Gestione Operativa Agenzie Immobiliari. Manuale d uso

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1 Gestione Operativa Agenzie Immobiliari Manuale d uso 1

2 INDICE 1 a Sezione ( su Gestionale Sede ) SEGRETERIA 1.1 Tipo Pubblicità utilizzata dai Clienti p Registrazione chiamate alla Segreteria p Trasmissione dati chiamate ai Consulenti p Riepiloghi chiamate e Statistiche ( Consulente, per data, Pubblicità, ecc. ) p Esportazione dati in Microsoft Excel p. 8 2 a Sezione ( su Gestionale Sede ) AMMINISTRAZIONE 2.1 Anagrafiche : Clienti Fornitori Consulenti interni p Addebiti servizi ai Consulenti interni p Contabilità ( Fatturazione, Prima nota ) p d Partitari ( Cassa, Banche, IVA, Clienti, Fornitori, ecc. ) p a Sezione ( su Gestionale Sede e su Server Virtuale Internet ) GESTIONE SITO: APPUNTAMENTI, CONTATTI, IMMOBILI, STATISTICHE 3.1 Scheda Contatti p Nomi Campi liberi p Campi Obbligatori p Tipo Incarico p Analisi Incarichi p Impostazioni p Codifica Attività del Consulente p Accesso al sito e utilizzo menu da parte del Consulente p. 37 NOTA : Operazioni da effettuare prima di iniziare a lavorare ( Tabelle e schede precompilate dal Software da controllare e/o completare ) Apertura anagrafiche Clienti e Consulenti ( 2.1.a ) Apertura anagrafiche Fornitori ( 2.1.b ) Controllare/completare tabella Tipo Pubblicità e Pubblicità ( 1.1 ) Controllare/completare tabella Voci Rimborsi da Consulenti ( 2.1.c ) Controllare/completare tabella Descrizioni in fattura a Cliente ( 2.3 ) Controllare/completare tabella Pubblicità ( 1.1 ) Partitario ( apertura anagrafiche Costi e Ricavi ) ( 2.3.d ) Controllare/completare tabella Codifica attività ( 3.7 ) 2

3 1. SEGRETERIA 1.1 Tipo Pubblicità utilizzata dai Clienti 1.2 Registrazione chiamate alla Segreteria 1.3 Trasmissione dati chiamate ai Consulenti 1.4 Riepiloghi chiamate e Statistiche con Filtri 1.5 Esportazione dati in Microsoft Excel 1.1 Tipo Pubblicità utilizzata dagli Utenti Prima di iniziare a utilizzare la sezione del programma dedicata alla Segreteria, è necessario impostare i dati necessari al Software sia nella fase d inserimento delle telefonate ricevute che nelle fasi successive, riguardanti le analisi delle statistiche sulla diversa incidenza delle varie fonti pubblicitarie dalle quali l Utente ha deciso di contattare l Agenzia. Per prima cosa bisogna verificare se le voci contenute di default dal software sono sufficienti o se si rende necessaria un integrazione ( è possibile cancellare, modificare o aggiungere le descrizioni ) Per accedere al modulo cliccare su Clienti/Consulenti/Contatti e scegliere Tipo Pubblicità 3

4 Successivamente bisognerà inserire le descrizioni delle Testate o delle organizzazioni che veicolano i messaggi pubblicitari ( giornali, riviste, radio, TV, ecc. ); si accede con Clienti/Consulenti/Contatti e si sceglie l opzione Pubblicità Anche in questo caso sarà possibile modificare, eliminare o aggiungere descrizioni e decidere la colorazione del parametro che sarà riportata nelle Statistiche 1.2 Registrazione chiamate alla Segreteria Rappresenta l attività operativa più ricorrente dell Ufficio. Scegliendo la voce Contatti presente nel Menu Clienti/Consulenti/Contatti si aprirà il seguente modulo. Cliccando su + : 4

