Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica. Manuale Richiedente

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1 Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Omaggistica Manuale Richiedente

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico-omaggistica in qualità di Richiedente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Sommario... 3 Flusso e-purchasing - Omaggistica... 4 Personalizzazione profilo... 8 Creazione carrello acquisti Passo 1 Parametrizzazione e aggiunta posizioni Passo 2 Posizioni Shopping Cart Passo 3 Completare e ordinare Shopping Cart Modifica carrello acquisti Gestione messaggi e richieste di approvazione Informazioni utili Copyright e trademark

4 Flusso Omaggistica Richiedente Cliente AM e-business Approvatori Supervisore A B Sistema e- Business Fornitore Richiesta Credenziali Invio Credenziali via mail Portale NO 1 SRM Creazione SB mail NO 2 Approvazione SB? mail SI 3 Approvazione SB? SRM 1 step 2 step mail 4 Approvazione SB? SRM 3 step 5 Invio ODA mail Ricezione ODA Evasione ODA NO Inserimento PEM 10 SRM 9 Approvazione? SRM SI 10 Registrazione EM SRM 4 4

5 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività A B Descrizione Attività Richiesta Abilitazione Rilascio Credenziali Caratteristiche Il richiedente accede al portale e-business e il form elettronico di richiesta abilitazione inserendo i propri dati anagrafici (nome, cognome, matricola, , nome del responsabile, società). I dati inseriti saranno sottoposti a verifica automatica (on-line) con le anagrafiche definite in active directory Saipem. Alla sottomissione della richiesta di abilitazione, viene automaticamente inoltrata una al servizio di supporto Saipem SRM Profile, con in copia conoscenza il responsabile del richiedente indicato nel form. Sulla base delle informazioni inviate tramite form, il servizio di supporto effetua l abilitazione e ne invia notifica via al richiedente ed in copia al suo responsabile. Soluzione Applicativa Portale E-Business Un volta in possesso delle credenziali di accesso, il richiedente si collega al portale e- Business Saipem e procede alla creazione della richiesta (Shopping Basket), selezionando gli item desiderati dal catalogo elettronico. Contestualmente il richiedente sceglie, da apposito menù a tendina, i nominativi dell approvatore a cui sarà sottoposta la richiesta: 1 Inserimento Richiesta Da Catalogo - 1 step: il sistema proporrà il nominativo del responsabile del cdc/wbs specificati sulla richiesta - 2 step: Se il richiedente non appartiene alla segreteria dell AD o di un 1 riporto AD, il menù a tendina proporrà la lista dei nominativi dei 1 riporti AD, e il richiedente sceglierà il nominativo corrispondente al 1 riporto responsabile per l unità del richiedente stesso SRM Se il richiedente appartiene alla segreteria dell AD o di un 1 riporto AD, allora l unico approvatore selezionabile sarà l AD stesso (o persona da esso delegata) Alla conferma della richiesta, il sistema notifica al primo approvatore (responsabile cdc/wbs) la presenza di una attività di approvazione a sistema 5

6 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 2 Approvazione responsabile cdc/wbs Il responsabile di cdc/commessa scelto dal richiedente si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il responsabile analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. In caso di approvazione, il sistema notifica all approvatore successivo (specificato dal richiedente al momento della creazione) la presenza di una attività di approvazione a sistema SRM 3 Approvazione 1 riporto AD o AD Il 1 riporto AD (o l AD stesso) si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. L approvatore analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. SRM In caso di approvazione, il sistema notifica al supervisore omaggistica la presenza di una attività di approvazione a sistema 4 Approvazione Supervisore Omaggistica Il Supervisore Omaggistica si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il supervisore analizza ogni singola richiesta, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la richiesta torna in carico al richiedente (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. SRM 5 Invio ODA A conclusione dell iter approvativo, il sistema automaticamente invia una mail al supervisore omaggistica e al fornitore, contenente un PDF riepilogativo della richiesta stessa 6 Ricezione ODA Il fornitore riceve l ordine in formato PDF tramite mail 6

7 Flusso di processo: Descrizione attività ID Attività Descrizione Attività Caratteristiche Soluzione Applicativa 7 Evasione ordine Il fornitore compi le operazioni necessario all invio del materiale ordinato 8 Inserimento PEM Il fornitore si collega al sistema e-procurement per l inserimento della proposta entrata merce Fuori Sistema SRM 9 Approvazione PEM 10 Regsitrazione PEM Il Richiedente si collega ad e-business Saipem ed accede alla propria Inbox dove sono raccolte tutte le richieste di approvazione. Il richiedente analizza ogni singola PEM, procedendo all approvazione o al rifiuto della stessa. In caso di rifiuto, la PEM torna in carico al fornitore (previa notifica automatica via mail) che potrà effettuarne la modifica o la cancellazione. A valle della approvazione, la PEM viene registrata a sistema e l ordine d acquisto risulta confermato SRM SRM 7

8 PERSONALIZZAZIONE PROFILO 8

9 Personalizzazione 1/4 Cliccando dal menu la voce: Personalizzazione Parametrizzazione utente SRM è possibile modificare alcuni dati personali relativi al Richiedente cliccando sul tasto Elaborare 9

