Le soluzioni SAP al servizio del processo di acquisto
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- Marilena Piccinini
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1 Le soluzioni SAP al servizio del processo di acquisto Antonio Costa SAP Italia
2 Agenda 1. Introduzione 2. Panoramica sulla soluzione SAP 3. Perché SAP? SAP Italia 2010 / Pagina 2
3 Cosa significa questo per la tua organizzazione? Alcune delle domande più frequenti Come ridurre i costi dei beni / servizi acquistati? Un approccio centrale acquisti potrebbe essere d aiuto? Come ottimizzare i processi per consolidare le necessità e ridurre i tempi? Come migliorare la conformità (compliance) con gli standard interni ed esterni e nel contempo aumentare trasparenza e responsabilità? Come far collaborare i diversi enti (interni / esterni) mia base fornitori? con la Come far leva sulla tecnologia e ridurre il costo per transazione? SAP Italia 2010 / Pagina 3
4 Approvvigionamento centralizzato Sourcing e gestione dei contratti assicurano il raggiungimento delle migliori condizioni di approvvigionamento Gestione prestazioni dei Fornitori Vantaggi: Connessione con fornitori per migliorare la produttività degli acquisti Visibilità nelle performance dei fornitori permette la consegna puntale, una migliore qualità e disponibilità Effettiva conformità nei Contratti Vantaggi Termini e condizioni negoziate e stabilite applicate ed utilizzate coerentemente in tutta l organizzazione al fine di raggiungere obiettivi di risparmio Ciclo di vita accelerato per scoraggiare acquisti atipici ed alternativi e per aumentare l utilizzo dei contratti Trasparenza totale e centrale aiuta obiettivi e mandati interni ed esterni Soddisfare la richiesta di approvvigionamento Vantaggi Conformità dei processi di approvvigionamento globali permette di ottenere risparmi e spese sotto controllo Lo sviluppo di una diversa e qualificata base di fornitori genera risparmi supplementari Capacità di far leva su una organizzazione grande permette di ottenere risparmi più velocemente e in tempi più brevi Conformità coi requisiti per le offerte del settore pubblico Riduzione costi del processo Vantaggi Processi operativi standardizzati ed automatizzati Massimizzare la distribuzione del risparmio Ridurre costi operativi Aumentare la conformità dei contratti Evitare acquisti atipici Migliorare la produttività Approvvigionamenti centralizzati e amministrazione dei contratti assicurano conformità dei contratti in tutta l organizzazione per raggiungere obiettivi di riduzione costi SAP Italia 2010 / Pagina 4
5 Agenda 1. Introduzione 2. Panoramica sulla soluzione SAP 3. Perché SAP? SAP Italia 2010 / Pagina 5
6 Allineare le diverse organizzazioni Processo approvvigionamento conforme ed efficiente Un processo di approvvigionamento efficace richiede un allineamento tra diversi committenti che hanno differenti focalizzazoni CPO Contracts Manager Policy Chief Purchasing Manager Direttore Ufficio Acquisti Approvvigionamenti & Contratti Rischi & Conformità Acquisti Come posso ridurre i costi armonizzando i molteplici processi manuali e disgiunti? Centralizzazione Processi integrati Automazione Come posso far leva sulla tecnologia per ridurre i costi? Centralizzazione contratti Semplificazione approvvigionamenti complessi Gestione dei Fornitori Come posso migliorare la conformità con standard interni ed esterni? Norme & direttive Controlli interni & processi autorizzativi (Workflow) Come posso ottimizzare i processi per consolidare le diverse richieste? Aumentare i processi Self-Service Aumentare l utilizzo dei contratti Potenziare l automazione SAP Italia 2010 / Pagina 6
7 Acquisti collaborativi Processo trasversale end-to-end L approvvigionamento collaborativo mette in comunicazione diversi processi al fine di raggiungere una conformità legale attraverso una piattaforma integrata che riduce i costi di acquisto CPO Contracts Manager Policy Chief Purchasing Manager CFO Direttore Ufficio Acquisti Approvvigionamenti e Contratti Rischi e Conformità Acquisti Direttore Amministrativo Approvvigionamenti & Contratti Contratti a lungo Termine Amministrazione Fornitori Controllo costi Acquisti Rischi & Conformità Negoziazione Approvvigionamenti Complessi Norme & Direttive per gli approvvigionamenti Monitor Audit di conformità Consolidamento delle richieste, Self-Service Gestione Budget Auditability Gestione Finanziaria Impegni & Obblighi Impegnare & Vincolare Reportistica SAP Italia 2010 / Pagina 7
8 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni / servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 8