5 si apre il Modulo per l inserimento dei dati della telefonata ricevuta nella quale sono presenti i seguenti campi: Data e Ora : proposti dal Software ma modificabili dall Utente Zona e Indirizzo : individuano l Immobile Tipo Incarico : scegliere tra Vendita, Affitti e Vari Cliente, Telefono, inserire dati del Cliente Pubblicità / Tipo : scegliere tra le opzioni precedentemente inserite rispettivamente nei Moduli Pubblicità ( giornali, riviste, radio, tv, ecc. )e Tipo pubblicità ( su carta, internet ) presenti sempre nel Menu Clienti/Consulenti/Contatti 5

6 Note : può essere inserito il messaggio del Cliente e/o annotazioni dell addetto alla Segreteria che l ha ricevuto Consulente : scegliere il nominativo dei Consulenti presenti in archivio al quale inviare il messaggio e i dati del Cliente Inserisci : consente il salvataggio della telefonata Invia selezionando questo campo ( che non è obbligatorio ) le informazioni ricevute dal Cliente verranno automaticamente inviate via al Consulente di riferimento. 1.3 Trasmissione dati chiamate ai Consulenti Questa funzione è molto importante perché consente alla Segreteria di evitare di scrivere appunti su fogli o moduli per poi trasmetterli ai Consulenti di riferimento, con conseguenti perdite di tempo, disguidi, errori nelle trascrizioni, ecc. Un ulteriore vantaggio è rappresentato dal fatto che viene creato automaticamente un archivio che rimane nel sistema e può essere consultato e stampato, utilizzando l opzione filtra che consente di scegliere fra varie opzioni. L attivazione della trasmissione ai Consulenti è molto semplice: basterà cliccare su invia e dare invio. 1.4 Riepiloghi chiamate e Statistiche ( Consulente, per data, Pubblicità, ecc. ) Tutte le varie analisi dei dati inseriti nel modulo delle chiamate di cui al precedente punto 1.2. possono essere elaborate cliccando sulla voce Contatti presente nel Menu Clienti/Consulenti/Contatti del Gestionale. 6

7 Dalla voce Contatti si ottiene il seguente prospetto, che offre la possibilità di ottenere, utilizzando i diversi filtri, alcuni importanti parametri di natura Commerciale. In particolare, si possono utilizzare i seguenti filtri : Consulenti : scegliere fra le varie opzioni Tipo Incarico ( Vendita, Affitto,Vari ) Per data ( scegliere la data di inizio e quella finale ) Per strumento pubblicitario utilizzato dal Cliente : Carta (giornali, riviste) oppure Internet. Nota : Per questo parametro è necessario tener presente che l opzione Nessuna deve essere utilizzata quando la telefonata ricevuta si riferisce a un Cliente già registrato. Ciò per impedire che, nelle statistiche di rendimento, il mezzo pubblicitario utilizzato dall Agenzia venga sopravvalutato da più chiamate per lo stesso Cliente. Una volta selezionati i criteri, cliccando su Filtra si otterranno le relative statistiche. Ad esempio, filtrando tutti i campi e inserendo le date entro le quali il programma elabora, si otterrà il seguente prospetto : 7

8 Nel quale: vengono riportate tutte le righe ( telefonate ) ricevute dalla Segreteria in ordine di data/ora vengono evidenziate in verde le telefonate inoltrate via ai Consulenti vengono evidenziate in rosso le chiamate non ancora assegnate al Consulente di competenza vengono evidenziate in bianco le chiamate ancora non inoltrate al Consulente Modifica di una riga : doppio clic sulla riga, inserire modifica e, quindi, inviare Cancellare una riga : clic su segno meno Aggiungere una riga: clic su segno + 8

