IL CASO DELL AZIENDA. Perché SAP.

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1 LA SOLUZIONE SAP FOR PROFESSIONAL SERVICES

2 IL CASO DELL AZIENDA Perché SAP Grazie a SAP siamo riusciti a pianificare meglio e ad ottenere tempestive informazioni su tempi e costi delle nostre commesse. Prima dell introduzione di SAP non riuscivamo a riconciliare i costi delle nostre commesse con la contabilità generale. Ing. Guido Libertini Direttore Generale del gruppo Metoda SpA La modularità che caratterizza SAP for Professional Services consente di operare con la massima flessibilità a seconda di quali siano le realtà aziendali. Attraverso opportune analisi è stato possibile evincere i maggiori vantaggi per le aziende che adottano SAP for Professional Services: Maggiore focalizzazione sui clienti con l utilizzo di processi e strumenti che consentono un valore aggiunto sia come efficienza che come qualità dei servizi; Gestione delle risorse in funzione della domanda; Analisi manageriali più precise. SAP for Professional Services consente alle aziende di gestire efficacemente opportunità, risorse, ricavi e costi ottenendo risultati tempestivi e di elevata qualità.

3 IL PROFILO DELL AZIENDA Metoda SpA è un gruppo italiano leader nella fornitura di soluzioni, progetti software e consulenza nel settore Information & Communication Technology. Opera con oltre 300 professionisti e tecnici per garantire ai clienti un supporto qualificato per lo sviluppo di efficienza e competitività. L'utilizzo di metodi e strumenti ad altissimo contenuto scientifico ha reso i prodotti e i servizi tra i più competitivi e tecnologicamente avanzati del settore, consentendo alle aziende del Gruppo di mantenere e consolidare posizioni di prestigio nell attuale panorama tecnologico. Al fine di rendere la propria azione più efficace, il Gruppo Metoda SpA ha intrapreso a fine 2007 un nuovo processo di revisione della propria struttura organizzativa, introducendo il sistema integrato SAP nella propria realtà aziendale. Questa scelta ha permesso il raggiungimento di notevoli vantaggi soprattutto nell integrazione dei vari processi aziendali nonché l ottenimento di una visione più ampia del proprio andamento economico finanziario. Si sono avuti cosi miglioramenti nelle valutazioni, in termini di efficacia ed efficienza, sugli andamenti dei servizi erogati. LE LINEE GUIDA DI UNA SCELTA STRATEGICA L Innovazione è il vero vantaggio competitivo di un azienda di successo e SAP, leader nella fornitura di soluzioni software per il business aziendale, offre ai clienti una vasta gamma di strumenti costantemente aggiornati. Tra questi strumenti, SAP for Professional Services è sicuramente uno dei più innovativi per le aziende: rappresenta un insieme di soluzioni progettate per la gestione di processi specifici, per soddisfare gli standard e affrontare le sfide del settore dei servizi professionali. Le soluzioni SAP for Professional Services possono essere adattate perfettamente alle attività tipiche aziendali.

4 L ANALISI PRELIMINARE Il progetto E stata utilizzata la Gestione delle Risorse in SAP for Professional Services per la sua capacità di offrire un supporto completo ed efficace a tutte le esigenze aziendali, tra cui la possibilità di avere un livello di visibilità che permetta un controllo rigoroso e assicuri una redditività costante in tutte le attività. Le aree di intervento Il progetto è stato rilasciato per le aree: Gestione delle commesse aziendali; Gestione delle risorse umane; Gestione dei costi di trasferta. Tempi e costi SAP for Professional Services, assicurando tempi di implementazione brevi, accelera il ritorno sugli investimenti. LA COPERTURA FUNZIONALE La problematica del settore SAP ha creato una vasta gamma di funzioni al fine di soddisfare le diverse esigenze aziendali in materia di gestione delle risorse e gestione dei costi di trasferta. Numerose sono, infatti, le aziende che hanno bisogno di uno strumento per la rendicontazione delle ore lavorate. A questo proposito SAP for Professional Services offre la massima visibilità e il totale controllo sui dipendenti e collaboratori, consentendo un allocazione più idonea delle risorse nel momento in cui queste sono richieste..

