Regolamento di Contabilità. Regolamento di Contabilità

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1 Regolamento di Contabilità Approvato con Delibera del C.d.A. n 44 dell 08/10/2012 1

2 Capo. I. DISPOSIZIONI GENERALI... 3 Art. 1. Scopo e ambito di applicazione... 3 Art. 2. Definizioni... 3 Capo. II. PROCEDURE DI PROGRAMMAZIONE E BILANCIO DI PREVISIONE... 4 Art. 3. Programmazione... 4 Art. 4. Esercizio di riferimento... 5 Art. 5. Bilancio di previsione... 5 Art. 6. Formazione ed approvazione del Bilancio di previsione... 5 Art. 7. Gestione del Bilancio di previsione... 6 Art. 8. Gestione del Budget... 7 Capo. III. GESTIONE FINANZIARIA... 7 Art. 9. Servizio di cassa... 7 Art. 10. Fondi cassa... 8 Art. 11. Riscossione delle entrate... 8 Art. 12. Pagamento delle spese... 8 Art. 13. Spese di rappresentanza... 9 Capo. IV. SISTEMA CONTABILE E BILANCIO DI ESERCIZIO... 9 Art. 14. Registri contabili... 9 Art. 15. Sistema contabile Art. 16. Criteri di valutazione Art. 17. Bilancio consuntivo Art. 18. Stato patrimoniale Art. 19. Conto economico Art. 20. Nota integrativa Art. 21. Relazione sulla gestione Art. 22. Inventario Capo. V. FUNZIONI DI REVISIONE Art. 23. Collegio dei Revisori Art. 24. Revisione interna Capo. VI. DISPOSIZIONI FINALI Art. 25. Trasmissione alla Regione Lazio, pubblicazione e decorrenza

3 Capo. I. DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1. Scopo e ambito di applicazione II presente Regolamento disciplina la gestione contabile dell'a.t.e.r. - Azienda Territoriale per l'edilizia Residenziale Pubblica del Comune di Roma (nel seguito Azienda). Le modalità gestionali dei servizi dell'azienda devono garantire la verifica dei risultati, la trasparenza e l'informazione interna ed esterna, l'assunzione di precise responsabilità di gestione, l'individuazione ed il rispetto dei tempi procedurali, al fine di attenersi a principi di efficienza, economicità, funzionalità, efficacia e trasparenza. L'Azienda favorisce l'introduzione e l'aggiornamento di modalità contabili e sistemi informativi che migliorino e rendano più trasparente la gestione. Sono oggetto del Regolamento le seguenti attività: 1. formulazione del Bilancio di previsione secondo criteri e procedure che, tenuto conto dell'assetto organizzativo delle varie funzioni aziendali, individuino le responsabilità nella quantificazione e destinazione preventiva delle risorse per il perseguimento dei fini dell'azienda; 2. rilevazione e classificazione dei fatti amministrativi secondo principi e metodi idonei a fornire una rappresentazione veritiera e corretta delle variazioni intervenute nelle grandezze finanziarie e patrimoniali dell'azienda e degli accadimenti economici che le hanno determinate; 3. formazione del Bilancio consuntivo, predisposto ai sensi dell'art e seguenti del Codice Civile; 4. attivazione di sistemi di controllo finalizzati ad analizzare procedure, costi e risultati, anche per garantire la condotta ordinata ed efficace delle attività dell'azienda e la loro conformità ai programmi adottati. Art. 2. Definizioni Ai fini del presente Regolamento valgono le seguenti definizioni: a) Per Centro di responsabilità s intende una struttura organizzativa aziendale che opera per perseguire gli specifici fini aziendali ad esso assegnati. Il responsabile di un Centro di responsabilità è un Dirigente. I Centri di responsabilità costituiscono il riferimento organizzativo per la rilevazione dei costi e dei ricavi. I Centri di responsabilità dispongono di un Budget che definisce i risultati da raggiungere e conferisce loro le risorse da impiegare. Essi sono individuati in relazione ai conti (di costo e di ricavo) da gestire. 3

