Indice. 1 Informazioni generali. 1.1 Informazioni su Datax. 2 Informazioni tecniche. 2.1 Requisiti di sistema Sistemi operativi supportati

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1 Anco Soft DATAX 1

2 Indice 1 Informazioni generali 1.1 Informazioni su Datax 2 Informazioni tecniche 2.1 Requisiti di sistema Sistemi operativi supportati 2.2 Requisiti minimi 3 Avvio del programma 3.1 Avvio di Datax dal menù di avvio 4 Utilizzo di Datax 4.1 Interfaccia utente Funzione etichette sottolineate DOC n CAP e comune MAIL Scheda Aggiuntivi Scheda IT Scheda Telefonia Notifiche Allegati Scadenze Funzione di ricerca Ricerca avanzata Duplica scheda Nuova scheda 4.2 Menù file Salva Stampa 2

3 4.2.3 Elimina 4.3 Strumenti Visualizza tutto Calcolatrice Backup - Ripristino 4.4 Manutenzione Elimina saldati Elimina documenti per anno Reset memoria Ripristina db 4.5 Opzioni Preferenze Stampe Password 4.6 Stampa ricevuta 4.7 Stampa documento 4.8 Stampa veloce 5 Funzioni varie 5.1 Scheda aperta/chiusa 6 SMS 6.1 Invio SMS 3

4 1 Informazioni generali 1.1 Informazioni su Datax Datax è un programma per la gestione delle riparazioni relative a piccoli esercizi, attività, negozi, laboratori, magazzini ove è necessaria una banca dati dell'assistenza ai clienti. Funzioni di ricerca avanzata schede e stampe differenziate delle stesse. Facile da usare è l'ideale per chi non vuole un complicato programma di gestione ma uno strumento pratico e snello. 2 Informazioni tecniche 2.1 Requisiti di sistema Sistemi operativi supportati Datax funziona sui seguenti sistemi operativi: Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows XP Microsoft Windows Media Center Edition Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Vista Microsoft Windows Requisiti minimi Memoria principale: 128 MB Si consiglia l'installazione dei driver certificati WHQL più recenti. WHQL è l'acronimo di Windows Hardware Quality Labs e indica che il driver di periferica certificato da Microsoft è compatibile con Microsoft Windows e il relativo hardware. 3 Avvio del programma 3.1 Avvio di Datax dal menù di avvio Per avviare Datax, procedere come segue: Fare clic sul pulsante Start del menù di avvio di Windows Fare clic su Tutti i programmi Selezionare cartella Datax -> Datax 4

5 4 Utilizzo di Datax 4.1 Interfaccia utente L'interfaccia utente di Datax è semplice ed intuitiva Funzioni etichette sottolineate Facendo clic su una qualsiasi etichetta sottolineata è possibile avere a disposizione la lista corrispondente ai valori già inseriti per quel campo. 5

6 4.1.2 DOC n Con la funzione DOC n è possibile preparare una nuova scheda di lavoro, è necessario fare un doppio clic sull etichetta CAP e Comune Sulla voce Comuni è presente la lista completa di tutti i Comuni d Italia, per facilitare la ricerca è possibile inserire il CAP ed in questo modo verrà inserito automaticamente il comune corrispondente o verrà visualizzata la lista dei comuni che presentano quel CAP. Viceversa inserendo il comune verrà inserito automaticamente il CAP MAIL Con questa funzione si può accedere al gestore di posta elettronica predefinito. Devono però essere presente: Nome e/o cognome del destinatario Indirizzo 6

7 4.1.5 Scheda Aggiuntivi Nella scheda AGGIUNTIVI è possibile inserire/variare lo stato di lavorazione della scheda corrente. In particolare, si possono settare i seguenti stati: Ingresso Attesa conferma preventivo Attesa materiale In lavorazione Riparato Consegnato Non riparabile Rottamato 7

8 4.1.6 Scheda IT La scheda IT (INFORMATION TECHNOLOGY) fornisce informazioni aggiuntive in ambito informatico Nella prima colonna della scheda IT possono essere scelti i percorsi da salvare: Desktop Documenti Immagini Musica Video Rubrica posta elettronica Su SETTING, PASS, è possibile aggiungere note relative a settaggi, POP3, SMTP, ecc.. Infine su CLIENT di POSTA è possibile impostare il client di posta elettronica utilizzato. Cliccando sulla freccetta vicino ad ogni campo si azzera il campo corrispondente. 8