9 Identificazione dei fabbisogni Enti richiedenti NON hanno SAP La centrale acquisti definisce / condivide i moduli per la raccolta dei fabbisogni Con cadenze definita, gli enti ricevono i moduli (via posta / accedono al sito) ed inseriscono i propri fabbisogni SAP Italia 2010 / Pagina 9
10 SAP & Adobe - Modalità di utilizzo Formulari interattivi on-line Completa integrazione nell infrastruttura SAP Web Dynpro (transazioni web) Connessione online con il sistema SAP Help sui valori sensitivo al contesto, controlli online Formulari interattivi off-line Interazione off-line (senza accesso al sistema SAP) Help statico sui valori, controlli statici, semplici calcoli aritmetici PDF auto-contenuto (XML data+layout) Documenti non - interattivi Documenti stampati, inviati per , archiviati o faxati Browser with Adobe Reader plug-in Print Adobe Reader offline Archive Down-/ Upload / HTTP SAP NetWeaver Application Server SAP Italia 2010 / Pagina 10
11 Identificazione dei fabbisogni Definizione / condivisione form La centrale acquisti definisce / condivide i moduli per la raccolta dei fabbisogni SAP Italia 2010 / Pagina 11
12 Identificazione dei fabbisogni Ricezione mail Con cadenze definita, gli enti ricevono i moduli (via posta / accedono al sito) ed inseriscono i propri fabbisogni SAP Italia 2010 / Pagina 12
13 Identificazione dei fabbisogni Enti richiedenti HANNO SAP L ente accede al sistema SAP e crea un fabbisogno Il fabbisogno viene inviato ai responsabili per essere lavorato SAP Italia 2010 / Pagina 13
14 Identificazione dei fabbisogni Enti richiedenti HANNO SAP creazione fabbisogno SAP Italia 2010 / Pagina 14
15 Identificazione dei fabbisogni Enti richiedenti HANNO SAP ricezione fabbisogno Procedure guidate SAP Italia 2010 / Pagina 15
16 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni / servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 16
17 Consolidamento dei fabbisogni I fabbisogni inseriti degli enti nei moduli sono automaticamente riportati in SAP dove possono essere consolidati SAP Italia 2010 / Pagina 17
18 Consolidamento dei fabbisogni SAP Italia 2010 / Pagina 18
19 Iter preparativo Possibile attivare processo autorizzativo Preparazione documenti Atti di Indizione Predisposizione Atti Comunicazione Approvazione Creazione RdO Gli utenti sono guidati nei diversi passi previsti dai processi aziendali Adattabilità alle esigenze del cliente Disegno ed esecuzione del processo Tracciatura del processo (flusso, stato, ruoli, ecc) Contenuti pre-configurati I singoli passi e procedure sono disponibili come template riutilizzabili Flessibilità Modifiche e personalizzazioni della procedura e del workflow autorizzativo Supporto alla collaborazione Scambio di dati e informazioni tra i vari ruoli interessati alla procedura Supporto utente (help) Disponibilità di un help contestuale alla procedura SAP Italia 2010 / Pagina 19
20 Supporto firma digitale Se la firma digitale è obbligatoria, è richiesta sul documento di business quando è rilasciato, ordinato o sottomesso. La cancellazione della firma comporta il ritorno all utente del documento in modalità modificato Il documento può essere salvato ma non può essere rilasciato, ordinato o sottomesso senza la firma digitale Document Signed Il formato PDF supporta la firma digitale e ne può essere verificata la validità SAP Italia 2010 / Pagina 20
21 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni 7 servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 21
22 Negoziazione Overview di processo Analisi acquistato, valutazione e classifica fornitori Internet Richiesta/e esterna Auto - registrazione Yellow pages Auto registrazione Richiesta interna Richiesta fonti acquisto Gara o asta Gara / asta Offerta Assegnazione Contratto SAP Italia 2010 / Pagina 22
23 RdO Principali funzionalità gare La RdO di SAP comprende: Preparazione evento Collaborazione on-line non strutturata Richiesta Informazioni / Quotazione / Offerta (RFx) Possibilità di ri-processamento Gestione della RdO on-line ed off-line Integrazione con il catalogo Gestione attributi e pesatura degli stessi Gestione lotti Gestione delle versioni Valute diverse nella stessa RdO Gestione della funzionalità facenti le veci di Possibilità di modificare le risposte Gestione servizi Valutazione ed assegnazione Analisi delle risposte Pesatura delle risposte Assegnazione Creazione contratto SAP Italia 2010 / Pagina 23
24 RdO Selezione fabbisogni Vista ufficio acquisti Procedure guidate SAP Italia 2010 / Pagina 24
25 RdO Creazione RdO Vista ufficio acquisti Procedure guidate SAP Italia 2010 / Pagina 25
26 RdO Dati base di testata / Stampa Vista ufficio acquisti SAP Italia 2010 / Pagina 26
