POI ENERGIE RINNOVABILI E RISPARMIO ENERGETICO DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E CONTROLLO ORGANISMO INTERMEDIO MATTM

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1 BOZZA POI ENERGIE RINNOVABILI E RISPARMIO ENERGETICO Dec. C(2007) 6820 del 20/12/2007 DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E CONTROLLO ORGANISMO INTERMEDIO MATTM Aprile 2009

2 Il MATTM in qualità di Organismo Intermedio del POI Energie Rinnovabili e Risparmio Energetico Nell ambito del Programma Operativo Interregionale Energie Rinnovabili e Risparmio Energetico , approvato con Decisione n del 20 dicembre 2007, con riferimento alle azioni di propria competenza istituzionale, il MATTM è designato quale Organismo Intermedio, ai sensi del paragrafo 2 dell articolo 59 del regolamento CE 1083/2006. La DGRAS assume, pertanto, direttamente ed esclusivamente, ai sensi dell art. 60 del predetto Regolamento, la responsabilità propria dell AdG per le attività 1.5, 2.2, 2.3, 2.5 e 2.6 del POI, e delle linee di intervento in esse ricomprese. I compiti, le funzioni e le responsabilità di gestione e certificazione specifiche dell OI, nonché i rapporti di tipo procedurale e gli accordi con l AdG e l AdC sono stati definiti nel capitolo 5 Modalità di Attuazione del POI Energie Rinnovabili e Risparmio Energetico e saranno dettagliati da specifica Convenzione con l AdG Regione Puglia. Linee di intervento a titolarità MATTM Il POI Energie Rinnovabili e Risparmio Energetico , individua alcune linee di intervento di pertinenza della Direzione Ricerca Ambientale e Sviluppo del MATTM e stabilisce che tale DG assuma il ruolo di organo di gestione e controllo del POIN per conto del MATTM stesso. E cioè la responsabilità della programmazione, attuazione e gestione delle linee individuate: Linee di intervento Asse I - Produzione di energia da fonti rinnovabili 1.5 Interventi di promozione e diffusione di piccoli impianti alimentati da fonti rinnovabili nelle aree naturali protette e nelle isole minori e relative reti e interconnessioni, secondo l approccio partecipativo delle Comunità Sostenibili Attività Realizzazione di interventi che indirizzino il sistema delle Aree Naturali Protette e delle Isole Minori verso una graduale autosufficienza energetica sfruttando le risorse energetiche rinnovabili disponibili in tali contesti attraverso la realizzazione, installazione, ampliamento e ammodernamento di piccoli impianti alimentati da fonti rinnovabili, nonché gli eventuali adeguamenti delle reti di distribuzione. Asse II - Efficienza energetica ed ottimizzazione del sistema energetico 2.2 Interventi di efficientamento energetico degli edifici e utenze energetiche pubbliche o ad uso pubblico 2.3 Interventi di promozione e diffusione dell efficienza energetica nelle aree naturali protette e nelle isole minori da collegare ad azioni per lo sviluppo delle reti locali e le Comunità Sostenibili 2.5 Interventi sulle reti di distribuzione del calore, in particolare da cogenerazione e per teleriscaldamento e teleraffrescamento 2.6 Interventi di animazione, sensibilizzazione e formazione Interventi di analisi e diagnosi energetica; interventi di ristrutturazione su rivestimenti esterni, pavimenti, solai, finestre, impianti generali e impianti di riscaldamento/raffrescamento su edilizia non residenziale. Interventi finalizzati all efficientamento energetico / uso razionale dell energia nei contesti territoriali specifici delle Aree Naturali Protette e delle Isole Minori Interventi sulle reti di distribuzione del calore, in particolare da cogenerazione, e per teleriscaldamento e teleraffrescamento, anche in relazione alla realizzazione delle reti necessarie per l utilizzo e il trasporto dell energia prodotta dagli impianti geotermici a bassa e ad alta entalpia, nonché dalle centrali alimentate a biomassa. Campagne di informazione, sensibilizzazione e animazione dirette alle popolazioni delle Regioni Convergenza, nonché ai responsabili della gestione degli edifici (come direttori di musei, amministratori di strutture sanitarie). Interventi di Formazione con particolare riferimento alla formazione di progettisti, costruttori, manutentori, installatori, amministratori e tecnici delle Amministrazioni Pubbliche. FESR Valore (mln ) FAS CONV FAS CRO 69 28, ,8 15, ,7 7, ,1 11,3 2