9 1.5 Esportazione dati in Microsoft Excel Per consentire all Utente di elaborare le proprie statistiche dei dati registrati dal Software, alla base del modulo Contatti si visualizza la seguente sezione. Cliccando sul segno di Excel, il Software esporta i dati sul Desktop o su altra destinazione desiderata dall Utente che dovrà poi salvarlo con il nome desiderato : cliccando successivamente sul bottone delle statistiche di Excel verrà creato un altro file che dovrà essere nominato e collocato dall Utente nella destinazione desiderata. Il modulo ottenuto è il seguente: Tipo Pubblicità Totale Internet PortaPortese.it 1 Internet Immobiliare.it 2 Internet Casa.it 1 Carta PortaPortese 2 Internet Affitti.it 2 Carta Giornali 1 che potrà essere utilizzato dall Utente come un qualunque dato Excel ( tabelle, incidenze %, Grafici ) Cliccando, infine, sul bottone Grafico Si otterrà il seguente prospetto riepilogativo di tutte le fonti pubblicitarie utilizzate dai Clienti 9

10 2. AMMINISTRAZIONE 2.1. Gestione Archivi 2.1.a Anagrafiche Clienti Anagrafiche Consulenti 2.1.b Anagrafiche Fornitori Pagamento a Fornitori 2.1.c Voci dei Rimborsi 2.2. Servizi Interni 2.2.a Servizi a Consulenti 2.2.b Gestione Servizi 2.3. Contabilità 2.3.a Fatturazione 2.3.b Prima Nota 2.3.c Analisi Prima Nota 2.3.d Partitario 10

11 2.1. Gestione Archivi 2.1.a Anagrafiche Clienti - Consulenti 2.1.b Anagrafiche Fornitori - Pagamento a Fornitori 2.1.c Voci dei Rimborsi 2.1.a Anagrafiche Clienti-Consulenti Il Software consente l'apertura e l'archiviazione delle anagrafiche delle Persone Fisiche / Società con le quali l'agenzia viene in contatto. L'apposito Modulo è così composto: Consulenti Interni ( Collaboratori-Procacciatori, ecc. ) Questa opzione consente all'agenzia di aprire le anagrafiche dei propri Collaboratori, ai quali potranno essere addebitate spese e servizi da questi utilizzati ( segreteria, fotocopie, pubblicità, ecc.). Il modulo contiene 5 campi specifici da utilizzare: 11

12 Selezionare il campo consulente, inserire il nominativo nel campo Login e immettere la Password nel campo relativo per effettuare l accesso alla piattaforma internet nella quale gestirà i suoi Contatti, Appuntamenti, Incarichi, Statistiche, ecc. Il campo Perc % Consulente. è invece destinato all inserimento della percentuale spettante al Nel campo Canone va inserito ( se previsto ) il canone mensile a carico del Consulente/Procacciatore per l'utilizzo della struttura organizzativa e operativa dell'agenzia Il campo EC in alto a destra serve a visualizzare l'estratto conto del Cliente/Consulente e a inserire gli incassi ricevuti. Cliccando sulla figura si apre il seguente modulo : 12

13 Per registrare un pagamento ( totale e/o parziale ): cliccando su "registra pagamento" si ottiene la seguente maschera nella quale scegliere l'importo e il conto ( es. Banca ) 13

14 2.1.b Anagrafiche Fornitori Il Software consente l'apertura e l'archiviazione delle anagrafiche delle Persone Fisiche / Società che forniscono beni e/o servizi all'agenzia. L'apposito modulo Fornitori è così composto : Possono essere compilati i campi ritenuti d interesse per l Agenzia, oltre ai 2 campi obbligatori che sono "Ragione Sociale" e "Tipo di pagamento". Anche in questo caso cliccando sul campo verrà visualizzato l'estratto conto del fornitore e, per registrare il pagamento, cliccando sulla figura si otterrà: 14

15 nella quale si può inserire sia l'importo pagato che la modalità di pagamento ( Banca ) È infine possibile attivare le altre azioni visibili alla base della scheda anagrafica: per ottenere quanto indicato dai vari tasti. È possibile stampare le Liste dei Clienti e dei Fornitori presenti in anagrafica 2.1.c Voci dei Rimborsi Se l'agenzia addebita ai propri Consulenti / Procacciatori alcuni Servizi da questi ultimi utilizzati, è necessario compilare la relativa lista : I campi sono liberi sia nel numero che nelle descrizioni; per quanto riguarda la colonna "Importo" può essere utilizzata se, periodicamente, per quel servizio utilizzato dal Consulente / Procacciatore l'agenzia addebita lo stesso importo. 15

