VADEMECUM SULLA TENUTA DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE PRESSO I BENEFICIARI FINALI

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1 UNIONE EUROPEA REPUBBLICA ITALIANA ASSESSORATO DELLA PROGRAMMAZIONE, BILANCIO, CREDITO E ASSETTO DEL TERRITORIO CENTRO REGIONALE DI PROGRAMMAZIONE POR SARDEGNA VADEMECUM SULLA TENUTA DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE PRESSO I BENEFICIARI FINALI Gennaio 2010

2 INDICE GENERALITÀ IL QUADRO DI INSIEME DELLA DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE PRESSO IL BENEFICIARIO FINALE... 3 I.1 Il Fascicolo di operazione Cartella A - Sezione Anagrafica Cartella B - Sezione tecnica e amministrativa Cartella C - Sezione contabile -finanziaria ALLEGATO - IL FORMAT DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE... 6 Frontespizio del fascicolo di operazione... 6 Sommario del dossier... 6 Cartella A - Sezione Anagrafica... 7 Cartella B - Sezione della documentazione tecnica e amministrativa... 8 Cartella C - Sezione della documentazione contabile-finanziaria

3 GENERALITÀ L articolo 38 paragrafo 6 del regolamento (CE) n. 1260/1999 stabilisce che per un periodo di tre anni, successivamente al pagamento da parte della Commissione del saldo relativo al Programma, l Autorità responsabile tenga a disposizione della Commissione tutti i documenti giustificativi (o gli originali o copie certificate conformi degli originali su supporti di dati comunemente accettati) concernenti le spese e i controlli relativi all'intervento in questione. In conformità al richiamato articolo 38, paragrafo 6, del Reg. 1260/99 occorre assicurare che tutti i documenti pertinenti a spese e pagamenti specifici riportino la registrazione del nome e dell'ubicazione dell'organismo che li detiene e la possibilità di accesso agli stessi da parte delle persone e degli organismi preposti alle attività di controllo. La documentazione da classificare ed ordinare per dare conto delle attività tecniche, valutative, amministrative, contabili e finanziarie collegate alla programmazione ed implementazione delle misure/azioni/progetti finanziati nell ambito del programma comunitario deve essere collocata: - in un dossier di Misura presso ciascun Responsabile di Misura (e presso gli eventuali Organismi Intermedi), che contiene la documentazione concernente il quadro programmatico della Misura, la selezione e l assegnazione delle risorse del POR ai Beneficiari Finali e tutta la documentazione inerente il rapporto tra il RdM e ciascun BF (selezione, finanziamento, impegni di spesa e pagamenti, attestazioni di spesa e rendicontazioni finali di operazione, sorveglianza, controllo); - in un Fascicolo di Operazione presso ciascun Beneficiario finale, che contiene la documentazione concernente l attuazione dell Operazione, dall assegnazione del finanziamento del POR da parte della Regione e dell eventuale stanziamento di risorse proprie alle fasi della progettazione e successiva aggiudicazione di lavori, servizi o forniture attraverso procedure di evidenza pubblica, alla esecuzione materiale, alla gestione contabile e ai pagamenti, alle attestazioni di spesa, ai controlli (autocontrollo), alle verifiche tecniche, agli Stati di avanzamento lavori, agli atti di collaudo e alla rendicontazione. È necessario garantire il rispetto di questo adempimento e, laddove necessario, procedere alla realizzazione ex novo di un archivio documentale rispondente a tale normativa. La puntuale classificazione dei documenti, la loro ordinata conservazione e l indicazione della sede degli archivi facilitano il loro reperimento e la messa a disposizione dei soggetti chiamati allo svolgimento degli eventuali controlli da parte della Commissione e/o degli altri soggetti regionali ad essi preposte (controlli di I e II livello). Nel seguito si espongono i criteri da rispettare nella tenuta della documentazione da parte dei Beneficiari Finali e i dettagli relativi alla classificazione di detta documentazione, articolata in tre livelli: Fascicolo, Cartella e Sottocartella. 2