3 Suddivisione delle responsabilità per la progettazione ed attuazione degli interventi La tabella di seguito riporta le responsabilità per la progettazione ed attuazione degli interventi del POIN Energia a titolarità MATTM. Linee di intervento Struttura con responsabilità Asse I - Produzione di energia da fonti rinnovabili 1.5 Interventi di promozione e diffusione di piccoli impianti alimentati da fonti rinnovabili nelle aree naturali protette e nelle isole minori e relative reti e interconnessioni, secondo l approccio partecipativo delle Comunità Sostenibili Asse II - Efficienza energetica ed ottimizzazione del sistema energetico 2.2 Interventi di efficientamento energetico degli edifici e utenze energetiche pubbliche o ad uso pubblico 2.3 Interventi di promozione e diffusione dell efficienza energetica nelle aree naturali protette e nelle isole minori da collegare ad azioni per lo sviluppo delle reti locali e le Comunità Sostenibili DIV. III Programmazione, accordi volontari, con abilità e fiscalità ambientale DIV. III Programmazione, accordi volontari, con abilità e fiscalità ambientale DIV. III Programmazione, accordi volontari, con abilità e fiscalità ambientale 2.5 Interventi sulle reti di distribuzione del calore, in particolare da cogenerazione e per teleriscaldamento e teleraffrescamento 2.6 Interventi di animazione, sensibilizzazione e formazione DIV. III Programmazione, accordi volontari, con abilità e fiscalità ambientale DIV. II Supporto all'attuazione della programmazione comunitaria Per le Divisioni della DG per la Ricerca Ambientale e lo Sviluppo coinvolte in tali attività sono specificate le attuali competenze. Divisione II - Supporto all'attuazione della programmazione comunitaria Dirigente titolare: Dott. Giovanni Brunelli Esercita le funzioni di competenza della Direzione nelle seguenti materie: a) promozione dei programmi e dei progetti per lo sviluppo sostenibile, incluse le attività finalizzate alla attuazione dei programmi previsti dal Quadro Comunitario di sostegno e alla promozione della partecipazione del Ministero ai programmi europei di sostegno alle aree depresse; Divisione III - Programmazione, accordi volontari, contabilità e fiscalità ambientale Dirigente titolare: Dott. Antonio Strambaci Scarcia Esercita le funzioni di competenza della Direzione nelle seguenti materie: a) programmazione finanziaria, gestione del bilancio e attività contrattuale; b) promozione della ricerca di iniziative per l'occupazione in campo ambientale, nonché di accordi volontari con imprese singole o associate per gli obiettivi dello sviluppo sostenibile; c) contabilità, fiscalità ambientale e meccanismi tariffari. L OI ha la responsabilità della programmazione, attuazione e gestione delle linee di intervento di propria competenza. 3

4 I rapporti tra gli uffici del MATTM coinvolti nell attività saranno regolati da atti e da procedure interne. Compiti di gestione svolti dall Organismo Intermedio Secondo quanto previsto dal POI Energie Rinnovabili e Risparmio Energetico i compiti di gestione relativi alle azioni di competenza del MATTM, di seguito elencati, sono attribuiti dall AdG all OI e sono esercitati dalle Divisioni II e III per le rispettive linee di intervento, come sopra specificato. L OI, per le azioni di propria competenza è tenuto a: a) assicurare, nel corso dell intero periodo di attuazione del POI, un adeguato raccordo con l AdG, impegnandosi ad adeguare i contenuti delle attività ad eventuali indirizzi o a specifiche richieste, formulate dall AdG medesima; b) garantire che tutti gli interventi destinati a beneficiare del cofinanziamento del POI, relativi alle attività 1.5, 2.2, 2.3, 2.5 e 2.6 ed alle linee di intervento in esse ricomprese, concorrano al conseguimento dell obiettivo globale del Programma medesimo e degli obiettivi specifici dell Asse 1 e dell Asse 2; c) garantire che tutti gli interventi, di cui al punto b), siano selezionati conformemente ai criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l intero periodo di programmazione. Al riguardo, per i progetti selezionati prima dell approvazione dei criteri di selezione, la DGRAS ne assume la piena responsabilità, ai sensi del Reg. (CE) n. 1083/2006, e di quanto riportato al paragrafo del POI; d) garantire, se del caso, anche attraverso controlli di primo livello in loco presso i beneficiari delle operazioni, che i servizi e i prodotti, oggetto del cofinanziamento del POI, siano forniti e che le spese certificate all Autorità di Certificazione del POI siano state effettivamente sostenute; e) predisporre, secondo le scadenze previste nel capitolo di attuazione del POI, la rendicontazione delle spese sostenute dalla stessa DGRAS, e da tutti i beneficiari degli interventi, ed inviare, almeno 20 giorni prima della scadenza, la suddetta documentazione all AdG per il controllo e successivo inoltro all Autorità di Certificazione del POI ai fini delle operazioni di certificazione delle spese alla Commissione europea f) fornire all AdG del POI tutte le informazioni relative alle procedure ed alle verifiche eseguite in relazione alle spese oggetto delle certificazioni, sia effettuate direttamente che da altri beneficiari; g) garantire l esistenza, anche presso gli altri beneficiari, di un sistema gestionale interno informatizzato per la registrazione e la conservazione dei dati contabili relativi alle linee di attività attribuite; h) assicurare, anche presso gli altri beneficiari, una raccolta adeguata delle informazioni relative alle linee di attività attribuite, necessarie alla gestione finanziaria, alla sorveglianza, ai controlli di primo livello, agli audit e alla valutazione delle attività; i) tenere, e garantire che anche gli altri beneficiari ed organismi coinvolti nell attuazione degli interventi tengano, un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative ai Progetti e ai Piani complessivi; j) stabilire procedure adeguate per far si che tutti i documenti relativi alle spese sostenute ed agli audit effettuati, necessari per garantire il rispetto della pista di controllo del POI, siano correttamente conservati anche dagli altri beneficiari ed organismi coinvolti nell attuazione degli interventi, secondo quanto disposto dall art. 90 del Regolamento (CE) n. 1083/2006; 4

