REGOLAMENTO COMUNALE PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO

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1 COMUNE DI ZOAGLI Provincia di Genova REGOLAMENTO COMUNALE PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO (Approvato con deliberazione di Consiglio Comunale n. 31 del ) 1

2 Sommario TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 FUNZIONI DEL SERVIZIO ECONOMATO ART. 2 AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO TITOLO II ACQUISIZIONE DEI BENI E SERVIZI ART. 3 PRINCIPALI COMPETENZE ART. 4 MODALITA DI AFFIDAMENTO MEDIANTE IL MERCATO ELETTRONICO TITOLO III GESTIONE DEL SERVIZIO DI CASSA DELL ENTE ART. 5 SPESE MINUTE E URGENTI DI FUNZIONAMENTO ART. 6 PROCEDURA PER I PAGAMENTI ART. 7 ANTICIPAZIONE E RESTITUZIONE DEL FONDO ECONOMALE ART. 8 RIMBORSO DELLE SOMME ANTICIPATE ART. 9 - REGISTRI OBBLIGATORI PER LA TENUTA DEL SERVIZIO ECONOMATO ART DEPOSITO DELL ANTICIPAZIONE ART RISCOSSIONE DI SOMME ART CONTROLLO DEL SERVIZIO DI ECONOMATO ART CONTO DELLA GESTIONE TITOLO IV - DISPOSIZIONI FINALI ART NORME ABROGATE ART NORME DI RINVIO ART ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO 2

3 TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 - FUNZIONI DEL SERVIZIO ECONOMATO 1. Il presente regolamento disciplina le funzioni e le attribuzioni del Servizio Economato, in esecuzione delle disposizioni normative vigenti, compreso l articolo 77 del Regolamento Comunale di Contabilità, che con il presente atto si intende integrare e specificare. Il Servizio svolge, secondo le modalità di seguito descritte ai titoli II, III, funzioni di: a) acquisizioni di beni e servizi (Titolo II); b) gestione del servizio di cassa dell Ente (Titolo III); ART. 2 AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO 1. Il Servizio di Economato è incardinato all interno dell Area Finanziaria. 2. Le funzioni inerenti le acquisizioni di beni e servizi (Provveditorato) sono affidate ad un dipendente di ruolo mediante ordine di Servizio del Responsabile dell Area Finanziaria. In mancanza dell ordine di servizio le funzioni sono svolte dal dipendente che gestisce il servizio di cassa. 3. La gestione del servizio di cassa (Economato) è affidato, con apposita deliberazione della Giunta Comunale, ad un dipendente di ruolo coadiuvato, eventualmente, da altro personale in conformità con la dotazione organica. 4. Al dipendente addetto alla gestione del servizio di cassa spetta il trattamento economico in relazione alla qualifica funzionale di inquadramento nonché l indennità maneggio valori prevista dal contratto collettivo nazionale di lavoro per il comparto Regioni-Enti locali. ART. 3 - PRINCIPALI COMPETENZE TITOLO II ACQUISIZIONE DEI BENI E SERVIZI 1. Il servizio Provveditorato provvede, in conformità alle vigenti disposizioni di legge, statutarie e regolamentari, all acquisizione di carta, articoli di cancelleria necessari al funzionamento degli uffici e materiali di consumo per stampanti, fotocopiatrici, fax, macchine da calcolo, affrancatrici postali e altre macchine per ufficio. 2. Tali forniture sono disposte su richiesta dei singoli Servizi comunali attraverso la compilazione di appositi moduli sottoscritti dai Responsabili dei Servizi richiedenti, nei quali gli stessi assicurano la loro rispondenza ad effettive necessità. 3. Le richieste devono essere motivate e devono contenere, il più dettagliatamente possibile, tutte le indicazioni di ordine tecnico atte a consentire l esatta e immediata individuazione della fornitura richiesta. 4. Le richieste devono essere effettuate con cadenza periodica da stabilirsi in relazione alle esigenze dei singoli Servizi, in modo da facilitare l evasione delle richieste. 5. All addetto al Provveditorato compete, per ogni acquisizione di beni, l attivazione e l istruttoria del procedimento finalizzato alla scelta del contraente ed all affidamento della fornitura. Esso 3