4 1 IL QUADRO DI INSIEME DELLA DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE PRESSO IL BENEFICIARIO FINALE I.1 IL FASCICOLO DI OPERAZIONE Il Beneficiario finale (BF) deve organizzare la tenuta della documentazione con un fascicolo riferito a ciascuna operazione per la quale ha la totale responsabilità attuativa. Il Fascicolo di operazione è articolato in Cartelle contenenti la documentazione tecnica, amministrativa e contabile relativa all operazione finanziata; la copertina di ciascun fascicolo deve riportare l indice/sommario dei documenti contenuti (Cartelle) e queste, parimenti, dovranno riportare l indice/sommario delle Sottocartelle). Qualora alcuni documenti siano custoditi in originale presso i competenti servizi del BF (es. ragioneria o ufficio tecnico) sarà cura del RUP archiviare nel fascicolo di operazione copia conforme di tale documentazione. Il Fascicolo deve essere intestato con le informazioni di seguito riportate, al fine di ritrovare già sulle copertina gli elementi identificativi dell operazione; e precisamente: - l Asse, la misura e l azione con la quale è stata finanziata l operazione; - il Beneficiario finale responsabile dell attuazione dell operazione (dati anagrafici); - il Titolo dell operazione; - la Localizzazione dell operazione; - il Quadro economico e la copertura finanziaria Cartella A - Sezione Anagrafica Contiene tutte le informazioni necessarie all individuazione univoca dell operazione, quali la descrizione dell operazione, il codice di operazione, il CUP, il costo totale ammesso, quota comunitaria e eventuale cofinanziamento; le generalità del rappresentante legale del beneficiario finale, il RUP (responsabile unico di procedimento) ed i suoi riferimenti (indirizzo, telefono e e.mail); gli obiettivi e gli indicatori fisici di realizzazione relativi alla specifica operazione Cartella B - Sezione tecnica e amministrativa Nella sezione dovranno essere classificati tutti gli atti relativi alle attività che hanno portato al finanziamento dell operazione nonché quelli relativi all aggiudicazione e realizzazione dei lavori: la domanda e la documentazione di progetto, la notifica, l integrazione della documentazione (varianti), la concessione del contributo e l eventuale disciplinare, i certificati di inizio e fine lavori, gli stati di avanzamento lavori, lo stato finale, la documentazione di collaudo, la documentazione relativa alla pubblicità dell intervento ed alla compilazione delle schede di monitoraggio trimestrale. Nello specifico la documentazione tecnica ed amministrativa sarà così articolata: 1. Documentazione relativa alle attività sviluppate dal BF per ottenere il finanziamento dell operazione - Domanda del B.F. alla Regione o ente delegato 3

