a cura di Carlo Bortoli Soprintendenza per i Beni culturali della PAT 18 maggio 2016

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1 Le policy di versamento dei documenti informatici a cura di Carlo Bortoli Soprintendenza per i Beni culturali della PAT 18 maggio 2016

2 Che cos è una policy di versamento? L insieme delle regole stabilite a priori per versare in conservazione i documenti informatici secondo criteri logici 2

3 Perché occorre predisporre delle policy di versamento? Per ridurre o eliminare l esigenza di versamenti manuali Perché i versamenti automatici dei documenti informatici richiedono una preventiva azione di programmazione e definizione di criteri Per effettuare i versamenti dei documenti tenendo presenti la normativa, nonché le priorità e le esigenze dell ente 3

4 Come avviene la predisposizione di una policy di versamento? Le policy necessarie per versare in conservazione i documenti sono configurate in P.I.Tre da Informatica Trentina su specifica indicazione dell'ente capofila (PAT) 4

5 Gli obblighi normativi Oltre all'obbligo generico della conservazione con modalità digitali dei documenti informatici (art. 43, comma 3 del Codice dell'amministrazione digitale) esistono obblighi più specifici per alcune tipologie documentarie: - l'invio in conservazione entro il giorno successivo della stampa giornaliera del registro di protocollo e di eventuali repertori (art. 7, comma 5 delle Regole tecniche per il protocollo informatico DPCM 3 dicembre 2013) - l'invio in conservazione entro l'anno successivo dei documenti informatici con rilevanza fiscale (ad es. le fatture elettroniche) 5

6 Gli obblighi normativi La PAT ha inteso disciplinare la tempistica di invio delle tipologie documentarie prodotte dagli enti pubblici trentini come segue (Deliberazione GP n del 6 luglio 2015 Linee guida per la conservazione dei documenti informatici): Le stampe del registro di protocollo informatico e di eventuali repertori a norma entro la giornata lavorativa successiva a quella della registrazione I documenti contabili digitali (es. fatture) entro i termini previsti dalla specifica normativa Il documento informatico il prima possibile e comunque, a regime, non oltre dodici mesi dalla sua produzione. 6

7 Le policy di versamento delle stampe dei registri In considerazione dell'obbligo normativo già evidenziato sono predisposte due policy giornaliere per il versamento in conservazione, rispettivamente, della stampa del registro di protocollo e di eventuali stampe di repertori (ad es. repertorio dei provvedimenti dell'ente oppure repertorio delle fatture) 7

8 Policy per il versamento degli altri documenti informatici Nel rispetto della tempistica indicata dalle linee guida, tenendo presenti i criteri di selezione disponibili, sono configurate una o più policy per il versamento dei documenti informatici 8

9 I report delle policy di versamento Per ogni policy di versamento configurata P.I.Tre rende disponibile automaticamente al responsabile della conservazione 2 report: 1. Il report di esecuzione della policy 2. Il report relativo ai documenti in stato di versamento fallito. Quotidianamente è inoltre reso disponibile un report relativo ai documenti rifiutati riferito a tutte le policy. 9

10 indica: 1. Il report di esecuzione della policy che la policy è stata eseguita dal sistema P.I.Tre quando la policy è stata eseguita quali documenti ha selezionato la policy per l'invio in conservazione (elenco) 10

11 1. Il report di esecuzione della policy 11

12 2. Il report dei documenti in stato di versamento fallito indica quali documenti non sono partiti dal sistema P.I.Tre a causa di problemi di versamento è vuoto se non ci sono stati problemi di versamento. Solo se vi sono stampe di registri (di protocollo o di repertorio) in stato di versamento fallito il responsabile della conservazione deve segnalarlo a Informatica Trentina (csd.assistenza@infotn.it) 12

13 2. Il report dei documenti in stato di versamento fallito Report vuoto: tutti i documenti sono stati presi in carico dal ParER 13

14 3. Il report dei documenti rifiutati indica quali documenti sono partiti dal sistema P.I.Tre ma sono stati rifiutati dal sistema di conservazione a causa di problemi di configurazione o di problemi tecnici è vuoto se non vi sono documenti rifiutati (le operazioni sono andate a buon fine). Se il report dei documenti rifiutati non è vuoto, il responsabile della conservazione deve trasmetterlo all'indirizzo supporto.conservazione@provincia.tn.it 14

15 3. Il report dei documenti rifiutati 15 1 documento rifiutato

16 GRAZIE PER L'ATTENZIONE E BUON LAVORO! 16