5 k) garantire la correttezza, l affidabilità e la congruenza dei dati di monitoraggio finanziario, procedurale e fisico inseriti dalla stessa DGRAS, dai beneficiari e dagli altri organismi coinvolti nell attuazione degli interventi, nel sistema di monitoraggio secondo i sistemi di classificazione previsti nei regolamenti comunitari per le tipologie di progetto specifiche; l) garantire l invio dei dati relativi al monitoraggio degli indicatori di risultato all AdG; m) garantire una tempestiva e diretta informazione all AdG su eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo che dovessero interessare le operazioni cofinanziate dal POI, oggetto della presente convenzione; n) garantire l invio, anche da parte degli altri beneficiari, dei dati e delle informazioni necessarie alla valutazione del POI, così come previsto nel Titolo IV, Capo I del Regolamento (CE) n. 1083/2006; o) garantire, anche attraverso la predisposizione di relazioni almeno semestrali sullo stato di avanzamento dei Progetti, che l AdG riceva tutte le informazioni necessarie relative alle linee di attività per elaborare il Rapporto Annuale di Esecuzione (RAE) del POI, nonché qualsiasi altra informazione eventualmente richiesta ai sensi della normativa nazionale e comunitaria; p) garantire, anche da parte degli altri beneficiari delle linee di attività, il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all art. 69 del Regolamento (CE) n. 1083/2006; q) assolvere ad ogni altro onere ed adempimento previsto a carico della AdG dalla normativa comunitaria in vigore, per tutta la durata della presente Convenzione. Inoltre, l OI assicura l impiego di sistemi e procedure atti a garantire l adozione di adeguate piste di controllo, nonché di procedure di informazione e di sorveglianza per le irregolarità ed il recupero degli importi indebitamente versati. Organizzazione dell Organismo Intermedio di gestione Alla luce di quanto previsto nel Piano delle Attività e nel Sistema di Gestione e Controllo dell AdG, il MATTM definisce la propria struttura di gestione e controllo al fine di garantire una efficace ed efficiente implementazione delle linee di intervento di cui è titolare. Nello specifico, si prevede la presente organizzazione, con il coinvolgimento di personale interno ed esterno: - Gruppo di Coordinamento Interdirezionale, formato dal Segretario Generale o da un suo delegato dai Dirigenti delle Divisioni II e III della DG RAS e da funzionari della DG SA, con compiti di indirizzo strategico e coordinamento delle attività previste nelle linee di intervento; - Ufficio per la Programmazione, presso la DG RAS con i compiti di: Programmazione generale (programmazione degli interventi, raccordo con AdG, raccordo con altri programmi,, etc.); Programmazione esecutiva (coordinamento interno alla DG, responsabilità gestione finanziaria, etc.) - Ufficio per la Gestione, presso la DG RAS con i compiti di: gestione delle azioni (selezione degli interventi, invio richieste di pagamento al sistema IGRUE, certificazione delle spese, archiviazione della documentazione, etc.); - Ufficio per il Monitoraggio e la Valutazione, presso la DG RAS con il compito di raccogliere ed elaborare i dati, relativi all attuazione finanziaria, procedurale e fisica, necessari alla gestione e sorveglianza delle linee di intervento; inoltre provvederà a svolgere le attività relative al Piano di valutazione, secondo le indicazioni dell AdG; - Ufficio per i Controlli: la responsabilità del controllo di I livello è attribuita ai seguenti soggetti 5

