COMUNE DI ROVIGO. VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE n. DLG/2015/27 O G G E T T O

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1 COMUNE DI ROVIGO VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE n. DLG/2015/27 O G G E T T O Attivazione di un sistema di conservazione dei documenti informatici L anno duemilaquindici addì 28 del mese di Luglio ore 08:30 nel Palazzo Comunale e nella sala delle proprie sedute, si è riunita la Giunta Comunale. Al momento della trattazione del presente oggetto sono intervenuti i Signori: Bergamin Massimo Presente Sindaco Conchi Ezio Assente ViceSindaco Ravenni Roberta Presente Assessore Donzelli Andrea Presente Assessore Di Meo Beatrice Presente Assessore Brusaferro Michele Presente Assessore Saccardin Antonio Presente Assessore Partecipa alla seduta il Segretario Generale del Comune Dott.ssa Targa Michela Il Presidente, constatato il numero legale degli intervenuti, invita a deliberare sull oggetto sopraindicato.

2 LA GIUNTA COMUNALE Visto il Codice dell Amministrazione Digitale, approvato con D. Lgs. 07/03/2005 n. 82 e s.m.i., ed in particolare: l art. 42 che prevede la possibilità di avviare un processo di dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni al fine di semplificare i procedimenti amministrativi evitando di produrre nuovi documenti cartacei e di trasformare quelli già generati in cartaceo in documenti digitali; l art. 43 che testualmente ai commi 1 e 3 prevede: 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. e 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 ; Considerato che l Amministrazione Comunale, ai sensi della normativa sopra richiamata, produce e riceve documenti digitali ; Dato atto che la creazione di archivi - sia nativamente digitali che derivanti dal processo di dematerializzazione dei documenti cartacei - pone il problema della conservazione degli stessi in modo che ne sia garantita la piena validità legale nel tempo, nonché la completezza, l immodificabilità e l accessibilità da parte degli aventi diritto; Richiamata la deliberazione CNIPA n. 11 del come integrata e sostituita dal DPCM del 03/12/2013 pubblicato sulla GU n 59 del 12/03/2014, Supp. Ordinario n 20, che ha definito le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Richiamato il Decreto del Sindaco in data 24 luglio 2015 di nomina del responsabile della Conservazione dei documenti informatici ; Valutato che l Amministrazione Comunale non dispone di risorse umane e strumentali adeguate per implementare un sistema di conservazione interno dei documenti informatici che rispetti le regole tecniche vigenti ed è pertanto necessario l affidamento del sistema di conservazione ad un conservatore esterno così come previsto dall art. 5, comma 2, lett. b) del DPCM del 03/12/2013 e dalla deliberazione CNIPA n. 11 del ; - 1 -