4 provvede inoltre alla verifica del regolare andamento dell esecuzione del contratto ed attiva il procedimento finalizzato alla liquidazione delle fatture. ART. 4 - MODALITÀ DI AFFIDAMENTO MEDIANTE IL MERCATO ELETTRONICO 1. L Amministrazione effettua acquisti di beni attraverso il mercato elettronico della pubblica amministrazione realizzato dal Ministero dell'economia e delle Finanze avvalendosi di Consip S.p.A. (di seguito MEPA) per tutte le tipologie di beni e di servizi presenti sui relativi cataloghi elettronici. 2. L effettuazione degli acquisti ai sensi del precedente comma avviene attraverso un confronto concorrenziale delle offerte pubblicate all interno del mercato elettronico o delle offerte ricevute sulla base di una richiesta di offerta rivolta ai fornitori abilitati ovvero direttamente dai cataloghi elettronici a mezzo di ordini diretti o di richieste di offerta, secondo quanto previsto dalle regole per l accesso e l utilizzo del mercato elettronico della Pubblica Amministrazione pubblicate sul sito 3. Per le acquisizioni di beni e servizi presenti nei cataloghi del MEPA di importo inferiore alla soglia individuata dall art. 125 comma 11 del D.lgs 163 del 12 aprile 2006, si procede, fermo restando il rispetto della normativa vigente, seguendo alternativamente due modalità: a) Ordine diretto di acquisto (OdA): modalità da adottare per acquisire beni/servizi esistenti sui cataloghi Mepa con caratteristiche ed esigenze perfettamente rispondenti alle necessità della Civica Amministrazione; b) Acquisto attraverso richiesta di offerta (RdO): modalità da adottare per acquisire beni/servizi con caratteristiche tecniche e condizioni di fornitura particolari. 4. È fatta salva la possibilità di procedere attraverso ordine diretto di acquisto nei casi in cui, ai sensi delle disposizioni del D.Lgs n. 163/2006 in tema di procedure negoziate, si renda necessario il ricorso ad operatori economici predeterminati, ivi compresi i casi di nota specialità del bene o del servizio, in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato ovvero per comprovati motivi di estrema urgenza risultanti da eventi imprevedibili e non imputabili all Amministrazione. TITOLO III GESTIONE DEL SERVIZIO DI CASSA DELL ENTE ART. 5 - SPESE MINUTE E URGENTI DI FUNZIONAMENTO 1. Il servizio di cassa dell Ente (Economato) provvede direttamente, su impulso e richiesta dei vari uffici comunali, alle cosiddette spese minute di funzionamento, riguardanti modeste forniture di prodotti e servizi indispensabili per il regolare svolgimento dell attività dell Ente che, per la loro natura, ricorrenza ed urgenza non sono suscettibili di programmazione. 2. L economo potrà dare corso ai seguenti pagamenti: a) Materiali di consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici e servizi comunali; b) Pedaggi autostradali, parcheggi; c) Servizi per gli automezzi; d) Tassa di immatricolazione, circolazione e proprietà dei automezzi e veicoli comunali; e) Imposte, tasse, diritti erariali diversi e canoni passivi di legge; f) Spese per posta, telegrafo, carte e valori bollati, facchinaggio e trasporto merci; 4

