Utilizzo di Adobe Acrobat X per migliorare la collaborazione con Microsoft SharePoint e Microsoft Office

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1 Utilizzo di Adobe Acrobat X per migliorare la collaborazione con Microsoft SharePoint e Microsoft Office Cicli di revisione dei progetti più rapidi grazie all integrazione di flussi di lavoro basati su PDF nelle piattaforme SharePoint e Office Sommario 1: Sintesi 1: Problematiche inerenti la collaborazione 2: Accelerazione dei flussi di revisione e inserimento di annotazioni 3: La soluzione Adobe Acrobat X 6: Riepilogo Questo documento fornisce una panoramica di soluzioni atte a migliorare la collaborazione dei team e accelerare i cicli di revisione dei progetti utilizzando Adobe Acrobat X con Microsoft SharePoint e Microsoft Office. Acrobat X supporta SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 e Office Scoprite come il nuovo supporto SharePoint incorporato di Acrobat X contribuisce ad elevare il livello di collaborazione dei team. Sintesi Nei mercati odierni, altamente competitivi e globali, i team spesso interagiscono con varie organizzazioni ubicate ovunque nel mondo. I prodotti dei progetti richiedono interventi e approvazioni provenienti da più fonti, in formati diversi e sedi di lavoro dislocate. La collaborazione in modalità elettronica fornisce al personale presente nelle varie sedi accesso immediato ai materiali di progetto, accelerando i processi decisionali e i cicli di approvazione, riducendo contemporaneamente i tempi operativi del progetto e aumentando l efficienza del team. Per sfruttare i vantaggi della collaborazione digitale, numerosi reparti IT hanno implementato SharePoint in abbinamento ad Office per consentire ai team di progetto costituiti da dipendenti, clienti, partner e fornitori di collaborare alla gestione dei documenti. La capacità di collaborare in modo efficiente alla gestione di documenti in altri formati standard, come il PDF, è stata tuttavia ridotta. Il formato PDF è uno standard affidabile per garantire lo scambio sicuro di documenti. I documenti in PDF possono includere un ampia gamma di tipi di contenuto, offrono una visualizzazione ad alta fedeltà e sono accessibili da chiunque tramite il diffusissimo software gratuito Adobe Reader. Con l introduzione di Acrobat X, i team di progetto possono ora condividere i documenti PDF con la stessa facilità con cui gestiscono i documenti Office nei propri siti SharePoint. L abbinamento di Acrobat X a SharePoint e Office offre una soluzione a livello aziendale che consente di migliorare la collaborazione basata su documenti. Problematiche inerenti la collaborazione Secondo un recente studio condotto da Forrester Consulting sul futuro della collaborazione ( Building the Future of Collaboration * ), oltre due terzi dei knowledge worker negli Stati Uniti e in Europa affermano di collaborare regolarmente con persone situate in aree geografiche e fusi orari differenti. Mentre la preferenza va alle interazioni personali o telefoniche, le difficoltà a livello di pianificazione inducono spesso a utilizzare la posta elettronica. L utilizzo della posta elettronica come strumento di collaborazione presenta tuttavia diverse problematiche: * Building the Future of Collaboration, Forrester Consulting. Luglio 2009, ww.futureofcollaboration.com Formato dei file: la distribuzione dei documenti sotto forma di allegati richiede che ogni destinatario sia in grado di aprire, modificare e inserire commenti in svariati formati di file con sistemi operativi diversi. Implementazione: il supporto del desktop e la manutenzione di più applicazioni, incluso il supporto agli utenti esterni, diventano fattori costanti. È necessario gestire l accesso ai vari sistemi di gestione dei contenuti in loco. Inoltre, le dimensioni degli allegati sono in genere limitate, poiché la duplicazione di file voluminosi consuma rapidamente lo spazio a disposizione sul server di posta. Sicurezza: la posta elettronica non è sicura, soprattutto non appena il file oltrepassa il firewall aziendale. Potrebbe essere necessario adottare un metodo di cifratura basato sul livello di sensibilità dei contenuti.