9 4.1.7 Telefonia La scheda TELEFONIA è utile per chi gestisce riparazioni in ambito telefonia. Si possono salvare le seguenti voci aggiuntive:: IMEI FIRMWARE VERSION PIN PIN 2 PUK PUK2 IMSI 9

10 Le schede Aggiuntivi - IT - Telefonia possono essere attivate nella finestra preferenze: 10

11 4.1.8 Notifiche Nel pannello di navigazione posto a sinistra dell interfaccia utente è presente la sezione NOTIFICHE. La sezione Notifiche è uno scadenzario che ricorda automaticamente di appuntamenti, impegni, scadenze, ecc.., precedentemente registrati. Per poter inserire un evento da ricordare: Fare clic sul giorno in questione; Scrivere nell apposito memo; Fare clic su Salva. Per eliminare un evento: Selezionare l evento sul calendario e fare clic su Elimina Il tasto centrale permette di inserire l avviso. Fare nuovamente clic sullo stesso tasto per eliminare l avviso. È altresì possibile inserire i giorni di preavviso con cui Datax vi ricorderà dell evento andato a cliccare sulle freccette presenti di fianco la dicitura Giorni di preavviso. Per eliminare le notifiche scadute: Selezionare il flag Elimina notifiche scadute. Datax eliminerà le notifiche scadute all avvio. 11

12 4.1.9 Allegati La sezione ALLEGATI consente di inserire degli allegati relativi ad una scheda di lavorazione. La scheda deve essere precedentemente salvata. Quindi: Fare clic su allega Per eliminare l allegato: Selezionare l allegato e fare clic su ELIMINA per scegliere tra le proprie risorse il file da allegare alla scheda. 12

13 Scadenze La sezione SCADENZE notifica le schede di lavorazione in scadenza con il preavviso impostato. 13

14 Funzione di ricerca Per ricercare un qualsiasi documento fare clic sul tasto cerca presente nella toolbar. È possibile ricercare per: n doc: inserire il numero del documento; Matricola: si inserisce il numero completo o parte della matricola dell apparecchio; Cliente: inserendo il cognome e/o nome verranno visualizzate tutte le schede relative al cliente. Oppure fare clic su strumenti e scegliere cerca per. 14

15 Ricerca avanzata Per effettuare una ricerca avanzata fare clic sul tasto cerca + presente nella toolbar, si aprirà la seguente finestra Si può effettuare una ricerca per: Comune Anno Numero telefonico/cellulare Apparecchio Partita IVA Codice fiscale Marca Modello Matricola L opzione di ricerca inizio del campo effettua una ricerca confrontando l inizio del testo ricercato. L opzione parte del campo effettua una ricerca all interno del relativo campo Dopo aver inserito almeno un dato fare clic sul tasto cerca. Per azzerare tutti i campi di ricerca fare clic sul tasto azzera filtri in alto a sinistra. Oppure: 1. fare clic su Strumenti 2. scegliere Ricerca avanzata. 15

16 Duplica scheda Fare clic sul tasto Duplica scheda presente nella toolbar. Con questa funzione è possibile duplicare: duplica cliente: viene generata una nuova scheda con i dati del cliente duplica apparecchio: viene generata una nuova scheda con i dati dell apparecchio duplica scheda: viene generata una nuova scheda con i dati della stessa Oppure fare clic su File scegliere dal menu Duplica scheda scegliere infine la funzione desiderata in base all esigenza Nuova scheda Fare clic sul tasto Nuova scheda presente nella toolbar, per creare una nuova scheda di lavoro Oppure: 1. fare clic su File 2. scegliere Nuovo. 4.2 Menù File Salva E possibile salvare la scheda di lavorazione facendo clic sul pulsante Salva della toolbar. Oppure: fare clic su File scegliere Salva 16