10 Personalizzazione 2/4 È possibile modificare dalla testata i dati Generali del richiedente: Nome e Cognome e Intestazione Dal tab Conto utente è possibile modificare: , fuso orario, lingua, formato data e notazione decimale 10

11 Personalizzazione 3/4 Dal tab Il mio indirizzo è possibile: Selezionare uno degli indirizzi presenti da associare al carrello che si sta per creare e visualizzarne i dettagli cliccando il tasto Dettagli Identificare un indirizzo di Default inserendo il bullet Indirizzo di consegna Standard: tale indirizzo verra associato a tutti i carrelli creati in automatico (rimarrà modificabile all interno del carrello in fase di creazione) Creare un nuovo indirizzo, cliccando sul tasto Creare e compilando i dati richiesti Cancellare o copiare Indirizzi precedentemente inseriti: selezionare la riga di interesse e cliccare Cancellare o Copiare 11

12 Personalizzazione 4/4 Dopo aver completato le impostazioni dei parametri personali è possibile Controllare e Salvare i dati inseriti, cliccando gli omonimi tasti 12

13 CREAZIONE CARRELLO ACQUISTI 13

14 Creazione Shopping Cart Per creare lo Shopping Cart è necessario selezionare dal menu a sinistra della Home Page la voce: Area Acquisti Cliccare sull icona Acquistare Selezionare il tipo di Shopping Cart ZOMG e cliccare OK 14

15 Passo 1 Parametrizzazione Standard 1/2 Cliccando su Impostare valori standard è possibile definire alcuni paramentri che verranno automaticamente acquisiti da tutte le posizioni scaricate da Catalogo Dati di base posizione: Categoria Prodotto Gruppo Acquisti Ubicazione/divisione: plant per cui si stanno facendo acquisti Contab. Tipo di contabilizzazione: Centro di Costo/WBS Assegnazione numero: inserito dall utente anche attraverso il Search help, o assegnato di default all utenza del richiedente in Struttura organizzativa Approvatore: indicare utilizzando il Search help che restituisce gli approvatori associati al CdC/WBS inseriti 15

16 Passo 1 Parametrizzazione Standard 2/2 Cliccando su Impostare valori standard è possibile definire alcuni paramentri che verranno automaticamente acquisiti da tutte le posizioni scaricate da Catalogo Indirizzo consegna/luogo prestazione: Consente di impostare dati di consegna differente rispetto a quelli assegnati di default al richiedente che sta creando il carrello Nota interna È possibile inserire appunti interni visibili al richiedente e all approvatore del carrello 16

17 Passo 1 Aggiungere Posizioni Per aggiungere posizioni allo Shopping Cart è sufficiente selezionare il Catalogo di interesse, scaricare le posizioni e cliccare su Continuare 17

18 Catalogo Scaricare posizioni nello Shopping Cart Dal catalogo è possibile: 1. ricercare prodotti cliccando su Cercare per: parole chiave, fornitori, gruppi prodotto, tipo di posizione, Selezionare e aggiungere posizioni al carello selezionando n posizioni e cliccado Aggiungi al carrello acquisti 3. Visualizzare carrello acquisti nel dettaglio (aggiungendo o eliminando posizioni) 4. Chiudere l ordine d acquisto e tornare alla Carrello 18

19 Passo 2 Posizioni Shopping Cart Al Passo 2 è possibile: Visualizzare le posizioni scaricate da catalogo e modificarne la Quantità Aggiungere altre posizioni allo Shopping Cart: tasto Agg. Pos. Cancellare una o più posizioni selezionate: tasto Cancellare Copiare una o più posizioni selezionate: tasto Copiare Inoltre, PER CIASCUNA POSIZIONE, l utente deve obbligatoriamente compilare i campi Finalità Omaggio e Beneficiario. Nota: trattandosi di testi liberi, è possibile utilizzare le funzionalità di copia (CRTL+C) e incolla (CTRL+V) Una volta aggiunte tutte le posizioni desiderate è possibile entrare nei Dettagli di ognuna e/o porcedere con il tasto Continuare. 19

20 Passo 2 Posizioni Shopping Cart: Dettagli posizione Selezionando una posizione e cliccando Dettagli è possibile gestire le informazioni relative alla singola posizione: Dati posizione: Quantità, Gruppo Acquisti, Società Contab.: modificare il Centro di Costo o la WBS a cui associare la posizione (NB. Per ogni carrello la contabilizzazione deve essere omogenea) Note e Allegati: aggiungere Note e allegati alla singola posizione Indirizzo consegna/luogo prestazione: modificare indirizzo di consegna. Tale indirizzo è impostato di default con l indirizzo associato in struttura organizzativa al richiedente Riepilogo del processo di approvazione: dettaglio di chi ha in carico la richiesta di approvazione del carrello/posizione. 20

