CAPITOLATO TECNICO. Realizzazione di un: Sistema Informativo per la gestione del Patrimonio e dei Servizi Tecnico-Logistici ALLEGATO 1 V.E.C.A.

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1 DIPARTIMENTO DELLA PUBBLICA SICUREZZA DIREZIONE CENTRALE DEI SERVIZI TECNICO-LOGISTICI E DELLA GESTIONE PATRIMONIALE UFFICIO TECNICO E ANALISI DI MERCATO SETTORE 1 INFORMATICA CAPITOLATO TECNICO Realizzazione di un: Sistema Informativo per la gestione del Patrimonio e dei Servizi Tecnico-Logistici ALLEGATO 1 V.E.C.A. Pag 1/8

2 1 Premessa Allegato 1 I Magazzini V.E.C.A. regionali e interregionali, con un decreto del Ministro dell'interno, in data 02/05/1998, assumono la denominazione di Centri dì Raccolta regionali/interregionali V.E.C.A. Recentemente con un decreto del Capo della Polizia si è provveduto ad inquadrarli funzionalmente e gerarchicamente sotto le Direzioni Interregionali (D.I.) competenti sul territorio tagliando il cordone ombelicale con la Direzione Centrale dei Servizi tecnico-logistici e della gestione Patrimoniale Alla luce di quanto sopra la struttura organizzativa del settore V.E.C.A. si può schematizzare come segue Direzione Centrale dei Servizi Tecnico Logistici Direzioni Interregionali Altre Direzioni Centrali Centri Raccolta Regionali ed Interregionali Centri Raccolta Nazionali Magazzini di Servizio 2 Compiti dei centri Pianificare in tempo utile d'intesa con la D.l, il fabbisogno dei materiali occorrenti per il servìzio; Predisporre la proposta alla D.l. di norme, disposizioni ed istruzioni per il regolare funzionamento della gestione; Regolare i movimenti di materiali fra gli Enti Consegnataci (Polizia di Stato e CC) Verificare attraverso il controllo l'introduzione.collaudo e buona conservazione dei materiali; Pag 2/8

3 Esercitare il controllo sulla tenuta della contabilità dei consegnatari e subconsegnatari; Tenere aggiornata la situazione patrimoniale dei materiali in carico; A ciascun Centro di raccolta è preposto un Direttore il cui incarico è affidato ad un Funzionario della P.S. (art.2 D.M.s.n.del e art,53 del D.P.R. n.417 del ) Egli deve; Accertare la responsabilità amministrativo/contabile ai sensi delle Vigenti disposizioni; Dispone le verifiche dei magazzini e la ricognizione dei materiali in carico; Raccolgono le richieste di fabbisogno di materiali dagli Enti (magazzini di. servizio) per poi valutarti con la D.l. Dispone i movimenti dei materiali e convalida i relativi documenti; Coordina l'attività del Consegnatario; Vigila sulla regolarità e tempestività della distribuzione dei materiali; Accerta la quantità e la destinazione dei materiali così come ordinato dall'organo Superiore, 3 I Consegnatari Tutti i beni in uso alla Polizia di Stato debbono essere dati in carico a Consegnatari responsabili che si dividono come segue: consegnatari di materiali per debito di custodia consegnatari di materiali per debito di vigilanza A ciascun Centro dì raccolta è assegnato un Consegnatario responsabile, nominato con decreto da registrarsi alla Corte dei Conti, responsabile per "debito di custodia" (art.3 del D.M.sn.del , art.52 del D.P.R. N.417 DEL 07/08/1992). Presso tutti gli Enti della Polizia di Stato, sono istituiti i magazzini di servizio, per la conservatone e la distribuzione dei materiali occorrenti per il funzionamento di detti organismi. Tutti i consegnatari, obbligati o meno alla resa del Conto Giudiziale, devono tenere aggiornati i quaderni di carico (inventari) in modo che ad ogni movimento risulti a chi sono affidati, in rapporto anche alla vigilanza sull'uso o sulla manutenzione degli stessi I rispettivi consegnatari, per "debito di vigilanza" rispondono della consistenza e della conservazione dei materiali ad essi affidati e ne dimostrano i movimenti al consegnatari per "debito di custodia" dai quali ricevono i materiali stessi. I consegnatari dei magazzini di servizio rendono annualmente il conto amministrativo della loro gestione, da allegare al conto giudiziale del Consegnatario del competente Centro di Raccolta V.E.C.A. Pag 3/8