6 Divisione II - Supporto all'attuazione della programmazione comunitaria Dirigente titolare: Dott. Giovanni Brunelli Responsabile del controllo di I livello per le seguenti linee di intervento: 1.5 Interventi di promozione e diffusione di piccoli impianti alimentati da fonti rinnovabili nelle aree naturali protette e nelle isole minori e relative reti e interconnessioni, secondo l approccio partecipativo delle Comunità Sostenibili 2.2 Interventi di efficientamento energetico degli edifici e utenze energetiche pubbliche o ad uso pubblico 2.3 Interventi di promozione e diffusione dell efficienza energetica nelle aree naturali protette e nelle isole minori da collegare ad azioni per lo sviluppo delle reti locali e le Comunità Sostenibili 2.5 Interventi sulle reti di distribuzione del calore, in particolare da cogenerazione e per teleriscaldamento e teleraffrescamento Divisione III - Programmazione, accordi volontari, contabilità e fiscalità ambientale Dirigente titolare: Dott. Antonio Strambaci Scarcia Responsabile del controllo di I livello per la seguente linea di intervento: 2.6 Interventi di animazione, sensibilizzazione e formazione Le attività delle Divisioni responsabili del controllo di I livello saranno supportate da una di assistenza tecnica affidata all ente in house del MATTM, che dovrà agire secondo quanto previsto dall AdG nelle Procedure per la predisposizione e l aggiornamento delle piste di controllo di cui al punto del Modello di descrizione dei sistemi di gestione e di controllo. Dirigente Div. II Dirigente Div. III Gruppo di Coordinamento Interdirezionale Controllo In house Programmazione Gestione Monitoraggio e Valutazione Gruppo di Coordinamento Interdirezionale (GCI) Il Gruppo di Coordinamento Interdirezionale definisce l indirizzo strategico e di coordinamento delle attività previste nelle linee di intervento a titolarità del Ministero dell Ambiente. e si riunisce ogniqualvolta sia necessario, in particolare prima dei Comitati di Sorveglianza e dei CTCA. Responsabilità e compiti: 6

7 1. individuazione degli orientamenti strategici verso cui indirizzare la programmazione delle linee di intervento a titolarità del MATTM, alla luce delle politiche e degli accordi nazionali ed internazionali in materia di energia ed ambiente; 2. raccordo istituzionale con le altre Amministrazioni coinvolte nella gestione ed attuazione del POIN Energia; 3. preparazione e partecipazione ai Comitati di Sorveglianza e ai CTCA (con il supporto dell Ufficio per la Programmazione); 4. individuazione delle modalità di attuazione delle linee di intervento, secondo quanto previsto dalla normativa nazionale e comunitaria e secondo le indicazioni del Comitato di Sorveglianza e del CTCA. Il Gruppo di Coordinamento Interdirezionale opera in stretta collaborazione con l Ufficio per la Programmazione e l Ufficio per la Gestione a cui trasmette le linee strategiche e le indicazioni sulle modalità di attuazione. Ufficio per la Programmazione È composto da funzionari ed esperti esterni della DG RAS, dedicati in maniera continuativa ai seguenti compiti e responsabilità: 1. recepimento delle linee strategiche definite dal GCI e delle indicazioni del Comitato di Sorveglianza e del CTCA; 2. programmazione dei contenuti delle attività secondo quanto indicato dal GCI, definizione dei risultati da raggiungere e delle scadenze; 3. supporto al GCI per la partecipazione al Comitato di Sorveglianza e al CTCA; 4. raccordo operativo con le altre Amministrazioni coinvolte nella gestione ed attuazione del POIN Energia (strutture operative dell AdG, DSA, MISE-DG EN, MISE-DG Incentivi); 5. partecipazione alle riunioni tecniche con enti terzi eventualmente coinvolti nello sviluppo del programma (enti di ricerca, imprese,.); 6. analisi delle opportunità di interazione con altri programmi comunitari o nazionali e raccordo con i relativi soggetti gestori; 7. coordinamento tra le Divisioni II e III della DG RAS, al fine di programmare in maniera coerente le attività previste dalle diverse linee di intervento, garantendone l avanzamento in modo organico; 8. revisione periodica del sistema di gestione e controllo in un ottica di miglioramento continuo, al fine di individuare le criticità in corso d opera e mettere in campo azioni correttive. Ufficio per la gestione È composto da funzionari ed esperti esterni della DG RAS, dedicati in maniera continuativa ai seguenti compiti e responsabilità: 1. recepimento delle modalità di attuazione degli interventi definite dal GCI; 2. analisi dell andamento finanziario delle linee di intervento, con l obiettivo di garantire: l opportuna modulazione della spesa evitando meccanismi di disimpegno automatico; la corretta gestione separata delle risorse finanziarie; 7

