INTEGRAZIONE DI DOCUSOFT CON UN ALTRO SOFTWARE GESTIONALE CON IL MODULO ACQUIRE&VIEW

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1 INTEGRAZIONE DI DOCUSOFT CON UN ALTRO SOFTWARE GESTIONALE CON IL MODULO ACQUIRE&VIEW Il modulo software Acquire&View aggiunge le funzionalità di acquisizione, archiviazione e ricerca dei documenti, proprie di DOCUSOFT, al proprio software gestionale. Grazie a questo modulo, direttamente dal proprio software gestionale, è possibile: Acquisire uno o più documenti associandoli eventualmente ad una scheda dati del proprio software gestionale (scheda cliente, scheda fornitore,...) Cercare, visualizzare, stampare, inviare per posta elettronica i documenti acquisiti Per aggiungere le funzionalità descritte in genere è necessario un intervento di personalizzazione da parte del produttore del software gestionale. È comunque possibile ottenere gli stessi risultati lanciando il modulo dal Prompt di MS DOS con gli opportuni parametri come descritto nel seguito di questo documento. Nel seguito del documento, il software gestionale sarà, per semplicità, indicato come Gestionale e i due moduli software come Modulo ACQUIRE (scansione documenti) e Modulo VIEW (ricerca e visualizzazione documenti) oppure come Modulo. DESCRIZIONE DEI MODULI SOFTWARE Il Gestionale avvia l eseguibile (shell) del Modulo ACQUIRE (dmacq.exe) e del Modulo VIEW (dmview.exe) passandogli una serie di parametri. Non è possibile avviare più istanze dello stesso modulo sulla stessa stazione di lavoro. Nel seguito del documento, il software gestionale sarà, per semplicità, indicato come Gestionale e i due moduli software come Modulo ACQUIRE (scansione documenti) e Modulo VIEW (ricerca e visualizzazione documenti) oppure come Modulo. Formato parametri I parametri possono essere di tipo: Obbligatorio: Il parametro è necessario per l avvio del Modulo, se il parametro non è specificato il controllo ritorna al Gestionale. Combinabile: Il parametro è combinabile con gli altri parametri. Non combinabile: Il parametro non è combinabile con gli altri parametri. Se non è passato alcun parametro è considerato come passato il parametro SETUP. Non è ammessa la presenza di spazi all interno di un parametro. Per esempio Errato > DOCDATA:DATA DOCUMENTO=01/01/2010;NUMERO DOCUMENTO=1234 Corretto > DOCDATA:DATA_DOCUMENTO=01/01/2010;NUMERO_DOCUMENTO=1234 Il Modulo ACQUIRE DOCDATA:DOCFIELD1=value1;DOCFIELD2=value2; (combinabile) I dati identificativi del documento. Devono necessariamente corrispondere ai campi chiave documento definiti in DOCUSOFT. Se il campo chiave non è stato definito in DOCUSOFT il parametro (la porzione con l errore) è ignorato. DOSDATA:DOSFIELD1=value1;DOSFIELD2=value2; (combinabile)