4 I Centri di responsabilità possono essere articolati in Centri di costo e/o di ricavo. b) Per Centro di costo s intende una struttura organizzativa aziendale che, per svolgere le proprie attività, consuma risorse. Un Centro di costo è sempre un articolazione di un Centro di responsabilità e ha come responsabile un Quadro. c) Per Centro di ricavo s intende una struttura organizzativa aziendale preposta all acquisizione di ricavi. Un Centro di ricavo è sempre un articolazione di un Centro di responsabilità e ha come responsabile un Quadro. Un Centro di ricavo può coincidere con un Centro di costo. d) Per funzione di Programmazione e Controllo di gestione (o, semplicemente, Controllo di gestione) s intende la funzione aziendale preposta a: [1]. supportare la Direzione Generale nel processo di definizione degli obiettivi e di formulazione del budget; [2]. verificare l efficienza e l efficacia dei processi aziendali; [3]. verificare la rispondenza dei risultati dell attività amministrativa agli obiettivi stabiliti nel Bilancio di previsione; [4]. verificare, mediante valutazioni comparative dei costi e dei rendimenti (qualità e quantità dei servizi offerti), la corretta ed economica gestione delle risorse; [5]. evidenziare gli scostamenti e le irregolarità eventualmente riscontrate, con riferimento alle cause del mancato raggiungimento dei risultati (verifica della funzionalità organizzativa). e) Per Responsabile della gestione contabile s intende il dirigente responsabile della struttura organizzativa preposta alla formulazione e gestione del bilancio, alla rilevazione dei movimenti contabili e alla gestione dei pagamenti ed incassi. Capo. II. PROCEDURE DI PROGRAMMAZIONE E BILANCIO DI PREVISIONE Art. 3. Programmazione In conformità a quanto stabilito dagli artt. 13 e 14 della L.R. n. 30/2002, l'attività dell'azienda si attua mediante atti di programmazione. Sono atti di programmazione: 1. il Piano strategico, adottato dal Consiglio di Amministrazione all inizio del mandato, che fissa gli obiettivi generali e le politiche da perseguire, nonché gli investimenti da realizzare, in conformità alle direttive della Giunta Regionale; 2. il Piano annuale, adottato dal Consiglio di Amministrazione in coerenza con il piano strategico, che individua gli obiettivi strategici della gestione, secondo criteri di priorità e di utilizzo tempestivo, efficace ed efficiente delle risorse; 4

5 3. il Piano operativo annuale, definito dal Direttore Generale sulla base degli obiettivi strategici, che identifica gli obiettivi operativi le risorse e gli strumenti necessari a realizzarli; 4. il Bilancio di previsione annuale, che quantifica i costi ed i ricavi complessivi per l ottenimento di risultati coerenti con gli obiettivi del piano annuale; 5. i Budget annuali dei singoli Centri di responsabilità, che espongono, in dettaglio, gli obiettivi economico-finanziari dell esercizio e le risorse da impiegare per conseguire i risultati attesi. Art. 4. Esercizio di riferimento L'esercizio contabile ha la durata di un anno e coincide con l'anno solare. Art. 5. Bilancio di previsione La gestione economico-finanziaria è prefigurata in base al Bilancio di previsione, di cui al punto 1 dell Art. 1, formulato con i criteri dell'art e seguenti del Codice Civile, integrato da una previsione del fabbisogno di cassa. Il Bilancio di previsione è composto dai seguenti documenti: 1. Conto economico preventivo, che deve tendere al pareggio. Al fine di consentire il confronto con i valori consuntivi, il Conto economico preventivo annuale è redatto in conformità della struttura del Bilancio consuntivo, di cui all Art. 17, applicando i criteri di valutazione in esso contenuti; 2. Previsione dei flussi finanziari. Essa fornisce la rappresentazione del saldo netto di cassa previsto, attraverso l individuazione degli incassi e dei pagamenti che si prevedono di effettuare nel corso dell esercizio. In ogni caso, le previsioni debbono essere formulate in modo da tendere al pareggio; 3. Relazione prospettica redatta dal Direttore Generale. La relazione deve illustrare le scelte che hanno presieduto alla formazione del Bilancio di previsione, il loro collegamento con le linee programmatiche e gli obiettivi annuali, nonché fornire adeguate informazioni in ordine alla situazione patrimoniale ed alle diverse attività gestionali dell'azienda. Art. 6. Formazione e approvazione del Bilancio di previsione La procedura di redazione del Bilancio di previsione è strettamente coordinata con l attività di programmazione per obiettivi e con l assegnazione di detti obiettivi ai responsabili dell azione amministrativa dirigenti e quadri. Il Bilancio di previsione è quindi il documento contabile di previsione nel quale sono consolidate le risorse definite nei budget assegnati ai responsabili al fine del raggiungimento degli obiettivi loro assegnati. Entro il 1 settembre, il Direttore Generale dell'azienda, sulla base degli obiettivi strategici 5