5 I PUNTI CRITICI DEL PROGETTO E LE SOLUZIONI FUNZIONALI PROPOSTE Oggetti del Controlling: sono elementi che vengono utilizzati nella gestione del Time Sheet. I Centri di Costo sono rappresentativi delle varie aree aziendali, i Tipi di Attività sono rappresentativi delle attività erogate dai Centri di Costo sulle commesse aziendali. Profittabilità per linee di business: mediante l implementazione dei Centri di Profitto del modulo CO (Controlling) l azienda ha la possibilità di monitorare i costi e i ricavi delle linee di business. Commesse aziendali: grazie all implementazione del modulo PS (Project System) di SAP è stato possibile la gestione dei tempi, dei costi e delle risorse delle commesse aziendali monitorandole con opportuni report. Budget: è possibile pianificare sulle varie commesse aziendali un budget di spesa in maniera tale da poter eseguire confronti rispetto ai consuntivi così da verificarne l andamento.

6 Controllo di disponibilità: il Budget su SAP può essere sottoposto ad eventuale controllo di disponibilità da parte dei responsabili di area, e basato su messaggi di avvertimento e di blocco nel caso in cui si sfori il budget iniziale. Il responsabile avrà, inoltre, la possibilità di gestire, ove ce ne fosse bisogno, supplementi al budget iniziale. Gestione avanzamento di commessa: il sistema ha la possibilità di gestire le varie metodologie di avanzamento di commessa. Consuntivazione delle ore dei dipendenti: la consuntivazione delle ore lavorate dai dipendenti avviene attraverso il Time Sheet. Quest ultimo è essenzialmente un rapportino nel quale il dipendente dichiara le proprie ore lavorate sulle varie commesse aziendali. Modalità di inserimento: i dipendenti o i rispettivi responsabili avranno la possibilità di inserire i tempi impiegati nelle varie attività eseguite sia online, via Web, oppure offline, tramite interfaccia Excel che verrà successivamente caricata in SAP.

7 Modalità di controllo e di allocazione corretta delle risorse: i supervisori, tramite opportune reportistiche, avranno la possibilità di controllare le commesse aziendali sia dal punto di vista dei ricavi che dei costi. Avranno anche la possibilità di controllare i tempi impiegati nell ambito di determinate assegnazioni, come pure le spese sostenute. Le ore lavorate dai dipendenti delle varie Funzioni verranno poi rendicontate, a seconda delle esigenze, sulle varie commesse aziendali. Procedura di approvazione del Time Sheet: i supervisori avranno la possibilità di approvare le rendicontazioni dei dipendenti attraverso una procedura standard di SAP che prevede una prima fase di rilascio da parte del dipendente ed una successiva approvazione da parte dei supervisori, con la possibilità di eseguire eventuali modifiche ove ce ne fosse l esigenza. Ribaltamento dei costi: dopo l approvazione delle ore inserite dai dipendenti, i responsabili di tutte le aree aziendali o i capi progetto avranno la possibilità di ribaltare i costi provenienti dai Centri di costo di appartenenza del dipendente stesso in base alle attività erogate sulle varie commesse aziendali.

8 Gestione della Richiesta di Trasferta: i dipendenti avranno la possibilità di svolgere delle richieste di trasferta a seconda delle proprie esigenze. Le richieste saranno soggette a successiva approvazione. Gestione dei Costi di Trasferta: oltre alle ore i dipendenti avranno anche la possibilità di segnalare eventuali note spese sulle commesse su cui hanno erogato ore di lavoro. Verrà elaborato in automatico dal Sistema un documento di trasferta direttamente dal Time Sheet. E possibile prevedere anche eventuali massimali di rimborso per tipologia di dipendente o di spesa. Procedura di approvazione dei Costi di Trasferta: i supervisori, tramite opportune procedure standard, avranno la possibilità di approvare o meno i costi di trasferta inseriti dai dipendenti delle varie funzioni aziendali. I costi di trasferta verranno contabilizzati sulla commessa aziendale. Reportistiche per il controllo dei dati: numerosi sono i report a disposizione dei responsabili dai quali ricavare qualsiasi informazione riguardante la trasferta. Integrazione: sia la gestione dei Time Sheet che dei Costi di Trasferta è completamente integrata ed è possibile visualizzare ed approvare in un unico report sia i tempi che le spese di trasferta della commesse.

9 Sede legale: Via Dante, Marigliano (NA) P.iva/ C.F Sedi operative: Avellino Roma - Teramo Tel / Fax: Sito web:

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