16 2.2 Servizi Interni 2.2.a Servizi a Consulenti 2.2.b Gestione Servizi 2.2.a Servizi a Consulenti Questa sezione del Software si utilizza per la fatturazione dei Servizi ai Consulenti interni che li hanno utilizzati. Il modulo è così composto : La procedura prevede le seguenti tappe : 1)inserire la data 2)scegliere il consulente fra quelli presenti in anagrafica, evidenziati dal Software 3)scegliere il Servizio da addebitare fra quelli già inseriti, o digitandone uno nuovo 16

17 4) inserire l'importo da addebitare Se non si seleziona un Consulente in particolare, vengono evidenziati i servizi addebitabili a tutti i Consulenti / Procacciatori Se si volesse evidenziare solo un nominativo, basta indicarlo fra quelli presenti in anagrafica e proposti dal Software per ottenere la selezione voluta Ovviamente è possibile filtrare oltre ai Nominativi anche le date dei riepiloghi per ottenere l'analisi del periodo desiderato. 2.2.b Gestione Servizi Questa sezione del menu "Servizi" serve per preparare la Fatturazione dei Servizi ai Consulenti/Procacciatori ed è composta come segue : 17

18 La procedura d'utilizzo è la seguente: 1. Scegliere il Consulente e il periodo per il quale si vuole procedere e, quindi, "filtra" Il Software evidenzierà tutti i servizi che ha utilizzato il Consulente 1 nel periodo di riferimento; se non si scegliesse alcun Consulente il programma evidenzierebbe i consumi di TUTTI i Consulenti nel periodo considerato A questo punto l'utente dovrà scegliere quali Servizi vuole fatturare fra quelli elencati; quindi procedere alla stampa del dettaglio da allegare alla fattura che verrà emessa a carico del 18

19 Consulente che, come evidenziato nella Sezione Fatturazione, riepiloga gli addebiti per totale del servizio ( es. tutti gli addebiti "telefonici" del periodo saranno raggruppati in un unico importo; è quindi necessario allegare alla fattura il dettaglio delle varie voci che compaiono in fattura ) 2.3. Contabilità 2.3.a Fatturazione 2.3.b Prima Nota 2.3.c Analisi Prima Nota 2.3.d Partitario 2.3.a Fatturazione I menu della sezione sono i seguenti: 19

20 Emissione fattura Cliente esterno ( Mandante ) Il modulo è il seguente La procedura per l emissione della fattura al Cliente esterno ( Mandante ) è la seguente: a) Inserire la data di emissione ( il numero di fattura è inserito automaticamente ) e Selezionare il Cliente fra quelli presenti in anagrafica proposti dal Software b) Inserire la descrizione del servizio fatturato, il relativo importo, il Consulente cui spetta la provvigione ed eventuali note 20

21 c) Il Software elabora il tutto e propone, nella parte finale del modulo, il riepilogo A questo punto si può ottenere Anteprima Fattura ( per i Clienti mandanti ), Anteprima servizi per le fatture emesse a carico dei Consulenti/Procacciatori, Registra per registrare l'operazione nei partitari e Registra - Stampa per registrare l'operazione e stampare la fattura. Prima di stampare il documento, l utente può quindi visualizzare quanto sarà prodotto dal Software; tutti i documenti emessi, comunque, possono essere modificati e/o annullati anche successivamente alla data di fatturazione. La Fattura viene elaborata e stampata dal Software in base alla veste grafica concordata con l'agenzia ( vedi esempio pagina successiva ). 21

22 22 -

23 Emissione fattura a Consulenti/Procacciatori Il modulo è quello utilizzato per la fattura a Cliente: La procedura per l'emissione della fattura al Cliente Consulente/Procacciatore è la seguente: a) Inserire la data di emissione ( il numero di fattura è inserito automaticamente ) e Selezionare il Consulente fra quelli presenti in anagrafica che propone il Software Cliccando sul tasto "Servizi" il Software evidenzia quelli da fatturare: 23