6 individuati dal Consiglio di Amministrazione, propone ai Responsabili dei Centri di responsabilità il Piano operativo, ai fini del consolidamento degli obiettivi e della correlata formulazione dei dati previsionali per il Bilancio di previsione. Il Piano operativo, formulato con la collaborazione della funzione di Programmazione e Controllo di gestione, individua gli obiettivi da raggiungere e indica i principali indicatori qualitativi e quantitativi per la loro misurazione. Il Piano, inoltre, indica le date che devono essere rispettate per l esecuzione dei vari passi del processo di formulazione del budget. Sulla base delle indicazioni del Piano, i Responsabili dei Centri di responsabilità: definiscono e negoziano con la Direzione Generale, con la collaborazione della funzione di Programmazione e controllo di gestione, i propri obiettivi operativi specifici; individuano il piano delle attività ordinarie dei propri uffici; predispongono ed inviano al Responsabile della gestione contabile i prospetti contenenti i dati richiesti per la formulazione dei budget e del bilancio di previsione, corredati da note illustrative. I prospetti devono essere articolati per voce di budget e possono essere suddivisi anche per Centro di costo o ricavo. In tal caso, i responsabili dei singoli Centri di costo e ricavo collaborano alla formulazione della previsione, contribuendo alla definizione del budget complessivo del Centro di responsabilità. Il Direttore Generale, con il supporto della funzione di Programmazione e Controllo di gestione, consolida il Piano operativo degli obiettivi. Parallelamente, il responsabile della gestione contabile provvede al consolidamento delle previsioni delle varie strutture ed alla predisposizione del progetto di Bilancio di previsione. Il progetto di Bilancio di previsione, corredato della relazione prospettica redatta dal Direttore Generale, viene inviato al Collegio dei Revisori e deve essere approvato dal Consiglio di Amministrazione entro il 31 dicembre. Art. 7. Gestione del Bilancio di previsione All'inizio di ogni esercizio il Direttore Generale, con il supporto della funzione di Programmazione e Controllo di Gestione, sulla base del Bilancio di previsione approvato, assegna i Budget ai Centri di responsabilità. Il budget assegnato a ciascun Centro di responsabilità può essere articolato in budget di Centro di costo e ricavo, a scopo informativo e non vincolante. Ogni Responsabile assegnatario di un Budget è tenuto a gestire le voci attribuitegli ed a monitorarne la situazione in relazione all andamento della gestione; al verificarsi di accadimenti che facciano presumere uno scostamento significativo rispetto alle previsioni, il Responsabile deve informare tempestivamente il Direttore Generale per le valutazioni del caso. Periodicamente, con frequenza definita dal Direttore Generale con il supporto del Controllo di gestione, è operata una verifica volta ad individuare eventuali scostamenti rispetto alle previsioni, al fine di accertare l andamento della gestione e di operare, se necessario, le opportune variazioni. 6

7 Art. 8. Gestione del Budget Ogni Centro di responsabilità deve gestire e monitorare le componenti contenute nel Budget assegnato. Per quanto riguarda la riscossione dei ricavi, ciascun Centro di responsabilità, verificato il diritto dell Azienda, deve trasmettere tempestivamente al Responsabile della gestione contabile la documentazione ai fini della riscossione. La gestione dei costi deve avvenire nei limiti della previsione del Budget. I Centri di responsabilità provvedono a predisporre la documentazione necessaria per l effettuazione delle singole spese. Le eventuali variazioni di budget totalmente compensate all'interno di un Centro di responsabilità e che non modificano il raggiungimento degli obiettivi ad esso assegnati, sono autorizzate dal suo responsabile. In particolare, il responsabile ha autonomia decisionale nel modificare le assegnazioni dei budget dei singoli centri di costo e ricavo, sempre che ciò non pregiudichi il raggiungimento degli obiettivi assegnati. Le variazioni di budget che non modificano il risultato aziendale, ma richiedono variazioni di costo o ricavo fra diversi Centri di responsabilità, sono approvate dal Direttore Generale sulla base delle motivazioni addotte dai responsabili interessati. Le variazioni che modificano il risultato aziendale complessivo di esercizio devono essere approvate dal Consiglio di Amministrazione, previa relazione del Collegio di Revisori. Capo. III. GESTIONE FINANZIARIA Art. 9. Servizio di cassa Il servizio di cassa consiste nel complesso delle operazioni riflettenti la gestione finanziaria dell Azienda con riguardo, in particolare, alla riscossione delle entrate, al pagamento delle spese, alla custodia dei titoli e valori ed agli altri adempimenti previsti dalle disposizioni legislative, statutarie, regolamentari e convenzionali. L'Azienda si avvale per il servizio di cassa di un Istituto di credito, sulla base di apposita convenzione. L'affidamento del servizio viene effettuato secondo la normativa vigente. Su richiesta dell'azienda, il Cassiere fornisce gli estremi di qualsiasi operazione di pagamento eseguita, nonché la relativa documentazione. Il Cassiere è tenuto, nel corso dell'esercizio, all invio degli estratti conto, la cui modalità e periodicità di trasmissione sono fissate nella convenzione. 7

