24 - INDICE DELLA MATERIA ARCHIVI E GESTIONE INFORMATIZZATA DEI DOCUMENTI

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1 24 - INDICE DELLA MATERIA ARCHIVI E GESTIONE INFORMATIZZATA DEI DOCUMENTI E248 Il sistema di protocollo informatico nella gestione degli archivi delle P.A...pag. 2 E345 Le regole tecniche per la formazione e conservazione documenti informatici delle P.A...pag. 3 E307 Dematerializzazione, firma digitale e posta elettronica...pag. 4 E261 Diritto di accesso e tutela della privacy negli archivi delle P.A...pag. 5 M111 Master sugli archivi: formazione, gestione e conservazione documenti nella P.A...pag. 6 E330 Registrazione, classificazione e scarto dei documenti: primo obiettivo della P.A. digitale...pag. 7 E269 Conservazione e tenuta dei documenti della P.A. nell era digitale...pag. 8 E346 Le nuove regole tecniche per il protocollo informatico (d.p.c.m. 3/12/13)...pag. 9 1

2 E248 Il sistema di protocollo informatico nella gestione degli archivi della Pubblica Amministrazione 1 a edizione: maggio a edizione: ottobre giorno: 9-13/14-17 Il seminario mira a consentire agli operatori del settore di impossessarsi delle conoscenze di base e specialistiche della teoria archivistica, della normativa di settore e delle tecniche appropriate per la gestione del protocollo informatico, anche alla luce delle innovazioni previste dal Codice dell amministrazione digitale, con le integrazioni stabilite dal d.p.c.m. 3/12/13 (Regole tecniche per il protocollo informatico). Il protocollo informatico: dalla funzione di certezza giuridica del protocollo tradizionale a quello della gestione informatica dei flussi documentali. Il protocollo informatico nel processo di trasformazione delle pubbliche amministrazioni, tra innovazione tecnologica, razionalizzazione dell attività, necessità di contenimento dei costi di funzionamento e spinta al miglioramento dei servizi resi al cittadino. Come risolvere gli inconvenienti di una rivoluzione ancora a metà per la presenza ingombrante dei documenti cartacei. Le soluzioni alle incongruenze della legge per un applicazione corretta del Regolamento per il protocollo informatico. L insostituibile funzione del Manuale di gestione e la metodologia per una sua valida predisposizione. Il protocollo informatico e le questioni dell accertamento della provenienza e dell autenticità dei documenti. La posta elettronica certificata e la trasmissione dei documenti informatici. Protocollo informatico e firma digitale. Il protocollo informatico e il problema della conservazione dei documenti digitali. Le questioni sempre attuali della classificazione e dello scarto nell epoca della documentazione digitale. Come leggere e interpretare le nuove Regole tecniche per il protocollo informatico. 2

3 E345 Le nuove Regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle P.A. - NONCHÉ IN MATERIA DI FORMAZIONE, TRASMISSIONE, COPIA, DUPLICAZIONE, RIPRODUZIONE E VALI- DAZIONE TEMPORALE DEI DOCUMENTI INFORMATICI IN GENERALE (D.P.C.M. 13/11/14) giugno giorno: 9-13/14-16,30 - Dirigente dell Amministrazione degli archivi e docente di Archivistica nelle Università di Venezia e di Viterbo - Responsabile e curatore della Biblioteca Digitale del sito Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali - Esperto di informatica documentale e già ricercatore alla Università Sapienza di Roma Oggetto e ambito di applicazione di queste Regole tecniche sono la formazione e gestione dei documenti informatici in genere e la formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Il seminario tratta uno degli argomenti più complessi in materia di gestione degli archivi pubblici, dopo che è stato introdotto il documento informatico con la l. 59/97 e soprattutto dopo che ne è stato reso obbligatorio l uso nelle amministrazioni pubbliche. L Agenzia per l Italia digitale - in attuazione di quanto disposto dal Codice dell Amministrazione digitale - ha aggiornato le regole tecniche che disciplinano le fasi di la formazione, archiviazione e trasmissione di documenti sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni: a questo punto, i programma di digitalizzazione può dirsi completato in quanto il d.p.c.m. ha stabilito infatti tutte le modalità con le quali produrre un file digitale che abbia pieno valore legale, si sottolinea, quindi, il momento della tutela della certezza del diritto in materia quando si tratta della generalità dei documenti informatici e quello degli interessi generali della comunità (oltreché quelli particolari dei singoli cittadini) come fondamentale presupposto del legislatore in materia di normativa sulla conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Teoria generale del documento. Quadro generale della normativa italiana in materia di conservazione documentaria. Normativa sui documenti informatici, con particolare riferimento a quelli delle pubbliche amministrazioni. Conseguenze dell enunciazione dell art. 822 del Codice civile e del Codice dei beni culturali. Le funzioni del manuale di conservazione e del manuale di gestione. Le diverse figure di responsabile: della gestione documentale, della conservazione, del trattamento dei dati. della sicurezza. I formati dei documenti informatici coerenti con le regole tecniche del documento informatico. Criteri di scelta dei formati ai fini della formazione, gestione e conservazione. Il pacchetto di archiviazione. Il pacchetto di distribuzione. Il pacchetto di versamento. Il pacchetto informativo. I metadati. Modelli organizzativi della conservazione. I ruoli nel sistema di conservazione. La funzione del responsabile della conservazione. Il processo di conservazione. Il piano di sicurezza del sistema di conservazione. La funzione dello scarto nella conservazione dei documenti informatici. 3