17 4.2.2 Stampa Con questa funzione è possibile stampare: Schede inserite: in questo caso verranno stampate tutte le schede inserite nel database Schede chiuse: in questo caso verranno stampate tutte le schede chiuse Schede aperte: in questo caso verranno stampate tutte le schede aperte Insoluti: verranno stampate tutte le schede riparazioni non saldate Per ognuna di queste voci è possibile stampare l Elenco oppure tutte le Schede complete. E possibile stampare le schede in base al tipo di riparazione eseguita facendo clic su Schede riparazione: Interna: ovvero stampare tutte le riparazioni effettuate all interno della ditta Esterna: tutte le riparazioni che sono state effettuate da ditte esterne Garanzia: cioè tutte le riparazioni che sono state effettuate in garanzia Anche in questo caso per ogni voce è possibile scegliere di stampare solo l Elenco delle schede oppure tutte le Schede complete Elimina Per eliminare definitivamente una scheda di lavorazione già in archivio: Fare clic su File Scegliere Elimina dal menù Oppure fare clic sul tasto Elimina presente nella toolbar 17

18 4.3 Strumenti Visualizza tutto Questa funzione permette di visualizzare tutte le schede in archivio. Verranno visualizzati in rosso gli insoluti. Per avviare questa ricerca: 1. fare clic su Strumenti 2. scegliere Visualizza tutto Calcolatrice Fare clic su strumenti e scegliere calcolatrice per avere a disposizione la calcolatrice Backup - Ripristino Con la funzione Backup - Ripristino è possibile salvare e ripristinare una copia dell archivio dati. Si consiglia di effettuare tale procedura periodicamente. Per ripristinare backup dati della versione 2.8.x selezionare il relativo flag. 18

19 4.4 Manutenzione Elimina saldati Con elimina saldati è possibile cancellare definitivamente tutte le schede delle riparazioni che risultano saldate. 1. fare clic su Manutenzione 2. scegliere Elimina saldati Elimina documenti per anno Questa funzione permette di eliminare definitivamente tutte le schede salvate in un determinato anno. 1. Fare clic su Manutenzione 2. Scegliere Elimina schede per anno, si aprirà la seguente finestra 3. Immettere l anno 4. Fare clic su Elimina Reset memoria Con la funzione reset memoria vengono cancellati tutti i dati in archivio. 1. Fare clic su Manutenzione 2. scegliere Reset memoria ATTENZIONE!!!!! Utilizzare questa funzione con cautela Ripristina db La funzione Ripristina db permette di compattare e ripristinare il database per ottimizzare e rendere più rapido l accesso ai dati. ATTENZIONE!!!!! Utilizzare questa funzione con cautela 19

20 4.5 Opzioni Preferenze 1. Fare clic su Opzioni 2. scegliere Preferenze, verrà visualizzata la seguente finestra Nel box Avvio Selezionare Esegui all avvio di windows per lanciare automaticamente il programma all avvio di windows Selezionare Controlla aggiornamenti per controllare automaticamente la presenza di nuovi aggiornamenti all avvio del programma Nel box Salvataggio automatico Selezionare Salva doc per stampa documento per salvare il documento in automatico quando si stampa il documento Selezionare Salva doc per stampa ricevuta per salvare il documento in automatico quando si stampa la ricevuta Nel box Stampa scheda Selezionare Includi avvertenze clientela per stampare le avvertenze nella stampa documento verrà automaticamente attivato Includi privacy Selezionare Includi privacy per stampare oltre alle avvertenze anche la privacy 20

21 E possibile settare il colore del font dei report per le Note, Avvertenze, Privacy, Promo tramite gli appositi selettori. Nel box Stampa veloce è possibile configurare la stampa veloce. Utile quando il documento e la ricevuta devono essere stampati su due stampanti differenti in contemporanea Selezionare Stampa documento per stampare il documento Aprire la tendina di lato per scegliere tra le diverse stampanti quella da utilizzare Aprire la tendina di lato per scegliere il numero di copie Selezionare Stampa intestazione per includere la stampa dell intestazione Selezionare Stampa note per includere la stampa delle note Selezionare Stampa ricevuta per stampare la ricevuta Aprire la tendina di lato per scegliere tra le diverse stampanti quella da utilizzare Aprire la tendina di lato per scegliere il numero di copie Selezionare Salva doc automatico se si desidera salvare automaticamente il documento Nel box Stampa ricevuta è possibile stampare la ricevuta su carta formato A5. Nel box Delta riconsegna è possibile settare il differenziale in giorni tra la data di creazione della scheda e la data di riconsegna quando si crea un nuovo doc. Nel box Font Intestazione si settano le impostazioni di stampa per l intestazione e la sub intestazione Fare clic sul primo pulsante per scegliere il tipo di carattere Selezionare l allineamento del testo con L C R (sinistra centrato destra) Nel box Backup automatico Attivare/disattivare funzione di Backup Automatico dei dati all avvio della postazione Server Selezionare i giorni della settimana in cui effettuare il Backup Settare un percorso valido per il salvataggio dei Backup 21

