PIANIFICAZIONE STRATEGICA, QUALITA, CONTROLLO DI GESTIONE

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1 PIANIFICAZIONE STRATEGICA, QUALITA, CONTROLLO DI GESTIONE Alessandra Damiani Managing Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Consulente per l Organizzazione degli Studi professionali 1

2 Guida alla gestione dei PMstudi 1) Specializzarsi o non specializzarsi? La vostra strategia competitiva 2) La necessità di un business plan 3) Pianificare relazioni efficaci con la clientela 4) Elaborazione di piani per ciascuna area funzionale 5) Costruire una cultura della gestione del rischio 6) Impianto dei sistemi e adozione della guida 7) Utilizzo dei benchmark per misurare le performance e pianificarne il miglioramento 8) La gestione del vostro studio 9) Tenere sotto controllo i fattori esterni 10)La continuità dell attività: l imperativo del breve e del lungo periodo 2

3 Guida alla gestione dei PMstudi Figura 1.1 Le otto fasi della pianificazione strategica 1) Elaborazione del piano strategico 2) Definizione della struttura operativa dello studio 3) Definizione della mission, della vision e dei valori dello studio 4) Definizione degli obiettivi strategici 5) Definizione delle strategie per raggiungere gli obiettivi 6) Definizione dei sistemi, delle politiche e delle azioni necessari per l attuazione del piano strategico 7) Attuazione 8) Monitoraggio ed adeguamento del piano in base alle necessità 3

4 Guida alla gestione dei PMstudi Appendice 1.6 Diagramma della Pianificazione Strategica 4

5 Diagramma della pianificazione strategica VISION Come ci si vuole vedere nel proprio contesto 5

6 Vision (Come ci si vuole vedere nel proprio contesto) Alcuni esempi: Bill Gates (1980) "Un personal computer su ogni scrivania, e ogni computer con un software Microsoft installato" CIA "Noi forniamo informazioni e agiamo al fine di assicurare la sicurezza nazionale degli Stati Uniti d'america e la conservazione della vita e degli ideali americani" Art Plast "Portare reali benefici e soddisfazioni al Cliente finale, contribuendo a creare un mercato di dura concorrenza, purché sia leale senza danneggiare nessuno e con il beneficio di tutti" 6

7 Diagramma della pianificazione strategica SWOT ANALYSIS Punti di forza e di debolezza, opportunità e rischi 7

8 SWOT analysis (la fotografia dello Studio) Punti di forza (S) Punti di debolezza (W) Opportunità (O) Rischi (T) 8

9 SWOT analysis (a che punto si trova lo studio adesso e quali opportunità si presentano) Punti di forza: - Doti personali (Impegno / capacità di sacrificio / tenacia Elasticità / Adattabilità / Flessibilità / Professionalità / Specializzazione) - Organizzazione - Struttura (Motivazione e proattività del personale Base familiare / Compattezza nucleo societario) - Tradizione (Radicamento sul territorio / tradizione Economie di scala /Immagine / Posizionamento sul mercato) 9

10 SWOT analysis (a che punto si trova lo studio adesso e quali opportunità si presentano) Punti di debolezza: - Mancanza di governance (Ruoli non ben definiti / Mancanza di regole codificate / Difficile governabilità della struttura / Difficoltà di delega / visione individualista / Posizioni interne consolidate da riesaminare / Passaggio generazionale) - Disattenzione (Mancanza di tempo da dedicare alla gestione / Sottoutilizzazione del software operativo) - Scarsa attenzione al mercato (Difficoltà nell acquisizione di nuovi clienti / Difficoltà nella valorizzazione dei clienti esistenti) - Risorse economiche limitate 10

11 SWOT analysis (a che punto si trova lo studio adesso e quali opportunità si presentano) Opportunità: - Aggregazioni - Sviluppo di nuovi servizi su fronti diversi - Sviluppo relazioni qualificate - Partecipazione a gruppi di lavoro - Rapporti con le istituzioni 11

12 SWOT analysis (a che punto si trova lo studio adesso e quali opportunità si presentano) Rischi: - Rischio finanziario connesso alla crisi economica dei clienti - Rischio economico connesso al rapporto costi/ricavi dello studio in tempo di crisi - Impatto sul personale di eventuali ristrutturazioni organizzative 12

