Azienda Ospedaliera S.Maria. Terni

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1 Azienda Ospedaliera S.Maria Terni Oggetto : Procedura aperta per l affidamento del Servizio di Archiviazione, Gestione e Dematerializzazione della Documentazione Sanitaria ed Amministrativa prodotta dall Azienda Ospedaliera di Terni CIG E CHIARIMENTI N. 5 Una ditta concorrente interessata a partecipare alla procedura in oggetto indicata, ha richiesto i seguenti chiarimenti; si forniscono le relative risposte: Domanda n. 1 I locali sono facilmente accessibili? Risposta n. 1 Si. Tutti i fabbricati e i relativi magazzini come descritti in seguito dispongono di aree di accesso e parcheggio. Domanda n. 2 I locali sono in un unica sede? Risposta n. 2 No. I locali di stoccaggio della documentazione sanitaria ed amministrativa oggetto dell appalto sono dislocati in due diverse posizioni; la Sede del Presidio Ospedaliero in Viale Tristano di Joannuccio 1 a Terni, un magazzino in locazione situato in Voc. Sabbioni sempre a Terni. Presso il Presidio, che si articola in n.7 fabbricati adiacenti, sono presenti archivi storici, di deposito e correnti per la parte amministrativa e sanitaria. Nel magazzino di Voc. Sabbioni è conservata la parte più consistente delle cartelle cliniche. Domanda n. 3 Il ritiro è previsto anche dagli uffici? Risposta n. 3 Si Domanda n. 4 Esiste la possibilità di stoccare il materiale in corso di ritiro o lo stesso deve essere portato via ad ogni giornata di lavoro? Risposta n. 4 No. Fare riferimento alle modalità di presa in carico descritte nel capitolato. Domanda n. 5 Esiste la possibilità di portare fuori il materiale con un transpallett dopo averlo pallettizzato all interno dei locali?

2 Risposta n.5 Non essendo a disposizione locali per lo stoccaggio temporaneo della documentazione in fase di carico, la preparazione e l imballaggio dello stesso materiale dovranno avvenire, con solerzia, nelle aree adiacenti ai punti di ritiro. Per quanto riguarda il magazzino di Voc. Sabbioni le operazioni di preparazione per il trasporto sono più agevoli. Domanda n. 6 Ipotizzando un trasporto con un bilico c è la possibilità per lo stesso di avvicinarsi alle porte di uscita del materiale per un agevole carico dei pallet? Risposta n. 6 Si, ma per il solo magazzino di Voc. Sabbioni. Per i magazzini del Presidio non è possibile l uso di un bilico. Domanda n. 7 I locali in cui i documenti vengono custoditi sono scaffalati? I documenti possono essere preparati a discrezione della ditta aggiudicataria o si deve seguire una logica dell AO? Risposta n. 7 Si. Per quanto riguarda la logica di preparazione, che è a discrezione delle ditte, questa sarà oggetto di valutazione tecnica. Domanda n. 8 Se si (come si suppone) tutti gli scaffali sono facilmente raggiungibili con le apparecchiature messe a disposizione dall AO (scale, muletti, etc) ovvero occorre predisporre l utilizzo delle proprie? Risposta n. 8 Le scaffalature sono, per la maggior parte, facilmente raggiungibili. Sono comunque a carico delle ditte tutte le attrezzature necessarie alla movimentazione dei documenti. Domanda n. 9 Come sono custoditi i documenti (ad es. a vista sui ripiani a livello pratica/cc, all interno di dox/faldoni ovvero all interno di scatole? Risposta n. 9 Genericamente tutti i documenti sono custoditi in magazzini o in locali, parte dei quali è attrezzata a questo uso. I documenti sono prevalentemente collocati su scaffalature o armadi, all interno di faldoni con dorso 25 cm.. Eccezionalmente in alcune aree i documenti possono essere trovati sfusi. Domanda n. 10 In caso di situazione mista si prega fornire stima % delle quantità per tipologia di custodia. Risposta n. 10 Non si dispone di un dato certo. Si può asserire, in maniera indicativa, che circa il 90% dei documenti sono conservati su scaffali all interno di faldoni. Domanda n. 11