5 - Delibera/Determinazione di assegnazione del finanziamento - Atto di concessione e Disciplinare di obblighi del BF Si tratta nello specifico di informazioni relative agli atti del processo di istruttoria, valutazione e selezione dell operazione. 2. Documentazione relativa alle attività sviluppate dal BF per l appalto delle opere/servizi da realizzare per l operazione finanziata 2.1. Progettazione (riportare nella cartella la progettazione esecutiva, la relazione tecnica, il computo metrico, il quadro economico (lavori) o il Capitolato per forniture e sevizi, e il preventivo dettagliato dei costi, nonché gli atti relativi all approvazione del progetto ed alle autorizzazioni ottenute. - affidamento progettazione esecutiva - realizzazione della progettazione - autorizzazioni - atti approvati e approvazione del progetto esecutivo 2.2. Procedure per l aggiudicazione dei lavori - Pubblicazione bando di gara per l aggiudicazione dei lavori e/o forniture - Atti della commissione di valutazione (nomina commissione, verbali, check list griglia di valutazione e punteggi, costruzione graduatoria aggiudicazione provvisoria) - Aggiudicazione dei lavori (definitiva) 2.3 Esecuzione dei lavori - Stipula contratto/i con l impresa aggiudicataria dei lavori e/o forniture - Consegna lavori all impresa aggiudicataria - Certificato di inizio dei lavori - Nomina della commissione di collaudo - Certificato chiusura lavori - Certificato di collaudo o di regolare esecuzione, approvazione del BF e chiusura concessione Cartella C - Sezione contabile -finanziaria Dovranno essere qui riportati i documenti che riguardano gli impegni, gli atti/mandati di liquidazione, la documentazione acquisita dal BF a supporto della propria spesa (fatture quietanzate e altri giustificativi emessi da imprese e fornitori di beni e servizi con timbro che ne attesti il finanziamento comunitario); il quadro tecnico economico del progetto, copia delle dichiarazioni di spesa trasmesse agli Uffici regionali; copia dei mandati (o altri mezzi) di pagamento e quietanze; altra documentazione per lavori in economia ed altre spese, mandati regionali di pagamento. Nello specifico la documentazione sarà così articolata: 4

6 1. Documentazione relativa alle registrazioni contabili concernenti le spese effettivamente sostenute: - atto di impegno della spesa - quadro economico del progetto - delibere o determinazioni di liquidazione delle risorse (dall anticipazione eventuale ai pagamenti per stato di avanzamento lavori e saldi) - mandati quietanzati ( o altri mezzi di pagamento) delle erogazioni effettuate - eventuali altre documentazioni di spesa per somme a disposizione, spese tecniche, lavori in economia, etc. 2. Documentazione a supporto della spesa sostenuta (giustificativi): - fatture presentate dalle ditte che realizzano opere ed attività per il B. F., riferita al progetto (operazione) - documentazione giustificativa per spese tecniche (progettazione, direzione lavori, collaudo, etc. ) - documentazione giustificativa per eventuali spese non ripartite (spese generali) sostenute dallo stesso B.F. ed imputabili (pro quota) al progetto e quella su eventuali spese in economia 3. Documentazione relativa alle dichiarazioni di spesa presentate dal B.F. all ufficio regionale Responsabile della misura - attestazioni di spesa trimestrali e note di trasmissione; - titoli di spesa (elenco mandati, data, oggetto, importo, quietanza) - elenco supporti contabili e giustificativi di spesa (fatture originali e/o documentazione probatoria equivalente) - spesa contabilizzata negli stati di avanzamento lavori redatti dal Direttore dei lavori (approvati dall organo deliberante) - Rendiconto finale, atti di collaudo e relazione di chiusura della concessione. 5

7 2. ALLEGATO - IL FORMAT DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE Di seguito si riporta il format del fascicolo di operazione con una esemplificazione delle intestazioni e dei sommari delle Cartelle e delle Sottocartelle con riferimento agli elenchi della specifica documentazione che ciascun raccoglitore deve contenere. L esempio riportato si riferisce, per quanto riguarda il dettaglio della documentazione, alla tipologia di operazione realizzazione opere pubbliche, ma è applicabile alla tipologia acquisizione di beni e servizi. FRONTESPIZIO DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE FRONTESPIZIO DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE DEL BF POR: Sardegna Asse (codifica e titolo) Misura (codifica e titolo) Azione (codifica e titolo) Responsabile di Misura: Titolo operazione: Tipologia di operazione Localizzazione dell intervento Ubicazione dell archivio Realizzazione opere pubbliche. SOMMARIO DEL DOSSIER Cartella A Cartella B Cartella C Sezione anagrafica Sezione documentazione tecnica e amministrativa Sezione documentazione contabile-finanziaria 6

