INDENNITA DI TRASFERTA RIMBORSI SPESE - DIARIE. Cervignano - 13 novembre 2013 Dott. Giorgio Zerio

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1 INDENNITA DI TRASFERTA RIMBORSI SPESE - DIARIE Cervignano - 13 novembre 2013 Dott. Giorgio Zerio

2 Normativa e prassi Art.51 e 95 D.P.R n. 917; Circ. Ag. Entrate , n. 57; Circ. Ag. Entrate , n. 50; Ris. Ag. Entrate , n. 4/E; Ris. Ag. Entrate , n. 113/E; Cass. sent n

3 Soggetti interessati L art. 95, 5^ c. 5 del TUIR prevede che i compensi spettanti agli amministratori di società, sono deducibili nell esercizio in cui sono corrisposti; lo stesso articolo al c. 3 prevede, inoltre, che le spese di vitto ed alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a specifici limiti.

4 Utilizzo autovetture Inoltre, se il titolare dei predetti rapporti è autorizzato all utilizzo di proprio autoveicolo o di altro preso a noleggio, il soggetto potrà farsi rimborsare e la società potrà dedurre il relativo costo delle percorrenze chilometriche, nei seguenti limiti (tariffe A.C.I.): - Autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (motore a benzina); - Autoveicoli di potenza non superiore a 20 cavalli fiscali (motore diesel);

5 Concetto di Trasferta In generale si definisce «trasferta» uno spostamento, provvisorio e temporaneo, del lavoratore in una sede diversa da quella in cui abitualmente svolge la propria attività lavorativa. Gli elementi che, pertanto contraddistinguono una trasferta sono: Lo spostamento materiale del lavoratore dalla propria sede ad ad un luogo diverso dove è chiamato a svolgere l incarico; Il carattere di temporaneità e provvisorietà dello spostamento;

6 Sede di lavoro Individuazione della sede di lavoro abituale: sede attività territorio Ai fini fiscali la sede di lavoro abituale del dipendente, può identificarsi con il territorio comunale ove è ubicata la sede aziendale Uno spostamento sarà definibile come provvisorio e temporaneo in virtù del carattere di non definitività e non anche in funzione della durata dello stesso. Pertanto anche nell ipotesi di trasferta inferiore o superiore alle 24 ore non verranno meno le caratteristiche dello spostamento.

7 I rimborsi spese Rimborso delle spese sostenute dal dipendente (parasubordinato) Art. 51 T.U.I.R. Esclusione da tassazione (in quanto non costituiscono reddito) dei rimborsi spese documentate (rimborsi analitici) e non documentati (rimborsi forfetari) relativi a vitto, alloggio viaggio e trasporto per le trasferte dei lavoratori fuori dal comune di lavoro. Le trasferte entro il territorio comunale (salvo spese trasporto) sono, invece, considerate reddito. 1. Comporta la restituzione da parte del datore di lavoro o del committente del denaro speso dal dipendente per conto del datore di lavoro 2. Consiste in un reintegro patrimoniale 3. Trova ragione per le prestazioni svolte da dipendente fuori dal territorio comunale

8 Sistemi di rimborso Sistema analitico: al dipendente/collaboratore sono restituite tutte le spese adeguatamente documentate ed inerenti; Sistema forfetario: Al collaboratore/dipendente viene erogato un indennità forfetaria (cd diaria ) per le spese di vitto e alloggio che egli ha sostenuto nel corso di una trasferta fuori dal territorio comunale. Non si rende necessaria la produzione di alcun documento comprovante le spese. Sistema misto: al dipendente/collaboratore sono rimborsate le spese di vitto/alloggio e viene erogata l indennità di trasferta;