4 4 NORME AMMINISTRATIVE E CONTABILI PER LA GESTIONE DEL MATERIALE Per la gestione dei materiali V.E.C.A.vi sono degli specifici documenti contabili che debbono essere compilati al fine di giustificare il movimento, in aumento o in diminuzione. l'acquisto o la perdita di materiali. Tali documenti risultano essere: SCONTRINO DI CARICO RICHIESTA DI CARICO RICHIESTA DI SCARICO QUADERNI DI CARICO REGISTRO VALUTATIVO REGISTRO ANALITICO PROSPETTO VALUTATIVO ' REGISTRO DEI MATERIALI DI FACILE CONSUMO. Per movimentare i materiali acquistati, perduti, aumentati o diminuiti in giacenza presso i vari Centri dì Raccolta e gli altri Consegnatari nell'anno finanziario di gestione è stato adottato un sistema per Titoli e Sottotitoli in base ai quali è possibile individuare la natura della movimentazione. Ai finì della resa del Conto Giudiziale, in sede dì chiusura dell'esercizio finanziario, i Consegnatari espleteranno i seguenti adempimenti: A. Confrontare contabilmente e di fatto le giacenze dei materiali con le rimanenze risultanti dai registri contabili; B. Dalla ricognizione eseguita dovrà essere redatto apposito verbale; C. Dimostrazione di aver effettuato il controllo della dotazione dei materiali nei confronti dei Reparti dipendenti; D. Riepilogo della documentazione e trasmissione alla Ragioneria Centrale; E. Attesa del decreto di scarico del conto giudiziale da parte della Corte dei Conti. 5 FABBISOGNO-ASSEGNAZIONE-RITIRO MATERIALE Alla luce delle nuove normative, è la D.I, ragguagliandosi con il Centro di Raccolta V.E.CA. che procede all'invio alla Direzione Centrale delle richieste dei materiali pervenute dagli Enti La Direzione Centrale, esaminate le richieste pervenute dalle 7 D.I. tenendo conto della disponibilità dei materiali, effettuerà le assegnazioni alle D.I. le quali si attiveranno immediatamente affinché nel più breve tempo possibile, i Centri dipendenti dispongano il ritiro dei materiali per poi farli giungere a destinazione attraverso i vettori (ora anche privati) I materiali trattati dai GRUPPI: A. Tratta materiale dì vestiario- equipaggiamento B. Tratta materiale di casermaggio, equipaggiamento dei reparti speciali Pag 4/8

5 C. Tratta materiale dì armamento munizionamento, buffetterie (art.116 e seguenti del libro "Istruzioni per la gestione del materiale della Polizia di Stato) Questi GRUPPI sono riportati in un tabulato denominato "Nomenclatore Generala Tariffario" di esclusiva competenza dell'u.no.m.e.c. (Uffìco Nomenclatura Materiali Equipaggiamento e Casermaggio), sul quale saranno indicati i seguenti dati; codice meccanografico del materiale; descrizione del materiale; unita di misura del materiale; prezzo unitario inventariale del materiale; anno di inserimento del bene Non tutto il materiale acquistato dall' Amministrazione, trova riscontro nel Nomenclatore. esistendo in commercio numerose offerte di beni, a tal fine l'ufficio U.No.M.E.C. provvede una volta ricevuta la richiesta dì codifica ad attribuire il codice meccanografico ed aggiornare il nomenclatore. Attraverso i Centri di Raccolta V.E.CA con un modello denominato scheda VECA/10 si richiedono le codifiche del materiale acquistato dai Reparti della P.S, e dei CC. Le operazioni relative alla movimentazione dei materiali sono giustificate dai. BUONI DI PRELEVAMENTO e VERSAMENTO (art.149 e seguenti del libro "Istruzioni per la gestione del materiale della Polizia di Stato). 6 Caratteristiche funzionali La gestione e i flussi informativi devono essere diversificati a seconda del materiale trattato, in considerazione del fatto che questi ultimo è suddiviso nelle seguenti tre categorie A, B, C sopra menzionate. Il software da realizzare, oltre alle comuni operazioni che una gestione di magazzino deve avere, dovrà prevedere le seguenti funzionalità: 6.1 Acquisizione dei materiali Il materiale che i magazzini devono prendere in carico può arrivare da diversi canali. Il software dovrà permettere di inserire a sistema i materiali a prescindere da quale sia la loro origine, inoltre dovrà essere prodotta tutta la documentazione contabile amministrativa necessaria. Di seguito vengono elencate le principali fonti per l acquisizione dei materiali Contratto. Stipulato dalla Direzione Centrale a seguito di una pianificazione acquisti Libero commercio Iniziative di acquisto, ad importo limitato, effettuate dai singoli uffici attraverso i propri capitoli di spesa Acquisti di altre Direzioni Centrali Materiale del quale la Direzione Centrale dei Servizi Tecnico Logistici si occupa della sola distribuzione. Pag 5/8