13 Diagramma della pianificazione strategica MISSION Cosa fare per cogliere le opportunità 13

14 Mission (cosa fare per cogliere le opportunità) Alcuni esempi: Walt Disney "Rendere felici le persone" CIA - "Noi siamo gli occhi e le orecchie della nazione e, a volte, la sua mano invisibile. Compiamo questa missione: raccogliendo informazioni segrete rilevanti; fornendo analisi rilevanti, tempestive e obiettive; conducendo azioni segrete sotto la direzione del presidente al fine di prevenire le minacce e raggiungere gli obiettivi politici degli Stati Uniti." Art Plast - "Da circa trent anni, Art Plast prova a migliorare la vita delle persone, organizzando gli spazi, facendo prodotti semplici e di grande utilità. I prodotti Art Plast sono per tutti, per i famosi Mario e Maria, quindi per la gente comune e hanno un ottimo rapporto qualità prezzo, questa è la principale fonte del vantaggio competitivo." 14

15 Diagramma della pianificazione strategica OBIETTIVI STRATEGICI Strategie per perseguire la mission 15

16 Diagramma della pianificazione strategica STRATEGIE DI MARKETING E PIANO OPERATIVO 16

17 STRATEGIE DI MARKETING PIANO OPERATIVO DI MARKETING 17

18 Strategie di MKT - CRM / Valorizzazione clienti latenti - Rapporti con associazioni di categoria - Sviluppo di nuovi contatti personali - Partecipazione a gruppi di lavoro - Convegnistica - Pubblicità - Acquisizione altri studi 18

19 Piano operativo di MKT CRM / Valorizzazione clienti latenti Analisi delle esigenze Intensificazione dei rapporti diretti Proposta di nuove iniziative 19

20 Piano operativo di MKT Acquisizione altri studi Analisi del mercato per valutare le opportunità disponibili Proposta ai colleghi quale studio disposto ad acquisire 20

21 Diagramma della pianificazione strategica: STRATEGIE SUI SERVIZI E PIANO OPERATIVO 21

22 STRATEGIE SUI SERVIZI PIANO OPERATIVO SUI SERVIZI 22

23 Strategie sui servizi - Ingegnerizzazione dei processi per migliorare l efficienza e ridurre i costi - Ottimizzazione della gestione delle informazioni - Ottimizzazione del monitoraggio dei processi - Progettazione e realizzazione di servizi innovativi (es. 231 bilancio sociale finanziamenti comunitari Certificazione contratti di lavoro ecc.) 23

24 Piano operativo sui servizi Ingegnerizzazione dei processi per migliorare l efficienza e ridurre i costi Sperimentazione nuove tecnologie Riesame e ridefinizione dei processi interni Misurazione delle performance 24

25 Piano operativo sui servizi Ottimizzazione della gestione delle informazioni Implementazione accessi interni / esterni Strutturazione della comunicazione 25

26 Piano operativo sui servizi Ottimizzazione del monitoraggio dei processi Messa a punto sistemi e procedure di controllo Misurazione delle performance e definizione di obiettivi di miglioramento 26

27 Diagramma della pianificazione strategica: STRATEGIE FINANZIARIE E PIANO OPERATIVO 27

28 STRATEGIE ECONOMICO FINANZIARIE PIANO OPERATIVO ECONOMICO FINANZIARIO 28

29 Strategie economico-finanziarie - Implementazione controllo di gestione interno - Revisione tempi / tariffe clienti - Revisione compensi collaboratori - Definizione regole per prevenzione insolvenze - Analisi rischi potenziali e relative coperture 29

30 Piano operativo economico-finanziario Implementazione controllo di gestione interno Introduzione e implementazione di un software per il controllo di gestione PLANNING PRESTAZIONI TIMESHEET INCARICO VALORIZZAZIONE FATTURA RICAVI COSTI MARGINE STATISTICHE 30

31 Piano operativo economico-finanziario Implementazione controllo di gestione interno Avvio rilevazioni sui tempi e le performance 31

32 Piano operativo economico-finanziario Implementazione controllo di gestione interno Predisposizione budget economico e dei tempi/carichi di lavoro 32

33 Piano operativo economico-finanziario Revisione tempi / tariffe clienti Definizione tempi standard per le attività Formalizzazione degli incarichi dei clienti Riesame tariffe applicate 33

34 Piano operativo economico-finanziario Revisione compensi collaboratori Correlazione compensi ai risultati e revisione contratti 34

35 Diagramma della pianificazione strategica: STRATEGIE SULLE PERSONE E PIANO OPERATIVO 35

36 STRATEGIE SULLE PERSONE PIANO OPERATIVO RISORSE UMANE 36

37 Strategie sulle persone - Creazione di reti - Riesame ruoli e responsabilità - Definizione procedure operative - Definizione percorsi di carriera e sistemi premiali - Definizione criteri di remunerazione - Coinvolgimento nella gestione organizzativa - Coinvolgimento nel CRM - Codice etico 37

38 Piano operativo sulle persone Riesame ruoli e responsabilità Definizione organigramma / Formalizzazione deleghe 38

39 Piano operativo sulle persone Definizione procedure operative Condivisione di un analisi dei rischi Predisposizione di procedure in collaborazione con gli interessati e in relazione alle esigenze 39