4 E307 Dematerializzazione, firma digitale e posta elettronica certificata ottobre giorno: 9-13/14-17 Il Codice dell amministrazione digitale è il compendio di tutti gli obblighi di innovazione della Pubblica Amministrazione e la fonte dei nuovi diritti dei cittadini nei confronti della P.A. I principali strumenti di innovazione tecnologica previsti nel Codice riguardano innanzitutto gli strumenti di cui deve dotarsi la Pubblica Amministrazione per essere al passo con i tempi: tra questi strumenti il più ambizioso e difficile ad essere realizzato è il programma di dematerializzazione, i cui progetti di riproduzione digitale sono di gran lunga i più complessi a programmarsi e realizzarsi. In secondo luogo, ma non meno importanti per realizzare la piena trasformazione, sono i programmi di piena attuazione della firma digitale e della posta elettronica certificata che rappresentano i principali strumenti attraverso i quali si realizzano le aspettative di certezza del diritto da parte dei cittadini. La dematerializzazione come processo di progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Gli strumenti per garantire l autenticità dei documenti e l utilizzo di sistemi di classificazione univoci e dettagliati per la gestione, la conservazione e la selezione dei documenti. La firma digitale, strumento indispensabile per la certezza del diritto in un ambiente, quello della Pubblica Amministrazione che gestisce solo documenti qualificati come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Fondamento (art. 15 della l. 59/97) ed evoluzione legislativa. Il recepimento della direttiva 99/93/CE. Le attuali tipologie di firma: la firma elettronica, la firma elettronica avanzata, la firma elettronica qualificata, la firma digitale. Il Certificatore. Le ultime regole tecniche (d.p.c.m. 22/2/13). La Posta elettronica certificata (PEC): come sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard, ma con caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere i messaggi opponibili a terzi. Requisiti della posta elettronica certificata. Il regolamento per l utilizzo della posta elettronica certificata. Il ruolo dell Agenzia per l Italia digitale. le caselle istituzionali delle pubbliche amministrazioni e l indice generale delle P.A. italiane. 4

5 E261 Diritto di accesso e tutela della privacy negli archivi delle P.A. 7-8 novembre ,00-14,30 euro 490,00 + IVA 21% (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) RELATORE Docente all Università della Tuscia, Viterbo Le problematiche connesse al diritto di accesso ai documenti e alla tutela della privacy sono intimamente connesse con le regole sull informatizzazione dei procedimenti e sulla gestione del sistema documentale della P.A. L interconnessione e lo scambio di dati e documenti all interno dell amministrazione, con altre amministrazioni, e, in armonia con le disposizioni della l. 241/90, con i singoli cittadini. Introduzione: accertamento del significato delle principali nozioni ed espressioni utilizzate in materia di accesso e privacy. Evoluzione della normativa in materia di archivi e documenti a partire dalla l. 241/90 e 59/97 fino al codice dell amministrazione digitale. Evoluzione della normativa in materia di diritto di accesso fino alla l. 241/90. Le modifiche apportate dalla l. 15/05 che ha integralmente riscritto buona parte delle disposizioni della l. 241/90 relative all accesso ai documenti. Il diritto di accesso ai dati e il diritto di accesso ai documenti amministrativi. Le novità introdotte dal d.l.vo 150/09. L evoluzione del diritto alla privacy e il problema dell ammissibilità di una tutela della riservatezza distinta e complementare rispetto alla tutela dell onore, del decoro e della reputazione. L emanazione delle leggi 675 e 676 del Il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.l.vo 196/03). Il trattamento dei dati personali e la conciliazione tra interessi contrapposti. I rapporti tra diritto di accesso e tutela della privacy. La tutela giurisdizionale. Il protocollo informatico e gli strumenti di gestione documentaria nell ambito del sistema di gestione informatica dei documenti, quale mezzo per la gestione del diritto di accesso ai documenti e di tutela della privacy. Il regime delle responsabilità. 5