6 6.2 Procedure di consegna dei materiali agli utenti finali Per utente finale va inteso il personale della Polizia di Stato, quando si assegna materiale in dotazione personale, va inteso invece, come ente o ufficio quando si assegna materiale in dotazione di reparto. Contestualmente alla consegna del materiale il software dovrà aggiornare in tempo reale la giacenza di magazzino e caricare all utente finale il materiale consegnato. 6.3 Procedure di fuori uso I materiali, ad eccezione del rapido consumo per i quali non è prevista tale procedura, quando si verificano determinate condizioni come: naturale deperimento, fuori servizio; incuria dell'assegnatario; furto; smarrimento altre cause; sono dichiarati FUORI USO (art.121 e seguenti del libro "Istruzione per la gestione del materiale della Polizia di Stato). La procedura di fuori uso consiste nel rimuovere il materiale dalla proprietà dell amministrazione secondo procedure stabilite. Il software dovrà essere conforme a tali procedure. 6.4 Gestione contabile I Centri Raccolta Interregionali e Regionali hanno l obbligo di redigere il conto giudiziale (Vedi allegato 4) da inviare alla Corte dei Conti. Il software dovrà implementare tutte le funzionalità utili redigere il conto giudiziale nei tempi e modi previsti dalla legge. 6.5 Gestione contratti Per ogni contratto stipulato dovrà essere tracciato il suo stato di avanzamento, ossia informazioni relative al collaudo, alla merce gia consegnata e da consegnare, alle eventuali revisioni e integrazioni del contratto. 6.6 Gestione attagliamento Consiste in un campionario di tutto il materiale formante la divisa della Polizia di Stato. Ogni dipendente recandosi presso il proprio magazzino di riferimento (presumibilmente un magazzino di servizio) può provare i singoli capi e quindi compilare con precisione la propria scheda di vestiario suddivisa per tipologia e taglie e integrata anche dei dati anagrafici 7 Flussi informativi Per ognuna delle tre categorie di materiali vengono descritti, in prima analisi, i flussi informativi relativi alla produzione del piano acquisti e alle Procedure di consegna dei materiali agli utenti finali Gruppo A Pag 6/8

7 Procedure di consegna dei materiali agli utenti finali. Nel momento che il personale si reca presso il magazzino di servizio per il ritiro del materiale, il software dovrà verificare che il dipendente ritiri effettivamente il vestiario delle taglie riportate sulla sua scheda di vestiario. Attraverso l informatizzazione del Libretto personale prima della consegna del materiale il software dovrà verificare se il dipendente ha diritto al materiale che vuole ritirare, cioè se precedentemente ha già ritirato lo stesso materiale e questo ancora non abbia terminato il suo ciclo di vita. All atto della consegna il sistema dovrà aggiornare le giacenze di magazzino nonché il libretto personale del dipendente. Gruppo B Procedure di consegna dei materiali agli utenti finali. Stesse modalità ed esigenze del materiale del Gruppo A Gruppo C Procedure di consegna dei materiali agli utenti finali. Stesse modalità ed esigenze del materiale del Gruppo A 8 Note aggiuntive Le caratteristiche funzionali fuori uso, Gestione contabile, Gestione contratti sono comuni a tutti i settori di competenza coperti dal sistema operazionale e pertanto possono essere collocate ad un livello funzionale superiore al singolo settore, ossia al livello della Gestione del patrimonio della schema riportato nel capitolo 1 del capitolato. Ad integrazione di quanto sopra il software richiesto dovrà prevedere le funzionalità per le seguenti gestioni 1. Gestione anagrafiche: a. Registro Armi e munizionamento b. Registro Beni Mobili di Rapido Consumo c. Registro Beni Mobili per destinazione d uso d. Nomenclatore e. Gestione Contratti f. Causali di movimentazione dei beni g. Codici Enti Consegnatari per debito di custodia h. Codici Enti Consegnatari per debito di vigilanza 2. Gestione Consegnatari: a. Gestione Consegnatari per debito di custodia i. Nomina ii. Sostituzione Pag 7/8

8 iii. Variazione dati iv. Ricerca b. Gestione Consegnatari per debito di vigilanza i. Nomina ii. Sostituzione iii. Variazione dati iv. Ricerca 3. Gestione Enti Consegnatari: a. Gestione magazzini principali i. Creazione magazzino ii. Cessazione magazzino iii. Carico materiali iv. Scarico materiali v. Gestione dei beni consumabili vi. Dismissione Materiali vii. Gestione del Fabbisogno viii. Redazione e Gestione Conto Giudiziale 1. Chiusura conto 2. Inventario b. Gestione magazzini di servizio i. Creazione magazzino di servizio ii. Cessazione magazzino di servizio iii. Presa in carico materiali dotazione di reparto ed individuale iv. Assegnazione materiali dotazione di reparto ed individuale v. Restituzione materiali a vario titolo vi. Dismissione Materiali vii. Gestione del Fabbisogno viii. Registro di carico ix. Riepilogo a valore x. Gestione dei beni consumabili xi. Redazione e Gestione del conto amministrativo 9 Osservazioni Le informazioni contenute in questo documento sono da considerarsi indicazioni di massima. Sarà responsabilità del fornitore raccogliere tutte le informazioni necessarie per una completa stesura del documento di analisi da sottoporre ad approvazione dell amministrazione cosi come specificato nel capitolato tecnico. Pag 8/8