Internal Auditing. Aree Territoriali Audit Area Manager. 09 ottobre HRO Sviluppo Organizzativo

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Livio Vecchi
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1 Internal Auditing Aree Territoriali Audit Area Manager 09 ottobre 2007 HRO Sviluppo Organizzativo

2 Agenda 2 Assetto preesistente Assetto preesistente: dettaglio territoriale Il modello organizzativo di Internal Auditing Rivisitazione organizzativa: logiche e obiettivi Il nuovo perimetro organizzativo/geografico Nuovo assetto territoriale Internal Auditing Aree Territoriali Audit Area Manager Modello di funzionamento Audit Area Manager: assetto professionale

nuovo perimetro organizzativo/geografico Nuovo assetto territoriale Internal Auditing Aree

3 Assetto preesistente 3 INTERNAL AUDITING AMMINISTRAZIONE, BUDGET E PROGETTI SPECIALI PIANIFICAZIONE E REPORTING STANDARD PROFESSIONALI E INNOVAZIONE ETHICS GOVERNANCE FINANZIARI E DI RETE POSTALI E LOGISTICI CORPORATE AUDIT BEST PRACTICE INTEGRATED PROCESS AUDITING AREE RETE TERRITORIALE AREE LOGISTICHE AUDIT PLAN AUDIT AR EA AUDIT AR EA

FINANZIARI E DI RETE POSTALI E LOGISTICI CORPORATE AUDIT BEST PRACTICE INTEGRATED

4 Assetto preesistente: dettaglio territoriale 4 FINANZIARI E DI RETE AREA RETE TERRITORIALE 1 AREA RETE TERRITORIALE 2 AREA RETE TERRITORIALE 3 Nord Ovest (sede Torino) Lombardia (sede Milano) Nord E st (sede Venezia) C entro Nord (sede Bologna) C entro (sede Firenze) Centro 1 (sede R oma) S ardegna (sedec agliari) S ud (sede Napoli) S ud 1 (sede Bari) S ud 2 (sede Palermo) POSTALI E LOGISTICI CORPORATE AUDIT PLAN AREA LOGISTICA 1 AREA LOGISTICA 2 AREA LOGISTICA 3 AUDIT AR EA AUDIT AR EA S ede B ologna S ede Roma Audit Plan Manager 1 Audit Plan Manager 1 Audit Plan Manager 2 Audit Plan Manager 3 (competente per le regioni: Piemonte, Valle d Aosta, Liguria, Lombardia, Veneto, Trentino A.A.,Friuli V.G., Emilia R omagna) Audit Plan Manager 2 competente per le regioni: Toscana, Umbria, Marche, Lazio, Abruzzo, S ardegna) AUDIT AR EA S ede Palermo Audit Plan Manager 1 Audit Plan Manager 2 (competente per le regioni: Campania, Calabria, Puglia, Basilicata, Molise, S icilia)

CORPORATE AUDIT PLAN AREA LOGISTICA 1 AREA LOGISTICA 2 AREA LOGISTICA 3 AUDIT AR EA AUDIT AR EA S ede B ologna S ede Roma Audit Plan Manager 1 Audit Plan Manager 1 Audit Plan Manager 2 Audit Plan

5 Il modello organizzativo di Internal Auditing 5 Nel preesistente modello organizzativo le attività di audit, suddivise in base ai settori strategici da presidiare, erano assicurate centralmente dalle rispettive funzioni Processi Finanziari e di Rete, Processi Postali e Logistici e Processi Corporate che avevano, a loro volta, il coordinamento gerarchico di attività e risorse a livello territoriale. ODS n. 12 del 29 marzo 2007 È stato realizzato un intervento mirato alla ridefinizione dell assetto territoriale della Funzione Internal Auditing al fine di adeguare il modello di funzionamento delle attività di auditing all evoluzione della struttura aziendale e proseguire nel percorso di ottimizzazione del modello organizzativo.

attività e risorse a livello territoriale. ODS n.

6 Rivisitazione organizzativa : logiche e obiettivi 6 Le logiche organizzative che hanno ispirato il riassetto territoriale si basano sulle seguenti linee guida: Aumentare il presidio integrato di tutti i processi in un ottica di efficientamento delle performance operative mediante il superamento dei limiti settoriali; garantire un più equilibrato presidio del territorio attraverso la ridefinizione dei perimetri organizzativo/geografici; incrementare il livello qualitativo delle attività svolte, rafforzando - con la figura dell Audit Specialist Manager - il presidio specialistico dedicato ed il raccordo con le competenti funzioni centrali che contemporaneamente vengono sollevate dalle diverse problematiche sulla gestione delle risorse; consolidare e favorire i processi di comunicazione interna e verso il management.

ridefinizione dei perimetri organizzativo/geografici; incrementare il livello qualitativo delle attività svolte, rafforzando - con la figura dell Audit Specialist Manager - il presidio specialistico