40 Piano operativo sulle risorse Definizione percorsi di carriera e sistemi premiali Definizione criteri di remunerazione Formalizzazione contratti collaboratori 40

41 Diagramma della pianificazione strategica: STRATEGIE TECNOLOGICHE E PIANO OPERATIVO 41

42 STRATEGIE TECNOLOGICHE PIANO OPERATIVO TECNOLOGICO 42

43 Strategie tecnologiche -Ottimizzazione struttura hardware interna -Ottimizzazione collegamenti remoti -Ottimizzazione utilizzo software operativo -Ottimizzazione utilizzo software gestionale -Archiviazione ottica -Knowledge Management 43

44 Piano operativo tecnologico Ottimizzazione struttura hardware interna/ottimizzazione collegamenti remoti Definizione piano di investimento 44

45 Piano operativo tecnologico Ottimizzazione utilizzo software operativo/ottimizzazione utilizzo software gestionale Formazione Pianificazione implementazioni 45

46 Piano operativo tecnologico Archiviazione ottica Formazione Definizione percorsi archiviazione Definizione modalità archiviazione 46

47 Diagramma della pianificazione strategica: STRATEGIE DI CAMBIAMENTO E PIANO OPERATIVO 47

48 STRATEGIE DI CAMBIAMENTO PIANO OPERATIVO PER IL CAMBIAMENTO 48

49 Strategie di cambiamento -Valorizzazione ruoli e funzioni -Tempestività -Flessibilità -Efficienza -Progettualità -Metodo decisionale -Management 49

50 Piano operativo per il cambiamento - Valorizzazione ruoli e funzioni Mappatura competenze Definizione deleghe appropriate Pianificazione interventi specifici - Tempestività/Flessibilità/Efficienza/Progettualità Riesame modalità operative e metodi di lavoro Formazione - Metodo decisionale/management Riesame modalità gestione riunioni e delibere conseguenti Definizione deleghe anche per attività di gestione interna 50

51 Un efficace gestione del rischio in dieci passi 1. Iniziare con un buon processo di selezione del personale 2. Accertarsi che i collaboratori ricevano un adeguata formazione 3. Non delegare funzioni al di sopra delle capacità individuali 4. Accertarsi che il personale sia a conoscenza dei sistemi e delle procedure standard 5. Adottare una procedura per individuare le aree problematiche e i punti di debolezza 51

52 Un efficace gestione del rischio in dieci passi 6. Mettere in atto opportuni processi di controllo interno 7. Mantenere un adeguata diversificazione nei clienti e nel fatturato 8. Dotarsi di una copertura assicurativa adeguata 9. Fare un backup dei programmi e dei dati 10.Avere piena consapevolezza delle normative in materia di privacy e riservatezza, antiriciclaggio, sicurezza nei luoghi di lavoro 52

53 Gli otto principi della qualità 1. Orientamento al cliente 2. Leadership 3. Coinvolgimento 4. Approccio per processi 5. Approccio sistemico alla gestione 6. Miglioramento continuo 7. Decisioni basate su dati di fatto 8. Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori 53

54 Il sistema di gestione per la Qualità C L I E N T E R E Q U I S I T I Ingresso Gestione delle risorse Responsabilità della direzione Realizzazione Misure, analisi e miglioramento Uscita Servizio S O D D I S F A Z I O N E C L I E N T E del servizio 54

55 Alcune regole fondamentali - Essere obiettivi e sinceri nell autoanalisi - Coinvolgere i partners - Coinvolgere, motivare e responsabilizzare la base - Essere disposti a stravolgere gli obiettivi qualora non perseguibili con successo - Rilanciare con tempestività - Valorizzare e condividere i risultati raggiunti 55

56 e non dimenticare (se non per sé, almeno per i propri collaboratori x, y, z...) che la qualità della vita è una componente importante per il successo delle vostre strategie!! 56

57 Grazie dell attenzione!!! Via Riva di Reno Bologna 57

58 Bibliografia di riferimento 1. Guida per l Organizzazione dei piccoli e medi Studi pubblicata da IFAC, International Federation of Accountants, nel 2010 e la cui traduzione italiana curata dal Consiglio Nazionale è stata diffusa a luglio Utilizzo dei sistemi informatici per le attività di organizzazione e pianificazione negli Studi professionali, pubblicato dal CNDCEC a giugno 2011 a cura della Commissione Informatica 3. Organizzazione e Marketing per lo Studio del commercialista, documento presentato nel dicembre 2010 dalla Commissione Consulenza Direzionale del Consiglio Nazionale 58

59 Per approfondimenti, materiale e per proseguire il dibattito online visitate i nostri siti: Si ringrazia: 59