24 A questo punto si può ottenere Anteprima Fattura, Anteprima servizi per le fatture emesse a carico dei Consulenti/Procacciatori, Registra per registrare l'operazione nei partitari e Registra - Stampa per registrare l operazione e stampare la fattura Come sopra, prima di stampare il documento l utente può visualizzare quanto sarà prodotto dal Software; tutti i documenti emessi, comunque, possono essere modificati e/o annullati anche successivamente alla data di fatturazione. La Fattura viene elaborata e stampata dal Software in base alla veste grafica concordata con l'agenzia ( vedi esempio qui sotto). 24

25 Visione - Ristampa fatture Questa opzione consente di rivedere e/o ristampare tutte le fatture emesse Modifica Fatture Questa opzione consente di modificare i dati inseriti in precedenza relativi a tutte le fatture emesse; i nuovi dati sostituiranno i precedenti e, quindi, le varie statistiche precedentemente elaborate ( importi, date, causali, partitari ecc. ). È consigliabile, per l'utente, stampare e archiviare i dati precedenti all inserimento delle modifiche che si intende apportare. Cancella Fatture Questa opzione consente di eliminare le fatture già emesse; i nuovi dati sostituiranno i precedenti e, quindi, le varie statistiche antecedentemente elaborate ( importi, date, causali, partitari, ecc. ). È consigliabile, per l'utente, stampare e archiviare i dati precedenti all'annullamento delle fatture. Lista Fatture Questa opzione consente di stampare in un apposito modulo le fatture emesse; si possono filtrare le date entro le quali sono stati emessi i documenti. Analisi Provvigioni Consulenti Questa opzione consente di stampare in un apposito modulo le competenze maturate dai Consulenti/Procacciatori in un dato periodo, in modo da ottenere l evidenza di quanto questi ultimi dovranno fatturare all Agenzia. Il modulo da utilizzare è così composto : 25

26 Si può filtrare per data e per Nominativi (tutti o uno tra quelli presenti in archivio ); l'elaborato si presenta così In questo caso è stato filtrato il Consulente 2 che, prevedendo una provvigione del 60% nella sua scheda anagrafica, con la fattura 4 al Cliente 2 ha maturato un compenso di 1.200,00 euro. 2.3.b Prima Nota Il modulo per l'inserimento della Prima Nota è il seguente Non essendo una contabilità di natura fiscale ( partita doppia ) l'inserimento prevede : La data ( viene proposta dal Software ma può essere modificata dall'utente ) Il conto del Partitario da movimentare ( da scegliere fra quelli presenti in archivio; nell esempio Fitti- Leasing) 26

27 Importo in Dare ed eventuali note : Successivamente si effettua l'inserimento della contropartita in Avere: 27

28 2.3.c Analisi Prima Nota Questa opzione permette di stampare tutti i movimenti registrati nei rispettivi partitari. La visualizzazione / stampa può essere filtrata per data e per partitario. Nella relativa elaborazione si visualizzano le schede di tutti i partitari movimentati: 28

29 2.3.d Partitario Il Partitario contiene tutti i Conti che l'agenzia vuole movimentare e/o tenere sotto controllo, analogamente a quanto avviene nella contabilità generale di carattere fiscale. Può quindi essere più o meno sintetico in base alle necessità di analisi dell'utente. Ad esempio, nel Partitario può essere inserita la voce Banche oppure può essere attivato un conto per ogni Banca. La stessa opzione vale per tutti gli altri conti ( Clienti, Fornitori, ecc. ): sinteticamente, la dimensione e l'analiticità dei dati elaborati sono lasciati alla libera determinazione dell Utente; ovviamente il numero di prime - note da inserire saranno direttamente proporzionali al grado di analiticità desiderato. L'inserimento, la modifica e/o l'annullamento dei conti del Partitario si gestiscono dall apposito modulo. Per attivare il conto un clic(appare v ; per disattivare 2 clic(quadratino vuoto) 29

