COMUNE DI SENNARIOLO PROVINCIA DI ORISTANO

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1 COMUNE DI SENNARIOLO PROVINCIA DI ORISTANO VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE n 54 del 09/10/2015 OGGETTO ATTIVAZIONE SISTEMA DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI-INDIVIDUAZIONE DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI L anno DUEMILAQUINDICI il giorno 9 (NOVE) del mese di OTTOBRE alle ore nella sala delle adunanze della Casa Comunale, regolarmente convocata, si è riunita la Giunta Comunale nelle persone dei Signori: Ledda Gianbattista Manca Maria Concetta Mette Giovanna Antonella Sanguinetti Antonio Presenti: 3 Assenti: 1 Risultato legale il numero degli intervenuti, assume la Presidenza il Signor LEDDA GIANBATTISTA in qualità di SINDACO. Assiste il SEGRETARIO COMUNALE, con le funzioni di cui all art. 97, comma 4, lett. a) del Decreto Legislativo n. 267/2000, Dr.ssa PUGGIONI Caterina. Il Presidente dichiara aperta la discussione sull argomento posto all ordine del giorno ed invita la Giunta Comunale a deliberare.

2 LA GIUNTA COMUNALE Visto il Codice dell Amministrazione Digitale, approvato con D. Lgs. 07/03/2005 n. 82 e s.m.i. ed in particolare: l art. 40, comma 1, Capo III (Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici) recita testualmente: Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71 ; l art. 42, comma 3, del medesimo decreto, che stabilisce: I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 ; l art. 43 che testualmente ai commi 1 e 3 prevede: 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. e 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 ; l art. 44, comma 1-bis, del D.lgs. n. 82/2005 secondo cui il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile; Visto il D.P.R. 3 Dicembre 2013, (pubblicato in G.U. n. 59 del 12/03/2014) con cui, ai sensi dell art. 71, comma 1 del D.Lgs. n. 82/2005 sono state dettate le regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli art. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1 del D.Lgs. n. 82/2005; Considerato che l amministrazione comunale, ai sensi della normativa sopra richiamata, produce documenti digitali ed ha attivato un processo di dematerializzazione mediante acquisizione digitale (pec, scanner) dei documenti cartacei; Considerato, inoltre, che a seguito dell'entrata in vigore dell obbligo di stipulare gli atti pubblici amministrativi in forma elettronica, obbligo introdotto dal legislatore con il Decreto Crescita - D.L. n. 179/2012, l Amministrazione è tenuta a stipulare i contratti in forma digitale; Considerato, inoltre, che dal è stata introdotta la nuova procedura per la fatturazione elettronica; Preso atto che il processo di dematerializzazione dei documenti cartacei e la creazione di archivi generati digitalmente, pone il problema della conservazione degli stessi in modo che ne sia garantita la piena validità legale nel tempo, nonché la completezza, l immodificabilità e l accessibilità da parte degli aventi diritto; Atteso che ai sensi dell art. 7, comma 3, del citato D.P.R. n. 3 dicembre 2013 Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato ; Richiamata la deliberazione CNIPA n. 11 del come integrata e sostituita dal DPCM del 03/12/2013 pubblicato sulla GU n 59 del 12/03/2014, Supp. Ordinario n 20, che ha definito le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis,

3 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Visto il decreto del Ministero dell economia e delle finanze del 17 giugno 2014, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005; Considerato che il Comune di SENNARIOLO intende dare seguito all applicazione delle norme relative alla conservazione dei documenti informatici secondo i principi e le regole tecniche attualmente vigenti, di cui al D.Lgs. n. 82/2005 e al succitato D.P.C.M. del 3 dicembre 2013; Atteso che: ai sensi dell art. 6, comma 3, del DPCM 3 dicembre 2013 Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione. ai sensi dell art. 6, comma 6, del DPCM 3 dicembre 2013 Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. ai sensi dell art. 6, comma 7, del DPCM 3 dicembre 2013 La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all art. 5,mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. il responsabile della conservazione, assolve ai compiti previsti dall art. 7, comma 1, del D.P.R. n. 3 dicembre 2013; Con comunicato dell'11 settembre 2015, l'agenzia per l'italia Digitale, informa che l'11 ottobre 2015 scade il termine ultimo entro il quale le Pubbliche Amministrazioni devono adeguare i loro sistemi di gestione documentale alle Regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013 "Regole tecniche per il protocollo informatico". La gestione dei flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall amministrazione per l esecuzione dei procedimenti di pertinenza. Consente la corretta registrazione di protocollo, l assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici. L Agenzia definisce inoltre attraverso le regole tecniche le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione Dato atto pertanto che occorre procedere, con urgenza, alla individuazione del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, attraverso specifico decreto di nomina; Considerato che, ai sensi del citato art. 6, nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b) utente; c) responsabile della conservazione. In particolare, i ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all'art. 5. Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