2 I dati identificativi del fascicolo. Devono necessariamente corrispondere ai campi chiave fascicolo definiti in DOCUSOFT. Se il campo chiave non è stato definito in DOCUSOFT il parametro (la porzione con l'errore) è ignorato. DOSSIER:dossiername (combinabile) Il fascicolo nel quali inserire il documento. Se il fascicolo non è stato definito in DOCUSOFT una finestra di dialogo chiede conferma per la creazione del fascicolo. Premendo No nella finestra di dialogo sarà possibile scegliere un fascicolo già esistente. DOSSIERTYPE:dossiertypename,subfolder1,subfolder2, (combinabile) Il tipo di fascicolo al quale assegnare il fascicolo. Se il tipo di fascicolo non è stato definito in DOCUSOFT una finestra di dialogo chiede conferma per la creazione del tipo di fascicolo. Premendo No nella finestra di dialogo sarà possibile scegliere un tipo di fascicolo già esistente. FOLDER:foldername,subfolder1,subfolder2, (combinabile) La destinazione nella quale inserire il documento. Se la destinazione non è stata definita in DOCUSOFT una finestra di dialogo chiede conferma per la creazione della destinazione. Premendo No nella finestra di dialogo sarà possibile scegliere una destinazione già esistente. INIFILEOUT:filename (combinabile) Il nome del file XML contenente tutte le impostazioni effettuate dall utente durante la sessione di acquisizione a livello di cartelle DOCUSOFT, fascicoli DOCUSOFT e campi chiave documento. Il formato del file XML è lo stesso di quello mostrato nel caso del parametro INIFILEIN. filename non deve contenere spazi. SAVEMODE:1 2 (combinabile) La modalità di salvataggio dei fogli scansionati. 9 1: I fogli sono salvati in un archivio DOCUSOFT come singolo documento nella destinazione specificata nel parametro FOLDER o selezionata dall utente nell autocomposizione insieme ai dati identificativi e gli eventuali dati di protocollo del documento specificati nel parametro DOCDATA o inseriti dall utente nell autocomposizione. 2: I fogli sono salvati nella directory specificata nel parametro SAVEPATH insieme con un file XML eventualmente specificato nel parametro INIFILEOUT. SAVEPATH:path (combinabile) Il percorso di salvataggio dei fogli scansionati (SAVEMODE=2). Se il percorso path non esiste una finestra di dialogo chiede di scegliere un percorso. SETUP (non combinabile) Avvia il Modulo in modalità manutenzione. E mostrata una finestra divisa in sezioni dove l utente imposta una serie di preferenze: Flag Usa sempre finestra di dialogo autenticazione utente Flag Usa file XML (IN) Nome file XML (IN) Sequenza autocomposizione Destinazione predefinita 9 Per ogni cartella DOCUSOFT e/o valore di una combinazione di campi chiave documento - Contenuto dei campi chiave documento - Fascicolo DOCUSOFT - Flag Impostazione fascicolo(i) obbligatoria - Azione(i) / Iter procedurale - Flag Impostazione azione(i) / iter procedurale obbligatoria Modalità di salvataggio dei fogli scansionati

3 Directory di salvataggio fogli scansionati Flag Raggruppa i fogli scansionati in un file multipagina Flag Usa file XML (OUT) Nome file XML (OUT) Le preferenze sono usate se non diversamente specificato dai vari parametri. Opzionalmente le preferenze possono essere salvate in un profilo richiamabile con il parametro PROFILE. Ogni utente ha un suo set di preferenze. WIZARD (combinabile) Attiva l autocomposizione. Prima di eseguire la scansione, permette all utente di: Impostare la destinazione del documento Impostare i dati identificativi del documento Impostare i destinatari del documento Impostare il fascicolo o i fascicoli nei quali inserire il documento Impostare le azioni o l iter procedurale da associare al documento Impostare la modalità di acquisizione e altri parametri WIZARDSEQUENCE:[1][2][3][4][5][6][7][8][9][A][B] (combinabile) Definisce la sequenza dell autocomposizione, più esattamente: Per esempio: 1 Imposta destinazione 2 Imposta dati documento 3 Imposta dati pagina 4 Mostra lista distribuzione 5 Selezione destinatario obbligatoria 6 Mostra lista fascicoli 7 Selezione fascicolo semplificata 8 Selezione fascicolo obbligatoria 9 Mostra lista azioni A Inserimento azione obbligatorio B Mostra finestra dialogo WIZARDSEQUENCE:12B Se il parametro non è stato passato o in caso di errori nella sequenza è presa in considerazione l'autocomposizione definita in DOCUSOFT. Esempi di shell SHELL c:\programmi\softworks2000\dm70\dmacq.exe USER:Utente1 USERVALIDATE SHELL c:\programmi\softworks2000\dm70\dmacq.exe USER:Utente1 DATABASE:Documenti_fiscali DOSSIER:Fatture FOLDER:Fatture,2010 DOCDATA:DATA_DOCUMENTO=01/01/2010;NUMERO_DOCUMENTO=1234 WIZARD SAVEMODE:1 Il Modulo VIEW DOSSIER:dossiername1 (combinabile) Esegue la ricerca dei documenti nel fascicolo specificato. Se il fascicolo non è stato definito in DOCUSOFT sarà possibile scegliere un fascicolo già esistente. FOLDER:foldername,subfolder1,subfolder2, (combinabile) Esegue la ricerca dei documenti nella destinazione specificata. Se la destinazione non è stata definita in DOCUSOFT sarà possibile scegliere una destinazione già esistente.