30 dal quale è possibile stampare la corrispondente lista. 30

31 3) GESTIONE SITO : APPUNTAMENTI, CONTATTI, IMMOBILI, STATISTICHE Questa sezione del Software gestisce le comunicazioni e gli aggiornamenti dei dati dei Contatti, degli immobili, degli appuntamenti, ecc. fra il Gestionale installato nel server della Sede dell Agenzia e il server virtuale che gestisce le comunicazioni sulla piattaforma internet e comprende le seguenti sezioni 3.1 Scheda Contatti 3.2 Nomi Campi liberi 3.3 Campi Obbligatori 3.4 Tipo Incarico 3.5 Analisi Incarichi 3.6 Impostazioni 3.7 Codifica Attività del Consulente 3.8 Accesso al sito ed utilizzo menu da parte del Consulente 3.1 Scheda Contatti Questo modulo si divide in 2 parti. La prima parte serve per inserire alcune informazioni sintetiche sulla persona che ha contattato l Agenzia, ed è così impostato di default: La seconda parte viene attivata al momento della sottoscrizione dell incarico ; selezionando il quadratino si apre la sezione del modulo predisposta per l inserimento di vari dati e informazioni : 31

32 Particolarmente importanti sono le informazioni riguardanti la scadenza dell incarico, perché il programma può inviare al Consulente un messaggio di avviso sulla scadenza imminente. Altrettanto importante è il campo Base Provigionale, che rappresenta il valore sul quale andranno calcolate le provvigioni dell Agenzia in base alla percentuale prevista dall incarico. Nella seconda parte sono inseriti i dati della fattura emessa a carico del Cliente. Una volta compilato, questo campo permetterà di calcolare gli scostamenti tra le provvigioni previste e quelle effettive. La Direzione può decidere di integrare le informazioni di base di cui sopra aggiungendo, come illustrato nei successivi paragrafi, altri campi liberi e/o obbligatori. 3.2 Nomi Campi liberi 32

33 Per inserire nuovi campi liberi è sufficiente cliccare sull opzione WWW Gestione Sito e scrivere il nome del campo; si possono aggiungere, modificare o eliminare. Alcune versioni del programma prevedono la possibilità di aggiungere alcuni campi oltre a quelli inseriti nei moduli Incarico / Contatto. 3.3 Campi Obbligatori 33

34 La Direzione può scegliere quali, tra tutti i campi attivati, debbano essere considerati obbligatori per i Consulenti; la procedura è semplice e veloce: basta cliccare su WWW Gestione sito e selezionare i campi scelti 34

35 3.4 Tipo Incarico Questo modulo determina la tipologia dell incarico ricevuto ( Affitti, Vendite, Altri ) dal Consulente; la procedura è semplice e veloce: basta cliccare su WWW Gestione sito e selezionare il tipo di incarico ricevuto 35

36 3.5 Analisi Incarichi Il presente prospetto riassume tutte le attività svolte dai vari Consulenti in un dato periodo di tempo, mettendo a confronto il totale dei compensi previsti dagli Incarichi ricevuti rispetto a quelli effettivamente andati a buon fine e conclusi con le vendite, gli affitti, ecc. Tale comparazione riveste enorme importanza per la Direzione in quanto evidenzia la % delle attività positivamente concluse rispetto al monte provigionale potenzialmente a disposizione; potendo filtrare i suddetti dati sia per Consulente che per periodo è possibile misurare la produttività di ogni singolo Consulente e quella totale dell Agenzia.; 3.6 Impostazioni degli Avvisi ( Alert ) 36