8 il rispetto delle previsioni di spesa annualmente comunicate all AdG; 3. attuazione degli interventi secondo la normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti pubblici e affidamento di servizi; 4. garantire che le azioni selezionate siano conformi ai criteri applicabili al POIN, secondo i criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza del POIN nel giugno 2008 (criteri di ammissibilità,.criteri di selezione generali; criteri di selezione specifici); 5. definizione delle procedure di selezione (es. valutativa, negoziale, a sportello), impostazione dei bandi e dei capitolati tecnici; diffusione di linee guida; elaborazione di allegati tecnici (modulistica, dichiarazioni ecc.); somministrazione di check list di verifica, istruttoria delle domande pervenute; 6. emissione delle richieste di pagamento al sistema IGRUE, a rimborso delle spese sostenute dal beneficiario, e da questo regolarmente rendicontate, ed a seguito del controllo di primo livello eseguito dall Ufficio per i Controlli; 7. certificazione delle spese all AdG; 8. coordinamento con l AdG per tutto quanto riguarda i flussi finanziari, le azioni di recupero, la certificazione delle spese; 9. mantenimento dell archivio cartaceo ed informatizzato, in collaborazione con l Ufficio per il Monitoraggio e la Valutazione. Ufficio per il Monitoraggio e la Valutazione È composto da funzionari ed esperti esterni della DG RAS, dedicati in maniera continuativa ai seguenti compiti e responsabilità: 1. coordinamento con l Ufficio per la Programmazione e l Ufficio per l Attuazione al fine di rispettare le scadenze per il monitoraggio previste dai regolamenti e secondo le indicazioni dell AdG e del CdS; 2. coordinamento con l Ufficio per l Attuazione per la raccolta dei dati relativi al monitoraggio finanziario, fisico e procedurale degli interventi cofinanziati; 3. inserimento dei dati nel sistema di gestione progetti (o nel sistema IGRUE) secondo le scadenze previste e nelle modalità indicate dall AdG; 4. elaborazione di rapporti periodici sull andamento degli interventi, anche in collaborazione con l Ufficio per l Attuazione, a supporto del GCI per la partecipazione agli incontri istituzionali; 5. elaborazione di rapporti periodici sull andamento degli interventi, anche in collaborazione con l Ufficio per l Attuazione, a supporto dell Ufficio per la Programmazione per la partecipazione agli incontri operativi e per la eventuale riprogrammazione delle attività, nonché in sede di revisione del sistema di gestione e controllo; 6. valutazione delle linee di intervento secondo quanto previsto dal Piano di Valutazione predisposto dall AdG; 7. mantenimento dell archivio cartaceo ed informatizzato, in collaborazione con l Ufficio per l Attuazione. 8

9 Ufficio per i Controlli Responsabili del controllo di I livello sono le Divisioni II e III della DG RAS, secondo le attribuzioni prima elencate. Il controllo di primo livello sarà effettuato attraverso l ausilio di una assistenza tecnica affidata all ente in house del MATTM, che dovrà assicurare la presenza presso gli Uffici della DG RAS preposti all attuazione e al monitoraggio degli interventi, operando in stretta collaborazione con detti Uffici, al fine di garantire il rispetto di quanto previsto dall art. 15 del Regolamento (CE) n. 1828/2006: Ai fini dell articolo 60, lettera f), del regolamento (CE) n. 1083/2006 una pista di controllo è considerata adeguata se, per il programma operativo interessato, rispetta i seguenti criteri: a) consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall autorità di certificazione, dall autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo; b) consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario; c) consente di verificare l applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di sorveglianza per il programma operativo; d) per ogni operazione comprende, se pertinente, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, documenti riguardanti l approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati. La pista di controllo predisposta dall ente in house dovrà prevedere: 1. controllo di tutta la documentazione indispensabile a procedere all emissione delle richieste di pagamento (bando, affidamento dell incarico, SAL, rendicontazione delle spese da parte del beneficiario, ammissibilità delle spese, ); 2. controlli a campione presso le sedi dei beneficiari, al fine di verificare la reale e corretta esecuzione delle attività; 3. relazioni periodiche al GCI e agli Uffici della DG RAS sui controlli di primo livello; 4. coordinamento con l Ufficio per l Attuazione per procedere all emissione delle richieste di pagamento e alla certificazione delle spese. 9

3. ORGANISMI INTERMEDI

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