5 g) Spese per la stipulazione di contratti, atti esecutivi verso debitori morosi, visure catastali, registrazioni e simili; h) Minute spese varie in occasione di cerimonie, ricevimenti, onoranze, feste e solennità civili; i) Anticipazione di spese di trasporto su mezzi di linea ad amministratori e dipendenti; j) Rimborso spese di trasporto su mezzi di linea ad amministratori e dipendenti; k) Spese per pubblicazione di avvisi dell Ente; l) Acquisto di giornali e libri, nei casi in cui l acquisto non possa essere programmato e autorizzato con determinazione; m) Situazioni di urgente necessità che non consentano indugi; servizi e forniture improcrastinabili. ART. 6 - PROCEDURA PER I PAGAMENTI 1. L economo potrà dare corso ai pagamenti di cui all articolo 5 esclusivamente mediante l emissione di appositi Buoni di pagamento nel limite massimo unitario di Euro 260,00 (duecentosessanta/00). 2. La richiesta deve contenere tutti gli elementi atti a conoscere la natura del bene o del servizio acquistato, la motivazione dell acquisto, l ufficio o servizio di destinazione dei beni nonché la rispondenza ad effettive necessità. 3. La richiesta di fondi deve essere inoltrata al Servizio Economato almeno due giorni prima. 4. L Economo, prima di autorizzare l effettuazione della spesa, deve accertare che le richieste avanzate rientrino nelle tipologie di spesa di cui al precedente art. 5 e siano contenute nei limiti dei fondi all uopo impegnati a bilancio. 5. Nel caso in cui l Economo ritenga di non dare corso alla richiesta presentata, dovrà darne notizia motivata al Responsabile dei Servizi Finanziari, che disporrà in merito. 6. Nessun buono può essere emesso in assenza di disponibilità: a) del fondo economale di cui al successivo art. 7; b) dell intervento o capitolo di bilancio su cui deve essere imputata la spesa. 7) L Economo provvede all anticipazione di fondi ad amministratori e dipendenti per missioni e trasferte che comportano spese di particolare rilevanza, e comunque di importo previsto non inferiore ad Euro 50,00, qualora nel provvedimento di autorizzazione sia disposta l erogazione di anticipazione. Le anticipazioni per missioni avvengono nel limiti del 75% delle spese previste. Il dipendente che rientra dalla missione deve presentare all ufficio competente la domanda di liquidazione, allegando ricevute delle spese sostenute. 8) Alla richiesta di rimborso per spese di trasferta degli amministratori dovrà essere allegato il modulo di autorizzazione alla missione firmato dal Sindaco, per gli Assessori e dal Presidente del Consiglio per i Consiglieri. 9) Tutte le spese sostenute dai vari uffici comunali elencate al precedente articolo 5, comma 2, devono essere certificate dalla seguente idonea documentazione: a) Ricevuta fiscale o fattura intestate al Comune o scontrino parlante indicante il codice fiscale del Comune o quietanza di versamento a mezzo conto corrente postale, contenente analitica descrizione dei beni o servizi acquistati; b) Per l acquisto di beni e servizi per i veicoli comunali è necessaria l indicazione in ricevuta/fattura del nome e della targa del mezzo comunale; c) Per le spese di cui all art. 5, comma 2, lettere b), i) e j) alla richiesta di erogazione della somma deve essere allegata l autorizzazione a recarsi in missione debitamente sottoscritta dal proprio Responsabile corredata dalla documentazione inerente luogo e motivazione della missione. 5