21 Passo 3 - Completamento Allo step 3, l utente può: Modificare il Nome del carrello Visualizzare gli approvatori associati (tasto Visualizzare/Elaborare Agenti) Inserire note per l approvatore (campo Note per l approvatore) Inoltre, come indicato nei messaggi di errore con icona, l utente deve obbligatoriamente inserire: ID Primo Riporto AD, scegliendolo dalla lista che compare dopo aver cliccato sull icona Data di erogazione omaggio É poi possibile: Effettuare un controllo di coerenza dei dati inseriti: Controllare Parcheggiare il carrello e continuare l elaborazione in un secondo momento: Salvare Uscire senza salvare i dati inseriti: Chiudere Completare il processo d acquisto: Ordinare 21

22 MODIFICA CARRELLO ACQUISTI 22

23 1 Visualizzazione Shopping Cart Per richiamare uno Shopping Cart salvato, cliccare sul menù Area Acquisti (1) Nella sezione Carrello Acquisti verrà visualizzata la lista di tutti gli Shopping Cart creati (2), con evidenza dello stato E inoltre possibile effettuare una ricerca attraverso l utilizzo dei parametri di filtro disponibili (3); a tal fine inserire il criterio di ricerca e cliccare su Rilevare 3 2 Per visualizzare i dettagli del carrello, cliccare sul numero del carrello stesso 23

24 Visualizzazione Shopping Cart Nel caso di Shopping Cart in stato Salvato: il sistema accede automaticamente in modalità Visualizzazione: il richiedente ha la possibilità senza entrare in modifica di controllare le posizioni già inserite, ma non è possibile aggiungere ulteriori posizioni (messaggio bloccante) Cliccando su Continuare è possibile ordinare direttamente il carrello salvato e avviare l iter approvativo Per ordinare il carrello cliccare sul tasto Ordinare 24

25 Elaborazione Shopping Cart Nel caso di Shopping Cart in stato Salvato che deve essere modificato: Entrare nel carrello e cliccare il tasto Elaborare, il sistema ora consente di: modificare i dati relativi alle posizioni già inserite entrando nei Dettagli Aggiungere nuove posizioni al carrello (tasto Agg.Pos) Controllare i dati inseriti (tasto Controllare) Salvare il nuovo carrello (tasto Salvare) Chiudere senza salvare le modifiche apportate (tasto Chiudere) Ordinare il nuovo carrello e riavviare il processo di approvazione (tasto Continuare e poi Ordinare) Il tasto Protetto dalla scrittura consente di tornare in modalità Visualizzazione NB. Ogni volta che si Elabora un documento è necessario cliccare nuovamente Ordinare per farlo tornare in carico all approvatore 25

26 GESTIONE MESSAGGI E RICHIESTE DI APPROVAZIONE 26

27 Gestione Richieste di Approvazione Il richiedente è chiamato a valutare i seguenti documenti: - Shopping Basket rifiutati da uno degli approvatori - Proposte entare merci create dal fornitore Per visualizzare ed elaborare la lista dei documenti in carico al richiedente: Selezionare dal menu la voce Riepilogo del lavoro Ricercare i documenti inserendo i criteri di ricerca ed in particolare lo stato: Vis. (Nuovi, Completati, Inoltrati) Cliccare Rilevare Selezionare l oggetto da prendere in carico cliccando sul link nella colonna Oggetto: Per gli Shopping Basket rifiutati, l oggetto del messaggio sarà Accettare Decisione/Adattare Carrello Acquisti n.xxxxxxxx Per le proposte entrate merci, l oggetto sarà Approvare Conferma numero XXXXXXXX 27

28 Gestione Richieste di Approvazione-Shopping Basket Rifiutati Nel caso di Shopping Basket Rifiutati, viene visualizzata la lista degli articoli presenti nel carrello con evidenza delle decisioni prese dall approvatore (flag Rifiutato/Approvato). Il richiedente può: - Accettare le decisioni dell approvatore selezionando Accetta : in questo caso tutte le posizioni in stato rifiutato saranno rimosse dallo Shopping basket e il documento proseguirà il flusso approvativo - Modificare lo Shopping Basket selezionando Elaborare : in questo caso il richiedente potrà modificare lo Shopping Basket come indicato nella sezione Modifica Carrello Acquisiti ; alla conferma del carrello, il flusso approvativo ripartirà dal primo step previsto 28

29 Gestione Richieste Approvazione PEM La conferma entrata merce è composta da diversi tab: Riepilogo: sintesi dei dati del carrello e dall entrata merce inserita da fornitore Testata Posizione Appunti e allegati Approvazione: in cui è possibile inserire le motivazioni di un eventuale rifiuto della PEM 29

30 Gestione Richieste Approvazione PEM Il tab Tracking tiene traccia di tutti i documenti legati alla PEM in questione. Tali documenti sono navigabili cliccando sul numero di documento (N. Documento). Sono navigabili solo i documenti per cui l utenza dispone di autorizzazione. Per approvare la PEM cliccare su Approvare Per rifiutare la PEM cliccare su Rifiutare: questo caso viene notificato al fornitore che provvederà ad inserire una nuova PEM Cliccando Anteprima di Stampa viene scaricata una verisone PDF della PEM Per salvare e parcheggiare la conferma cliccare Salvare Per uscire senza salvare le modifiche cliccare Chiudere 30

31 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul Portale del Servizio. Service operation support

32 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 32