8 CARTELLA A - SEZIONE ANAGRAFICA ASSE (CODIFICA E TITOLO) MISURA (CODIFICA E TITOLO) AZIONE (CODIFICA E TITOLO) DENOMINAZIONE DELL OPERAZIONE/PROGETTO LUOGO DI REALIZZAZIONE DELL OPERAZIONE/PROGETTO PROVINCIA DI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO (NOME E COGNOME) LUOGO ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE L OPERAZIONE/PROGETTO: AFFERENTE STAZIONE APPALTANTE INDIRIZZO RAPPRESENTANTE LEGALE (NOME, COGNOME ED INDIRIZZO) PROGETTO GENERATORE DI ENTRATE? SI NO OPERAZIONE SOTTOPOSTA A ONERI DI INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ? OPERAZIONE SOPRA SOGLIA COMUNITARIA? SI SI NO NO OPERAZIONE COERENTE? SI FASE NO COSTO DELL OPERAZIONE /PROGETTO FESR COFINANZIAMENTO COFINANZIAMENTO COFINANZIAMENTO IMPORTO NAZIONALE REGIONALE PRIVATO TOTALE 7

9 CARTELLA B - SEZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE TECNICA E AMMINISTRATIVA DOCUMENTAZIONE DA ARCHIVIARE Atti di ammissione a finanziamento Atto di ammissione a finanziamento Atto di accettazione degli obblighi previsti dal provvedimento di finanziamento Responsabile del Procedimento (RUP) Atto di nomina del RUP Eventuali atti di sostituzione del RUP Conferimento incarichi professionali Atti relativi alla procedura di affidamento Atti relativi al conferimento dell incarico Progetto esecutivo a base d asta Quadro economico Cronoprogramma Piano particellare descrittivo di esproprio (elenco degli espropriati) Piani di sicurezza e di coordinamento Schema di contratto e capitolato speciale d appalto Delibera approvazione progetto Delibera di approvazione capitolato/disciplinare di gara e relativo bando Atti relativi alla Pubblicazione del bando Verbali di gara Delibera approvazione verbale di gara e aggiudicazione della gara Quadro economico al netto del ribasso Contratto di appalto Verbale di consegna dei lavori Dichiarazione esistenza delle condizioni dichiarate, visti, pareri ed autorizzazioni Se ricorre, delibera approvazione gara per fornitura impianti e/o macchinari e/o attrezzature e/o arredi Se ricorre, verbali di gara Se ricorre, approvazione dei verbali di gara e aggiudicazione delle forniture Se ricorre, contratti o altri documenti giuridicamente vincolanti 8

10 Variazioni nelle forniture di impianti e/o macchinari e/o attrezzature e/o arredi Delibera/decreto approvazione Variazione Relazione sulla piena funzionalità dei beni acquisiti Approvazione della relazione di piena funzionalità dei beni acquisiti Quadro Economico a Consuntivo approvato Variante in corso d opera e/o assestamento finale Delibera approvazione perizia di Variante Verbale di sospensione dei lavori Nuovo quadro economico Certificato ultimazione lavori Certificato di Collaudo e/o Regolare esecuzione Delibera approvazione Collaudo Quadro Economico a Consuntivo Verbale di riconsegna dei lavori Adempimenti relativi alla pubblicità ai sensi del regolamento (ce) 1159/2000 Documentazione fotografica attestante il rispetto degli adempimenti 9

11 CARTELLA C - SEZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CONTABILE-FINANZIARIA DOCUMENTAZIONE DA ARCHIVIARE Estremi del c/c dedicato al finanziamento dell operazione/progetto Determine e/o decreti di liquidazione regionale (r.d.m) S.A.L. Certificati di Pagamento Fatture o altri documenti di forza probante equipollente Versamenti ritenute di Acconto (ove previste) Determine e/o Decreti di liquidazione del b.f. Mandati / Ordini di Pagamento (quietanzati) del b.f. Espropri Spese tecniche Attestazioni di spesa e domande di pagamento inviate (acconto, rimborsi, saldi) 10