3 Vista la gara di cui alla DGR del Veneto n.1006 del Fornitura dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici nonché di posta elettronica certificata ed helpdesk a favore della Regione Veneto e degli Enti Locali veneti ; Tenuto conto che gli Enti locali possono aderire all'iniziativa in forma individuale o associata, attraverso centri servizi territoriali (CST) o altre forme di aggregazione; Considerato che, con nota PG del , il Comune di Rovigo ha deciso di avvalersi della collaborazione di AS2 srl per l acquisizione dei suddetti servizi connessi a progetti di dematerializzazione e conservazione e con successiva determinazione del dirigente dei Sistemi Informativi n del 24/12/2014 ha stanziato a favore della stessa società la somma di ,00 per l acquisizione di servizi connessi a progetti di dematerializzazione e conservazione, quali ad esempio firma digitale, marcatura temporale, conservazione a norma dei documenti informatici, posta elettronica certificata; Ritenuto, pertanto: di attivare il sistema di conservazione dei documenti informatici, affidando il servizio di conservatore ad InfoCert come da gara di cui alla citata DGR 1006 del Fornitura dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici nonché di posta elettronica certificata ed helpdesk a favore della Regione Veneto e degli Enti Locali veneti ed aderendo ai servizi del listino del suddetto conservatore accreditato; di avvalersi della collaborazione di AS2 srl per l acquisizione dei suddetti servizi connessi a progetti di dematerializzazione e conservazione, dando atto che per effetto della citata determinazione dirigenziale n del 24/12/ 2014 i rapporti economici inerenti all'affidamento in oggetto intercorreranno esclusivamente tra InfoCert e AS2; Visto l art. 48 del D.Lgs.n. 267/2000 e l art. 26 del vigente Statuto comunale riguardanti le competenze della Giunta comunale; Dato atto che sulla proposta di deliberazione sono stati espressi i seguenti pareri ai sensi dell art. 49 del T.U. 267/2000: α) in ordine alla regolarità tecnica da parte del Dirigente responsabile del servizio: favorevole; β) in ordine alla regolarità contabile da parte del Dirigente responsabile del servizio finanziario: favorevole; Preso atto che con Decreto del Ministero dell Interno del 13/05/2015 è stato disposto il differimento al 30/07/2015 del termine per l approvazione del bilancio di previsione 2015 da parte degli enti locali; Atteso che la delibera è stata proposta dalla Sezione Affari Generali, Unità Servizio Archivistico Comunale in collaborazione ed indicazione della Sezione Sistemi informativi; - 2 -

4 Ritenuto di condividere la proposta di deliberazione per le motivazioni nella stessa riportate e pertanto di poter deliberare sull argomento; D E L I B E R A 1. di attivare, per le motivazioni esposte in premesa, il sistema di conservazione dei documenti informatici, aderendo ai servizi del listino del conservatore accreditato InfoCert come da gara DGR 1006 del Fornitura dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici nonché di posta elettronica certificata ed helpdesk a favore della Regione Veneto e degli Enti Locali veneti ; 2. di avvalersi, per effetto della citata determinazione dirigenziale n del 24/12/ 2014, di AS2srl per l acquisizione dei suddetti servizi connessi a progetti di dematerializzazione e conservazione; 3. di dare atto che i rapporti economici inerenti all'affidamento in oggetto intercorrano esclusivamente tra InfoCert e AS2; 4. di dare comunicazione del presente provvedimento ad Dirigente dei Sistemi Informativi e ad AS2 srl, affinché possa essere assicurato un adeguato ed efficace monitoraggio delle risorse economiche utilizzate onde rendere possibile la prosecuzione delle attività oppure segnalare le risorse da inserire a bilancio; 5. di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell art. 134, comma 4, del Decreto Lgs. n. 267/2000, stante l urgenza di aviare le attività di conservazione dei documenti

5 COMUNE DI ROVIGO SETTORE AA.GG. COMUNICAZIONE RIS.UMANE POL.SOC. LAVORO PARI OPP. EUROPROG. Allegato alla proposta di deliberazione di Giunta Comunale n. PDLG/2015/49 del 24/07/2015 PARERE DI REGOLARITÀ TECNICA EX ART. 49, COMMA 1, DEL D.LGS. N. 267/2000 Il Responsabile del servizio interessato esprime parere positivo in merito alla regolarità tecnica. Lì, 24/07/2015 IL DIRIGENTE Cavaliere Alfonso

6 COMUNE DI ROVIGO Settore Risorse Finanziarie, Sviluppo Economico Allegato alla proposta di deliberazione di Giunta Comunale n. PDLG/2015/49 del 24/07/2015 PARERE DI REGOLARITÀ CONTABILE ex Art. 49, comma 1, D.LGS. N. 267/2000 Il Responsabile del servizio finanziario esprime parere positivo in merito alla regolarità contabile. IL DIRIGENTE Dott.ssa Nicoletta Cittadin

7 IL SINDACO PRESIDENTE IL SEGRETARIO GENERALE F.to BERGAMIN MASSIMO F.to TARGA MICHELA