6 M111 MASTER SUGLI ARCHIVI: FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DELLE P.A. 5 giorni PERIODO DI SVOLGIMENTO novembre ,00-14,30 euro 1.030,00 + IVA (la quota è esente da IVA se corrisposta da Enti pubblici) COORDINATORE DEL MASTER E RELATORE - Responsabile e curatore della Biblioteca Digitale del sito Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali - Il Master offre un quadro generale della normativa in materia di gestione informatica di archivi e documenti; fa il punto sulla coerenza della dottrina e della prassi archivistica con la mutata forma del documento, alla luce della perdurante valenza, riconosciuta dalla legge, di operazioni nate in contesti storici diversi (registrazione, classificazione, fascicolazione, scarto); costituisce occasione di discussione, arricchimento e scambio di esperienze anche mediante sopralluoghi ad archivi di importanti istituzioni. Elementi di archivistica generale: i principi fondamentali di teoria archivistica alla luce della mutata forma del documento. Coerenza e continuità della legislazione italiana dal r.d. 2321/1875 al Codice dell Amministrazione digitale. Gli obblighi di conservazione. La tradizionale ripartizione dell archivio: corrente, di deposito, storico, conservata anche dopo il riconoscimento del valore legale dei documenti informatici (Legge 59/1997) e l emanazione dei connessi Regolamenti (sulla firma digitale e sul protocollo informatico) e delle specifiche Regole tecniche. Il protocollo informatico e il sistema di gestione informatica dei documenti: la normativa in materia e le nuove figure professionali: il responsabile della gestione documentale, della conservazione, del trattamento dei dati. della sicurezza. Vecchi strumenti di lavoro: i titolari di classificazione, la fascicolazione. Nuovi strumenti di lavoro: il manuale di conservazione e il manuale di gestione. La firma digitale come soluzione al problema dell autenticità dei documenti informatici. La dematerializzazione come progressiva perdita di consistenza fisica degli archivi. Il diritto d accesso ai documenti e la tutela della privacy nei documenti degli archivi delle Pubblica Amministrazione. L outsourcing dei servizi archivistici: presupposti, condizioni e limiti. Gli archivi storici nell era digitale: un mondo di cui ci occuperemo dopo i 40 anni prescritti dalla legge o una realtà già attuale? VALUTAZIONE FINALE A richiesta dei partecipanti sarà rilasciato il titolo di Master con valutazione finale espressa in sessantesimi a chi: abbia frequentato l intero Master affronti gli argomenti trattati in una prova finale 6

7 E330 Registrazione, classificazione e scarto dei documenti: primo obiettivo della P.A. digitale novembre giorno: 9-13/14-17 Il corso parte dalla considerazione che I principali strumenti di innovazione tecnologica previsti nel Codice dell Amministrazione digitale se conservano spesso gli stessi nomi, hanno però cambiato funzioni e modalità operative. Compiti tradizionali e nuove funzioni di antiche operazioni quali la registrazione, la classificazione e lo scarto dei documenti. Si ripercorre l itinerario logico seguito dalla recente legislazione per dotare l apparato pubblico di efficienti strumenti di gestione documentaria. OBIETTIVI Fornire agli operatori del settore conoscenze di base e specialistiche per la gestione dei principali strumenti di gestione documentaria alla luce della teoria archivistica, della normativa di settore e delle tecniche informatiche e fornire l impostazione di un sistema di classificazione su cui costruire un valido massimario di conservazione e scarto. La gestione informatica dei documenti e i principi fondamentali di teoria archivistica. Confronto tra vecchia e nuova legislazione in materia di archivi. Le innovazioni del Codice dell Amministrazione digitale. Gli obblighi a carico delle pubbliche amministrazioni. Gli strumenti di gestione degli archivi. La tradizionale funzione e le nuove finalità espressamente statuite per la registrazione di protocollo. Le nuove Regole tecniche in materia di protocollo informatico; in materia di conservazione e in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Funzioni innovative del protocollo informatico: la gestione del flusso di informazioni continuo e pluridirezionale, la gestione del diritto di accesso e il controllo della tutela della privacy. Normativa, teoria e pratica della classificazione archivistica. Il fascicolo informatico. Normativa, teoria e pratica dello scarto dei documenti. I massimari di conservazione e di scarto. La funzione dello scarto nell era della dematerializzazione dei documenti. 7