4 Ritenuto, pertanto: - di attivare il sistema di conservazione dei documenti informatici, ai sensi dell art. 6, comma 7, del DPCM 3 dicembre 2013, attraverso affidamento ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all art. 5 del suddetto DPCM; Considerato, pertanto, che occorre nominare il Responsabile della conservazione dei documenti informatici; Ritenuto di nominare il Segretario Comunale e Responsabile dei SERVIZI amministrativi Dr.ssa Caterina Puggioni, Responsabile della conservazione e di dargli mandato per l attivazione del processo di conservazione per il Comune di Sennariolo e di tutti gli atti necessari allo stesso; - dato atto che il responsabile così individuato, ai sensi dell art. 6, comma 6, del DPCM 3 dicembre 2013, potrà delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso, ad uno o più soggetti, esplicitando chiaramente le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato; dato atto che il Comune; Valutato che l amministrazione comunale non dispone di risorse umane e strumentali adeguate per implementare un sistema di conservazione interno dei documenti informatici che rispetti le regole tecniche vigenti ed è pertanto necessario l affidamento del sistema di conservazione ad un conservatore esterno così come previsto dall art. 5 del DPCM del 03/12/2013 e dalla deliberazione CNIPA n. 11 del ; Dato atto che per dare attuazione alle norme in discussione è assolutamente necessario provvedere ad acquistare il software per la conservazione dei documenti informatici, così come previsto dal DPR suddetto; VISTI i pareri di cui all art. 49 del D.L.vo 267/2000, allegati in atti istruttori alla presente deliberazione; CON VOTAZIONE UNANIME DELIBERA di dare atto che le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del dispositivo della presente deliberazione; di approvare l avvio del processo di conservazione dei documenti informatici in conformità alle regole tecniche attualmente vigenti; di nominare il Segretario Comunale e Responsabile dei servizi amministrativi Dr.ssa Caterina Puggioni che, Responsabile della conservazione e di dargli mandato per l attivazione del processo di conservazione per il Comune di Sennariolo e di tutti gli atti necessari allo stesso; di attivare il sistema di conservazione dei documenti informatici, ai sensi dell art. 6, comma 7, del DPCM 3 dicembre 2013, attraverso affidamento ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all art. 5 del suddetto DPCM; di dare atto che il responsabile così individuato, ai sensi dell art. 6, comma 6, del DPCM 3 dicembre 2013, potrà delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso, ad uno o più soggetti che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate, esplicitando chiaramente le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

5 Di dare atto che la spesa per le sopradette operazioni graveranno al capitolo 800/16/1 del bilancio 2015 Di dichiarare, con successiva unanime votazione, il presente atto immediatamente esecutivo ai sensi e per gli effetti dell art. 134, comma 4, del D.Lgs.vo 267/2000. Letto, approvato e sottoscritto: IL PRESIDENTE F.TO AVV. GIANBATTISTA LEDDA IL SEGRETARIO COMUNALE F.TO DOTT. SSA CATERINA PUGGIONI

6 CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Su attestazione del Messo Comunale, si certifica che questa deliberazione, è stata affissa in copia conforme a norma dell art. 32, comma 1, della legge 18 giugno 2009, n. 69, all Albo Pretorio Informatico del Comune, accessibile al pubblico alla pagina internet in data odierna, al prot. n 2384, e vi rimarrà pubblicata per 15 giorni consecutivi. Sennariolo, 09/10/2015 IL SEGRETARIO COMUNALE F.TO Dr.ssa Caterina Puggioni CERTIFICATO DI ESECUTIVITÀ Certifico che questa deliberazione diverrà esecutiva ad ogni effetto decorsi 10 giorni dalla pubblicazione, ai sensi dell art. 134, comma 3, del D. Lgs 18 agosto 2000, n. 267; Certifico che questa deliberazione è divenuta esecutiva in data 09/10/2015 poiché dichiarata immediatamente eseguibile ai sensi dell art. 134, comma 4, del D. Lgs 18 agosto 2000, n Sennariolo, 09/10/2015 IL SEGRETARIO COMUNALE F.TO PUGGIONI Dr.ssa Caterina Copia conforme all originale della deliberazione, per uso amministrativo. Sennariolo, IL FUNZIONARIO INCARICATO

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