La dematerializzazione nell attività di supporto al processo legislativo.

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Graziano Carlucci
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1 La dematerializzazione nell attività di supporto al processo legislativo. Silvia Bertini Direzione Processo Legislativo Elena Fenoglio Settore progettazione, sviluppo e gestione sistemi informativi e Banca Dati Arianna

2 Percorso dematerializzazione Approccio alla dematerializzazione molto graduale e iniziato da tempo. 1. Archivi documentali cartacei sostituiti delle banche dati e archivi elettronici. 2. Protocollo informatico e servizio archivistico come base per la gestione documentale 3. Flussi documentali parzialmente dematerializzati (originale cartaceo) 4. Analisi strutturata e gestione documentale supportata da apposite piattaforme informatiche

3 Codici a schede Copie BUR Bollettini e notiziari legislativi Nata alla fine degli anni 80 si configura, oggi, come sistema documentale specialistico, utile supporto per il legislatore e, allo stesso tempo fonte informativa completa, sempre aggiornata, a disposizione di tutti. Contiene le leggi regionali e i regolamenti: il testo vigente, i progetti di legge, le relazioni di accompagnamento, le informazioni che descrivono l'iter, quelle che classificano la legge e ne evidenziano i contenuti più importanti, consentendo di navigare tra i vari testi.

4 Dossier Virtuale delle leggi regionali E la sezione a completamento di Arianna, che da accesso diretto e immediato a tutti i documenti prodotti e collegati ad un progetto di legge (contenuti nel relativo fascicolo ). Lettere, esame ricevibilità scheda informativa relazione, sintesi, memorieconsultazioni documenti di lavoro emendamenti, articolato in progress processo verbale, resoconto stenografico decreto di promulgazione, regolamenti attuativi circolari, relazioni al Consiglio contenzioso costituzionale

5 Atti del Consiglio Banche dati per ricercare e consultare: Delibere e proposte di deliberazione con relativo dossier virtuale Mozioni e ordini del giorno Interrogazioni e interpellanze Sintesi delle sedute di Aula (Infoaula) e Commissione (Infocommissioni)

6 Dematerializzazione dei flussi documentali lavori in corso Supporto alle attività consiliari Documentazione Aula e Commissioni Presenze Consultazioni istituzionali Comunicazioni Istituzionali Convocazioni sedute Corrispondenza Rapporti Notiziari Verbali Processi contabili e di gestione delle risorse umane Ordinativo elettronico Liquidazioni Cedolino CUD Autorizzazione ferie e permessi Processi gestionali e modulistica digitale Registro protocollo Conciliazioni CORECOM Modulistica Richieste interne

7 Supporto alle attività consiliari (SEDIST) Sistema complesso nato per informatizzare l'intero processo di gestione delle sedute istituzionali. Le componenti base consentono di: convocare e memorizzare le sedute predisporre in automatico, con l ausilio di un editor testuale, le lettere contenenti l'ordine del giorno da inviare via PEC gestire le sedute, registrando gli esiti delle votazioni.

8 Supporto alle attività consiliari (Infoaula-Infocommissioni) Un modulo specifico gestisce la produzione delle sintesi delle sedute e la loro pubblicazione sul sito insieme alla documentazione relativa ai provvedimenti discussi.

9 Supporto alle attività consiliari (SUSIST) Integrazione del sistema per realizzare il progetto di dematerializzazione del materiale cartaceo distribuito durante le sedute di Consiglio e Commissione Il faldone cartaceo contenente copia degli atti in discussione è sostituito da un faldone virtuale in ambiente web-intranet dove ogni punto all ordine del giorno è collegato, per l Aula, al testo del provvedimento, agli eventuali emendamenti, al testo in progress. E inoltre disponibile la consultazione contestualizzata di testi e dati aggiuntivi contenuti in diverse banche dati. Analogo faldone è predisposto per le sedute di Commissione.

10 Supporto alle attività consiliari (rilevazione presenze Consiglieri e Assessori) Recente innovazione del sistema per rilevare le presenze alle sedute a seguito della L.R. 27/2010 che stabilisce che l'indennità sia corrisposta solamente in relazione alla partecipazione alle sedute di Consiglio e di Commissione principale. Utilizzo di appositi dispositivi portatili connessi in Wi-Fi (Tablet PC), per acquisire digitalmente le firme autografe (con efficacia probatorio a norma CAD)

11 Tramite elaborazioni successive vengono effettuati i conteggi per determinare le indennità spettanti rispetto alle presenze effettuate. Il cedolino mensile è in consultazione riservata on line dal Portale del Consigliere.

12 Supporto alle attività consiliari (Consultazioni on-line) Le Commissioni, pubblicano in modo autonomo ed automatico su CRPNet (sezione del Sito dedicata alla partecipazione), le convocazioni e i materiali da visionare. Gli enti coinvolti, accedono per consultare e allegare memorie e documenti. La documentazione è pubblicata sul dossier virtuale ed è possibile per chiunque, ricevere tramite mail aggiornamenti sull iter dei provvedimenti d interesse.

13 Gli strumenti DoQui è la Piattaforma di gestione documentale open source che permette di organizzare, archiviare e condividere documenti in formato digitale. E costituita da alcune componenti che svolgono precise funzioni: Acta costituisce il nucleo portante della gestione documentale, insieme al protocollo, governa l archivio ufficiale dell Ente;

14 Gli strumenti Index è il motore di governo dei contenuti digitali su cui poggia Acta e rende disponibili servizi di gestione documentale. Flux è la piattaforma di Business Process Management che fornisce strumenti per soluzioni applicative personalizzate e governa i processi che trattano documenti. Share consente l'accesso ai contenuti. Preserve è l'applicativo per la Conservazione Sostitutiva.

15 Gli strumenti La piattaforma di modulistica digitale offre supporto dinamico per la creazione di moduli digitali, che vengono pubblicati e possono essere compilati elettronicamente on-line e inviati telematicamente con autenticazione o tramite PEC; scaricati, compilati, stampati e inviati in modo tradizionale. Firma digitale e PEC

16 Come ci stiamo muovendo Individuare la filiera documentale oggetto di dematerializzazione. Accurata analisi dei processi per l applicazione e la rimodellazione degli stessi in ottica di dematerializzazione in armonia con i regolamenti interni all Ente e al CAD Digitale effettuata congiuntamente dai referenti dell ufficio, referenti archivio e protocollo, sistemi informativi, informatici incaricati dello sviluppo. Definire le modalità telematiche ammissibili e accettabili con valore legale per la presentazione delle istanze. Piano di formazione per favorire il cambiamento culturale richiesto all utenza nel nuovo approccio operativo alle proprie mansioni.

17 Prime valutazioni Riduzione costi a parziale copertura dell investimento informatico. Migliore fruibilità dell informazione e trasparenza. Miglioramento gestionale, snellimento delle procedure, riduzione dei tempi di lavorazione delle pratiche, aumento della produttività. Aumento della governance di processo. Miglioramento del servizio nei confronti dei cittadini utenti.

18 Prossimi passi Completamento e consolidamento dei processi avviati e soluzioni di piattaforma Incremento utilizzo firma digitale e PEC. Migrazione del protocollo informatico su piattaforma evoluta (Doqui-Acta). Interscambio di documenti protocollati tra Pubbliche Amministrazioni (IMPA) Conservazione sostitutiva (regole interne, affidamento del servizio, studio soluzioni per riversamento sostitutivo) Dematerializzazione iter legislativo e atti.

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