4 SEARCH:query Esegue la ricerca dei documenti. Il parametro query contiene i criteri della ricerca ed è costruito nel seguente modo: [Campo chiave documento][operatore][dato];[campo chiave documento][operatore][dato]; [Campo chiave documento] Un qualsiasi campo chiave documento definito in DOCUSOFT. [Operatore] Gli operatori di ricerca che sono: Operatore Significato Formato Esempio [Dato] = UGUALE Dato1 DATA DOCUMENTO=01/01/2010 INIZIANTE Dato1 RAGIONE SOCIALE AZIENDA1 $ CONTENENTE Dato1 RAGIONE SOCIALE$AZIENDA1 > MAGGIORE Dato1 DATA DOCUMENTO>01/01/2010 >= MAGGIORE O UGUALE Dato1 DATA DOCUMENTO>=01/01/2010 < MINORE Dato1 DATA DOCUMENTO<01/01/2010 <= MINORE O UGUALE Dato1 DATA DOCUMENTO<=01/01/2010 % COMPRESO TRA Dato1,Dato2 DATA DOCUMENTO%01/01/2010,31/03/2010 & NELLA LISTA Dato1,Dato2,Dato3, [Dato] Il dato da trovare. WIZARD (combinabile) Attiva l autocomposizione. Permette all utente di: RAGIONE SOCIALE&AZIENDA1,AZIENDA2,AZIENDA3 9 Impostare la cartella DOCUSOFT e le eventuali sottocartelle su cui eseguire la ricerca Impostare i criteri di ricerca Salvare i criteri di ricerca impostati Aprire l intera lista dei documenti Parametri comuni DATABASE:databasename (combinabile) L'archivio DOCUSOFT da aprire. Se questo parametro non è specificato o se databasename non è presente nella lista degli archivi DOCUSOFT è aperto l'ultimo archivio utilizzato. IGNOREERRORS (combinabile) Permette di ignorare ogni errore nel passaggio dei parametri. INIFILEIN:filename (combinabile) Il nome del file XML contenente tutti i comandi passabili come parametro. Per esempio: <DOCDATA> <RAGIONE SOCIALE>AZIENDA1</RAGIONE SOCIALE> <DATA DOCUMENTO>01/01/2010</DATA DOCUMENTO> <NUMERO DOCUMENTO>1234</NUMERO DOCUMENTO> </DOCDATA> <DOSSIER>Fatture</DOSSIER> <FOLDER>Fatture,2010</FOLDER> <SAVEMODE>1</SAVEMODE>

5 <WIZARD>1</WIZARD> Se il file XML non esiste il parametro è ignorato. filename non deve contenere spazi. Relativamente ai tag DOCDATA e DOSDATA, il nome dei campi deve essere identico (maiuscole / minuscole) a quello definito in DOCUSOFT. Nel file XML non è possibile inserire i parametri DATABASE, USER e USERVALIDATE. Questi parametri devono essere passati esplicitamente nella riga di comando. PROFILE:profilename (combinabile) Permette di usare le impostazioni salvate nel profilo profilename creato avviando il Modulo con il parametro SETUP. Se il profilo non è stato definito il parametro è ignorato. USER:username (combinabile) Il nome dell utente che ha avviato il Modulo. Questo nome deve essere presente nella tabella Utenti di DOCUSOFT. Se l'utente non è stato definito in DOCUSOFT il parametro è ignorato ed è mostrata la finestra di dialogo per l'autenticazione dell'utente. Se la tabella Utenti di DOCUSOFT è vuota l'ingresso al Modulo è permesso passando il parametro nel seguente modo: USER:* USERVALIDATE (combinabile) Mostra la finestra di dialogo per l autenticazione dell utente che ha avviato il Modulo. La password di ogni utente si trova nella tabella Utenti di DOCUSOFT. Se la tabella Utenti di DOCUSOFT è vuota l'ingresso al Modulo non è permesso. Esempi di shell SHELL c:\programmi\softworks2000\dm70\dmview.exe USER:Utente1 DATABASE:Documenti_fiscali DOSSIER:Fatture FOLDER:Fatture,2010 SEARCH:DATA_DOCUMENTO%01/01/2010,31/03/2010 SHELL c:\programmi\softworks2000\dm70\dmview.exe USER:Utente1 WIZARD