27 Aste online Principali funzionalità Preparazione evento Collaborazione online destrutturata Aste on line al ribasso Monitor delle aste e delle offerte real-time Gestione delle aste Online e off-line Gestioni lotti Aste con valute diversi Gestione fattori correttivi Ribassi automatici (con limite) Gestione della funzionalità facenti le veci di Le aste di SAP comprendono: Asta Olandese Valutazione ed assegnazione Analisi delle risposte Pesatura dei risultati Aggiudicazione Creazione contratto SAP Italia 2010 / Pagina 27
28 Aste online Creazione Vista ufficio acquisti SAP Italia 2010 / Pagina 28
29 Aste online Dati base Vista ufficio acquisti SAP Italia 2010 / Pagina 29
30 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni / servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 30
31 RdO Inserimento offerte Vista fornitore SAP Italia 2010 / Pagina 31
32 RdO Valutazione offerte Vista ufficio acquisti SAP Italia 2010 / Pagina 32
33 RdO Cruscotti di sintesi Esempio SAP Italia 2010 / Pagina 33
34 Asta online Monitor acquisti Vista ufficio acquisti SAP Italia 2010 / Pagina 34
35 Asta online Monitor offerte Vista fornitore SAP Italia 2010 / Pagina 35
36 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni / servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 36
37 RdO Creazione contratto Vista ufficio acquisti SAP Italia 2010 / Pagina 37
38 Contratto centralizzato SAP Italia 2010 / Pagina 38
39 Contratto centralizzato Testata SAP Italia 2010 / Pagina 39
40 Contratto centralizzato Oggetti - Ordini / contratti collegati SAP Italia 2010 / Pagina 40
41 Contratto centralizzato Storia e versioni SAP Italia 2010 / Pagina 41
42 Contratto centralizzato Attivazione document builder Link to Document Builder from the saved Contract. SAP Italia 2010 / Pagina 42
43 Utilizzo del Document Builder SAP Italia 2010 / Pagina 43
44 Utilizzo del Document Builder I documenti creati con Document Builder possono essere collegati ai contratti operativi SAP SAP Italia 2010 / Pagina 44
45 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni / servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 45
46 Pubblicazione nel catalogo Trasferimento a livello di bene SAP Italia 2010 / Pagina 46
47 Pubblicazione nel catalogo Bene nel catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 47
48 Approvvigionamenti e Contratti SAP a supporto di una di centrale acquisti - esempio 1. Identificazione dei fabbisogni (interni ed esterni) 2. Consolidamento dei fabbisogni 3. Creazione Richiesta di Offerta e pubblicazione 4. Processamento della RdO ed aggiudicazione 5. Creazione Contratto 6. Pubblicazione dei beni / servizi nel catalogo 7. Consumo dei beni / servizi a catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 48
49 Creazione richiesta Accesso al catalogo Procedure guidate Catalogo interno SAP Italia 2010 / Pagina 49
50 Creazione richiesta Selezione bene dal catalogo SAP Italia 2010 / Pagina 50
51 Creazione richiesta Conferma quantità e luogo spedizione SAP Italia 2010 / Pagina 51
52 Creazione richiesta Completamento Shopping Cart SAP Italia 2010 / Pagina 52
53 Creazione richiesta Conferma Shopping Cart SAP Italia 2010 / Pagina 53
54 Agenda 1. Introduzione 2. Panoramica sulla soluzione SAP 3. Perché SAP? SAP Italia 2010 / Pagina 54
55 Perchè SAP? SAP è la soluzione end-to-end con incorporate le migliori prassi per questo tipo di mercato TCO più basso con integrazione nativa fra i diversi processi Servizi comprensivi di benchmarking per lo specifico processo e cruscotti per massimizzare il proprio valore Dimostrato valore per il cliente attraverso l adozione di soluzioni SAP SAP Italia 2010 / Pagina 55
56 Perchè SAP? 1. ABILITA LA STRATEGIA & POLICY DEGLI APPROVVIGIONAMENTI Accelerare ritorno degli investimenti pubblici Ottimizza l utilizzo e l allocazione del budget Migliora il controllo e la conformità del processo Uniforma il processo di approvvigionamento Migliora l efficienza nella gestione di piccoli business 2. FORNISCE VALORE OPERATIVO Copertura dell intero processo di approvvigionamento Riduce i costi materiali Migliora la visibilità della spesa negli approvvigionamenti Semplifica & migliora la collaborazione coi fornitori Gestisce servizi complessi in maniera efficiente 4. RIDUCE I RISCHI SAP è il leader del mercato Provata capacità implementativi Ampio parco di competenze distribuite tra numerosi partner Visibilità a lungo termine ed investimenti sicuri 3. RIDUCE COSTI OPERATIVI & TCO Profonde e Specifiche Capacità nel settore pubblico Profonda integrazione tra tutte le funzioni Riduce il tempo di esecuzione del processo Piattaforma tecnologica flessibile - SAP NetWeaver Implementazione Modulare e scalabile SAP Italia 2010 / Pagina 56
57 GRAZIE! SAP 2008 / Page 57 SAP Italia 2010 / Pagina 57
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