3 In caso di custodia a Dox si prega di fornire la larghezza degli stessi mentre, in caso di custodia a scatola, si prega di fornire le dimensioni medie delle scatole utilizzate. Risposta n. 11 I faldoni sono appunto di tipo con dorso 25 cm.. Per le scatole non si dispone del dato trattandosi a volte di contenitori non standard per la documentazione. Domanda n. 12 Gli elenchi di catalogazione che l AO si impegna a fornire sono relativi a tutta la tipologia di documentazione o solo alle CC? Risposta n. 12 No. Si rimanda a quanto indicato nel capitolato. Domanda n. 13 Detti elenchi saranno forniti in modo elettronico (file Excel e/o Access) o in formato cartaceo per una successiva fase di data entry? Risposta n. 13 Saranno misti. Si rimanda a quanto indicato nel capitolato. Domanda n. 14 In caso di fornitura di elenchi elettronici gli stessi coprono tutta la documentazione? Se no specificare una stima della % di documentazione catalogata elettronicamente. Risposta n. 14 Non si dispone del dato sulla percentuale di copertura. Domanda n. 15 Gli elenchi contengono tutti i campi di indicizzazione necessari (ad es, per le CC il codice nosografico, cognome e nome del paziente, CF del paziente, reparto data di ricovero e dimissioni, reparto/i), etc) ovvero occorre immaginare una fase di data entry ricorrendo direttamente al cartaceo? Risposta n. 15 In considerazione della variabilità degli eventuali strumenti forniti è sicuramente necessario immaginare una fase di data entry. Domanda 16 Anche per il materiale ricorrente saranno disponibili i file di indicizzazione per cui la PIC si limiterà ad un operazione di spunta od occorre prevedere un attività di Data Entry da effettuarsi c/o la sede dell AO per consentirne la sottoscrizione congiunta? Risposta n. 16 La metodologia di presa in carico e catalogazione della documentazione è oggetto di valutazione tecnica. Domanda 17 Il materiale ricorrente verrà ritirato sempre in locali adibiti ad archivio o nei vari uffici

4 Risposta n. 17 Il ritiro avverrà sulla base delle esigenze dell AOSP (e quindi potenzialmente anche presso gli uffici), che ovviamente cercherà di agevolare l attività delle ditte creando, quando possibile, dei collettori per lo stoccaggio. Domanda n. 18 E possibile ottenere dall AO le statistiche di ricerche per tipologia di documento richieste durante gli ultimi anni? Risposta n. 18 Non si dispone del dato. Domanda 19 E possibile avere una suddivisione % delle suddette ricerche per SLA (ordinaria, urgenza1 ed urgenza 2)? Risposta n. 19 Non si dispone del dato. Domanda n. 20 Nel caso specifico di richieste generiche di CC è sempre necessario inviare all AO l originale cartaceo per confronto con la copia digitale pubblicata? (da quanto riportato nel paragrafo 3.5 sembrerebbe di no) Risposta n. 21 Si rimanda a quanto descritto nel Capitolato Speciale. Domanda n.22 Numero medio di fogli/facciate per CC? Risposta n.22 Circa 50 pagine. Domanda 23 Una cartella clinica dovrà essere digitalizzata su un unico pdf o in più pdf in funzione delle sezioni della stesse? Risposta n. 23 Su di un unico file PDF. Domanda 24 Il personale dell aggiudicatario dovrà provvedere al riordino delle CC in funzione di uno specifico ordinamento delle stesse fornito dall AO? Risposta n. 24 Sulla base delle esigenze dell AOSP. Domanda 25

5 E sufficiente un acquisizione ottica b/n o toni di grigio o, causa form e foto presenti nelle CC, è necessario procedere con un acquisizione a colori? Risposta n. 25 Le modalità di acquisizione sono oggetto di valutazione tecnica. Domanda n. 26 Si prega di specificare se con proprio data center si intende quello dell aggiudicatario o quello dell AO? Risposta n. 26 Si intende quello dell aggiudicatario. Domanda n. 27 art E corretto pensare che, per quanto attiene il software utilizzato, l aggiudicatario dovrà fornire le sole licenze d uso mentre l AO si farà parte diligente sottoscrivendo gli opportuni contratti di manutenzione nel caso il nuovo aggiudicatario voglia utilizzare lo stesso software? Risposta n. 27 Si. I relativi costi rimarranno a carico dell AOSP ma faranno parte del rapporto economico con il nuovo aggiudicatario.

6 IL REFERENTE TECNICO Dott. Massimo Domiziani IL RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO Dott.ssa Cinzia Angione IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO Dott.Riccardo Brugnetta