8 L Azienda può avvalersi dei conti correnti postali per l espletamento dei servizi. Unico traente è il Cassiere, previa emissione di apposito ordinativo di incasso da parte dell Azienda stessa. Il Cassiere, previa deliberazione del Consiglio di Amministrazione, concede all Azienda anticipazioni di cassa e forme dì finanziamento alle condizioni che saranno indicate in apposita convenzione. Art. 10. Fondi cassa Ciascun Centro di responsabilità potrà disporre, se autorizzato dal Direttore Generale, di uno o più fondi cassa presso il Cassiere, gestiti nei limiti del budget assegnato a tale scopo. Le spese effettuate devono essere rendicontate periodicamente al Responsabile della gestione contabile. Art. 11. Riscossione delle entrate Le entrate sono riscosse dall Istituto di Credito che gestisce il servizio di cassa. La lista degli incassi è sottoscritta dal Responsabile della gestione contabile e deve indicare per ciascun incasso : a) la denominazione e la causale dell entrata; b) l indicazione del debitore; c) l importo. L Istituto cassiere deve accettare, senza pregiudizio per i diritti dell Azienda, la riscossione di ogni somma versata in favore dell Azienda stessa. Art. 12. Pagamento delle spese Le spese sono di norma realizzate formalizzando ordini di acquisto. Il responsabile della struttura titolare della spesa autorizza l entrata della merce o della prestazione sulla base della documentazione comprovante il diritto del creditore e dell esito dei riscontri sulla conformità dei requisiti quantitativi e qualitativi pattuiti. Il responsabile della spesa è tenuto alla conservazione dei documenti giustificativi della spesa nei termini di legge. La struttura organizzativa preposta alla gestione contabile, verificata la correttezza formale dell autorizzazione, predispone l ordinativo di pagamento che è sottoscritto congiuntamente dal Responsabile della gestione contabile e dal Direttore Generale. Gli ordinativi di pagamento devono indicare: a) la causale della spesa; b) l indicazione del creditore, del relativo domicilio, del codice fiscale o partita IVA; c) le modalità di pagamento; d) l importo. 8

9 Art. 13. Spese di rappresentanza II Consiglio di Amministrazione autorizza l'ammontare delle spese di rappresentanza, ancorché non individuate nei singoli importi e nei singoli soggetti creditori, in sede di approvazione del Bilancio di previsione annuale. Le spese di rappresentanza devono: a) essere finalizzate al perseguimento degli interessi istituzionali dell'azienda ed assolvere alla funzione di rappresentatività dell'ente verso l'esterno; b) essere adeguatamente motivate e corredate di idonea documentazione giustificativa in ordine alla natura delle erogazioni ed alle circostanze che le hanno originate. Nei casi eccezionali di materiale impossibilità a produrre detti giustificativi, questi vanno sostituiti da apposita dichiarazione. Sono comunque considerate spese di rappresentanza: spese per telegrammi di partecipazione in caso di eventi luttuosi riguardanti dipendenti e loro familiari, componenti degli Organi dell Azienda, personalità che abbiano, comunque, riferimento con l attività dell Azienda stessa; colazioni e piccole consumazioni in occasione di incontri con Organi istituzionali, personalità e/o autorità estranee all Azienda, promossi per raggiungere determinati obiettivi aziendali; servizi fotografici e modesti rinfreschi in occasione di eventi particolari o di consegna di complessi abitativi. Le spese di rappresentanza sono disposte dal Presidente e fanno carico ad apposito conto di costo. Capo. IV. SISTEMA CONTABILE E BILANCIO DI ESERCIZIO Art. 14. Registri contabili Il Responsabile della gestione contabile deve tenere e conservare, oltre alla documentazione fiscale e contabile, i seguenti libri e registri contabili: 1. libro giornale; 2. libro degli inventari; 3. registro dei cespiti ammortizzabili; 4. registri obbligatori ai fini dell I.V.A.; 5. tutti gli altri libri o registri contabili previsti dal Codice Civile in relazione alle dimensioni dell Azienda. 9