7 Il nuovo perimetro organizzativo/geografico 7 Per la definizione di un assetto territoriale più in linea con gli obiettivi di efficientamento e qualità sono state prese in considerazione diverse aggregazioni regionali al fine di giungere al superamento della frammentazione esistente a livello territoriale. La soluzione che è risultata più in linea in termini di efficienza e ottimizzazione di attività/risorse sul territorio individua 4 aggregazioni: Audit Area Manager Area Territoriale Nord, Audit Area Manager Area Territoriale Centro Nord, Audit Area Manager Area Territoriale Centro e Audit Area Manager Area Territoriale Sud. L aggregazione su 4 aree territoriali consente di attenuare considerevolmente gli squilibri con conseguente riduzione della variabilità a livello regionale.

La soluzione che è risultata più in linea in termini di efficienza e ottimizzazione di attività/risorse sul territorio individua 4 aggregazioni: Audit Area Manager Area Territoriale Nord, Audit

8 Aree Territoriali Audit Area Manager 8 Area Terr. NORD 94 Area Terr. CENTRO NORD 112 RISORSE COMPLESSIVE 368 Area Terr. CENTRO 99 Area Terr. SUD 63

9 Nuovo assetto Internal Auditing 9 INTERNAL AUDITING AMMINISTRAZIONE, BUDGET E PROGETTI SPECIALI PIANIFICAZIONE E REPORTING STANDARD PROFESSIONALI E INNOVAZIONE ETHICS GOVERNANCE FINANZIARI E DI RETE POSTALI E LOGISTICI CORPORATE AUDIT BEST PRACTICE INTEGRATED PROCESS AUDITING AUDIT AREA Area Territoriale Nord (con sede in Milano e competente per le regioni: Piemonte, Valle d Aosta, Lombardia, Liguria) AUDIT AREA Area Territoriale Centro Nord (con sede in Bologna e competente per le regioni: Veneto, Friuli V.G., Trentino A.A., Emilia R omagna, Marche, Toscana) AUDIT AREA Area Territoriale Centro (con sede in R oma e competente per le regioni: Lazio, Umbria, Abruzzo, C ampania, S ardegna) AUDIT AREA Area Territoriale Sud (con sede in Bari e competente per le regioni: Puglia, Molise, Basilicata, Calabria, S icilia)

10 Nuovo assetto Internal Auditing 10 INTERNAL AUDITING FINANZIARI E DI RETE POSTALI E LOGISTICI CORPORATE SENIOR AUDIT AREA SENIOR AUDIT AREA SENIOR AUDIT AREA AUDIT AREA INTEGRATED PROCESS AUDITING AUDIT SPECIALIST PPL AUDITOR AUDITOR AUDIT SPECIALIST PC AUDIT SPECIALIST PFR AUDITOR AUDITOR AUDITOR AUDITOR Riporto gerarchico Coordinamento funzionale da parte delle competenti strutture audit centrali

AUDITING AUDIT SPECIALIST PPL AUDITOR AUDITOR AUDIT SPECIALIST PC AUDIT SPECIALIST PFR AUDITOR

11 Modello di funzionamento 11 = relazione gerarchica = relazione funzionale

12 Audit Area Manager: assetto professionale 12 FOCUS SU ATTIVITÀ AUDIT AREA è responsabile dello sviluppo e esecuzione del piano di audit, nei diversi ambito settoriali (PFR, PPL, PC), per l area di competenza, sulla base delle direttive strategiche delineate dalla Funzione IA; cura direttamente gli obiettivi strategici o speciali della Funzione, in termini di gestione risorse, project management e contribuisce al buon esito dell obiettivo di qualità; cura i rapporti con gli interlocutori del Management territoriale garantendo l ottimizzazione dei flussi informativi per contribuire al miglioramento del Sistema di Controllo Interno; cura la corretta ed efficiente allocazione delle risorse di audit e il coordinamento degli audit specialist manager al fine di garantire il rispetto delle procedure di auditing. AUDIT SPECIALIST assicura il coordinamento professionale dei team di audit e lo sviluppo del Piano di Audit per gli ambiti specialistici di competenza; supervisiona la predisposizione degli Internal Audit Report di riferimento, approfondendo i contenuti con il Team Leader; supporta l Audit Area Manager per la gestione ottimale e coerente delle competenze disponibili, i processi di miglioramento metodologico e per la presentazione della reportistica periodica da trasmettere al management territoriale; rappresenta l elemento di raccordo e di integrazione tra gli obiettivi e le politiche di Internal Auditing nell ambito di un rapporto funzionale con le Funzioni di audit settoriali di livello centrale.

management e contribuisce al buon esito dell obiettivo di qualità; cura i rapporti con gli interlocutori del Management territoriale garantendo l ottimizzazione dei flussi informativi per contribuire

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