2 Monitoraggio dei commenti: i commenti provenienti da più fonti devono essere monitorati, gestiti e aggregati manualmente. La collaborazione via , inoltre, non offre un metodo di controllo delle versioni. Accelerazione dei flussi di revisione e inserimento di annotazioni Acrobat X estende i servizi di collaborazione di Office e SharePoint fornendo un formato di file affidabile che può essere generato dalla maggior parte delle applicazioni desktop e visualizzato e integrato con commenti utilizzando Acrobat o il software gratuito Adobe Reader. Perfetta integrazione con SharePoint Acrobat X offre molte nuove funzionalità che si adattano bene all interno dei flussi di revisione e inserimento di annotazioni gestiti con SharePoint. I file PDF nelle librerie di documenti SharePoint sono ora direttamente accessibili da Acrobat tramite le finestre di dialogo Apri e Salva, in modo analogo ai file del computer locale. Dopo aver aperto un documento PDF in una libreria di documenti SharePoint, l utente può estrarre il file PDF e riarchiviarlo direttamente in SharePoint all interno di Acrobat, esattamente come fosse un documento Office. Oltre alle funzionalità di archiviazione ed estrazione, Acrobat consente agli utenti di aggiungere e modificare le informazioni sui metadati e sulla versione della libreria di documenti SharePoint. Figura 1. Con Acrobat X, i file PDF nelle librerie di documenti SharePoint sono direttamente accessibili da Acrobat. Accesso pratico da Office con un solo clic Acrobat X si integra perfettamente con le applicazioni Office mediante gli add-in inclusi denominati PDFMaker. Con un unico clic, gli utenti possono generare rapidamente file PDF di alta qualità, conformi agli standard e dotati di collegamenti ipertestuali e avviare un flusso di revisione basato su Acrobat, senza uscire dall applicazione Office. Ad esempio, PDFMaker per Microsoft Word consente agli utenti di eseguire le seguenti funzioni relative alla collaborazione digitale: Creazione di un file PDF da un documento Word conforme a impostazioni di sicurezza, ottimizzazione, accessibilità oppure a standard, quali PDF/A per l archiviazione o PDF/X per i processi di prestampa. Queste preferenze possono essere installate dall utente o preconfigurate dall organizzazione IT per supportare i criteri IT. Creazione di un documento PDF come allegato di un . Creazione e invio di un documento PDF per la revisione. Reimportazione di commenti da un file PDF in un documento Word originale, senza dover ridigitare modifiche al testo nel documento Word. Figura 2. Acrobat PDFMaker per le applicazioni Office consente agli utenti di avviare una revisione condivisa con un solo clic. 2

3 Gestione semplice e rapida dei commenti Acrobat X migliora la collaborazione dei team e accelera le revisioni elettroniche consentendo agli utenti di: Avviare una revisione condivisa, raccogliendo i commenti mediante un server SharePoint. Inviare inviti alla revisione del file PDF generato che contengono automaticamente un collegamento al documento. Ricevere e raccogliere automaticamente i commenti dei revisori in un unico documento. Consentire ai revisori di visualizzare e completare i reciproci commenti. Impostare una scadenza per le revisioni. Verificare chi ha risposto e sollecitare chi non lo ha ancora fatto. La soluzione Adobe Acrobat X Estendendo la soluzione di livello aziendale alla collaborazione digitale, Acrobat X integra la piattaforma SharePoint e Office per creare un processo di collaborazione digitale perfetto ed efficiente. Esistono due processi principali nel flusso di lavoro ad alto livello. Innanzitutto, il titolare di un documento crea un file PDF e lo prepara per la revisione. Il titolare quindi riceve e organizza i commenti provenienti dai revisori. Di seguito viene fornita una descrizione dettagliata di ogni processo. Avvio della revisione condivisa Per preparare una revisione condivisa, è necessario creare un documento PDF da un applicazione Office e caricarlo nel server SharePoint. I revisori verranno quindi invitati a fornire commenti. 1. L utente riceve o crea un file sorgente. Questo esempio mostra un documento sui requisiti marketing creato in Word. 2. L utente fa clic sul pulsante Crea e invia per revisione nella barra degli strumenti di Acrobat X PDFMaker di Word. Si verificano le seguenti azioni: Il documento Word viene convertito in PDF. Il file PDF viene caricato in una libreria di documenti SharePoint direttamente da Acrobat X. Figura 3. Acrobat offre funzionalità completamente integrate per la revisione condivisa tramite SharePoint. All utente viene chiesto di preparare una notifica da inviare via ai revisori con un collegamento al documento. 3

4 Figura 4. La procedura guidata di Acrobat consente di completare con facilità la configurazione della revisione condivisa. Gestione dei commenti dei revisori I passi successivi riguardano la revisione del documento. 1. I revisori applicano annotazioni e commenti al documento PDF, utilizzando Acrobat o il software gratuito Adobe Reader (versione 8 o successiva per le revisioni condivise basate su SharePoint). 2. I revisori pubblicano i propri commenti al documento. I commenti vengono automaticamente raccolti e archiviati nella libreria di documenti in SharePoint. 3. I revisori possono visualizzare e rispondere ai commenti inviati da altri, eliminando le ripetizioni e riducendo i tempi di revisione. Figura 5. Nel documento sono inclusi i commenti di tutti i revisori che possono essere facilmente visualizzati nel riquadro Commenti. 4