6 ART. 7 - ANTICIPAZIONE E RESTITUZIONE DEL FONDO ECONOMALE 1. Per provvedere al pagamento delle spese rientranti nella sua competenza è assegnato annualmente all Economo un apposito fondo. La sua consistenza viene determinata in Euro 2.500,00. All inizio di ogni esercizio finanziario sarà emesso, in favore dell economo, un mandato di anticipazione di Euro 2.500,00= (duemilacinquecento/00) sull apposito fondo stanziato a bilancio nella parte Spesa, Titolo 4 Servizi per conto terzi, capitolo 5006 Anticipazione fondi per servizio economato. 2. Eventuali ulteriori anticipazioni, aventi in ogni caso carattere eccezionale e temporaneo, potranno essere disposte con motivata deliberazione dell Organo esecutivo. 3. Alla fine di ciascun esercizio finanziario l economo restituirà integralmente le anticipazioni ricevute a regolarizzazione degli ordinativi di incasso che saranno emessi sul capitolo 6006 Rimborso anticipazioni di fondi servizio economato della parte Entrata, Titolo 6 Servizi per conto terzi in corrispondenza dei mandati di anticipazione di cui ai precedenti commi. ART. 8 - RIMBORSO DELLE SOMME ANTICIPATE 1. Alla fine di ogni trimestre e comunque in relazione alle esigenze di disponibilità del fondo, sarà cura dell economo presentare il rendiconto corredato dei documenti giustificativi delle spese da sottoporre all approvazione del Responsabile del Servizio Finanziario mediante formale determinazione; 2. A detta determinazione devono essere allegati: a) il buono di pagamento di cui al precedente art.6, debitamente quietanzato; b) tutta la documentazione che si riferisce al pagamento effettuato. ART. 9 - REGISTRI OBBLIGATORI PER LA TENUTA DEL SERVIZIO ECONOMATO 1. Per la regolare tenuta del servizio economato, l economo dovrà tenere, sempre aggiornato, manualmente o a mezzo del sistema informatico dell Ente, il bollettario dei buoni di pagamento. ART DEPOSITO DELL ANTICIPAZIONE 1. Il responsabile dell ufficio economato può depositare i fondi assegnati in un libretto al portatore aperto presso l istituto di credito che gestisce il servizio di Tesoreria, su cui poter effettuare prelevamenti e versamenti in contanti. ART.11 - RISCOSSIONE DI SOMME 1. L economo è tenuto ad assicurare la riscossione delle entrate derivanti da vendita di stampati e fotocopie. 2. Tali riscossioni devono essere documentate da apposite ricevute rilasciate per quietanza ai soggetti interessati. 3. Le somme riscosse vengono versate trimestralmente alla Tesoreria comunale sulla base di reversali di incasso emesse dall Ufficio Ragioneria. 4. Per le dette riscossioni deve essere tenuto un bollettario delle quietanze rilasciate, numerato. 6

7 ART CONTROLLO DEL SERVIZIO DI ECONOMATO 1. Il controllo del servizio di economato spetta al Responsabile del Servizio Finanziario. 2. Il servizio di economato è soggetto alle verifiche previste dall art. 223 del D.Lgs , n All uopo l economo deve tenere aggiornata in ogni momento la situazione di cassa con la relativa documentazione. 4. In caso di ritardo nella presentazione periodica del conto documentato da parte dell economo, il Sindaco lo fa compilare d ufficio, promovendo, se del caso, le relative sanzioni a carico. ART CONTO DELLA GESTIONE 1. Entro il termine di due mesi dalla chiusura dell esercizio finanziario, l economo comunale deve rendere il conto della propria gestione. Al conto, redatto su modello ufficiale, dovrà essere allegata la documentazione esattamente indicata dall art. 233 del D.Lgs , n L economo è tenuto a rendere il conto giudiziale soltanto per il periodo dell anno nel quale è stato in carica. Ove in un anno più titolari si siano succeduti, ciascuno di essi rende separatamente il conto del periodo della propria gestione. Se però, per congedo, permesso, malattia o altra causa, l economo affidi, sotto la sua responsabilità, il servizio del suo ufficio ad altra persona, ancorché questa sia accettata dall autorità competente, non si interrompe la durata della sua gestione ed il contabile deve comprendere nel suo conto giudiziale anche il periodo di tempo nel quale fu dalla predetta persona sostituito. ART.14 - NORME ABROGATE TITOLO IV DISPOSIZIONI FINALI 1. Sono da intendersi abrogate tutte le disposizioni non compatibili con i principi e le norme contenute nel presente regolamento. ART.15 - NORME DI RINVIO 1. Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento si applicano le norme vigenti in materia. ART.16 - ENTRATA IN VIGORE DEL REGOLAMENTO 1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno in cui diventa esecutiva la deliberazione di approvazione, secondo le disposizioni di cui ai commi 3 e 4 dell art. 134 del D.Lgs , n