37 Questa opzione è attivabile dall Utente e prevede che il Software, automaticamente, invii degli avvisti all approssimarsi di una scadenza dell incarico o di un appuntamento. I giorni di anticipo sono inseriti dall Utente, così come l attivazione del servizio di avviso. Questa maschera serve per memorizzare l impostazione della posta in uscita dell Agenzia (SMTP) 3.7 Codifica Attività del Consulente Questa opzione consente alla Direzione di predisporre alcuni codici legati all attività commerciale della propria rete di Consulenti. I codici utilizzati, infatti, possono essere filtrati per data e Consulente per ottenere una panoramica delle diverse attività svolte o non svolte nel periodo di tempo considerato. Per accedere alla funzione è sufficiente cliccare su Impostazioni e, quindi, scegliere Codifica Attività La Direzione, quindi, in base alle proprie necessità può immettere nuovi codici, modificare quelli impostati di default dal software, ecc. La statistica, in questo caso per singolo Consulente, sarà così impostata: il Software espone quante volte, nel periodo impostato, il Consulente ha svolto le diverse attività : 37

38 3.8 Accesso al sito ed utilizzo menu da parte del Consulente Per accedere ai vari menu della piattaforma internet è sufficiente inserire l indirizzo http dell Agenzia: si aprirà la seguente schermata : nella quale inserire il Login e la password ricevute dalla Direzione al momento della creazione dell account Consulente ( paragrafo 2 ). Si aprirà la successiva schermata : nella quale si può scegliere fra le diverse attività e analisi. In particolare: 38

39 3.8.a Nuovo Contatto 3.8.b Nuovo Appuntamento e Nuovo Cliente da nuovo appuntamento 3.8.c Avvisi ( Alert ) 3.8.d Appuntamenti Eventi dal sito del Consulente 3.8.e Analisi Codifica 3.8.f Analizza 3.8.a Cliccando si apre il modulo già illustrato al precedente punto

40 3.8.b Nuovo Appuntamento e Nuovo Cliente da nuovo appuntamento In questo modulo cliccando sulla data compare un calendario nel quale scegliere quella desiderata, di seguito scegliere ora e minuti. A questo punto scegliere il codice di attività che ci si appresta ad eseguire 40

41 Successivamente scegliere il Cliente ( se è già in archivio ) Oppure sul segno +accanto a Cliente per inserirne uno nuovo con i relativi dati 41

42 3.8.c Avvisi (Alert ) Questa opzione consente al Consulente di essere avvisato nell approssimarsi della scadenza dell incarico o della data di un appuntamento; il modulo che si apre cliccandoci è il seguente : nel quale può essere inserita la data dalla quale è attivo l avviso e i giorni di anticipo sulle scadenze dell incarico e degli appuntamenti futuri. Salvare cliccando su memorizza scelta. 3.8.d Appuntamenti Eventi dal sito del Consulente 42

43 Inserendo le date di inizio e fine elaborazione e cliccando su Filtra, il software elabora ed espone il seguente prospetto nel quale, in ordine di data, vengono riportate tutte le attività ( Codifica ) nel periodo: Cliccando sulla freccia verso l alto, si visualizza la scheda del Contatto con tutte le indicazioni inserite al momento della sua creazione (vedi sopra). Cliccando sull indicazione > si otterrà il modulo nel quale sono riportate tutte le notizie relative all Appuntamento-Evento : 43

44 3.8.e Analisi Codifica Questa funzione serve per ottenere dal Software una statistica delle attività codificate svolte in un certo periodo. Nell esempio: Il Consulente Dante, nel periodo considerato, ha svolto le attività codificate n volte; la valutazione dei risultati esposti sarà dello stesso Consulente e/o della Direzione. 3.8.f Analizza È un prospetto molto importante perché prende in esame, analizza ed espone i risultati economici teorici ( compensi di tutti gli incarichi ricevuti ) comparandoli con quelli effettivi ( fatturato ai Clienti ) offrendo al Consulente stesso, oltre che alla Direzione, elementi di valutazione sull attività già svolta e sulle potenziali capacità reddituali derivanti da tutti gli incarichi non ancora andati in porto. Nell esempio: In questa prima parte del prospetto vengono esposti tutti gli incarichi ricevuti e quelli andati a buon fine da tutti i Consulenti nel periodo considerato; tale analisi, ovviamente, può essere filtrata per Consulente, per data, ecc. 44