5 Figura 6. Lo strumento Tracker di Acrobat visualizza lo stato della revisione, oltre a indicare quali revisori hanno risposto e quali no. 4. Con lo strumento Tracker di Acrobat, il promotore della revisione può: Inviare un messaggio ai revisori. Aggiungere ulteriori revisori alla revisione condivisa corrente. Avviare una nuova revisione con gli stessi revisori su un nuovo file o su una nuova versione di un file esistente. Modificare la scadenza della revisione. Aprire il file PDF in revisione condivisa per visualizzare gli ultimi commenti. Terminare la revisione in modo che i revisori non possano più inviare commenti. 5. Terminato il periodo di revisione, il promotore della revisione può utilizzare PDFMaker in Word per importare alcuni o tutti i commenti dal documento PDF sottoposto a revisione. 6. Il documento PDF contenente i commenti con marcatura della data e dell ora di ogni revisore può essere archiviato a scopi di registrazione dei dati o conformità. 7. Il documento Word finale può quindi essere convertito in un file PDF e protetto con una password per impedire modifiche. Se vengono richiesti documenti allegati per fornire ulteriore contesto, l utente può abbinare questi file in un portfolio PDF prima di distribuire le informazioni agli approvatori o alle parti interessate. 8. Il documento PDF finale o il portfolio PDF possono inoltre essere archiviati in SharePoint come riferimento per il futuro. Per consentire la ricerca del testo nei file PDF archiviati in SharePoint, l amministratore SharePoint può installare il plug-in gratuito Adobe PDF ifilter scaricabile da 5

6 Figura 7. Con un portfolio PDF, i destinatari possono comprendere meglio il contesto e navigare più facilmente tra più documenti correlati. Riepilogo Completando l architettura SharePoint e Office, Acrobat X consente alle organizzazioni di implementare in modo rapido ed efficiente una soluzione di collaborazione digitale flessibile e più sicura. 1. Formato dei file: Acrobat è il modo più affidabile per creare file PDF in una vasta gamma di applicazioni. Il PDF è un formato universale che consente a chiunque di visualizzare contenuti digitali esattamente secondo le intenzioni dell autore, a prescindere dalle piattaforme software o hardware utilizzate. Con Acrobat, gli utenti possono anche inserire audio, video compatibili con Adobe Flash Player e contenuti multimediali interattivi nei file PDF per consentire una visualizzazione online e offline a chiunque utilizzi Acrobat o il software gratuito Adobe Reader. 2. Implementazione: il processo di revisione condivisa di Acrobat riduce il supporto interno ed esterno del desktop e la manutenzione di più applicazioni. La larghezza di banda di rete e l archiviazione sul server di posta elettronica vengono ottimizzate dal processo di revisione condivisa che si collega ai documenti archiviati in SharePoint. 3. Sicurezza: mentre SharePoint offre un accesso sicuro ai documenti, Acrobat contribuisce a proteggere ulteriormente i file in uscita dall archivio SharePoint. Con la protezione tramite password e l efficace tecnologia di cifratura AES a 256 bit, Acrobat consente di controllare gli accessi e di impedire operazioni non autorizzate di modifica, stampa o copia dei contenuti. Inoltre, Acrobat X include strumenti avanzati di redazione e rimozione per eliminare dai documenti informazioni riservate, tra cui metadati nascosti, annotazioni, allegati, campi modulo, livelli e segnalibri, prima di condividerle con altri. 4. Monitoraggio dei commenti: con Acrobat X il promotore della revisione è in grado di monitorare le risposte di ogni revisore e di conservarne una copia. In questo modo, nel caso in cui dovessero insorgere domande sui contenuti del documento finale, sarà possibile fare riferimento ad un percorso di verifica. Durante la revisione, è possibile assegnare uno stato ai commenti individuali per fornire indicazioni in tempo reale ai revisori. L integrazione di Acrobat X a SharePoint e Office offre una soluzione di collaborazione digitale efficiente, di facile implementazione e più sicura, completa di funzionalità per la conversione dei documenti, l invio di notifiche ai revisori, il monitoraggio delle risposte, l aggregazione dei commenti e l archiviazione. 6

7 Per ulteriori informazioni Adobe Systems Italia Srl Centro Direzionale Colleoni, Viale Colleoni 5, Palazzo Taurus A3, Agrate Brianza (MI) Italia Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Italy /10