8 E269 Conservazione e tenuta dei documenti della P.A. nell era digitale - DALL ARCHIVIO CORRENTE ALL ARCHIVIO STORICO novembre giorno: 9-13/14-17 DESTINATARI E OBIETTIVI Il seminario, contrassegnato da una notevole caratterizzazione teorico-pratica, è diretto ai Responsabili delle Aree organizzative omogenee e al personale incaricato di predisporre la costituzione, l incremento e la valorizzazione dell archivio storico nelle Amministrazioni Pubbliche. L obiettivo del seminario è fornire al personale, direttamente o indirettamente coinvolto nella costruzione di un archivio storico, o nella previsione di una sua creazione, tutti gli strumenti di lavoro ritenuti indispensabili dalla dottrina archivistica e dalla normativa sulla gestione dei beni culturali. La nozione di archivio nella dottrina e nella legislazione italiana. Il concetto di archivio come bene culturale. La nascita degli archivi storici e la nuova configurazione degli archivi storici digitali. Il lavoro negli archivi digitali; ordinamento e inventariazione; il metodo storico nell era digitale. Conservazione e scarto nella dottrina e nella legislazione. Lo scarto nell era dei documenti informatici. Le disposizioni del T.U. sulla documentazione amministrativa e del Codice dell amministrazione digitale. Il manuale di gestione e la creazione dell archivio storico dei documenti in formato digitale. Le nuove Regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. La qualità della divulgazione dei dati storici nell era di Internet. Applicazioni pratiche. 8

9 E346 Le nuove Regole tecniche per il protocollo informatico (d.p.c.m. 3/12/13) dicembre giorno: 9-13/14-16,30 Le nuove Regole tecniche per il protocollo informatico, emanate a norma del Codice dell Amministrazione digitale, rinnovano quelle del 31/10/2000, pubblicate in conseguenza del d.p.r. 428/98. Come le precedenti hanno lo scopo (non dichiarato) di ovviare alle molte carenze e alle evidenti contraddizioni contenute nel Regolamento per il protocollo informatico emanato il 31/10/98 su delega del Parlamento in conseguenza della necessità di disciplinare la gestione dei documenti delle pubbliche amministrazioni, dopo la legittimazione del documento informatico (art. 15 comma 2, l. 59/97). L odierna versione delle Regole tecniche : a) mantiene e rafforza l autonomia organizzativa e funzionale delle singole amministrazioni pubbliche nella gestione e conservazione dei documenti informatici, tramite l obbligo di provvedere alla creazione del Manuale di gestione; b) specifica con maggiore evidenza la funzione del manuale di gestione; c) tiene conto dell istituzione del manuale di conservazione, strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione c) costruisce un glossario di termini tecnici assai più ampio. Premessa: nozioni base di diritto, informatica, archivistica; breve cronistoria del registro di protocollo e della sua funzione fino al Regolamento per il protocollo informatico emanato il 20/10/98. Funzione delle prime Regole tecniche del 31/10/2000. Motivi dei mancati buoni risultati nell attuazione del sistema di protocollo informatico. Le nuove Regole tecniche emanate con d.p.c.m. 3/12/2013. Le novità: definizioni, oggetto e ambito di applicazione, funzione del manuale di gestione. Le novità del glossario: archivio, archivio informatico, classificazione, conservazione, fascicolo informatico, generazione automatica di documento informatico, produttore, registro particolare, sistema di classificazione. Consigli per la predisposizione del manuale di gestione, conforme alle nuove Regole tecniche. I formati dei documenti informatici coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico. Identificazione e tipologie di formato. Criteri di scelta e caratteristiche dei formati. I formati aperti. I formati per la formazione e gestione dei documenti informatici e I formati idonei alla conservazione. Il pacchetto di archiviazione. I metadati. 9