9 Rimborsi spese (no P. IVA) Costi competenza anno 2013 Imponibilità per il percipiente Deducibilità per l erogante RIMBORSI ANALITICI Per trasferte fuori dal comune sede di lavoro: Erogati entro il Deducibilità 2013 (criterio di competenza): - Vitto (1) - Alloggio - Viaggio - Trasporto - Indennità chilometriche (1) Per amministratore considerate spese di rappresentanza se riferite a clienti, fornitori, agenti. Non assimilabili ai compensi Erogati entro il Erogati dal al Reddito 2013 Nessuna tassazione (Si applica la stessa disciplina prevista per i lavoratori dipendenti) Reddito 2014 Fino a. 180,76 al giorno per le trasferte in Italia; Fino a. 258,23 per le trasferte all estero; Nei limiti dei costi auto di potenza fino a 17 cavalli fiscali (20 per i diesel) con riferimento ai costi delle tabelle Aci (indennità chilometriche)

10 Rimborsi spese (no P. IVA) Costi competenza anno 2013 Imponibilità per il percipiente Deducibilità per l erogante RIMBORSI SPESE FORFETARI DI COMPETENZA DELL ANNO 2013 Art. 51. c. 5 Limite giornaliero. 46,48 Italia. 77,47 Estero «Purché fuori dal comune sede di lavoro» Erogati entro il Erogati entro il Erogati dal al Reddito 2013 (Solo se superati i limiti di cui all art. 51, c. 5, altrimenti non sono mai imponibili) Reddito 2013 (si applica il principio di cassa allargato - Solo se superati i limiti di cui all art. 51, c. 5, altrimenti non sono mai imponibili) Reddito 2014 Deducibilità 2013 Deducibilità 2013 (si applica il principio di cassa allargato deducibilità in base al principio di competenza) Deducibilità 2013 Se riferiti a rimborsi nei limiti giornalieri Art. 51, c. 5 TUIR, «rimborsi spese» Deducibilità 2014 Se riferiti a rimborsi eccedenti i limiti giornalieri art. 51, c. 5 TUIR «compensi amministratori»

11 Riepilogo dipendente Trasferta Comunale Trasferta extracomunale Rimborso analitico Rimborso forfetario Rimborso misto Qualsiasi indennità o rimborso di spese è oggetto di tassazione; unica eccezione sono i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore stesso (autobus, treno, taxi ecc.) Il rimborso di spese di viaggio, trasporto, vitto ed alloggio non è imponibile, purché adeguatamente documentato; le altre spese anche non documentabili non concorrono alla formazione del reddito fino all importo massimo giornaliero di 15,49 ovvero 25,82 all estero. I rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma dio indennità chilometrica) non concorrono a formare il reddito L indennità corrisposta è imponibile solo per la parte che eccede 46,48 ( 77,47 per l estero) al netto delle spese di viaggio e trasporto. Se l alloggio o il vitto sono forniti gratuitamente l indennità non tassabile si riduce di un terzo ( 30,99 Italia; 51,65 estero), di due terzi ( 15,49 Italia; 25,82 estero) se entrambi forniti gratuitamente. I rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma dio indennità chilometrica) non concorrono a formare il reddito Se l alloggio o il vitto sono rimborsati analiticamente l indennità corrisposta è imponibile per la parte che eccede 30,99 Italia, 51,65 estero. Se l alloggio ed il vitto sono rimborsati analiticamente l indennità corrisposta è imponibile per la parte che eccede 15,49 Italia; 25,82 estero, sempre al netto delle spese di viaggio. I rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma dio indennità chilometrica) non concorrono a formare il reddito

12 Riepilogo impresa Trasferta Comunale Trasferta extracomunale Rimborso analitico Rimborso forfetario Rimborso misto Interamente deducibili, fatta eccezione per le spese di vitto ed allogio deducibili nel limite del 75% (art. 95 T.U.I.R) I rimborsi erogati sono deducibili nel limite giornaliero di. 180,76 per le trasferte in Italia ed. 258,23 per le trasferte all estero. Nota Ai fini IRAP, i costi per le indennità di trasferta e chilometriche relative ai dipendenti o ai collaboratori e lavoratori a progetto sono indeducibili (circ. Agenzia delle Entrate 27/ ). Interamente deducibili per IRPEF ed IRES. Nota Ai fini IRAP, i costi per le indennità di trasferta e chilometriche relative ai dipendenti o ai collaboratori e lavoratori a progetto sono indeducibili (circ. Agenzia delle Entrate 27/ ). Interamente deducibili per IRPEF ed IRES. Nota Ai fini IRAP, i costi per le indennità di trasferta e chilometriche relative ai dipendenti o ai collaboratori e lavoratori a progetto sono indeducibili (circ. Agenzia delle Entrate 27/ ).