22 4.5.2 Stampe In questa sezione è possibile settare le diverse sezioni del documento da stampare Fare clic su Opzioni Fare clic su Stampe Scegliere Intestazione per avere a disposizione la seguente finestra dove inserire l intestazione Fare clic su ok per confermare o su annulla per annullare Analogamente si procede per l inserimento della Sub Intestazione, Avvertenze, Privacy, Promozioni 22

23 Scegliere Logo per aprire la finestra ed inserire il logo della ditta Fare clic con il tasto destro del mouse al centro della finestra per scegliere Cambia logo per selezionare un immagine dal computer Adatta/dim reali per adattare il logo alle dimensione della finestra Elimina logo per eliminarlo Password Per inserire la password al programma 1. fare clic su Opzioni 2. fare clic su Password 3. scegliere Attiva password 4. confermare l inserimento della password 5. inserire la password nell apposito spazio e dare ok 23

24 Inserita la password è possibile eliminarla o cambiarla: 1. fare clic su Opzioni 2. scegliere Password 3. selezionare Cambia password per cambiare quella inserita precedentemente, oppure Elimina password per toglierla definitivamente. 4.6 Stampa ricevuta La funzione Stampa ricevuta permette di settare le impostazioni della stampante prima di stampare la ricevuta Fare clic sull icona Stampa ricevuta presente nella toolbar Fare clic sul pulsante Print per stampare 4.7 Stampa documento La funzione Stampa documento permette di settare le impostazioni della stampante prima di stampare il documento Fare clic su Stampa documento presente nella toolbar Fare clic sul pulsante Print per stampare 4.8 Stampa veloce La funzione stampa veloce avvia automaticamente la stampa secondo le impostazioni settate nelle preferenze. 24

25 5 Funzioni varie 5.1 Scheda Aperta/Chiusa Il programma definisce una scheda Aperta quando risulta insoluta (saldato = NO) oppure l apparecchio non è stato ancora ritirato (data riconsegna), altrimenti la scheda è Chiusa. E possibile visualizzare lo stato di una scheda nella barra di stato. 25

26 6 SMS 6.1 Invio SMS Il programma consente l invio di messaggi di testo SMS attraverso la rete internet. Per inviare SMS è necessario attivare un proprio account. L attivazione avviene contestualmente al primo acquisto di pacchetti SMS. Il pacchetto minimo acquistabile è di 200 SMS di alta qualità. Per info su ordini, listino prezzi, modalità di invio e qualità messaggi cliccare sui relativi menù Compra SMS, Listino prezzi, Qualità SMS o consultare la pagina web E possibile inviare SMS direttamente ai propri clienti o a qualsiasi numero di telefonia mobile. L invio ad uno o più destinatari può essere effettuato digitando il numero del destinatario nell apposito campo nel formato DESTINATARIO#NUMERO e aggiungendolo alla lista di distribuzione. Lo stesso messaggio SMS può essere inviato contemporaneamente fino ad un massimo di 5000 destinatari. Per inviare SMS ai propri clienti si può accedere direttamente alla Rubrica Clienti Si possono inviare SMS anche direttamente dalla propria area web riservata cliccando su Web panel. 26

27 L archivio SMS consente di tenere traccia degli ultimi 200 SMS inviati per ogni Account registrato. 27

28 Per suggerimenti, malfunzionamenti, segnalazione bug: ST rev 1.4 (Datax 2.9.2) 28