità 9-Notifica di decorrenza termini (decorsi 15 gg dal punto 6) 9-Notifica di decorrenza termini (decorsi 15 gg dal punto 6) 8-Nessun esito 10-Conservazione sostitutiva 10-Conservazione sostitutiva Storage Storage

16 Caso 5-Notifica accettazione fatture da parte della PA Fornitore SDI P.A. 1-Produzione fattura XML 2-Trasmissione fattura al SDI 3- Controlli propedeutici 6-Ricevuta di consegna 4-Controlli con esito positivo 5-Trasmissione fattura e file dei metadati alla PA 7-Verifica accettabilità 10-Notifica di esito di accettazione fattura (entro 15 gg dal punto 6) 9-Notifica di esito committente di accettazione fattura (entro 15 gg dal punto 6) 8-Verifica superata 11-Conservazione sostitutiva 11-Conservazione sostitutiva Storage Storage

17 La protocollazione delle fatture elettroniche di acquisto 17

18 Protocollazione di tipo diretto Protocollazione delle fatture elettroniche di acquisto Protocollazione di tipo indiretto Tramite il Registro dei protocolli di arrivo 18

19 Protocollazione di tipo diretto Fattura 1321.pdf.p7m Protocollo IVA 13debf60e12da22ad92b 550fb0bf35e127b2d5f5 b3054ff0797ff0b2bbce0 3ec897fe63e0b6490e0 F.D. + R.T Conservazione sostitutiva 19

20 Protocollazione di tipo indiretto Fattura 1321.pdf.p7m 1 Estrazione della fattura in chiaro ai fini dell archiviazione e registrazione ERP 2 Registrazione in contabilità con produzione file campi di ricerca e Prot.Iva 5 Estrazione dall ERP del file con i campi di ricerca e Prot.Iva, ed invio evidenza inform. Fattura 1322.pdf.p7m Fattura 1323.pdf.p7m Fattura 1324.pdf.p7m 3 Estrazione della fattura firmata digitalmente ed invio in conservazione sostitutiva 4 Calcolo dell hash delle singole fatture passive firmate digitalmente e produzione evidenza inf. 6 Controllo progressività del Prot.Iva e chiusura processo di conservazione sostitutiva Evidenza informatica fatture elettroniche passive settimana 9-13 giugno 2008 Hash delle fatture Data fattura Denominazione Protocollo Iva Fattura.pdf.p7m 63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212 11/6/2008 Alfa spa 73 Link al pdf.p7m. Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e 11/6/2008 Beta spa 74 Link al pdf.p7m. 82bb9d dbe3cc07c8145e34d860f76e3 11/6/2008 Gamma spa 75 Link al pdf.p7m. 41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a 11/6/2008 Delta spa 76 Link al pdf.p7m. FD + MT del RCS 20

21 1/2-Tramite il registro dei protocolli di arrivo 1 Ricezione delle fatture elettroniche ed aggiornamento del registro protocolli di arrivo delle fatture elettroniche Fattura 1321.pdf.p7m Fattura 1322.pdf.p7m Registro dei protocolli di arrivo delle fatture elettroniche Hash Prot.di arrivo Prot.Iva Data registrazione Iva 63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a 1323 Fattura 1323.pdf.p7m Fattura 1324.pdf.p7m Abbinamento hash e protocollo di arrivo, con invio in conservazione sostitutiva Calcolo dell hash delle singole fatture passive firmate digitalmente e produzione evid.inf Controllo progressività Prot.di arrivo, hash, etc e chiusura processo di conservazione sostitutiva Evidenza informatica fatture elettroniche passive settimana 9-13 giugno 2008 Hash delle fatture 63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a212 Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a9873e 82bb9d dbe3cc07c8145e34d860f76e3 41eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a Prot. di arrivo Fattura.pdf.p7m Link al pdf.p7m. Link al pdf.p7m. Link al pdf.p7m. Link al pdf.p7m. FD + MT del RCS 21

22 2/2- Tramite il registro dei protocolli di arrivo Fattura 1321.pdf.p7m Fattura 1322.pdf.p7m Fattura 1323.pdf.p7m Fattura 1324.pdf.p7m Estrazione della fattura in chiaro ai fini dell archiviazione e registrazione ERP Registrazione in contabilità della fattura, e del Prot.arrivo Estrazione dall ERP del file con i campi di ricerca, Prot.arrivo e Prot.iva Registro dei protocolli di arrivo delle fatture elettroniche Hash Prot.di arrivo Prot.Iva Data registrazione Iva 63aa965fa06e61c8527c8c6767c97c9bf4d8a /02/2008 Db34eb192f3e6e33a263c78d40716ffd50a /02/ eb760eeda993243b6e4cdd930f0dc165ad8d1a /02/2008 FD + MT del RCS 22

23 I ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali 23

24 I ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali Decreto Legislativo 9 novembre 2012 n.192 (Direttiva 2011/7/UE) Intervento al fine di contrastare i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (cessione di beni e servizi) svolte tra imprese, professionisti e PA. Viene stabilita la decorrenza degli interessi moratori, senza che sia necessaria la costituzione in mora, dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, che è: 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura; 30 giorni dalla data di ricevimento della merce o dalla data di prestazione dei servizi, quando non è certa la data di ricevimento della fattura. Nelle transazioni commerciali tra imprese, è possibile pattuire un termine per il pagamento superiore a quelli riportati sopra, ma se il termine di pagamento è superiore a 60 gg (purchè non sia gravemente iniquo per il creditore (fornitore)), dovrà essere pattuita per iscritto. Se il debitore è una PA, le parti possono pattuire un termine per il pagamento superiore a 30 gg (ma non superiore a 60 GG) se giustificato dalla natura o dall oggetto del contratto o dalle circostanze esistenti al momento della sua conclusione. 24

25 Grazie per l attenzione Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile 25