13 Considerazioni Alla luce di quanto sopra esposto, in assenza di particolari situazioni, il metodo più semplice e snello per la gestione dei rimborsi, in sede di trasferta, è il sistema forfetario. Questo sistema permette di riconoscere al dipendente/parasubordinato una somma fissa (diaria) comprensiva di tutto, e di non dover più procedere ai singoli rimborsi piè di lista. L amministratore, nello specifico, riceverà queste somme in qualità di lavoratore parasubordinato. A questo proposito è consigliabile che le somme corrisposte in ragione delle trasferte effettuate siano riassunte in un cedolino paga che potrà essere elaborato con cadenza annuale o semestrale. Stessa soluzione potrà essere adotta nel caso in cui si preferisca optare per un sistema misto, che consente da un lato di corrispondere una diaria con il solo rimborso, a parte e secondo i criteri sopra esposti, delle spese di vitto o di alloggio.

14 Suggerimenti Bozza del verbale (1^ parte) TRATTAMENTO TRASFERTE PER AMMINISTRATORI E COLLABORATORI La gestione delle spese legate alla trasferta degli amministratori/collaboratori della Società sarà la seguente: Spese di viaggio L'uso del mezzo aereo è consentito quando... Il rimborso delle spese aeree avverrà nel limite del costo del biglietto di viaggio. L'uso del mezzo ferroviario verrà rimborsato nel limite del costo del biglietto di viaggio ed eventuali supplementi e prenotazione per la prima classe. L'uso dell'autovettura di proprietà è consentito e dà diritto all'indennità chilometrica calcolata sulla base delle tariffe ACI. L'indennità chilometrica verrà liquidata con riferimento agli specifici marca e tipo del veicolo (in produzione e fuori produzione), cilindrata e percorrenza media annua. Oltre a quanto stabilito dal comma precedente, verranno altresì rimborsate le spese per i pedaggi autostradali e per il ricovero dell'autovettura presso parcheggi e autorimesse se debitamente documentate. E' consentito l'uso del taxi per i collegamenti con stazioni ferroviarie, autolinee ed aeroporti, raggiungere alberghi, uffici e spostamenti interni alla località di missione. In tal caso è riconosciuto il rimborso della relativa spesa su presentazione di apposita documentazione. L'utilizzo della macchina a noleggio è consentito solo nel caso di oggettiva impossibilità all'uso di mezzi pubblici o taxi.

15 Suggerimenti - Bozza del verbale (2^ parte) - segue - Indennità di trasferta forfettaria (diaria) La Società..prevede che in caso di trasferta e/o missione dei propri amministratori/collaboratori, sarà corrisposta una diaria pari a.(./00) giornaliere per le missioni all interno del territorio nazionale, e pari a.(../00) giornaliere per le missioni all estero. Tale diaria sarà comprensiva delle spese di vitto e alloggio sostenute dall amministratore/collaboratore. Oppure Tale diaria non è comprensiva delle spese di vitto sostenute dall amministratore che saranno rimborsate a piè di lista e previa esibizione di idonea documentazione, secondo quanto previsto al punto successivo, e nei limiti massimi giornalieri pari ad per ciascun pasto.

16 Suggerimenti - Bozza del verbale (3^ parte) - segue - Documentazione delle spese Le spese ammissibili per le missioni e rimborsabili previa produzione di idonea documentazione contabile delle spese effettivamente sostenute sono: le spese di vitto per uno o due pasti giornalieri, a seconda che la missione si esplichi in coincidenza con gli orari del pranzo e/o della cena, sia per colazione o altri momenti di ristoro. le spese sostenute per l'uso di telefono, fax, solo se l'uso stesso risulta effettuato per ragioni di servizio sulla base di adeguata documentazione. Eventuali altre spese previste dalla società nello specifico. Spese non documentate La documentazione delle spese deve essere presentata in originale. Le spese non documentate in originale o per niente documentate non danno diritto al rimborso.

17 Fine

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