10 Art. 15. Sistema contabile Il sistema contabile dell Azienda, ispirato ai principi civilistici, è finalizzato a fornire un quadro complessivo dei costi e dei ricavi della gestione, nonché delle variazioni patrimoniali e finanziarie intervenute. Ai fini della tenuta delle scritture contabili d esercizio, l Azienda adotta un piano dei conti costituito da un elenco di conti di natura patrimoniale, economica e d ordine, articolati in modo da consentire l analisi dettagliata dei fatti amministrativi dell Azienda stessa, nonché l aggregazione dei fatti economici. Art. 16. Criteri di valutazione Le valutazioni di bilancio devono essere effettuate secondo le disposizioni di legge, in particolare dell'art del Codice Civile e nel rispetto dei principi contabili di generale accettazione. Art. 17. Bilancio consuntivo II Bilancio consuntivo è redatto secondo i principi desumibili dall art e seguenti del Codice Civile. Il Bilancio consuntivo dell Azienda, corredato della relazione sulla gestione, di cui all art del Codice Civile, si compone dei seguenti documenti: a) Stato patrimoniale; b) Conto economico; c) Nota integrativa. Il progetto di Bilancio consuntivo, corredato della relazione sulla gestione redatta dal Direttore Generale, viene trasmesso, a cura del Presidente, al Collegio dei Revisori. Il Bilancio consuntivo è approvato dal Consiglio di Amministrazione entro i termini stabiliti dal Codice Civile e secondo quanto previsto dallo Statuto. Art. 18. Stato patrimoniale Lo Stato patrimoniale rappresenta le attività, le passività e, per differenza, il patrimonio netto aziendale. Esso è redatto in conformità dello schema previsto dall art del Codice Civile. Art. 19. Conto economico II Conto Economico riporta il risultato economico dell'esercizio, espresso come differenza tra i componenti positivi (ricavi) e negativi (costi) di reddito. Esso è redatto secondo lo schema previsto dall art del Codice Civile. 10

11 Art. 20. Nota integrativa La nota integrativa deve contenere le indicazioni previste dall art del Codice Civile, formulate in funzione della natura e delle caratteristiche peculiari dell'azienda, nonché tutte le altre informazioni occorrenti per fornire una rappresentazione chiara, veritiera e corretta della situazione patrimoniale, finanziaria e del risultato economico di esercizio dell'azienda. Art. 21. Relazione sulla gestione II Bilancio consuntivo è corredato dalla relazione, di cui all art del codice civile, redatta dal Direttore Generale, sulla situazione dell'azienda e sull'andamento della gestione, sia nel complesso che per i vari settori di attività, con particolare riguardo ai costi, ai ricavi ed agli investimenti. Art. 22. Inventario L inventario è redatto in conformità alle norme civilistiche e fiscali ed è sottoscritto dal Direttore Generale. Capo. V. FUNZIONI DI REVISIONE Art. 23. Collegio dei Revisori Il Collegio dei Revisori vigila, ai sensi dell art del Codice Civile, sull osservanza delle leggi, verifica la regolarità della gestione e la corretta applicazione delle norme di amministrazione, di contabilità e fiscali, fermo restando lo svolgimento di eventuali altri diversi compiti assegnati dalle leggi, dallo Statuto e dal presente Regolamento. Art. 24. Revisione interna Al fine di assicurare il corretto funzionamento ed il buon andamento dell attività, l'azienda può prevedere ed istituire, tramite il Consiglio di Amministrazione, una Struttura di revisione interna (Internal Auditing) finalizzata a garantire: a) la conformità dell attività dell Azienda alla normativa vigente, alle direttive ed alle procedure aziendali; b) l attendibilità e l integrità del sistema informativo. A tal fine, nell esercizio della propria attività, la Struttura di Internal Auditing avrà la funzione di verificare: a) i processi gestionali e le procedure organizzative; b) la regolarità e la funzionalità dei flussi informativi tra le diverse Strutture; c) l adeguatezza dei sistemi informativi e la loro affidabilità, affinché non sia inficiata la qualità delle informazioni sulle quali il vertice aziendale basa le proprie decisioni. 11

12 La Struttura di revisione, posta alle dipendenze del C.d.A., ha la facoltà di esaminare dati, procedure e programmi, senza peraltro esercitare alcun intervento diretto nei singoli settori oggetto del controllo e della verifica. Capo. VI. DISPOSIZIONI FINALI Art. 25. Trasmissione alla Regione Lazio, pubblicazione e decorrenza Il presente Regolamento è inviato, per opportuna conoscenza, alla Regione Lazio. Il Regolamento sarà pubblicato sul sito internet dell Azienda ed entra in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione. 12